不採用となった場合に提出した履歴書や職務経歴書ですが一般的には3つのパターンがあります。

①応募者に返却する

②応募者から依頼があれば返却する

③返却せず一定期間保管した後にシュレッダーや専門業者で廃棄する。

いずれの場合も個人情報保護法に基づき適切に処理される義務があるため放置されることは基本的にありません。返却を希望する場合不採用通知を受け取った直後にメールで依頼するのが自然です。

依頼の際は「返却してください」と断定するのではなく「ご返却いただけますと幸いです」と柔らかく表現するのがマナーです。

その際メールの件名に「応募書類返却のお願い（大学名　氏名）」と明記し、本文では感謝の言葉を述べたうえで返却をお願いする形にすると丁寧です。

返信用封筒を同封しておくことで返却の確実性が高まる！

応募時に返信用封筒を同封し送付状に「返却を希望いたします」と記載しておけば企業の負担を減らせ、確実性も高まります。

面接時に聞かれた場合は「万が一不採用の場合はお手数ですが返却をお願いします」と重ねて依頼しておきましょう。

依頼後は企業の方針を尊重してください。なかなか返送されないからとって催促しすぎないようにしましょう。

まずは返却有無について案内がないかを確認してみましょう！

一般的に企業は履歴書を一定期間保管した後、個人情報保護の観点から適切に廃棄することが多いです。

しかし具体的な方針は企業によって異なります。そのため応募要項や企業のサイトで書類の取り扱いについて事前に確認しておくことをおすすめします。

不採用通知後すぐに丁寧なメールで依頼するのが基本

返却を希望する場合は不採用の通知を受け取ってから早めに依頼するのが良いでしょう。タイミングが遅れると書類がすでに処分されていることもあります。

依頼方法としてはメールによる依頼が一般的です。失礼にならないように以下のような文面を参考にしてください。

メールの件名は「応募書類返却のお願い」とし、本文には選考に対する感謝の意を示しましょう。

たとえば「選考にご配慮頂きありがとうございました」と始め、続いて「個人情報の管理の観点から、提出した履歴書の返却をお願いしたく存じます」と伝えます。

相手への配慮を示すため封筒に送付先の記載と切手を貼った返信用封筒を準備し、住所を正確に表記して企業指定の方法で送付します。

必ずしも履歴書が返却される訳ではないですがメールにて確認することはできますので、検討してみて下さい。