秘書に合っていないサインは、単発のミスの有無よりも「予見と段取りが苦手」「優先度の揺れでテンパってしまう」「守秘と境界線の意識が弱い」「相手の意図を曖昧なまま進める」など、見えない仕事の品質が安定しない人です。

具体的には、「複数タスクで取りこぼしてしまいがちでマルチタスクが苦手」「メモはあるが適宜更新されない（マメな更新ができない）」や、「依頼人の好みを学習せず、毎回似たようなことを聞き直す」といった兆候が続くと厳しくなるのは事実です。

4つの習慣で改善！ 仕組化できるかで判断しよう

一方で苦手は訓練で緩和できます。そのための習慣としては、以下の四つがあります。

一つ目は、依頼受け付け→分解→見積（所要時間・締切・前後関係）の三点セットを依頼人に即返すようにすることです。

二つ目は、次に必要なものを先回りで並走することです。たとえば、会議は目的・決定・アクションを一枚に要約して伝えることができます。

三つ目は、秘密保持は話さない／見せない／残さないの運用をルール化することです。

四つ目は、毎日の終了報告で未完了を可視化し、翌日のファーストアクションを確定することです。

合う、合わないの最終判断は、「段取りと誠実さを仕組み化できるか」で見極めるのが現実的です。

秘書に求められる要素は、秘書検定の内容や出題傾向から以下のようになります。

細やかな気配りと先読みの姿勢、スケジュール管理や文書作成などの職務知識、ビジネスマナーや敬語といった一般知識、言葉遣い・身だしなみなどの接遇マナー、PC操作や迅速な対応力といった技能が秘書の基本です。

特に資質としては、気配り、正確性、先回り力、柔軟な判断力、落ち着いた対応力が重要となります。

苦手は変えられる！ 小さなことから習慣化していこう

反対に、マイペースすぎる人や細かい確認を面倒に感じる人、感情が表に出やすい人は、少し向いていない傾向があります。

あなたのように、マルチタスクや細かい作業が苦手な場合は、現時点ではややアンマッチかもしれません。

とはいえ、「それでも挑戦したい」という気持ちがあるなら、習慣で変えていくことができます。

タスクを見える化して整理する、先回り行動を意識する、報連相を早めにおこなうなど、小さな工夫が大きな成長につながります。

人はいつからでも変われます。あなたの挑戦を心から応援しています。