Q
大学4年生
女性
就活で書類提出をする際、どんなメールを送るべきですか？
現在選考を控えていて、履歴書やエントリーシート（ES）などの応募書類をメールで提出する必要が出てきました。
そこで、メールのマナー面でのミスが選考に影響しないか不安です。マナーを守るだけでなく、企業側が見づらくないような内容にもしたいです。
メールの件名や本文の構成、添付ファイル名など、意識すべき基本的なルールを教えてください。
2人のアドバイザーが回答しています
質問日 :
※質問は、エントリーフォームからの内容、または弊社が就活相談を実施する過程の中で寄せられた内容を公開しています
応募メールは件名と添付に注意しよう！
履歴書やエントリーシート（ES）を送るメールは、採用担当者が最初に見るあなたのビジネス文書であるため、緊張するのも無理はありません。 ビジネスマナーの基本を押さえて、相手への配慮が伝わる丁寧なメールを心掛けましょう。
まず、件名は一目で用件と送信者がわかるようにします。「応募書類のご送付（〇〇大学・氏名）」とすると読みやすいです。
本文の構成は、まず宛名（会社名、部署名、担当者名）を正確に書き、次に「お世話になっております。〇〇大学の〇〇です」と挨拶をします。
そして、「標記の件につきまして、応募書類を添付にてお送りします。添付は履歴書、ES、成績証明書の三点です。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます」と用件を簡潔に伝えます。
最後に自分の署名には氏名、大学名、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。
添付ファイルはPDF形式で送るのが鉄則
添付ファイルは、相手が開けないリスクを避けるため、WordやExcelで作成した場合でも必ずPDF形式に変換してください。
ファイル名も「履歴書_氏名.pdf」のように中身と誰のものかがすぐにわかるようにします。 また、この際の添付ファイルの容量は合計5MB前後に抑えるとトラブルが減ります。
送信ボタンを押す前に、宛先や添付ファイルが間違っていないか、本文中の添付点数と実際の添付数は合っているか、宛先のアドレスと敬称、会社名表記の誤りはないか、落ち着いてもう一度確認する癖をつけてください。
送信タイミングは採用担当の業務時間内が望ましく、夜間に作成した場合は翌朝に予約送信すると配慮が伝わります。
ビジネスマナーと配慮あるメールを作成しよう
書類提出メールで企業が見ているのは、基本的なビジネスマナーを守れているかと、相手が確認しやすい配慮があるかの2点です。
特別な文章力は求められません。
まず件名は、一目でわかる内容にすることがマナーです。「応募書類送付／〇〇大学 氏名」のように記載すると、企業側は検索しやすくなるためおすすめです。
さらに、本文は、宛名、挨拶と用件、添付内容、結びという流れにすると読みやすくなります。
「ご確認お願いいたします」や「不備がありましたらご連絡ください」といった一言を添え、より丁寧な印象を残すのもポイントです。メールは、あなたの細やかな気配りを示すための機会にもなると覚えておきましょう。
ファイル名にも配慮があるか確認！
また、添付ファイルについても、採用担当者が管理しやすいようにファイル名を変更します。
「履歴書\_〇〇大学\_氏名」のように、誰の何の書類なのかがわかるようにファイル名をつけておくと、配慮として評価につながることが多いです。
企業側が確認の手間をかけずに済むように心掛けることが、ビジネスにおける基本的な姿勢を示すことになります。
加えて、応募書類の総数やファイル形式なども、本文で簡潔に伝えておくと、さらに丁寧な印象となります。この取り組みにより、選考におけるあなたの評価を高めることができるでしょう。
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