履歴書をメール添付で送る際は、形式・セキュリティ・マナーの3点を押さえることがとても重要です。この3点への配慮は、採用担当者に仕事の丁寧さや社会人としての基本を伝えるための重要な要素となります。

まず、ファイル形式については、改変防止の観点からPDF化が必須と考えましょう。企業側での意図しない内容変更や、環境によるレイアウト崩れを防ぐためです。

そのため、WordやExcelのまま送るのは避け、スキャンまたはPDF形式の添付で提出しましょう。

事前のパスワード設定は企業への確認が重要

事前に企業から特に指示がない場合、パスワード設定は不要が一般的です。これは、採用担当者の開封の手間を増やさないためです。

しかし、個人情報保護を重視する企業では、PDF＋パスワード別送を求められることもあるので、企業の案内や募集要項に記載がないかを必ず確認してください。

また、添付するファイル名は、「履歴書_大学名_氏名」のように誰の書類か一目でわかる形式が望ましいです。これにより、企業側のファイル管理がしやすくなり、丁寧な仕事ぶりを示すことができます。

件名は、「【履歴書送付】大学名 氏名」と簡潔に記載してください。本文には、一つ提出の挨拶、二つ添付書類の内容、三つ簡単なお礼を入れておくことは、仕事の丁寧さを示すことができます。

つまり、長い自己PRは不要で、簡潔さが好印象につながります。そして、送信前には、宛先・添付漏れ・誤字脱字・PDFが正しく開けるかを必ず確認してください。

これらはすべて、社会人としての基本的な確認力を見られます。履歴書の内容だけでなく、送信の丁寧さそのものが評価対象になるという意識で対応しましょう。

企業から個別の指示がある場合は、必ずその内容に従うようにしましょう。

メールに履歴書を添付して送る際は、形式をPDFに変換してから送るのが基本です。ExcelやWordのファイルをそのまま送付してしまうと、意図せず内容が書き換えられるリスクがあります。

さらに、セキュリティのためにファイルにはパスワードを設定し、パスワードは別のメールで送ります。二通目のメールには、パスワードを送付していることが件名からすぐにわかるように工夫してください。

ただし、効率を重視する企業ではパスワードが疎まれる場合もあります。心配な場合は、企業の指示があるときや金融・官公庁など堅い業界など、業界ごとの使いわけることがおすすめです。

また、添付するファイル名も、履歴書に氏名を加えた形にしておくと、採用担当者が管理しやすいため親切です。

件名と本文は簡潔にまとめて採用担当者への配慮を忘れずに！

最近では、DropboxやGoogleドライブ、OneDriveなどのクラウドストレージを活用する場合もあります。クラウドにアップロードしたうえで、そのURLを企業に知らせて確認してもらうという方法です。

この際も、メールの件名だけで内容が判別できるようにし、本文は簡潔に必要事項を記載してください。

採用担当者が件名を確認しただけで、誰からのどのような用件かがわかるように名前と要件を入れます。本文は、宛先、挨拶、内容、締めの言葉、署名の順番で正しく、かつ簡潔に書くことが重要です。

もし操作方法や送付形式に疑問がある場合は、事前に企業の人事担当者に問い合わせておくと安心です。

相手の手間を最小限に抑える配慮を忘れず、丁寧なやり取りを積み重ねて信頼を勝ち取りましょう。