企業からのメール、一つひとつに返信すべきか迷いますよね。

説明会の参加確定メールについては、それがシステムから自動的に一斉送信されているような事務的なものであれば、原則は返信不要です。

ですが、座席数が限られる、持ち物・集合場所に不明点がある、当日連絡先が記載されているなど個別運営の色が強い場合や、もし担当者の人が個別に送ってくれたような温かみのあるメールだと感じたら、簡潔に返信をしておくと、より丁寧で好印象を持たれるでしょう。

簡潔さが大事！ 日程変更や辞退は早めに相談しよう

返信する場合は、件名は変えずに、本文で「ご案内ありがとうございます。◯月◯日◯時開始の説明会に参加します。当日はお話をうかがえるのを楽しみにしています。どうぞよろしくお願いします。」と一言添えるだけで十分です。

採用担当者の負担にならないよう、長文は避けましょう。最も大切なのは、もし日程変更やキャンセルをする必要が出てきた場合は、必ず早めに連絡を入れることです。

その際は、件名は「【連絡】〇月〇日説明会 キャンセルのご相談（大学・氏名）」、本文は「参加予定の◯月◯日分につき、やむを得ない事情で参加が難しくなりました。もし代替日があれば調整をお願いできますでしょうか」と事情を短く伝え、候補日時を2〜3つ提示するとスムーズです。

直前のキャンセルほど印象を損ないやすいので、迷ったら早めに相談する姿勢が安全です。

参加確定メールへの返信は基本的には不要になります。

企業側も、たくさんの学生に自動送信しているケースが多いので、返信がなくても失礼だととらえることはありません。むしろ、返信がたくさん届くと、その分確認の手間が増えてしまうというケースが有るので、返信を控えることが望ましい場合もあります。

ただし、志望度が高く、丁寧な印象を残したい場合は、一言返信をしても良いでしょう。「ご連絡ありがとうございます。〇〇日の説明会参加します。どうぞよろしくお願いいたします」のようなシンプルな文章でかまいません。

日程変更やキャンセルは短く要件をまとめて送ろう

一方で、日程変更やキャンセルの連絡は、必ずメールで伝えるべきです。特に当日のキャンセルは、企業側の準備に影響が出るので、早めの連絡がマナーとなります。

件名は「説明会日程変更のお願い」や「説明会キャンセルのご連絡」を頭に出し、大学名と氏名を続けてください。

本文では、参加が難しくなってしまった理由を簡潔に述べつつ、ご迷惑をおかけすることへのお詫びを添えることが大切です。長々とした言い訳は不要なので、簡潔に誠実にお詫びの連絡をしましょう。