企業からのメールにどう返信すれば良いか、ビジネスマナーに自信がないと不安になってしまいますよね。基本の型さえ覚えてしまえば、難しいことはありません。

メールは読みやすさと正確さ、スピードがが重要です。 原則として、メールをもらったらその日のうちに、遅くとも翌営業日の午前中までには返信するように心掛けましょう。

早いレスポンスは、それだけで「仕事ができるそう」「意欲がある」という好印象につながります。

具体的な書き方ですが、件名は変更せず、「Re:」がついたままの状態で返信してください。 そうすることで、採用担当者はどの用件に対する返信なのかを一めで把握できます。

本文は、「宛名（会社名、部署名、担当者名）」「挨拶（お世話になっております。〇〇大学の〇〇です）」「用件」「結び」「署名」という構成が基本です。

宛先は最後に！ 送信前のチェックを徹底しよう！

内容は簡潔にまとめましょう。たとえば日時調整であれば「承諾／難しい」の結論を先に示し、候補日時は第三希望まで時間帯をそろえると往復が減ります。

添付は拡張子と容量を確認し、ファイル名は「学校名_氏名_ES_2025-12-06.pdf」のように規則をそろえると後工程で迷いません。

容量が大きい場合は圧縮し、リンク送付は指示があるときだけにします。

送信のタイミングは、深夜や早朝は避け、企業の営業時間内に送るのがベターです。

送信ボタンを押す前に、宛先間違いや添付忘れがないか、本文中の添付点数と実際の添付数は合っているか、宛先のアドレスと敬称、会社名表記の誤りがないか、落ち着いてもう一度確認する癖をつけてくださいね。

誤送信を防ぐため、宛先は最後に入れ、送信前に添付の有無と敬称、日付をチェックします。

短いお礼は入れて大丈夫ですが、長文の熱意はここでは不要です。 読みやすく、間違いがないこと自体が良い印象につながります。

返信の末尾には署名を付け、携帯番号を明記しておくと、急ぎの連絡にも対応しやすくなります。 難しく考えすぎず、相手がパッと見て内容がわかるようなメールにしましょう。

就活のメール返信では、内容そのものよりも、基本を丁寧に押さえられているかが大切です。形式ばった文章を書く必要はありませんが、少し工夫すると印象は変わります。

特に、件名と文章の入りは一度型を作ってしまえば迷わなくなります。返信の際は、件名はそのまま使って「Re:」を一つだけ残すのが一般的です。

本文では、冒頭で「お世話になっています。〇〇大学の誰々です」と名乗るだけで、企業もすぐに誰からのメールか把握できます。

日付や時間を正確に書く配慮が重要

続けて、相手からの連絡へのお礼、必要事項への回答、最後に一言といった大枠の流れを作っておくと自然な文章になります。

小さなポイントですが、日付や時間を数字で正確に書く、添付ファイル名に自分の氏名を入れるといった配慮は、丁寧な学生だという印象につながるため、相手が受け取りやすいものになっているかを意識してください。

このような細やかな気配りが、選考全体のコミュニケーションを円滑にする鍵となると覚えておきましょう。