選考の第一関門である書類選考が終わり、メールが送られてきた人もいるかと思います。このメールに対して、「返信した方が良いいのかな」「なんて送ればいいんだろう」という悩みを抱える人は多いです。

そもそも書類選考の結果連絡への返信は、必須ではありません。しかし、返信することで企業に丁寧な印象を与えたり、入社への熱意を伝えられたりするため、選考を有利に進めやすくなります。

とはいえ、企業への返信メールに慣れていないと、具体的にどのような文章で返信すれば良いか悩みますよね。

この記事では、キャリアコンサルタントの柴田さん、岩﨑さん、隈本さん、瀧本さん、野村さんとともに、書類選考の結果連絡に返信するべき7つのケースや、伝えたい内容別のメールの返信例文を紹介します。

また、キャリア相談を通じて多くの就活生をサポートしてきた瀧本さん、野村さんからは、書類選考結果の連絡にマナーとして返信すべきケースや、書類選考結果への返信がどのように企業側の印象を左右するのかについて教えてもらいました。

書類選考の結果連絡に返信するか、どのように返信すれば良いか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

伝えたい内容があるなら書類選考の結果に返信するべき

書類選考の結果連絡に対して、自分は返信すべきか判断できず、悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。

書類選考の結果連絡への返信は必須ではありませんが、採用担当者に伝えたい内容があるなら返信することも検討してみてください。マナーを守ったうえで返信することで、企業に丁寧な印象を与えられます。

まずは、自分がメールを送る目的を考えたうえで、書類選考の結果連絡に返信するべきか判断しましょう。そして、実際に返信する際は、マナーを守ったうえでメールを作成することが大切です。

この記事では、書類選考の結果連絡に対して返信するべき7つのケースと、返信しなくても良いケースを解説します。自身が返信するべきかを判断するために、参考にしてみてください。

そして、伝えたい内容別にメールの返信例文10選を紹介します。自身が伝えたい内容に近い例を参考に、メールを作成しましょう。

記事の後半では、ビジネスメールを作成する際の注意点や送信前に確認すべきチェックリストを紹介します。注意点やチェックリストを確認し、返信するメールの質を高めていきましょう。

そもそも書類選考の結果連絡が来ていない人は、以下を参考にしましょう。1週間や1ヵ月連絡がない場合の対処法や、応募者側から問い合わせすべきケースについて解説しています。

1週間以内に連絡が来ない場合
書類選考で1週間以内に連絡が来ない場合は不合格ですか？

1カ月以上連絡がこない場合
書類選考で連絡なしの状態が1カ月続くことはありますか？

問い合わせが必要か迷う場合
書類選考で連絡がない場合、問い合わせても問題ないでしょうか？

書類選考の結果連絡に対して返信するべき7つのケース

書類選考の結果連絡に対して返信するべきかどうかは、状況ごとに判断する必要があります。自身の状況に合った対応をすることで、社会人としてのマナーがあることを企業にアピールできるのです。

ここでは、書類選考の結果連絡に返信するべき7つのケースについて解説します。これらのケースを参考に、自身がメールを送るべきかどうか判断し、実際の返信メール作成に取り組みましょう。

①選考を通過した場合

選考通過の連絡に対して、お礼メールを送ることは必須ではありません。しかし、感謝の気持ちを伝えたり、社会人としてのマナーが身についていることをアピールしたりするためには、返信をすることが効果的です。

なお、選考通過の結果のメールに対して、お礼メールを送る際には余計な情報を書かないようにしましょう。お礼メールで自己PRをしたり、長々とした文章を送ったりすると、多忙な採用担当者にとって負担となる可能性があります。

お礼メールの本文は、感謝の言葉を伝えたり、選考で印象に残った点を簡潔に述べたりする程度にとどめましょう。

また、次回の選考日程が決まっている場合、確認の意味も含めて「次回選考は〇月◯日◯時に〇〇へお伺いいたします。」のように、具体的な日程を明記するのがおすすめです。

②日程の調整や変更をしたい場合

面接日程を調整する際、選考通過の連絡とともに、企業側から2〜3日の候補日が送られてくるのが一般的です。選考通過時に送られてきた候補日のうち、参加できる日時を記載したうえで返信しましょう。候補日に都合が悪いなど、日程の調整や変更をしたい場合は、あらためて学生側から複数の候補日を送る必要があります。

なお、候補日を送る際は、最低でも3つ以上の日程を提示するようにしましょう。日程変更の依頼は、どんな理由であれ自分都合であるため、候補日が少なすぎると失礼にあたる可能性があります。また、「いつでも大丈夫です」といった漠然とした返信をすると、日程調整のために何度もやりとりが発生してしまうため、避けましょう。

また、「6/1」「7/5」「8/3」のように、日程の間隔が空きすぎていると、ほかの予定を優先していて志望度が低いのではないかと受け取られてしまう可能性があります。そのため、1〜2週間程度の期間に絞り、複数日程を提示するようにしましょう。

③選考を辞退したい場合

書類選考を通過したものの、他社から内定をもらったり、就活を進めていくなかで志望度が落ちてしまったりした場合は、必ず企業に連絡を入れましょう。

「どうせ二度と会わないから」と、辞退の連絡を怠ることにはリスクがあります。なぜなら、もし同じ業界の企業に入社した場合、取引先として採用担当者と顔を合わせ、思いがけない場所で再会する可能性もあるからです。

また、せっかく書類選考を通過したのにメールで辞退連絡するのは失礼なのではないかと不安に感じる人もいるかもしれませんが、電話ではなくメールで選考を辞退する連絡をすることは、失礼にはあたりません。

むしろ、メールはやりとりがデータとして残るため、電話や口頭で発言したかどうか、認識のズレが発生することを防げるのです。

どんな手段を用いる場合でも、選考辞退を決めたら、速やかに採用担当者に連絡をしましょう。企業も選考の日程を調整するために常に動いているため、企業側の負担を軽減するためにも早めに連絡することが大切です。

無断で面接を辞退するいわゆるばっくれ行為は、非常にリスクが大きい行為です。面接のばっくれを検討している人は、こちらの記事で危険性を理解しましょう。

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④面接案内や資料が添付されている場合

書類選考通過のメールには「面接の詳細について添付資料をご確認ください」といった記載とともに、面接の日程表や会社案内資料、当日の持参物リストなどが添付されることがあります。

このような場合、基本的に返信することがおすすめです。なぜなら、返信することで採用担当者に対して添付資料を確認した旨を伝えられるからです。

企業によっては、返信が来ないことを資料が届いていないと判断し、再度送付してくれる可能性もあります。何度も同じやりとりをしないためにも、返信を通して資料を受け取った旨を伝えるようにしましょう。

また、面接案内などに記載されている内容で不明点がある場合は、返信するメールで質問するようにしましょう。事前に疑問を解消しておくことで、面接当日にスムーズに行動でき、安心して選考に臨むことができます。

ただし、メールのやり取りが煩雑になることを避けるため、質問は1〜2点に絞り、簡潔にまとめましょう。

⑤合否にかかわらず丁寧な結果連絡だった場合

企業からの結果連絡には、定型文での簡潔な通知もあれば、「○○さんのコミュニケーション能力をとても高く評価しております」のように、選考での印象を具体的に記載してくれるようなケースもあります。

このような心のこもった結果連絡をもらった場合は、返信をしましょう。感謝の気持ちを伝えることで丁寧な印象を与え、社会人としてのマナーがあることを示せます。

たとえば、不採用通知の場合でも、選考の機会を設けてくれたことへの感謝を伝えることで、企業との間に良好な関係を築くことができます。社会人になってから、丁寧な結果連絡をしてくれた採用担当者やその関係者とどこかでつながる可能性もあるのです。

また、不採用の連絡でも返信することで、企業側に「この学生は結果にかかわらず丁寧な対応ができる」という印象を残すことができます。

しかし、長文の返信や不採用となった理由を尋ねることは避ける必要があります。丁寧な結果連絡に対して返信をする目的は、簡潔に感謝の気持ちを伝えることを覚えておきましょう。

以下の記事・Q&Aでは不採用通知に返信すべき6つのケースについて、キャリアコンサルタントが解説しています。不採用の通知に対して返信するべきか判断が難しい場合は、参考にしましょう。

不採用通知に返信するケース
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面接で落ちたときの返信
面接に落ちた際、企業への返信メールは必要ですか？

⑥企業への思いを伝えたい場合

書類選考を通過したことで「この企業で働きたい気持ちがより強くなった」「面接官との会話で企業への憧れが深まった」と感じることもあるのではないでしょうか。そんなときは、結果連絡に対して感謝や入社意欲を伝えることで、次の選考への熱意をアピールできます。

企業は自社への入社意欲が高い学生を求めているため、その企業でなければならない理由や熱意を伝えることで好印象につながります。

具体的には、企業説明会や社員との面談で、とくに印象に残ったエピソードなどを交えながら、簡潔に思いを伝えるのがおすすめです。多忙な採用担当者への配慮も示すために、長文にならないよう、感謝の気持ちや次回の選考への意気込みをまとめましょう。

⑦次回選考への質問がある場合

選考通過の連絡をもらった際に、次回の面接日時や選考内容などで不明な点がある場合は、お礼とあわせて質問するようにしましょう。なぜなら、事前に疑問を解消しておくことで、面接当日にスムーズな行動ができるだけではなく、不安を抱えずに当日の選考に臨めるからです。

実際にメールで質問する際は、疑問点を簡潔にまとめるようにします。たとえば、「面接会場はどちらになりますでしょうか？」や「当日の持ち物はありますでしょうか？」など、疑問点を簡潔にまとめるようにします。

なお、採用サイトや募集要項を調べればわかるような内容や、送られてきた資料にすでに記載されている内容を質問するのは避ける必要があります。また質問は数点に絞り、簡潔な文章で伝えるようにしましょう。

書類選考の結果連絡を返信しなくても良いケース

ここまで書類選考の結果連絡で返信するべき場合について解説してきました。一方で、「返信不要」と記載がある場合や採用見送りになっている場合など、返信をしなくても良い時があります。

ここでは、書類選考の結果連絡を返信しなくて良い場合について解説していきます。

返信不要と記載されている場合

メールに「返信不要」と記載されている場合は、返信はしないで問題ありません。

中には、一斉メールのような形でツールを用いて配信しているケースもあり、返信しても担当者に届かない場合や、送信先が不明としてメールが戻ってくる場合もあります。

メールが戻ってきてしまうこのような場合、日程調整は別のツールを用いておこなわれるか、書類選考前にすでに一次面接の日程が決定している場合がほとんどです。

日程の変更がしたいなど、どうしても連絡の必要性がある場合は以前にやりとりがある連絡先を使うか、採用サイトのお問合せフォームなどを活用しましょう。

採用見送りとなった場合

採用見送り時に送られてくるメールですが、基本的には返信不要です。

一般的に就活生の間では、お祈りメールやお見送りメールと呼ばれていますが、ほとんどの企業で定型文として、機械的に送られています。基本的に企業の採用担当者は応募者との連絡や日程調整に忙しいため、やりとりを終わらせる目的でこのようなメールを送ります。

採用見送りメールに対して、基本的に採用担当者は返信のチェックをおこなっていないため、返信は不要です。

次の記事では、書類選考で見送りになってしまう原因や企業が見ているポイント、やるべきことについて解説しています。記事を参考にぜひ自分の書類を見直してみてくださいね。

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伝えたい内容別！ メールの返信例文10選

書類選考の結果連絡に返信すると決めたものの、どのような文章を書けば良いか悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。実際、返信すべき内容は状況によって異なるため、それぞれに応じた対応が必要になります。

ここでは、伝えたい内容別で書類選考の結果連絡へのメールの返信例文を10パターン紹介します。これらの例文を参考に、返信メールを作りましょう。

こちらのQ＆Aでは、企業からのLINEに対する返信例文についてキャリアコンサルタントが解説しています。企業とLINEでやり取りをおこなっている人は参考にしましょう。

①選考通過時のお礼をしたいとき

②選考内で印象に残ったことや勉強になった点を伝えるとき

③日程の調整をしたいとき（候補日がある場合）

④日程の調整をしたいとき（候補日がない場合）

⑤提示された日程に対して変更をしたいとき

⑥決定した日程に対して変更をしたいとき

⑦選考を辞退したいとき

⑧追加で書類を提出するとき

⑨返信が遅くなってしまったとき

⑩次回の選考についての質問をしたいとき

結局送るべき？ 返信の有無による選考への影響

書類選考の結果連絡に返信するべきか悩んでいる人のなかには、「返信しないことで選考に影響するのではないか」と不安を感じている人もいるのではないでしょうか。

まず、返信の有無が直接選考結果に影響することはほとんどありません。しかし、返信することで企業に与える印象が変わってくるため、慎重な判断が必要です。

ここでは、書類選考の結果連絡に返信するかどうかが選考に与える影響について解説します。返信するかどうか迷っている人は、ぜひ参考にしてください。

選考結果に影響は出ないが好印象につながる

書類選考の結果連絡に対して返信する目的は、おもに次回面接の日程調整とお礼の2つがあります。日程調整が必要な場合は、必ず返信する必要がありますが、お礼メールを送ることは必須ではありません。

選考の合否には直接影響しませんが、お礼メールは企業に良い印象を残すチャンスです。特に応募者が多くない企業では、丁寧な対応が採用担当者の記憶に残りやすくなります。

ビジネスマナーを守ったうえで、適切なお礼メールを送ることで「入社後も細部まで丁寧に仕事をしてくれるだろう」と採用担当者に好印象を与えられる可能性があるため、熱意や入社意欲をアピールしたい場合は、積極的に活用しましょう。

ビジネスマナーが守れていないと逆効果になる恐れがある

就活におけるメールのやり取りは、採用担当者と初めて接点を持つ機会で、第一印象を左右する重要なコミュニケーションです。そのため、件名や宛名、言葉遣いといったビジネスマナーが守られていないと、返信をしたとしてもマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

たとえば、件名が空白だったり、会社名や部署名に間違いがあったりすると、「きちんと確認しないまま送っている」「入社後もミスが多いのではないか」と判断されてしまうかもしれません。

また、どんなに丁寧な文章を心がけても誤字脱字が多い場合、注意力が散漫だと受け取られてしまいます。メールは、あなたの社会人としての資質を測る一つの基準であることを理解し、細部まで気を配りましょう。

絶対に押さえておきたい！ メールを作る際のマナー

書類選考の結果連絡に返信する際、メールの内容だけではなく、ビジネスマナーを守れているかも重要なポイントです。なぜなら、メールの書き方一つで、採用担当者はあなたのビジネススキルや丁寧さを判断するからです。

ここでは、就活のメールを作成するうえで必ず押さえておきたいマナーを5つ解説します。これらのマナーを意識して、採用担当者に好印象を与えられるメールを作成しましょう。

件名は「Re：」のままにする

ありがちな間違いとして、返信メールを新規で作成する人もいるのですが、基本的に届いたメールに対して返信しましょう。

送られてきたメールに対して返信することで、受け手側はどんなやりとりをしていたのかを見ることができます。採用担当者は応募者などとのやりとりで1日何通もメールのやり取りをおこなっているため、どんなメールを送ったかを細かく覚えているわけではありません。

採用担当者側が「過去に送ったどのメールに対しての返信か」を把握できるので、件名は変えずに送られてきたメールに返信するようにしましょう。

宛名は正式名称で記載する

ビジネスメールは、本文を書き始めるにあたって、冒頭で会社名や部署名、名前といった宛名を書く必要があります。この宛名は基本的に正式名称で記載します。

したがって、会社名や部署名、名前で略称を使用することは避けましょう。たとえば、株式会社Aという会社の場合、A社・Aといった形で略すのはビジネスマナーとしてよくないので、必ず正式名称を使用しましょう。

特に部署名が正式名称になっていなかったり、担当者の名前の漢字を間違えていたりというパターンがあるので、記載内容に誤りはないか必ずチェックしましょう。

また、メールのccに採用担当者が複数名入っている場合は、宛名には全員の名前を入れるようにしましょう。

その際の注意点として、役職の高い順に名前を記載していきましょう。最近では、IT企業を中心に役職がカタカナの場合があるので、困ったら以下の表を参考にしてみてください。

挨拶は「お世話になっております。」から始める

ビジネスメールでは、最初の挨拶は「お世話になっております。」から始まります。

「お世話になっております。」は、「いつもビジネス関係を取り持っていただきありがとうございます」「いつも手間をかけさせてしまい申し訳ありません」といった意味合いで使われます。

似たようなものに「お疲れ様です」や「お世話になります」といったものが挙げられますが、それぞれ意味が異なります。

また、「お世話になっております。」といった挨拶の直後に自分の大学名と名前を名乗ります。自分の大学名と名前についても宛名同様に、正式名称で記載しましょう。

伝えたい要件は簡潔にまとめる

伝えたい要件のわからないメールは、相手にとって読む気が失せるものとなってしまいます。したがって、伝えたい要件はなるべく簡潔にまとめるようにしましょう。

ビジネスにおけるメールは一文一義が良いとされています。たとえば、日程の変更をしたい時に同じ文章内に選考のお礼を入れたりするのは避けましょう。理想は一読で理解できる状態です。

締めの挨拶を入れる

締めの挨拶がないメールは、受け手に対して素っ気なさや丁寧さに欠けるといった印象を与えてしまいます。したがって、締めの挨拶は必ずつけるようにしましょう。

締めの挨拶として、おすすめなのが次の例です。

最後に署名を入れる

メールの最後には必ず署名を残しましょう。採用担当者は多くの就活生と接触しているため、名前や名字だけでは誰かわからないといった場合があります。

したがって、自分がどこの大学出身なのかやフルネームがわかるように、最後に署名を記載しましょう。

企業に送ることを意識しよう！ ビジネスメールを作成する際の注意点

採用担当者と初めてやりとりする人は、ビジネスメールをどのように作成すれば良いかわからない人も多いのではないでしょうか。

企業にメールを送る際は、就職活動における企業との重要な接点の一つであることを意識する必要があります。なぜなら、メールのやり取りを通じて、採用担当者はあなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力を判断するからです。

ここでは、ビジネスメールを作成する際の注意点を5つ解説します。これらの注意点を理解したうえで書類選考の結果連絡への返信メールを作成することで、社会人としてのマナーを守れることをアピールしましょう。

改行や段落を意識する

ビジネスにおけるメールでは、スマートフォンだけではなくパソコンでみている場合もあります。どちらでも読みやすいレイアウトにしていく必要があります。

一般的にメールにおける1行あたりの文字数は、35〜40文字程度が良いとされているため、1行あたり35〜40文字程度で改行を進めていきましょう。

また、特に日程調整など、要件が複数ある場合は箇条書きを利用しましょう。

絵文字や顔文字などは使わない

普段、友人同士のLINEなどでは絵文字や顔文字を使用し、自分の情緒を表現しますが、ビジネスメールの場合、絵文字や顔文字の使用は厳禁です。

また、「！（ビックリマーク）」や「？（ハテナ）」も使用を控えましょう。これらは、一度会食などをしたことがある相手や社内の人、取引が長く関係値が構築できている相手に使用するものです。

誤字や敬語に気をつける

仕事を進めていく中では、少しのミスが命取りとなります。誤字脱字も同様で「仕事でもミスが多いのではないか」と懸念を持たれるかもしれません。特にメールの場合、漢字の変換ミスなどには気をつけましょう。

また、わからないまま使ってしまいがちなのが敬語です。ビジネスメールでは、謙譲語と丁寧語を主に使用します。

これらは、無意識的に使用していることが多いため、送付前に自分の日本語が間違っていないかを必ず確認しましょう。確認の方法として、自分でメールの文章を読み上げてみたり、不安な敬語は調べてみたりするのがおすすめですよ。

プライベートで使用しているアドレスは使わない

メールを送る際に気をつけたいのが、使用するメールアドレスです。

普段から使用しているアドレスは、届いたメールに気付きやすいというメリットもあるかと思いますが、「love」「soccer」といった趣味などの文字が入ったメールアドレスは、ビジネスの場では不適切です。

書類選考の場合、対面であったことがないという前提になるので、アドレスは第一印象となります。無難に大学のメールアドレスを使用するようにしましょう。

また、大学のアドレスがない場合は、フリーメールで就活用のアドレスを新規作成しましょう。アドレスは「名前+数字4桁（誕生日など）」といったシンプルなものがおすすめです。

返信タイミングに気をつける

返信は24時間以内におこなうのがマナーです。基本的に、気づいた時に返信するのが良いですが、どうしても返信タイミングが遅れてしまう場合でも24時間以内に返信するようにしましょう。

また、採用担当者の多くは仕事用に携帯電話を支給されています。ですが、人によっては、仕事用のメールアプリをプライベートで使用している携帯に入れていたり、仕事のメール通知がプライベートの携帯に届くようにしている場合があります。

したがって、夜中の返信は相手に不快感を与えてしまいかねないので、なるべく避けましょう。どうしてもメールを作成する時間が夜中しか取れないという人は、予約送信機能を活用して返信するようにしましょう。

こちらのQ&Aでは、就活で企業からのメールの返信が3日後になってしまった際の対処法について、キャリアコンサルタントが解説しています。企業からのメールに返信せず、数日経過してしまった人は参考にしましょう。

送信前に確認！ チェックリストでミスがないか確認しよう

就活のメールは、作成してすぐに送るのではなく、送信前に必ず内容を確認することが重要です。誤字脱字、宛先の間違いといった小さなミスが、あなたの印象を悪くしてしまう可能性も否定できません。

ここでは、メールを送信する前に確認すべきチェックリストを紹介します。これらの項目を一つずつ確認して、ミスのないメールを作成しましょう。

こちらのQ&Aでは、企業からの返信に対するお礼メールの書き方について、キャリアコンサルタントが解説しています。結果連絡に対して返信し、さらに企業から返信が来た人は参考にしましょう。

書類選考の結果連絡への返信は好印象につながる！ 悩んだ場合は送ろう

書類選考の結果連絡に対する返信は、企業への感謝や入社意欲を伝える貴重な機会です。単なる形式的な返信ではなく、記事で解説したビジネスマナーを押さえたうえでメールを返信することで、採用担当者に丁寧な印象を与えられます。

しかし、すべての結果連絡に返信が必要というわけではないため、どのような場面で返信すべきか判断に迷うこともあるでしょう。

この記事では、書類選考の結果連絡に対して返信するべきケースや、シーン別のメール例文、作成時の注意点を解説しました。これらを参考に、メールを返信するべきか判断し、例文を参考に自身の状況に合わせた返信メールを作成することが重要です。

また、返信をするか判断に迷った場合は、積極的に返信しましょう。なぜなら、丁寧な返信を送ることで自身の印象が悪くなることはないからです。メールを送る際は、誤字脱字がないか、署名を記載しているかなど、チェックリストをとおして確認してください。ミスのないメールを作成して、入社への意欲や選考への感謝の気持ちを伝えましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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