まずお礼メールを書くうえで最も大事なことを回答します。それは「即返信」です。ビジネスにおいて「お礼」と「謝罪」は内容と同じくらいスピードが命といっても過言ではありません。この回答を読んだら即お礼メールを書くことをおすすめします。

そのうえで、お礼メールの基本的なポイントを回答します。お礼メールを含め、ビジネスメールには基本的な型があり、その型に沿って書けば失礼なことは起こりません。また、お礼の内容はごく一般的な内容で問題ありませんが、それよりも返信の速さによって印象の良し悪しが大きく影響するので注意してください。

メールの返信内容ですが、件名はどのような内容のメールかが一眼でわかるように「【お礼】◯◯の質問に対する回答について」と書きましょう。

メール本文は宛先（会社の正式名称、部署、役職名、担当者名）、「お世話になっております。◯◯大学◯年生◯◯◯◯です。」で書き始め、「先日はお忙しい中、◯◯に対するご回答をいただき誠にありがとうございます」と書きます。ここまではほぼどの会社に対しても同じで構いません。

一般的なメールの型にオリジナルな内容を一言入れよう

そのうえで一言だけ「非常に丁寧にご回答いただき疑問点が解消されました」「一つひとつわかりやすく回答いただき非常に感激いたしました」と感想を記入すると良いでしょう。

その後は、選考が続いているのであれば「引き続きよろしくお願い申し上げます」で締めて、最後に自分の署名を書きましょう。これでOKです。一言だけ入れる感想は、内容をひねりすぎる必要はまったくありません。

もしここを考えることに時間がかかるようであれば、何も書かず24時間以内に返信してください。メールを送るタイミングは23:00～8:00でなければいつ送っても問題ないでしょう。

厳密にはメールなのでいつ送っても良いのですが、人によっては送信日時を見て「こんな夜中に送るのは非常識だ」と感じる人もまれにいるので、安全策としては23:00〜8:00以外にメールを送るのがおすすめです。

お礼メールが遅くなってしまうと採用担当者に「メールが届いていないのでは？」といった心配をかけることがあるので、できる限り返信が届いた当日中の営業時間内にお礼メールを送るようにしましょう。

長文で多くのことを盛り込み過ぎるとお礼メールではなくなってしまうので、返信に対してのお礼の気持ちを短文で伝えましょう。

お礼メールの書き方は、まず返信されてきた件名を修正せずに本文の先頭に先方の部署名と氏名を記載したうえで、自分の大学名、学部、学科、氏名を記載します。そして、質問に対する返信の内容を理解できたことと感謝の気持ちを記載しましょう。

最後に、署名を記載するのも忘れないでくでださいね。必要に応じて「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」といった返信不要の文章を盛り込んでも良いでしょう。

以下のお礼メール例文を参考にしてみよう

○○株式会社　人事部　採用担当
○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科 の○○○○です。
お忙しい中、○○の質問について返答いただきありがとうございます。
○○について理解をすることができました。
ありがとうございました。
選考が開始されることを楽しみにしています。

取り急ぎご返答のお礼を申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

氏名○○ ○○（ふりがな）
○○大学○○学部○○学科〇学年
連絡先電話番号
メールアドレス