就職活動において、企業の採用担当者など、丁寧さを意識した方がいい相手に対しては「了解しました」よりも「承知いたしました」や「かしこまりました」といった表現の方が適しています。

言葉の選び方一つで丁寧さと印象が大きく変わる

特に「了解しました」は対等または目下の相手に使う言い回しとされるため、避けた方が無難です。

メールで資料などを添付した際によく使う「ご確認ください」も要注意です。

これも敬語ではありますが、より柔らかく丁寧な表現としては「ご確認いただけますと幸いです」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」といった表現があり、就活ではこちらの方がおすすめです。

こうした相手への配慮が伝わる表現を選ぶと、印象も良くなりますよ。

書類の言葉遣いとの区別もしっかりおこなおう

また「ご確認ください」と似た表現に、「ご査収ください」という表現もありますが、これは書類や添付資料の受け取り確認を求める際に使われる少しフォーマルな言い方です。

使い慣れないうちは「これでいいのかな」と不安になるかと思いますが、うまく使い分けられるとぐっと丁寧さが増しますよ。

スピードとタイミングも重要

ビジネスメールでは、文の内容や言葉遣いと同じくらい「スピード」や「タイミング」が大事です。特にお礼や謝罪などはできるだけ早く送ることを意識してください。

企業からのメールの内容について、了解したことを返信する際に「了解しました」と伝えるのはやめておきましょう。

「了解しました」は友人同士でのやり取りなどでは自然ですが、目上の人に使う敬語ではないので注意が必要です。代わりに「承知しました／承知しました」もしくは「かしこまりました」が適切です。

「承知」＋「次の行動」で配慮を伝えよう

短文でよい連絡でも、件名は相手のスレッドに合わせ、冒頭に「お世話になっています。〇〇大学の△△です。」を入れ、結びに「何卒よろしくお願いします。」を添えると丁寧になります。

例：「面接日程の件につきまして、【◎◎月◎◎日（曜日）◎◎時〜◎◎時】にて承知しました。 当日までにご案内いただいた履歴書をご提出します。 引き続き、何卒よろしくお願いします。」

このように、承知だけで終わらせず、次の行動を一言添えると配慮が伝わります。

なお、相手が社外の個人名なら「了承しました」も誤りではありませんが、就活の文脈では「承知しました」を使っておくのが安心です。