まず押さえるべきは、ビジネスメールの基本形式です。

件名はパッと一目で内容がわかるようにし、左側に「【〇〇大学 氏名】〇月〇日の面接日程について」のように、内容が一目でわかる形にしてください。

宛名については「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように、「様」を忘れないように気をつけてください。

本文では「〇〇大学〇〇学部〇〇と申します」と、最初に自分が誰かを示しその後要件を簡潔に伝えます。

結びの言葉は「何卒よろしくお願い申し上げます」が最も汎用的です。最後に署名（大学、学部、氏名、電話番号、メールアドレスなど）をつけてください。

声に出して確認しよう！ 返信期限は1営業日以内がマナー

誤字脱字や社名・お名前の間違いを防ぐための対策として、送信前に声に出して読み上げる、公式ホームページで正式名称を確認してから入力する。

不安な場合は自分宛にテスト送信するといった方法が有効です。

返信期限は基本的には24時間以内、遅くとも1営業日以内がマナーかと思います。送信時間は深夜や早朝を避け、8時から19時くらいの間がより無難です。

もし誤送信や添付忘れがあった場合には、気づいた時点ですぐに短く謝罪メールを送れば問題ありません。

件名はわかりやすくし、自分の名前を入れて誰からのものか明確にしてください。

宛名は株式会社を正確に記載し、会社名・部署名を略さずフルネームで書きましょう。

営業時間内の送信を守ってマナーを徹底しよう

返信は極力その日の営業時間内、遅くとも1時間後くらいまでが理想です。

万が一返信を忘れてしまった場合は、思い出したときにすぐにお礼とお詫びを添えて送るようにしましょう。