就活中に電話に出れなかった場合、メールはどのように送るべきですか？

Question

企業からの着信に気付かず、電話に出られませんでした。すぐに折り返すのがマナーだとは思うのですが、今は授業中で電話できる状況にありません。

このような場合電話を折り返す前に、まずメールで一報を入れるのが正しい対応なのでしょうか？

メールを送るとしてどのような件名や本文にすれば失礼がないのか、具体的な例文を見たいです。「授業中だったので」など、出られなかった理由を正直に書いても良いのかも迷っています。

電話に出られなかった際の適切な対応の順番と、すぐに使えるメールの例文についてアドバイスをお願いします。

Answer

不在時のメールは早く一報が大切！  企業からの電話に出られなかった場合、失礼に当たるのではないかと不安になる学生さんも多いかと思いますが重要なのはその後の対応です。電話に出られなかったこと自体よりも、どのようにフォローするかが大切です。すぐに折り返せない状況であれば、先にメールで一報を入れるという対応は適切です。企業側に「着信に気づいています」「対応する意思があるます」ということが伝わるので、安心感を与えることができるます。簡潔な理由を伝えよう！ その後必ず折り返しを件名としては「【〇〇大学 氏名】本日のお電話について」など、誰からの連絡かが一目でわかる形にしましょう。本文では電話に出られなかったお詫び、簡潔な理由、折り返しの意志の順でまとめると分かりやすくなります。理由については「授業中のため」や「所用による」など簡潔で問題ありません。長い説明や言い訳は不要です。例文としては「本日〇時くらいにお電話をいただきましたが、授業中のため応答できず失礼いたしました。後ほど改めてお電話を差し上げます。」といった内容で十分です。その後可能になり次第必ず折り返しをしましょう。ちゃんとした対応ができているれば、きちんとした学生だという評価につながっていくかと思います。

Answer

折り返しのタイミングを伝えて相手の負担を減らそう その日のうちに折り返しのお電話ができるのであれば、特にメールを入れていただかなくても大丈夫です。どうしても当面お電話に出られない状況でメールを送るということであれば、出られなかった理由を正直に書いていただいても大丈夫です。ネットにあるような文例を参考にしていただいてよろしいかと思います。配慮の行き届いた連絡でマナーの良さを伝えようメールを送る際は、タイトルに自分の大学名や名前などを記入しておきましょう。本文では「先ほどはお電話に出られず大変失礼いたしました」と一言お断りしてから、いつ頃であれば電話に出られるのかを伝えてください。もしその日に出ることができないのであれば「翌日以降の何時から何時くらいであれば対応可能です」ということをしっかり伝えておきましょう。相手がまた無駄に電話をかけ直さなくていいような配慮をしておくことが必要です。