ESをダウンロードする方法は? 受け取る方法5選

3名のアドバイザーがこの記事にコメントしました

  • キャリアコンサルタント/2級キャリアコンサルティング技能士

    Mihoko Endo〇メガバンクで法人営業や新人研修講師、採用面接に携わる。現在は「その人らしさを引き出すカウンセリング」をモットーに、大学での就活支援、社会人向けキャリア開発研修をおこなう

    プロフィール詳細
  • キャリアコンサルタント/就活塾「我究館」講師

    Hayato Yoshida〇東証一部上場の人材会社で入社2年半で支店長に抜擢。これまで3,000名以上のキャリアを支援。現在はベストセラー書籍「絶対内定」シリーズを監修する我究館でコーチとして従事

    プロフィール詳細
  • キャリアコンサルタント/合同会社渡部俊和事務所代表

    Toshikazu Watanabe〇会社員時代は人事部。独立後は大学で就職支援を実施する他、企業アドバイザーも経験。採用・媒体・応募者の全ての立場で就職に携わり、3万人以上のコンサルティングの実績

    プロフィール詳細

この記事のまとめ

新卒の就職活動では、必ずといって良いほど目にするES(エントリーシート)。最近では、インターネットからダウンロードして作成するよう指示を出す企業が増えていて、その手軽さは大きな利点となっています。とはいえ、ESをダウンロードしようとする際に予期せぬトラブルに遭遇する学生も少なくありません。

また、ESは学生の意欲やスキルを伝えるための重要なツールですが、その入手方法について迷うことがあるかもしれません。

この記事では、キャリアアドバイザーの遠藤さん、吉田さん、渡部さんのアドバイスをもとに、ESの取得方法と注意点を紹介します。初めてのエントリーは思わぬポイントでの失敗も考えられます。ESを手に入れるための具体的な手順を確認し、書類選考に向けての準備をしていきましょう。

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ES(エントリーシート)は早めにダウンロードして入手しよう

ESは履歴書と違い、販売されているものではなく、各企業が独自に作成した書類です。そのため配布方法や内容、提出の要件は企業によって変わります。

「面倒だから後でダウンロードすればいいや」と思っている学生もいるかもしれませんが、場合によってはダウンロードに期限が設けられていることもあります。締め切りに遅れないためにも、ESは早めにダウンロードして入手しましょう。

繰り返しにはなりますが、ESは販売されているものではなく、企業が独自に配布している書類です。記事ではまず、ESを手に入れるための5つの手段を解説します。

ただし、場合によってはスムーズにダウンロードできない場合もあるかもしれません。入手方法だけでなく、ダウンロードできないときの3つの対処法やダウンロードするときに確認すべきポイントも紹介するので、安心してください。

またESは提出するまでがゴールです。書類の保管方法が悪いと、最悪の場合、選考における印象に差が出ます。ESをダウンロードした後のおすすめの管理法まで解説するので参考にしてみてくださいね。

遠藤 美穂子

プロフィール

ESのダウンロード期限が設定されていたり、PCのバージョンによってダウンロードがうまく行かないことがあったりすると、その後の作業が進まず、応募できない恐れもあります。

ESが入手できるようになったらすぐにダウンロードして、ファイルを開いて確認しましょう。

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ESはどこで手に入れる?

エントリーシート(ES)を手に入れられる場所

ほとんどの企業は、自社の採用情報ページやキャリアナビサイトに応募の詳細を公開しています。これらのサイトにアクセスし、求人に応募することで、オンラインでESをダウンロードできるようになるケースが一般的です。

とはいえ、ESの取得方法の詳細は、企業ごとに異なります。この章では、ESを入手するおもな方法を紹介します。

①採用ページからダウンロードする

多くの場合、企業の採用ページからエントリーをおこなうと、ESを無料でダウンロードできます。ダウンロードしたファイルはPDF形式であることが一般的ですが、手書きで記入するために印刷するケースもあれば、Excel形式で直接入力し提出するケースもあります

印刷で提出する際は、紙のサイズや色に指定がある場合が多いので、指示に従っておこなう必要があります。データで提出する際は、メールやオンラインフォームを利用しましょう。

万が一採用ページからダウンロードできなかった場合、ほかの企業のESを使い回すことは可能ですか?

渡部 俊和

プロフィール

他社のESを使い回すと常識を疑われるので絶対にやめよう!

ほかの企業も内容が似ていれば大丈夫と思うかもしれませんが、これはNGです。履歴書と違ってESは企業独自のものなので、他社の書式を使うとすぐわかります。

またダウンロードできないのに問い合わせもせず、黙って他社のものを使うような人は、社会常識を疑われても仕方ありません。企業に対しても失礼にあたる、非常識な行為だと考えてください。

採用にあたって企業側は、スキルや意欲以前に、社会常識があり安心して仕事を任せられる人でなければならないと考えています。

一見形式的な手続きに見えることでも、ルールに沿って行動できるかどうかの判断材料になるのです。イレギュラーがあった場合でも冷静かつ丁寧に対処してください。

②就活のナビサイトからダウンロードする

企業の採用サイトからではなく、就活のナビサイトを通じて企業にエントリーした場合、ESをナビサイトからダウンロードするよう指示されるケースもあります。

ダウンロード方法はナビサイトの形式や企業によって異なるものの、サイト内のマイページや通知メールで案内されることが多いです。多数の企業に応募していると、通知を見逃しがちです。メールの受信ボックスだけでなく、サイト内のメッセージボックスも定期的にチェックしましょう。

③企業のメールで添付データとしてもらう

エントリーを完了させた後、採用担当者からのメールにてESが送付されることがあります。多くの場合、添付ファイル形式かダウンロードリンクが提供されるため、指示に従ってESを入手しましょう。

就活では、企業の採用担当者からさまざまなメールがきます。受信ボックスの中で見落とさないよう、メールのラベル付けやフラグ設定を利用して、重要な連絡として目立たせる工夫をしましょう。

④企業のイベントやインターンで直接もらう

一部の企業では、説明会やインターンシップ(インターン)などのイベント時に直接ESを配布する場合があります。これは、応募者数を絞り込み、参加者の中から特に意欲の高い学生を選び出す企業の戦略ともいえます。

ESの配布がイベントの場やインターンのみの場合、小さい企業の場合は公式な採用フローに記載がない可能性もあります。特に関心のある企業のイベントには積極的に参加しておきましょう。

遠藤 美穂子

プロフィール

企業のイベントやインターンで直接もらう場合、イベントの後半でエントリー方法の説明があったり、インターン後に早期選考の案内があったりするため、そのタイミングでESを受け取れることが多いようです。

⑤エントリー後に郵送でもらう

エントリーの際には、個人情報の登録とともに住所情報の記載を求められることが一般的です。企業によっては、この住所にESを郵送で送ってくれる場合があります。ESが届くまでの目安は、エントリー後約1週間です。ESが予定通りに届かない場合は、登録住所に誤りがないか確認しましょう。

特に一人暮らしの場合は、実家ではなく現住所に送付されるよう手配しなければなりません。万が一、エントリー情報に間違いがなくても書類が届かない場合は、郵送段階でのトラブルが想定されます。その場合は、自分が記載した住所を明確にしたうえで、企業へ問い合わせてみてください。

書類選考で落ちてしまう原因の一つがESですが、履歴書との違いや必要性があいまいな人もいると思います。以下の記事では、履歴書との違いや書き方をまとめているので参考にしてみてください。
就活に有利になる魅力的なESとは|履歴書との違いや例文も解説

この記事では本選考のESの書き方を解説しています。インターンのESの書き方を知りたい人は、以下の記事を参考にしてみてくださいね。
インターンシップのESの書き方|通過率を上げる秘策

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不安があれば企業に直接問い合わせるのが安心!

ESのダウンロードで何かトラブルがあった場合、インターネットの情報で解決できるに越したことはありませんが、そううまくは行かないケースもあるかもしれません。ESのダウンロードや提出に関して不明点や不安がある場合は、直接企業の採用担当者に問い合わせをしましょう。

何もかも企業頼りにしてすぐに質問をするのは避けたいところですが、誤った情報をもとに行動してしまうと大幅な時間のロスにもつながりかねません。記事の後半で紹介する対処法を試してもダウンロードができない場合には、企業に直接問い合わせをしましょう。

問い合わせのポイント

  • 具体的な質問を用意する: あいまいな質問よりも、具体的な疑問点を明確にすることで、担当者の手を煩わせずに済みます。
  • 公式情報を確認する: 問い合わせる前に、企業の公式サイトや提供されているFAQなどで情報を確認すると、すでに解決策が提供されている場合があります。
  • 適切な問い合わせ手段を選ぶ: 企業によっては、電話やメール、お問い合わせフォームなど、推奨する問い合わせ手段が異なる場合があるため、指定された手段を利用しましょう。

ESの締め切りが近い場合には、メールよりも電話での問い合わせがおすすめです。電話で問い合わせる場合は、次の例に挙げた流れで企業の人事部に問い合わせましょう。

電話で問い合わせる例文

①人事部に取り次いでもらう

お世話になっております。〇〇大学△△部の港太郎と申します。新卒採用の件でお伺いしたいことがございまして、人事部採用担当の方につないでいただけますでしょうか。

②担当者につながったら内容を伝える

お世話になっております。〇〇大学△△部の港太郎と申します。御社の新卒採用に応募したいと考えておりますが、(具体的な理由)により、エントリーシートのダウンロードができない状況です。つきましては、ESを直接メールで送付していただくことは可能でしょうか。

③相手の回答を受けて次の対応に促す

ご多忙中のところ恐れ入ります。メールアドレスは××××××@☆☆になります。よろしくお願いいたします。

④お礼を伝える

本日は、お電話でのご対応ありがとうございました。失礼いたします。

企業にESについて問い合わせたことによって、マイナス評価につながることはないでしょうか?

吉田 隼人

プロフィール

むやみに問い合わせるのはハイリスク! よほどの場合だけにしよう

少なくともプラス評価になることはありません。ただ単純に対応されるか、マイナス評価につながるかのどちらかになります。

採用担当者や人事は一般的に1社につき数人しかいないのに対し、応募者は数百人や数千人にも上るケースもあります。

一人ひとり細かい対応をしていたらキリがないので、相当なことがない限り個別に問い合わせることは避けた方が無難です。

ESに限らず、特に以下のような問い合わせ内容はマイナス評価につながる可能性が非常に高いため、注意しましょう。

・少し調べればわかること
・採用活動に直結しない細かすぎる質問や意見
・選考の結果や理由

ESと履歴書の違いは以下の記事で詳細に解説しているので、参考にしてどちらも効果的にアピールした書類に仕上げましょう。
ESと履歴書の違いがわかる! おすすめのアピール方法も

ESをダウンロードできないときの3つの対処法

ESをダウンロードできないときの3つの対処法

  • ブラウザが対応しているかを確認する
  • メーカーや企業に問い合わせる
  • 大学のパソコンを使う

ESをダウンロードしようとしたときにうまくいかない場合、必ず何かしらの理由が存在します。慌てて無計画に対処すると、パソコンが故障する恐れもあるため、まずは原因を特定し、適切な解決策を実施しましょう。

ここからは、ESがダウンロードできないときに考えうる原因と対応策を紹介します。

ChatGPTを活用すれば受かる自己PR文が作れます

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①ブラウザが対応しているかを確認する

ウェブサイトを閲覧するために使用するブラウザは、標準で搭載されているものや、ダウンロード可能な無料ブラウザがあります。インターネットの技術は常に進化しているため、以前は問題なく使用できていたブラウザでも、古い技術に基づいていると最新のウェブコンテンツに対応できないことがあります。

ESがダウンロードできない場合、使用中のブラウザが古いバージョンである可能性が考えられます。この場合は、異なるブラウザの利用を検討しましょう。

②メーカーなどに問い合わせる

もし異なるブラウザを試してもESが開けない場合は、次に考えられるのは、ブラウザではなくパソコン本体または通信回路に問題があるケースです。使用しているパソコンやソフトウェア、Wi-Fiなどに問題がある可能性があります。

自分で解決できない場合は、製品のメーカーや企業のカスタマーサポートに問い合わせて指示を仰ぎましょう

③大学のパソコンを使う

自分のパソコンでESをダウンロードできないときは、大学に設置されているパソコンを使用してみるのも一つの方法です。個人のパソコンでは解決できない問題でも、大学のコンピュータ環境では無事にアクセスできることがあります。

自宅のインターネット環境やブラウザの問題が原因で解決できない場合には、大学の設備を活用してみると良いでしょう。

ESのダウンロードでよくあるミスは? 採用のプロから失敗回避術を学ぼう

ESのダウンロードは、就職活動の初期段階でおこなう重要なステップの一つです。しかし、就活の初期段階だからこそ、対処法がわからず陥りやすいミスもいくつか存在します

そこで、ESのダウンロードでよくあるミスを就活のプロであるキャリアコンサルタントに聞いてみました。

アドバイザーコメント

ESのデータを見失う・データ化する方法がわからないという声も

ESのダウンロードに関するトラブル・失敗としては、上記のほかにも以下のようなものがあります。

①ESをどこで手に入れたら良いのかわからない
②スマホにダウンロードしたデータが見当たらない
③ダウンロードして手書きしたものをデータ化して送る方法がわからない
④ExcelやWordで入力する際にフォントやセルの大きさを変更してしまう

①は、エントリーの案内を企業のHPや就活サイトで丁寧に読めば必ず書いてあります。ESがまだ公開されていない場合、いつ公開されるか日程を確認し、エントリーしそびれないようにしましょう。

②は、移動中などにスマホでチェックしたら、落ち着いた環境でPC上にダウンロードすることが大切です。入力・編集・保存するのはやはりPCが見やすく、管理にも便利です。

③については、基本的には手書きのものをスキャナーで読み込んでPDFファイルにして送りましょう。

ダウンロード後はPCで保存してフォーマットも崩さないようにしよう

④はダウンロード後、書きたいことが多すぎてフォントを小さくしたりセルの幅を広げたり、反対に書くことがないためフォントを大きくしたりするというケースです。

企業で印刷した際にページがずれたり読みづらくなったりするので、ダウンロードしたときのサイズに収まるようにまとめることを心掛けましょう。

致命的なミスになる!? ESをダウンロードするときに確認すべきポイント

致命的なミスになる!? ESをダウンロードするときに確認すべきポイント

  • 指定のファイル形式
  • 印刷するサイズ
  • ダウンロードページの注意書き
  • ダウンロードの開始日程・終了期限

オンラインでダウンロード可能なESは、手軽に取得できる点で非常に便利です。ただし、取り扱いを誤るとファイルが開かなかったり、損傷を受けたりするリスクをともないます。最悪の場合、ESが無効になるような致命的なミスにつながる可能性もあります。

この章では、ESをダウンロードするときに確認すべきポイントを解説します。

指定のファイル形式

ESは、企業によってPDF、Word、Excelなど特定のファイル形式で提供されることが多いです。ダウンロードする前に、指定されたファイル形式を確認し、自分のパソコンで開けるかどうかを確かめましょう

指定のファイル形式で提出しなければ、内容が正しく伝わらない、または受理されない恐れがあります。企業によっては指定の方法を守れていないことで大きく印象が下がり、選考に影響が出る場合もあるので、ファイルの形式は慎重に確認しましょう。

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 (リーダーシップが強みの場合) 
私はリーダーシップを発揮できる人材です。学生時代にサークル長として運営に携わった際に、リーダーシップを養うことができました。サークル長を務めていたフットボールサークルでは、練習場所や時間が取れないことや、連携を取り切れていないことが問題でした。そこで、大学生側に掛け合い週に2回の練習場所を確保し、時間を決め活動するようにメンバーに声掛けを行いました。さらに週末明けに今週の活動の詳細をメンバーに配信することで連携強化に努めた結果、サークル加入率を前年度の3倍まで伸ばすことができました。問題にしっかりと焦点を当て、迅速に対応していき、周りを良い意味で巻き込んでいくリーダーシップを御社でも活かしていきたいと考えております。

印刷するサイズ

ESを印刷して提出する場合、企業によってはA4サイズやB5サイズなど、特定のサイズを指定していることがあります。

指定されたサイズで印刷しないと、書類が不適切と見なされる場合があるため、必ず指示に従って印刷しましょう

渡部 俊和

プロフィール

ESはA4が一般的なサイズになります。保管の効率化やコスト面などの理由で、あらゆるビジネス文書もA4サイズに統一されることが多いです。

特に指定されない場合、A4で印刷すれば問題ないでしょう。

履歴書は自分の第一印象を決めると言っても良いほど重要な書類です。サイズに不安のある学生は次の記事も読んでおきましょう。
履歴書のサイズ|A4とB5どちらにすべきか判断するポイントを解説

ダウンロードページの注意書き

企業によっては、ESのダウンロードが可能な期間を限定しています。注意点として、この期間外にはESを入手することができないため、応募に必要な書類を準備することができなくなる可能性があると覚えておきましょう。

ダウンロード期間の開始日と終了日は、企業の採用サイトやキャリアナビサイト上の案内に明記されていることが多いです。これらの日程を事前に確認し、期限内にダウンロードを完了させることが重要です。ESの配布は繰り返しおこなわれるものではないため、期限を逃してしまうと、最悪の場合、その企業への応募機会を失ってしまうことになります

ダウンロード期間をメモする、カレンダーに記入するなどして、期限を忘れないようにしましょう。

吉田 隼人

プロフィール

ダウンロードページにも書いてあることが多いですが、特に以下の点に注意してください。

・用紙:通常の白いものを使用しましょう。色付きや特殊な紙は避けます。
・サイズ:指定がなければ基本的にA4で大丈夫です。
・両面印刷:避けましょう。基本的には片面印刷を使うようにしましょう。
・カラー:白黒でも問題ありません。何かカラーで記入したものがあれば、カラーでも良いでしょう。

ESをダウンロードした後は丁寧に管理しよう

ESは手に入れることがゴールではありません。正しく記入して企業に提出するまでは、慎重に取り扱う必要があります。折れや破れが目立つESでは、企業にだらしない学生だと思われてしまうリスクも考えられます。そこで重要になるのが、ESの保管方法です。

ここでは、ESを手に入れた後の具体的な保管方法を紹介します。

①原本に記入する前にコピーを取る

ESを記入する前に、まずはそのコピーを複数枚取っておきましょう。コピーを取っておけば、万が一原本を紛失したときのためにコピーを利用できるケースもあります

説明会やインターンなどのイベントでESを受け取る場合、基本的には原本となる1枚しかESをもらえません。そのため原本に書き込んでしまうと、万が一ミスをした場合にも修正ができなくなります。

また、実際に手書きで書いてみたり、文字の大きさを判断するなどコピーを練習用として活用することもできます。「コピーがある」というだけで、心理的な安心感も得られるため、初めてのESの記入には特におすすめです。

②折れや汚れをつけないようにクリアファイルで保管する

企業から直接ESを受け取る場合、「持って帰ってきたらESが折れていた」ということもあるかもしれません。

折れや汚れが目立つESをそのまま使用してしまうと、そのだらしなさから学生のイメージダウンにもつながり兼ねません。ダウンロード後に印刷したESは、折れたり汚れたりしないように、クリアファイルや専用のファイルに入れて保管することが望ましいです

反対に、完成したESを面接や説明会などの場に持参する際も、書類が傷まないようにクリアファイルで保管するくせをつけておきましょう。

アドバイザーコメント

たかがESと思わないように! 些細な点まで注意できるか見られている

企業が学生を採用するのは、仲間として一緒に仕事をしてもらいたいからです。しかし、大事な書類を汚してしまうような人だと基本的な仕事能力も不安になります。

不注意やミスが企業イメージを大きく損ねるような業種では、そういうリスクのある人をあらかじめ採用しないこともあるかもしれません。

複雑な仕事や高度な仕事の場合や、代わりの利かない能力を持つ人材の場合は別ですが、初期段階の選考では、企業はなるべくリスクを避けようと慎重に選考をしているものです。

厚みや強度のあるクリアファイルを活用して丁寧に保管しよう

学生から見れば些細なことかもしれませんが、たとえば2005年に起きたみずほ証券のジェイコム株誤発注事件のように、単純な数字の入力ミスが400億円以上の損失をもたらしたケースもあります。

選考の初期段階では特に、企業は学生の基本的な行動特性を慎重に見ている面があるのです。些細なことがイメージダウンにつながりやすいと考えてください。

ESの保管の対策としては、やはりクリアファイルを使うのが一般的ですが、クリアファイルの中でも厚みがあって強度の高いものが市販されているので、重要な書類はわかりやすく色で分けたり、厚みのあるものを使ったりするのも良いでしょう。

ESは3つのポイントに注意してダウンロードし選考に臨もう

ESがダウンロードできなかったとしても、焦らず落ち着いて対処しましょう。もし何らかの理由でダウンロードがスムーズに進まない場合でも、すぐに企業への問い合わせに走るのではなく、まずは記事で述べた3つの対処法を試してみてください。

ESを手に入れた後にも、記入から提出に至るまでの多くの重要なステップが存在します。ひとまず一連のプロセスを一度経験すれば、次第に手順は身に付いてくるはずです。心配しすぎずに前向きに就活準備を進めましょう。

今回紹介したESの準備のステップを丁寧にチェックしながら、最後まで集中して選考書類の作成に取り組んでみてくださいね。

アドバイザーコメント

企業はESのダウンロードのような細かい点から仕事ぶりを想像している

ESのダウンロードは些細なことに見えて、とても重要なステップです。そもそもESとは、受験でいうところの願書のようなもの。きちんとミスなく書かれていたり、正しく提出できたりしていないと、そもそも面接にすら進めない可能性もあります。

またこのような事前準備をしっかりおこなえるか、事前確認をできるかどうかは、そのまま仕事の進め方にもつながります。

よく調べずに適当に準備している、プリントミスや誤字脱字に気を配らず使用している、汚れた書類や折れた書類を提出している……。

こうした人は、社会人になってもそのように仕事をして、準備や確認をできない人なんだなと見なされてしまいます。

当たり前のことを当たり前に徹底しよう! それだけで十分差が付く

「段取り8割」「神は細部に宿る」という言葉があるように、事前準備や細かいところの配慮や気遣いは社会人にとって当たり前のことです。一方で、こういった当たり前のことができない学生は多く、むしろ社会人にもいたりします。

裏を返せば、そういったことに意識を向けるだけで他者よりも一歩抜け出すことができ、社内外との信頼関係を築きやすくなるともいえるのです。

私はよく学生に「凡事徹底」という言葉を何度も伝えていますが、当たり前のことを当たり前にできるようになってください。これは学歴や能力を問わず、だれでも意識一つで取り組めるものです。

「凡事徹底」を合言葉に、社会人としての準備をしっかりとおこなっていきましょう。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了

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