新卒採用の面接はかなり多くの企業を受ける人が多いのではないでしょうか。数多くの企業を受ける際には、履歴書の準備がかなり大変だと思います。

履歴書は手書きでの提出が求められることもあり、全て手書きで書いていたら時間がいくらあっても足りないからコピーをしようと考えることもあるかもしれません。

しかし、履歴書はコピーして使用するのはNGです。この記事ではキャリアコンサルタントの遠藤さん、谷所さん、柴田さんと一緒に、履歴書をコピーしてはいけない理由や、履歴書をコピーせずに楽に作成する方法を見ていきましょう。この記事を最後まで読んで、熱意が伝わる履歴書を効率的に作る術を身につけてくださいね。

コピーは厳禁！ 合否にかかわる履歴書提出のマナーを知っておこう

どの企業の面接で必要になる履歴書。面接を受ける企業が多くなればなるほど、準備する履歴書も多くなります。

履歴書を全て手書きで用意しているとかなり時間がかかってしまいますよね。履歴書をコピーして使いまわしたくなるかもしれませんが、履歴書のコピーは絶対にやってはいけません。

履歴書をコピーせずに、かつマナーを守った上で楽に作成する方法を解説するので、今後の履歴書作成に役立ててくださいね。

履歴書をコピーして提出してはいけない4つの理由

履歴書は応募する企業全てに提出する書類で、経歴などの部分は同じことを記載するため、コピーしたほうがすぐに作れて楽だと感じ、コピーしようと考えてしまうかもしれません。

しかし導入でも述べた通り、履歴書をコピーして提出するのはNGな行為です。

どうして履歴書をコピーして提出してはならないのでしょうか。4つの理由について解説します。

①入社したい熱意が伝わらないため

まずは履歴書をコピーすることで、担当者に入社したいという熱意を伝えることができないということが挙げられます。

履歴書をコピーするということは、その企業へ応募する熱意よりも面倒臭さのほうが勝ったと捕らえられてしまい、応募したいという熱意が伝わらなくなってしまいます。

履歴書の段階で悪い印象を与えてしまうため、面接でも不利な状況からスタートとなってしまいます。

履歴書は応募先の企業に自分をアピールする書類でもあります。コピーした履歴書を提出することで、熱意が伝わらなくなってしまうので、履歴書をコピーして提出するのは控えましょう。

②志望動機に矛盾が生じる可能性があるため

履歴書はこれまでの経歴以外にも、志望動機を記載する欄もあります。志望動機は応募する企業ごとに変える必要がありますが、履歴書をコピーして提出すると、他の企業の志望動機のまま提出することになってしまいます。

採用担当者がその志望動機を見ると、自分の企業に対して理解が浅い、熱意が感じられないと受け取られてしまいます。

場合によっては志望動機が矛盾することもあります。あからさまに志望動機もコピーして用意したものだと思われてしまうとかなり悪い印象を与えてしまうため、履歴書のコピーは控えましょう。

③企業に合わせたアピールポイントを伝えられないため

履歴書をコピーすることで、自分が伝えたいアピールポイントを的確に企業に伝えることができなくなってしまいます。

履歴書には自己PRの欄が設けられていますが、この部分には企業の特徴に合わせた自己PRを記載できると、自社にマッチした人材だと感じてもらえて採用される確率が高くなります。

しかしコピーした履歴書だとその会社の特徴に合わせた自己PRを書くことができないので、本当に自分が伝えたい魅力を企業に伝えることができません。

こうした理由からも、履歴書をコピーするのは望ましくありません。

④著作権や商標権に触れる可能性があるため

履歴書をコピーする行為自体がNGだということも理由として挙げられます。

履歴書は漫画や本などと同じ、1つの著作物です。そのため、履歴書をコピーすることは著作権や商標権に触れる可能性があります。

企業への熱意が伝わらないという理由もですが、そもそも履歴書をコピーすること自体が法律に触れる行為であるため、やってはならないことです。

履歴書のコピーは自分用に使おう！ こんなときに役に立つ

履歴書をコピーすることで、採用担当者に熱意が伝わらず、悪い印象を与えてしまうことがわかりました。

履歴書はその企業に合わせて1つ1つ用意しておけると、自分の強みやアピールしたいポイントを的確に伝えられます。

しかし、履歴書はコピーしておいたほうが良い場面もあります。具体的にどんな場面で履歴書をコピーしておくと役に立つのでしょうか。

面接前に見返すとき

まずは、面接前に見返す時に履歴書のコピーが役に立ちます。

履歴書はかなりの数の企業に提出し、企業ごとに内容を変えています。そのため、どの企業にどういった内容の履歴書を提出したか忘れてしまう可能性があります。

面接では、採用担当者は提出した履歴書を手元に置き、質問をおこないます。そのため、履歴書にどんな内容を書いたか忘れてしまうと、質問の答えに矛盾が生じる場合があります。

面接前にコピーしておいた履歴書を見返せるとそういったことを防げるので、面接前に見返すように履歴書のコピーを取っておくと便利です。

別の企業の履歴書を書くとき

面接の時期がズレて1度履歴書を作ってから数ヶ月後にまた履歴書を作る場合、過去にどんな内容を記載していたかを参考にできると、履歴書作成の時間を短縮できます。

もし今後も履歴書を作成する可能性がある場合、しっかりと作り込めたと感じる履歴書を参考例としてコピーしておき、その履歴書を見ながら別企業の履歴書も作成しましょう。

就職エージェントなどと打ち合わせをするとき

就職エージェントを活用している場合、エージェントとの打ち合わせで履歴書を用いる場合もあります。

提出するための履歴書を添削してもらえるので、添削前後の履歴書のコピーを取っておくことで、どんなフィードバックを受けたのかを明確にでき、今後の履歴書作成に活かせます。

また面接の対策で履歴書を使用することになるので、企業に実際に提出した履歴書をコピーしておくことで、エージェントとの面接練習もより有意義なものになります。

履歴書はパソコンでの作成もOK！ 手書きのほうが良い場合と見分けよう

履歴書は手書きで書くと、経歴など同じ箇所が多くてかなり時間がかかってしまいますよね。そのため最近はパソコンで履歴書を用意する就活生も増えましたし、履歴書をパソコンで作成して提出しても良いという企業も増えました。

しかし特に指示がない場合、パソコンで作成したものか手書きどちらで提出したほうが良いのだろうかと迷うこともあるかもしれません。

パソコンで作成した履歴書を提出しても良い場合、手書きで作成した履歴書を提出したほうが良い場合の見極め方を解説します。

PCで作成したほうが良い場合：多くの場合やPCスキルを示したい場合

まずはパソコンで作成したほうが良い場合について解説します。

パソコンで用意した履歴書を提出したほうが良いのは、一定のパソコンスキルがあることを証明したほうが良い場合です。

それでは具体的にどんなシチュエーションの場合、パソコンで履歴書を作成すべきなのか、チェックしていきましょう。

IT系企業を受ける場合

まずはIT企業を受ける場合が挙げられます。IT企業は職業柄、入社後パソコンを操作することが必須です。そのため、パソコンが使えない人は採用段階で選考から漏れてしまうことがあります。

その判断基準の1つが履歴書であり、パソコンで作成した履歴書を提出することで、そのレベルのパソコンスキルはあるとみなしてもらえるのです。

一方手書きの履歴書を提出すると、パソコンスキルがないのではないかと見られてしまい、採用に影響が出る可能性があります。

企業から指定があった場合

企業から指定があった場合も、パソコンで履歴書を作成して提出しましょう。

指定がある場合はそれに従って提出するのがマナーです。パソコンで作成した履歴書を提出するように求められているのに、手書きの履歴書を提出するのはマナー違反となります。

また企業側は一定のパソコンスキルがあるかを試すためにパソコンで作成した履歴書を提出するよう求める場合もあります。

効率的に履歴書を作りたい場合

効率的に履歴書を作りたい場合も、パソコンで作成しましょう。

履歴書は、経歴や資格などの欄は同じ内容を書くことになります。手書きだとコピーしたくなりますが、パソコンで作成する場合、一度入力すれば変更せずに使いまわして印刷できるため、効率的に履歴書を作成できます。

作成すべき履歴書の数が多く、できるだけ少ない時間で履歴書を作成したい場合はパソコンを用いると便利です。

手書きで作成したほうが良い場合：特に熱意を伝えたい場合

ここまでパソコンで履歴書を作成したほうが良い場合について解説してきました。

パソコンで履歴書を提出することで、一定のパソコンスキルがあることを示せます。また何度も同じことを書かず、履歴書作成の時間を短縮できるというメリットも挙げられます。

しかし中には手書きで履歴書を作成したほうが望ましい場合もあるのです。ここからは、どういった場面で手書きで履歴書を作成したほうが良いのかを解説します。

手書きの文字に自信がある場合

手書きの文字に自身がある場合は、手書きで履歴書を作成すると採用担当者に字が綺麗だということをアピールできます。

特に秘書や経理など、手紙を書いたり書類に手書きの文字を記入することが多い職種の場合は字が綺麗なほうが好ましいです。

こうした職種に応募する場合、普段から綺麗な文字をかけるよう練習し、履歴書も綺麗な文字をアピールできるようにしておきましょう。

手書きの場合、履歴書を購入する必要があります。履歴書はどこで販売されているか、どこで購入するのが良いかは別の記事で解説しているので、併せて参考にしてください。

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数を絞って応募する場合

採用面接はたくさんの企業を受ける人もいますが、本当に入社したい会社にだけ数を絞ってエントリーする場合もあります。

数を絞って応募する場合は、1社1社に対してしっかり応募したいという熱量を伝えることが求められ、履歴書はそのためのツールの一つといえるのです。

手書きで書くことで、それだけ熱量を持って応募してくれているのだということが採用担当者に伝わります。採用面接の質を高めるためにも、しっかりと手書きで履歴書を作成して面接に臨みましょう。

礼儀やしきたりを重んじる企業を受ける場合

IT化が進みパソコンで履歴書の提出を求める企業が増えてきました。しかし中には、まだまだ昔の慣習で、履歴書は手書きで提出すべきという考えが根付いている会社もあります。

また礼儀やしきたりを重んじる社風の企業も履歴書は手書きのほうが望ましいと考える傾向があるため、企業理念などでしっかりリサーチしたうえで、手書きで作成するかパソコンで作成するかを判断しましょう。

このように履歴書は、状況によって手書きとパソコンとを使い分けると良い印象を与得られます。履歴書の書き方について、プロが詳しく解説している記事もあるのでこちらも併せて参考にしてください。

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要注意！ まだ記入していない履歴書をコピーして使うのもルール違反

ここまで履歴書をパソコン、手書きどちらで準備するのが望ましいか解説してきました。また履歴書はコピーして使用してはいけないということも解説してきました。

履歴書をコピーすることで志望動機や自己PRがその企業に合ったものにならないため、履歴書のコピーはNGだと解説してきました。

ここで、全く何も記載していない履歴書もコピーしてはいけないのか、という疑問が生じるかもしれません。

しかし何も記載していない履歴書も、コピーするのはNGです。その理由を解説します。

商標権・著作権違反に当たる

まずは、履歴書のコピー自体が著作権や商標権違反にあたるということが挙げられます。履歴書は商標登録がされているため、勝手にコピーするのはNGです。

保存用としてコピーする分には良いですが、空欄のものをたくさん印刷し、それを使うという目的でコピーするのは控えましょう。

もし保存のためにコピーするのもはばかられるという場合は、写メなどのデータとして保存しておきましょう。

基本情報を記入して一部だけコピーするのも失礼にあたる

全く空白ではなく、一部文字を書いたものをコピーするのはどうかという質問もいただきますが、こちらもNGです。

理由としては、提出する先の企業に対して失礼だからです。コピーするということは、できるだけ時間をかけたくない、全て書くのが面倒だから効率を重視している、という風にも捉えられてしまいます。

手間をかけず、時短で作成した履歴書を提出するのは、先方に対して失礼なので、基本情報を記入してコピーするというのも避けましょう。

履歴書をコピーせずに楽に作る方法を解説！ ポイントは4つ

ここまで履歴書をコピーしてはいけない理由について深掘って解説してきました。

履歴書はその企業に入社したいという意思や熱量を伝えるものなので、コピーで提出するとその気持ちが伝わらなくなります。

また履歴書をコピーすること自体がNGな行為だということもお伝えしてきました。

とはいえ、面接対策などもおこないたいため、履歴書の作成に割ける時間には限りがあると思います。そこで、続いては履歴書をコピーせずに楽に作る方法について解説していきます。

①基本情報はどの企業でも同じになるのでメモしておく

これまでの経歴や資格などの基本情報は、どの企業でも同じものを記載することになるので、履歴書のどの欄に何を書くのかメモがあると楽です。

履歴書を1枚用意して、その履歴書に全ての企業に共通する項目の欄だけ記入して埋めておきましょう。

履歴書を作成する時はメモした履歴書を見ながら、同じ欄に同じ情報を記載すれば良いので、楽に履歴書を作成できるようになります。

②自己PRやガクチカはいくつかパターンを用意する

全ての企業で自己PRやガクチカを一から用意するととても大変です。自己PRやガクチカは、いくつかのパターンを用意しておき、その企業でアピールしたいものを選んで欄に記入すると、楽に作れます。

あらかじめ自己PRとガクチカはいくつかのパターンを用意しておけると良いです。具体的なパターン数としては、5パターンほど用意しておくと、さまざまな企業に対応できます。

もし思いつかない場合は、最初は一つずつ企業の履歴書を作成していき、その中で書いた自己PRやガクチカをストックしていきましょう。

採用担当者に魅力が伝わるガクチカの書き方については別の記事で解説しているので、併せてこちらも参考にしてください。

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③志望動機は企業ごとに作る必要があるので特に力を入れる

自己PRやガクチカはある程度企業ごとに使い回しが可能ですが、志望動機は企業間での使い回しができません。

企業ごとに社風や特徴が異なるため、しっかり企業研究をおこなったうえで自分の考えと照らし合わせて志望動機を作る必要があります。そのため、志望動機を使い回すと採用担当者に見破られてしまいます。

志望動機だけは1社1社丁寧にHPを読み込んで作っていきましょう。

④PC作成の場合はWeb上で提供されているフォーマットを活用する

履歴書はパソコンで作ると楽に作れると解説しました。パソコンで履歴書を作成する場合、web上で履歴書のフォーマットが提供されているので、そのフォーマットを使用しましょう。

履歴書はある程度型が決まっているため、その型から外れてしまうと採用担当者が見たときに何がどこに書いてあるのかがわからなくなってしまいます。

こうしたことを防ぐためにも、履歴書のフォーマットは自分で作るのではなく、web上にあるものを使用してください。

こちらの記事では履歴書をWEBで提出するときのマナーについて解説しています。紙の履歴書とは異なる点もあるので参考にしてみてください。

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履歴書をパソコンで作成する場合、データで作成した履歴書を紙にコピーして提出する必要があります。

パソコンで作成した履歴書はどのようにコピーして企業に提出すれば良いのでしょうか。

最後に、パソコンで作成した履歴書をコンビニのプリンタでコピーし提出するまでの流れや注意点について解説します。

①履歴書をPDF形式で出力する

履歴書はweb上にあるフォーマットで作成します。ほとんどのフォーマットでWord形式かExcel形式が採用されています。

しかし履歴書を保存する際は、PDF形式に変換して出力しましょう。特にコンビニで印刷する場合は、形式がPDF形式のものしか対応していないため、そのほかの形式では印刷ができません。

まずは作成した履歴書をPDF形式で保存しましょう。履歴書をPDFにする方法については別の記事で詳しく解説しているので、こちらを参考にしてください。

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②USBメモリや印刷用のアプリに保存する

PDF形式で保存したファイルをUSBメモリや印刷用のアプリに保存しましょう。

コンビニの中には、ネット上にデータを保存してデータをダウンロードすることで、プリンタでの印刷が可能になるアプリを開発しているところもあります。その場合、一度アプリにPDFファイルをアップロードし、コンビニのプリンタでQRコードを読み込んで印刷するという流れになります。

またUSBメモリにデータを保存し、コンビニのプリンタにUSBメモリを差し込んで印刷することもできます。

③コンビニなどの身近にあるプリンターで印刷する

最後にコンビニなどのプリンターで印刷すれば、企業に提出する用の履歴書の完成です。

誤字脱字がないかを最後にチェックし、問題なければその内容で企業に履歴書を提出しましょう。

白色の上質紙に印刷する

コンビニで印刷する際に1点注意があります。それは、白色の上白紙に印刷するということです。

よく見ると少し茶色くて薄い紙もありますが、こうした用紙は履歴書などしっかりとした書類を提出するのには相応しくありません。

コンビニで印刷する際は店員に確認するなどして、しっかりと上白紙で印刷されるようにプリンターを設定してから印刷するようにしましょう。

履歴書のコピーは絶対NG！ マナーを意識した履歴書で好印象を勝ち取ろう

この記事では、履歴書をコピーしても良いのか、履歴書を楽に作成する方法はないのかなどを解説してきました。

履歴書をコピーしてしまうと、企業ごとにアピールポイントや志望動機を変えられないので、採用担当者に熱量がないと感じられてしまう可能性があります。

また履歴書は著作権上の問題からコピーすること自体が禁止されています。

履歴書は手書きで作成すべき場面もありますが、パソコンを使えば、企業ごとに違う内容でも効率よく作成できます。

この記事を参考に、企業に失礼がないよう、熱意が伝わる履歴書を作成して内定獲得の一歩を踏み出しましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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