社員訪問の依頼メールを書く際には、まず件名に「社員訪問の依頼」や「○○大学 △△学部の○○と申します。社員訪問の依頼」といった具体的な内容を記載することが大切です。

メールの冒頭では、相手の名前を正確に記載して丁寧な挨拶をおこない、続けて簡潔に自己紹介をして、自分がなぜその企業に興味を持ったのかの理由を述べます。

その後、社員訪問の目的や希望する日時を具体的に伝え、最後に再度お礼を述べて連絡先情報を明記します。

文章は簡潔明瞭に保ち、無駄に長い表現は避けるよう心掛けましょう。そして送る時間帯は平日の9時～16時くらいまでが望ましいです。

返信が来た場合には迅速に対応し、日時や場所の確認をします。返信メールでも、挨拶から始めて具体的な内容の確認や質問をおこない、最後にお礼の言葉を添えることが大切です。

社員訪問後は24時間以内にお礼のメールも送ることが大切

社員訪問が終わった後は、24時間以内にお礼メールを送るのがマナーとされています。

お礼メールの件名には「社員訪問へのご対応、ありがとうございました」といった感謝の言葉を入れ、内容では訪問の際に学んだことや感じたことを簡潔に述べて、再度お礼を伝えることが望ましいです。

これらのアドバイスを踏まえて、社員訪問のメールやその後のやり取りをおこなうことで、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

相手の立場に立って考え、丁寧なコミュニケーションを心掛けることが何よりも重要です。

社員訪問とはいわゆるOB・OG訪問のことかと思いますので、一般的なOB・OG訪問の依頼メールの書き方についてお伝えします。基本的な型があるのでそれに沿って書きましょう。

①件名、②宛先、③お詫びの言葉、④自己紹介、⑤目的、⑥締めの挨拶、⑦署名、これらの情報を載せれば丁寧な依頼メールが完成します。

①件名
【件名：OB・OG訪問のお願い（◯◯大学 就活花子）】のように、内容がひと目でわかるように書きます。

【OB・OG訪問について】だけだとOB・OG訪問の何についてかよくわかりません。「訪問のお願い」まで書いて、初めてわかりやすい件名になります。

②宛先
会社名、部署名、役職名　担当者名を正式名称で書きましょう。たとえば株式会社を（株）のように省略してはいけません。

部署名や役職名なども、会社によっては長い場合もありますが省略せず書きます。もちろん名前は3度見直して、誤字がないか確認しましょう。

③お詫びの言葉
「突然のご連絡失礼いたします。」という一言で大丈夫です。この一言を入れることでぐっと丁寧な印象になります。

④自己紹介
「◯◯大学◯◯学部◯年　就活花子と申します」のように書きます。ここは長々と書く必要はなく、所属と名前という最低限の情報だけ載せましょう。

⑤目的
OB・OG訪問をしたいので時間をもらいたいという内容を書きます。その際、「大学のキャリアセンターでOB・OG名簿に御社の誰々の名前を見つけた」というようなことも触れると経緯が伝わります。

⑥締めの挨拶
「突然のお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご検討いただけると幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます」という挨拶です。

⑦署名
大学、学部、学年、フルネームのほか連絡先も載せておきましょう。

これら①〜⑦までの情報を載せたメールを先方に送りますが、送る時間帯に気をつけてください。基本的には相手の営業時間内ですが、一般的には9時～16時と思ってください。

返信メールにはお礼の言葉と日時の明記も忘れずに

返信が来た場合は、こちらが送ったメールに【Re:〜】という形で送られてくるかと思うので、さらにそれに返信する形で送りましょう。

宛先は最初に②で送ったときと同様に書き、その後お礼の言葉として「ご回答ありがとうございます」で始めます。

訪問日時の指定があれば「いただいた日時で訪問させていただきます」、候補日が書いてあれば「◯月◯日にお伺いいたします」と回答しましょう。

最後にお礼の言葉を「お忙しい中、訪問時間の調整をしていただき、誠にありがとうございます。当日はどうぞよろしくお願いいたします」のように書き、署名をつけて送ります。

OB・OG訪問をした後は、24時間以内にお礼メールを送ることも忘れないようにしてください。そこまですると非常に丁寧で、好印象を与えることができます。