まず、定型文である「お世話になっております」などは毎回入れるのがおすすめです。一般的なビジネスメールでも毎回入れるため、省略する必要はありません。定型文であっても丁寧な印象を残します。

件名も、基本的に修正の必要はありません。そのまま返信しましょう。返信には「Re：」と表記されるため、相手にも返信であることが伝わりやすいといえます。

ただし、返信を繰り返し「Re：Re：Re：」となることで件名が見えづらくなってしまったときは、「Re：」を1個に減らすなど、件名や送信者が一目でわかる工夫があると親切です。

どんな場合であっても、ビジネスメールの最もフォーマルな形式に合わせるのが適切といえます。冒頭には相手の会社名、担当部署、氏名を、一番下には自分の大学名や連絡先を入れるようにしましょう。

採用担当者が多くのメールを受け取っていたとしても、自分宛であることと、誰からのメールなのかをすぐに確かめられます。

名前や連絡先は毎回入れるのが親切

気を付けたいのは、自分の連絡先を入れ忘れてしまうことです。ビジネスメールにおいても、忙しい場合や、面倒を避ける場合に意図的に署名を入れない人もいますが、それは避けましょう。

なぜなら、署名を入れないと、担当者は電話番号などの必要な情報をメールから参照することができないからです。担当者の手間を減らすためにも、忘れずに自分の情報を毎回記載してください。

就活のメールの2回目以降は、簡潔さと明確さを両立させるのが基本です。読み手の負担を減らし、要件をはっきり示しましょう。

冒頭の会社名や長い定型文を毎回フルで入れる必要はありません。ただ、「スレッドが長すぎる」「別の担当者が加わった」「フェーズが明確に切り替わった」などの場合は、タイトルを変更して仕切り直すと親切です。

私が普段おすすめしているのは、件名は同一スレッドならそのまま、用件が変わるときだけ新件名に変更することです。

本文は初回のみ「会社名・部署名・氏名」を記しましょう。2通目以降は氏名のみで十分です。敬称は「さま」とします。あいさつは「お世話になっています」、 要件は「結論」「必要な事実」「確認事項」の順で書きましょう。

無駄な情報の削減をおこない、返信スピードを徹底しよう

署名は毎回そのまま付けましょう。電話番号を必ず記載します。

引用は必要箇所だけ残してください。時刻やURL、締切など検索で引っかかる語だけを残し、冗長なスレッドは短縮させると、採用側が助かります。

返信は24時間以内、遅れるならその旨だけでも先に一報を入れましょう。このような運用を徹底することで失礼にならず、安心感を持って接してもらえます。