履歴書では自分の顔写真を貼らなければいけないため、証明写真を撮る必要がありますが、証明写真のデータをどのように扱っていけばいいか悩む人も多くいるかと思います。

証明写真のデータ化は一見難しそうに感じますが、意外と簡単におこなうことができます。また、一度データ化をおこってしまえば、就活を効率良く進めることができます。

この記事では、キャリアアドバイザーの柴田さん、木村さん、鈴木さんと、証明写真のデータ化の方法について解説していきます。データ化の方法や注意点を解説していくので、ぜひ参考にしてくださいね。

証明写真のデータ化は簡単！ データ化して就活を効率的に進めよう！

履歴書で証明写真が必要になることから、写真を撮るまではほとんどの人がおこないますよね。ですが、データ化となると「必要ないのでは……」と感じる人もいるはずです。

この記事では、まず証明写真のデータを利用するタイミングとメリットについて解説していきます。まずは証明写真をデータ化する目的を押さえていきましょう。そのうえで、誤ったやり方とならないために、データ化をする際の方法や就活で適切なサイズ、押さえておきたいポイントについて解説していきます。

また、データ化した証明写真を履歴書に貼り付ける方法や貼り付けの注意点についても解説するので、なるべく効率的に進めるためにも、データ化した証明写真の取り扱い方法についても押さえておきましょう。

履歴書の作り方が不安な人は「履歴書マニュアル」を活用しよう！

履歴書の作り方に困っていませんか？就活は限られた時間の中で準備する必要があるので、履歴書だけに時間をかけてはいけません。

そんな時は履歴書のポイントを網羅した「履歴書完全マニュアル」を参考にしましょう。この資料を見れば、選考を突破できる履歴書をすぐに作ることができます。

実際に利用できるテンプレートもついているので、作り方を参考にしながら志望企業の選考を突破しましょう。

書類選考の際に提出が求められる履歴書の写真について、なぜ貼る必要があるのか疑問に思う人もいると思います。以下の記事では履歴書の写真の重要性をまとめているので参考にしてみてください。
履歴書を写真なしで提出すると落ちる？ 重要性や4つのリスクを解説

証明写真のデータを利用するタイミング

証明写真は利用するタイミングがいくつか存在し、データ化しておくと便利に就活を進めることができます。また、データ化した証明写真は履歴書以外にも利用タイミングが存在します。

まずは次で解説していく利用タイミングを踏まえて、「いつ必要なのか」を押さえていきましょう。

履歴書をWebで作成・提出する場合

就活で証明写真を利用するタイミングとして、まず履歴書が挙げられます。

最近では履歴書は基本的にPCで作成し、Web上で提出を求められることがほとんどですが、PCで作成する場合は証明写真をアップロードするので、データ化した証明写真が必要となります。

履歴書を手書きで進めていこうと考えている人もいるかと思いますが、PCと手書きを効率的に使い分けることが大切です。次の記事では、手書き・PCの使い分け方について解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
手書きの履歴書の印象は？ PCとの効率的な使い分け術も解説

履歴書の提出がWEB上の場合、PDFにするように指定する企業もあります。以下の記事では履歴書をPDFにする方法をまとめています。参考にしてみてください。
テンプレート付き！ 履歴書をPDF化する方法4パターンを徹底解説

履歴書以外でも活用できる

証明書のデータは履歴書で利用することがほとんどですが、履歴書以外でも活用できるタイミングは存在します。次では履歴書以外での利用タイミングについて解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

スカウトサイト

スカウトサイトでは、自分のプロフィールを閲覧した企業からスカウトが届きますが、自分のプロフィール作成にあたり、プロフィール写真のアップロードが求められます。

プロフィール写真は複数枚登録することができるので、プライベートの写真も利用することができますが、「顔がはっきりとわかりやすいもの」として証明写真も併せてアップロードしておくと自分の印象を伝えやすく、スカウトにつながります。

そのため、事前に証明写真をデータ化しておくことでスムーズにアップロードすることができるのです。

資格試験

就活を有利に進めていくために、資格試験を取得したいという人もいるかと思います。

資格試験では、受験票などで利用するために証明写真の提出を求められます。最近の資格試験は、Webでの出願が当たり前となっており、出願時に証明写真のアップロードが必要なため、データ化しておいた証明写真を活用することができます。

資格試験の受検を考えているけど、どんな資格を取るか悩んでしまう人もいるかと思います。次の記事では、就活を有利に進めることができる資格について解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。
就職に有利な資格33選｜業界・状況別であなたに合った資格を解説

証明写真をデータ化した際のメリット

証明写真のデータは、履歴書に活用できる以外にもさまざまなメリットが存在します。

追加で費用がかかるなど、データ化するにあたって躊躇してしまう人もいますが、証明写真はデータ化することで、かえってお得に効率良く進めることができます。

次では、証明写真をデータ化した際のメリットについて解説していくので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

追加で必要な時にいつでも印刷ができる

一般的な就活におけるエントリー数は、平均25社前後と言われています。そのため、履歴書は平均として、25枚近く用意する必要があるのです。

先ほど、履歴書はPCで作成し、Webでの提出が主流になっていると解説しましたが、企業によっては手書きで作成した履歴書の提出を求める企業もあります。

そのため、あらかじめ印刷した証明写真を用意しておいたとしても、足りなくなってしまうこともあります。そんな時でも、証明写真のデータさえあれば、コンビニなどでいつでも印刷することができるので、急に必要になっても焦らずに用意することができます。

コストが抑えられる

印刷した証明写真がなくなってしまった場合、データ化したものがなければ、改めて撮り直しに行かなければいけません。撮り直すとなると、また費用がかかってしまいます。

ですが、あらかじめデータ化しておけば、前項で解説したとおり、データを印刷すれば良いだけなので撮り直しの費用を抑えられるだけではなく、撮りにいく時間も抑えることができます。

このように証明写真はデータ化することで、金銭面と時間面、両方のコストを抑えることができるのです。

サイズを自由に調整することができる

印刷した証明写真のサイズが違うという場合があるかもしれません。また、資格試験やスカウトサイトで使用する証明写真は、履歴書で使用していたサイズと異なる場合があります。

このようにサイズの変更が必要になるタイミングがありますが、データさえ持っていればサイズは自由に調整することができます。

逆にデータ化をしておかないとサイズ変更の際に、改めて撮り直さなければならないこともあるので、あらかじめデータ化しておくとサイズが違う場合でも備えることができるというメリットがあります。

証明写真をデータ化する方法4選

証明写真をデータ化する方法は4つ存在し、それぞれ入手できるまでの時間や費用が異なります。

4つの方法について、特徴や費用、時間、具体的なサービスを解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

①写真館で撮影する

写真館での撮影の場合、データだけではなく、印刷した証明写真を10枚程度もらえます。加えて、キレイに写るように身だしなみなどを整えてもらうことができたり、プロのカメラマンが撮影するので、仕上がりが担保できるといった特徴があります。

費用がかかるので、金銭的に余裕のある人や、航空業界など印象が合否にかかわる業界を志望する人に特におすすめです。

また、最寄りに写真館がない可能性もあり、事前に予約が必要なので、余裕を持って調べておきましょう。

②証明写真機を利用する

時間的に余裕のない人におすすめしたいのが証明写真機です。証明写真機は駅やコンビニなど、さまざまな場所にあり、手頃な費用で24時間撮影をおこなうことができます。

データ化については、印刷されたものにQRコードがついているので、期間内であればQRコードから簡単にデータを受け取ることができます。

また、最近では美肌モードなど、キレイに写るような機能も備わっているので、写真のクオリティ面も一定担保されています。

③アプリを利用する

費用をなるべくかけたくない人におすすめなのが、写真アプリの利用です。最近では、スマートフォンで撮影した写真を証明写真にすることができる証明写真に特化したアプリがあります。

データとしてスマホに保存した写真は、いつでもコンビニプリントすることができたり、アプリによっては証明写真の入った履歴書を印刷することができます。

④コンビニの証明写真サービスを利用する

自宅にプリンターがないが、すぐに証明写真が必要な人におすすめなのがコンビニの証明写真サービスです。コンビニの証明写真サービスは、自分で撮影した写真をコンビニのマルチコピー機で24時間365日いつでも印刷することができます。

データは残らないので、PCで履歴書を作成する人にはあまり向いていませんが、PCで作成した履歴書に印刷した証明写真を貼り、証明写真付きの履歴書をコンビニでスキャンして、PDF化すれば、Webでの提出も可能なので、困ったら活用してみてくださいね。

証明写真をデータ化する際の適切なサイズ

撮影した証明写真をデータ化する際はサイズに注意しておく必要があります。サイズが異なると自分自身でサイズ調整をおこなわなければなりません。

次で解説していくので、適切なサイズを理解しておきましょう。

推奨サイズはタテ4cm×ヨコ3cm

多くの履歴書で使えるサイズが「タテ4cm×ヨコ3cm」です。先ほど紹介した写真館では、基本的に「タテ4cm×ヨコ3cm」でデータを渡してくれます。

また、証明写真機では指定のアプリを活用すれば、撮影したデータのサイズをスマホ1つで変更することができます。汎用性があるサイズなので、サイズに悩んだらまず「タテ4cm×ヨコ3cm」でデータ化を進めていきましょう。

アプリや写真機には、就活の履歴書用というメニューがあるので、サイズや細かい設定に困ったら、「就活の履歴書用」の項目を選ぶのも手ですよ。

履歴書によって指定のサイズが異なる

就活で利用する履歴書は以下の2種類が挙げられます。

基本的に大学指定のものを利用することがほとんどですが、企業によっては履歴書が指定される場合があるので、履歴書に合わせてサイズを変更する必要があります。

前項で推奨サイズはタテ4cm×ヨコ3cmであると解説しましたが、すべてこのサイズで使えるわけではないということは押さえておきましょう。

履歴書の作成は多くの人が頭を悩ませるものです。次の記事では、新卒の履歴書の作成方法や注意点について解説しています。これから履歴書を作成する人はぜひ参考にしてみてくださいね。
新卒用履歴書の書き方完全版｜よくある失敗や受け渡しのマナーも解説

証明写真のデータ化で押さえておきたいポイント

証明写真のデータ化は足りなくなってしまった時やサイズ変更が必要な際に便利ですが、データ化するまでに注意しておくべきポイントが存在します。

次で解説するポイントを押さえて、後々利用する際に「間違えた！」ということがないようにしていきましょう。

データ化までの時間を把握する

写真館や証明写真機、アプリなど、撮影手段によってはデータ化するまでの時間が異なります。基本的にどれも当日中にデータ化することができますが、移動時間や撮影時間など、撮影方法によってそれぞれ異なるのでしっかりと押さえておきましょう。

特に履歴書の提出まで時間がなく、すぐに証明写真のデータが欲しい場合は写真館での撮影やデータ化は時間がかかってしまいます。

余裕を持って提出するためにも、事前に用意しておくことが望ましいですが、時間がない人は証明写真機やアプリなど、すぐに撮影できる手段を利用しましょう。

背景色は白、グレー、青にする

基本的に指定はありませんが、履歴書の証明写真における背景色は、「白・グレー・青」のどれかが望ましいとされています。

背景色は証明写真の大部分を占めるので、どの背景色を利用するかによって、採用担当者に与える印象は大きく変わります。また、それぞれの色にはイメージが存在します。

それぞれ印象は異なるので、自分が採用担当者に与えたい印象を加味して、選択するようにしましょう。

データは複数保存しておく

データが飛んでしまう可能性を加味して、PC・スマホといったようにデータは分散して保存しておきましょう。

また、スカウトサイトなどでは携帯で写真をアップロードする場合があります。分散して保存しておくことで、どのデバイスからでもアップロードできる状態になるので、後々スムーズに進めることができますよ。

適切な方法で保存する

データは複数の場所に保存しておく必要がありますが、具体的な保存先としておすすめなのが、「クラウドサービス」と「USB」です。それぞれのメリットについて解説していくので、参考にしてみてください。

クラウドサービス

クラウドサービスを利用することで、PCやスマホなどデバイスに捉われずファイルを保存・アクセスすることができます。

また、自動的にバックアップしてくれる機能もあるので、誤って削除してしまってもバックアップからデータを復元することができます。

おすすめのクラウドサービスは次の通りです。

Gmailのアカウントを持っている人はGoogle Driveがおすすめですが、iPhoneなどApple製品を利用している人はiCloudもおすすめですよ。自分にあったサービスを利用してくださいね。

USBメモリ

USBメモリは持ち運びができるうえに、USBメモリを持っていけばコンビニで印刷が可能だったり、PCがあればいつでもデータにアクセスすることができます。

値段もピンキリなので、大容量でなくても良いのであれば、1,000円以下で購入することができます。

一方で、非常にコンパクトなので紛失しないように注意しましょう。

データ化した証明写真の貼り付け3ステップ

PCで履歴書を作成する場合、データ化した証明写真を履歴書に貼り付ける必要があります。ですが、データをどのように貼り付けていくのかわからないという人もいるのではないでしょうか。

データ化した証明写真の貼り付けは大きく3つのステップに分かれます。詳しく解説していくのでこれから履歴書を作成していく人はぜひ参考にしてみてくださいね。

①データをPCに取り込む

PCにデータが保存されていない人はまず、データをPCに取り込みましょう。クラウドサービスに保存している人は、PCのローカルファイルに保存することがおすすめです。

また、スマホに保存している人は、証明写真のデータをメールに添付して送付する方法が手軽で簡単にできます。メールで受信したデータについても、ローカルファイルに保存しましょう。

②企業の指定サイズを確認する

前述の通り、履歴書のサイズは「タテ4cm×ヨコ3cm」が一般的ですが、企業によってサイズは異なります。あらかじめ、提出するサイズに指定があるかを確認しておきましょう。

また、インターネット上で提出する場合は、タテとヨコの比率だけではなく、容量のサイズにも注意しましょう。容量のサイズが大きすぎるとアップロードできない場合があります。

こちらも事前に「〇〇KB」といったように指定があるので確認してみてください。サイズの変更方法ですが、次の方法がおすすめなので活用してみると良いですよ。

③履歴書に証明写真を貼り付けする

画像が適切なサイズに変更できたら、証明写真を履歴書に貼り付けましょう。

履歴書はExcelで作成する場合とWordで作成する場合の大きく2種類がありますが、それぞれWordとExcelには画像を挿入する機能があります。指定の場所を選択して、画像を挿入していきましょう。

また、画像の貼り付けができたら、画質と画像の向きを忘れずに確認してください。「画質が悪く、顔がぼんやりしてしまっていないか」「画像が傾いていないか」を注意してみましょう。

書類での印象を左右する！ データ化した証明写真を使う際の注意点

履歴書などでは、自己PRや志望動機、ガクチカなどが重点的に見られますが、貼り付けた証明写真は採用担当者の印象を大きく左右します。

データを取り扱う際は、次で解説する注意点を押さえて適切に使用しましょう。

原則3ヶ月以内に撮影したものを利用する

履歴書の証明写真は、原則3ヶ月以内に撮影したものを利用することがルールとされています。そのため、昔に撮影したデータの利用は避けましょう。

また、撮影した時と面接する時で髪型や外見が変わっていないようにしてください。外見が違いすぎると過去のデータを使い回していることがわかり、志望度が低いという印象を与えてしまいかねません。

解像度が悪くならないように注意する

データをアップロードするタイミングで画像のサイズや容量を変更する場合があります。

また、インターネット上で提出する際は「JPG」「PNG」など、形式が指定されていることがあるので、画像形式の変更を求められます。

サイズ変更や形式変更のタイミングで画像の解像度が落ちてしまうことがあるので注意しましょう。必ずアップロードする前に解像度が悪くなっていないか確認してください。

データが重くならないようにする

証明写真に限らず、画像データは重くなってしまうものです。データが重くなると画像が壊れて表示されなくなってしまいます。

前述の通り、企業より「◯◯KB以下」という指定に沿っているかを確認しましょう。

バランスが悪くならないようにトリミングする

アプリなどを活用して、自分自身で撮影する場合はトリミングも自分でおこなう必要があります。

トリミングの際の注意点として、履歴書の証明写真は画像のように、顔が背景の中央になるようにしてください。

背景が左側だけ広くなっているなど、アンバランスなものにならないよう、細かい部分にまで気を配りましょう。

データ化した証明写真を印刷する方法

手書きで履歴書を作成する場合、データ化した証明写真を印刷する必要があります。印刷する際は何を活用して印刷するかによって方法はそれぞれ異なります。

大きくはPCとスマホ・タブレットからの2種類に分けられるので、それぞれの手順について解説していきます。自分がどちらの方がやりやすいかなどを加味して、進めていってください。

PCから印刷する方法

PCから印刷する場合は、光沢紙とプリンターを用意しましょう。

印刷の手順は次の通りです。WindowsとMacでそれぞれ手順が異なるので、それぞれ解説していきます。

PCから印刷する際は、カラーに問題がないかを注意しましょう。プリンターのインクがないと、色があせてしまうので、印刷前にインクの容量は確認してくださいね。

スマホ・タブレットから印刷する方法

スマホやタブレットからの印刷の場合、コンビニでの印刷が望ましいです。コンビニで印刷する際は事前にアプリのダウンロードが必要です。コンビニによって、使用するアプリが異なるので注意しましょう。

手順は次の通りです。

コンビニのプリンターは印刷できる形式に限りがあります。事前に形式を把握して、指定の形式に変更したうえで印刷してくださいね。

証明写真をデータ化することで就活を効率的に進めて書類選考を突破しよう

証明写真はどうしても優先度が低くなってしまいますが、書類選考の場では文章以外で自分をアピールする唯一の手段です。そのため、適切な方法で貼り付けなどをおこなわないと、かえって印象を悪くしてしまうものです。

証明写真のデータ化はさまざまな方法がありますが、データ化することで不足の事態に備えることができるだけではなく、コストを抑えたり、サイズ変更も自由におこなうことができます。

複雑な部分も多くありますが、この記事で解説した手順や方法に沿って対応し、選考突破してくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
全国民営職業紹介事業協会　職業紹介責任者（001-220824001-02942）
国家資格キャリアコンサルタント

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