受付事務として就職しようと思うと、履歴書や職務経歴書に志望動機を記載することになります。なんとなく受付事務をしたいと思っていても、明確な志望動機がないと書きづらいかもしれません。

またしっかりとした理由があるものの、どのように書くと面接官に好印象を与えられるのか悩むこともあるかもしれません。

志望動機は面接官がチェックする大きなポイントなので、しっかり作り込まないと、面接を通過するのが難しくなります。

受付事務の志望動機の作り方には5つのポイントがあります。この記事では、キャリアアドザイバーの降幡さん、増田さん、柴田さんと一緒に、受付事務ではどのような人材が求められているのか、どのような志望動機を書くと好印象を与えられるのかをみていきましょう。

この記事を最後まで読んで、自信を持って履歴書や職務経歴書に記載できる志望動機を一緒に作っていきましょう。

受付事務の志望動機はポイントを押さえれば好印象な内容になる！

受付事務として働こうと思っていても、志望動機が明確に記載できないと、面接官からは言い印象を持たれません。逆に受付事務でなければならない理由が明確であり、受付事務に求められる人材だということがアピールできれば、面接官に好印象を与えられます。

とは言え、いきなりそのような志望動機を作るのは難しく感じると思います。しかし、受付事務の志望動機は、ポイントを押さえることができれば誰でも好印象を与えられるものに仕上げられます。

この記事の前半では、受付事務は一体どのような業務をおこなうのか、どのようなシーンで活躍するのかを解説し、受付事務として働いた際のイメージをより明確にします。この記事の後半では、受付事務に求められる人物像はどのようなものか、どういったポイントを押さえれば好印象を与えられる志望動機になるのかを解説します。

この記事を最後まで読んで、自分は受付事務にふさわしい人材だとアピールできる志望動機を作り、自信を持って提出できる状態にしていきましょう。

志望動機を書く前に！ まずは受付事務の業務内容を知っておこう

受付事務の志望動機を作成するためには、そもそも受付事務として働いた際にどのような業務をおこなうのかを理解していなければなりません。

まったく何をするかわからない状態だと、そもそも志望する理由も出てこないため、まずは受付事務の業務内容を熟知しておくことが大切です。

何となく業務内容のイメージはあるかもしれませんが、ここでは具体的に受付事務がどのような業務をおこなっているのか、詳しく解説します。

来客対応

受付事務のメインの仕事とも言えるのが、来客対応です。来客があった際に要件を聞き、応接室などに通してお茶を出すという仕事をおこないます。

あらかじめアポイントメントが入っている場合もありますが、突然来客する場合もあるため、臨機応変な対応が求められます。

また要件によっては社内に通すことができなかったり、後日改めて来てもらう必要がある場合もあるため、柔軟な対応が求められる業務でもあります。

スケジュール管理

受付事務の業務の一つとして、スケジュール管理が挙げられます。こちらは来客スケジュールや社員のスケジュール確認、会議室のスケジュール管理などが挙げられます。

社員はそれぞれ専門的な業務をおこなっているため、日々のタスクに追われています。そのため、かわりに受付事務が社員のスケジュールを管理し、納期までに業務が遂行できるようリマインドをかけたり調整したりします。

また来客と会議がかぶるなどすると、会議室が使えず貴重な時間を無駄にする場合もあります。そうしたことが起こらないよう、社内のイベントを管理することも求められるため、スケジュール管理能力や調整力が求められます。

電話・メール対応

電話やメールの対応も受付事務の業務の一つです。電話は受付事務宛てにかかってくることは多くはありませんが、どのような要件かを聞き、担当者に取り次ぐ役割をおこなうことが多いです。

またメールの対応も受付事務がおこないます。代表のメールアドレスに届いたメールを見て、適切な部署に取り次いで対応してもらうという業務をおこないます。

急きょ対応しなければならない案件もあるため、迅速な対応が求められるうえ、取り次ぐ部署や内容を間違えないよう正確さも求められます。

資料作成

受付事務は資料の作成も担当します。請求書などお金にかかわる書類を作成したり、社内で使用するデータ入力のフォーマットや社内広報など、さまざまな書類を作成します。

文章を作成するための最低限の文章力や、誰が見ても見やすい資料を作成する能力などが問われます。

また資料はwordやexcelで作成することが多いため、これらのソフトを使いこなせる能力も身に付けておくことが必要です。

降幡 美冬さん小コメント

受付事務が活躍する場面を知って志望動機に役立てよう！

受付事務と聞くと、大企業やデパートの案内所に立って案内をしているというイメージがあるかもしれませんが、実はそれ以外にも多くの場面で活躍しています。

活躍するシーンがイメージできると、受付事務として働いているイメージもより明確になりますし、このような働き方もあるのかと視野が広がるきっかけにもなります。

それでは受付事務はどのようなシーンで活躍しているのでしょうか。

百貨店

受付事務は、ショッピングセンターや百貨店のインフォメーションセンターに立ち、顧客の対応をおこなう役割として活躍しています。

館内を適切に案内できたり、ポイントカードの案内をおこなったりと、そのショッピングセンターや百貨店についてのあらゆることを熟知していなければなりません。

また顧客に対して上質なおもてなしをおこなう必要があるため、丁寧な接客スキルも求められます。

臨機応変な対応や丁寧な接客など求められることは多いですが、その分やりがいも感じられる仕事です。

オフィスビル

受付事務はオフィスビルでも勤務します。オフィスビルでは、来客があった際の対応や、社内のスケジュール管理、設備の管理などの業務をおこないます。

来客があった際には応接室への案内やお茶出し、送迎車の手配など細かな気配りが求められるシーンが多くあります。

また社内のスケジュールを管理するため、正確なスケジュール管理能力や調整力が求められます。

社員が快適に働けるよう、細かな気配りができたり目の前の人に尽くしたいと思える人はオフィスビルでの受付事務に向いています。

病院・クリニック

病院やクリニックでも受付事務として働けます。病院の受付では、患者さんの対応をおこない、患者さんが迷わないように順番に案内します。

また患者さんのカルテを管理して、先生が患者さんに適切な治療をおこなえるようにサポートする業務もおこないます。

このほかに、薬の在庫管理や売上の管理などお金周りのことを任される場合もあります。

エステサロン

受付事務はエステサロンでも活躍しています。サロンに来た顧客が快適に施術を受けられるよう、上質な接客をおこなうことはもちろん、会計や次回の予約確認などをおこないます。

またエステティシャンが施術に集中できるように、店内の清掃をおこなったり器具のメンテナンスをおこなったりもします。

そのほかに、電話対応や集客のためのチラシやDMの作成なども担当する場合があります。

エステサロンは顧客の身体に触れて施術をおこなう場所なので、特に衛生面が重視されます。テキパキと作業をおこなう必要もありますが、一つ一つ丁寧に作業をおこなうことも求められます。

ディーラー

ディーラーの受付事務は、主に来店した顧客に対して要件を聞き、席に案内してお茶を出し、営業担当に取り次をおこなうという業務をおこないます。

そのほかに、顧客の情報をパソコンに入力したり、車検の予約や新車登録などの事務作業もおこないます。

またどの車がどの時間帯で試乗しているかなどのスケジュール管理もおこない、営業担当がスムーズに顧客の営業をおこなえるようにサポートします。

車は高級な買いものなので、それ相応のホスピタリティとマナーのある接客が求められるうえ、ショールームを綺麗に保ったり顧客が快適に買いものできるよう細かな配慮が求められるシーンが多くあります。

志望動機にも盛り込みたい！ 受付事務に求められる人物像とは？

受付事務はさまざまなシーンで活躍し、シーンに応じて業務内容も異なってきます。しかし受付事務として求められる能力は共通している部分も多くあります。

受付事務の志望動機を書くうえで、自分は受付事務にふさわしい、とアピールすることが必要です。そのためには、受付事務にはどのような人材が求められているのかを理解することが欠かせません。

続いて、受付事務はこんな人が向いている、こんな人材が求められている、という特徴を解説していきます。

気配りができる

受付事務は、来訪者や顧客など、毎日多くの人とかかわります。かかわる人に対して、その人が快適に過ごせるようにサポートする業務が多いため、細かな気配りを求められるシーンが多くあります。

たとえば待ち時間が発生する場合は、「少々お待ちください」と気遣いの言葉をかけたり、笑顔で明るく接客するといったことが求められます。

人とかかわることが好きで、常に相手のために何ができるかを考えて行動できる人は、受付事務の仕事に向いているといえます。

ツールを活用して志望動機を自動生成してみませんか？

AIツールを活用して
志望動機を完成させよう

無料 作成スタート

冷静かつ臨機応変に対応できる

受付事務は時に臨機応変な対応を求められるシーンもあります。たとえば突然来客した人の要件を聞き、どの部署に取り次ぐべきかを判断したり、顧客から予期せぬ質問を受ける場合もあります。

こうした時に、動じずに冷静に判断し答えることで、顧客も安心して接客を受けられますし来訪した人にも丁寧に答えてくれているという印象を与えられます。

受付事務はその企業やお店の顔となる存在でもあります。企業やお店の看板を背負っていることを忘れず、正々堂々と顧客と向き合う能力が求められます。

最低限のビジネスマナーを理解している

受付事務は顧客と接して快適に過ごしてもらうため、最低限のビジネスマナーを理解し実践できる必要があります。

企業の受付事務として働く場合、時には社長などかなり役職の高い人と接する機会も頻繁にあります。

そうした人に対してビジネスマナーを理解せずに失礼な言動をおこなうと、企業としての信頼が損なわれてしまい、大きな案件を取り逃してしまい損害が出てしまう場合もあります。

こうしたことが起こらないよう、誰が相手でもビジネスマナーを理解して丁寧に接する能力が求められます。

清潔感がある

受付事務は企業やお店の顔となる存在です。そのため、第一印象が重視されます。特に清潔感は、企業の顔としてとても重要です。

髪型はしっかり整っているか、服は背丈にあったものを着こなしているか、靴も綺麗に磨かれているか、など細部まで清潔感にこだわりましょう。

メラビアンの法則では、人と人とのコミュニケーションでは、視覚情報が55%を占めているといわれています。それくらい見た目はコミュニケーションや第一印象に影響を与えます。

丁寧な接客だけでなく、好印象を持たれる身なりも意識しましょう。

計画性がある

受付事務は接客だけが仕事ではありません。社内のスケジュール管理をおこなったりイベントの予約管理なども業務の一環として含まれています。

スケジュール管理をおこなううえで、計画性は欠かせません。計画性なくスケジュールを組んでしまうと、無駄な時間が発生してしまったり、最悪の場合ダブルブッキングをして先方に迷惑をかけてしまう場合もあります。

管理する項目が多くなりスケジュール管理が複雑になることが多いですが、それでも的確にいつどこで何をおこなうのかをしっかり管理し社内全員に共有できる計画性が求められます。

受付事務の志望動機はこう書こう！ 押さえておくべき5つのポイントを解説

受付事務の志望動機を記載するうえで、受付事務にはどのような人材が求められているのかを理解しておくことは重要です。

そのほかにも、面接官に好印象を持ってもらうために、受付事務の志望動機を書く際に意識しておきたいポイントがあります。

それではどのようなことを意識すれば、面接官に好印象を持ってもらえる志望動機に仕上がるのでしょうか。5つのポイントについて解説していきます。

自己分析をして自分の強みを書き出す

まずは自己分析をして、自分の強みを書き出しましょう。志望動機を書くうえで、自分の強みを明確にして打ち出すことが重要です。自分の強みを志望動機に織り交ぜて記載できると、面接官に受付事務で働いた際のイメージをしてもらえ、採用するメリットも与えられます。

これまで自分が取り組んできたことを、小学生から大学時代まで、順番に書き出してみましょう。そしてそれぞれどのようなことを意識して取り組んだのか、どんな強みを活かしてきたかを考えてみましょう。

自分で強みがわからない場合は、友達や家族に自分の強みを聞いてみるのも、自分を客観視する良い機会になります。

自己分析は何から始めたらいいかわからないという人が多いです。しかしこちらの記事で紹介している質問を自分に投げかけると自己分析ができるので、こちらも併せて参考にしてください。

関連記事

自己分析の質問を9分野・105選紹介！ 就職後も活きる多角的分析

自己分析は、さまざまな角度から自分に質問することで価値観を適切に言語化することができます。適切な質問を投げかければ自己分析の効果をさらに高めることができるのです。この記事ではキャリアコンサルタントと一緒に自己分析に役立つ質問105選と就活への活かし方を解説します。

記事を読む

就活の軸や価値観を明確にする

就活の軸や価値観が明確になると、どのような企業で働きたいかが明確になってきます。逆にここが決まらなければ、どのような企業で働こうか、どんな仕事をしたいかが決まってきません。

就活の軸を明確にするには、自分の好きなことや嫌いなことを書き出したり、学生時代に取り組んできたことを書き出してみたりといったことが挙げられます。

また実際に業務をおこなうことで見えてくることもあるので、積極的にインターンに参加するのもおすすめです。

就活の軸が明確になると、どうして受付事務として働きたいのかがより具体的に話せるようになります。

どうして受付事務の仕事をしたいのかを明確にする

受付事務の志望動機を書くうえで、どうして受付事務でなければならないかを記載することは必須です。受付事務でなければならない理由を明確にし、言語化できるようにしましょう。

就活の軸や自分の価値観と、受付事務の仕事でなくてはならない理由が紐づいていると、一貫性があり面接官に好印象を与えられる志望動機になります。

たとえば人に尽くすことが好きで、強みであるコミュニケーション能力を活かせるから、といった理由が挙げられます。

企業研究をおこないその企業でないといけない理由を明確にする

受付事務の仕事は、多くの企業で募集されています。しかし、どうしてその企業に応募するのかを明確にしないと、好印象を与えられる志望動機になりません。

企業としては、自社を選んでくれた理由が最も興味のある部分です。ほかにも同じ職種で仕事が募集されているなかで、どうしてその企業でなければならないのかを志望動機でしっかり伝えましょう。

そのためには、企業研究が欠かせません。その企業はどのようなサービスを提供しているのか、どのような業界でどんな立ち位置にあるのか、どのようなミッションビジョンを掲げているのかなどをチェックしましょう。

複数の企業を研究することで、その企業の特徴が見えてくるので、受けたい企業だけでなくほかの企業についても研究をおこなうように意識してください。

企業研究はどのように進めたら良いかわからないという声を多く聞きます。こちらの記事では、企業研究の具体的な進め方について解説しているので、併せてこちらも参考にしてください。

関連記事

作り方例4選｜企業研究ノートのまとめ方をイラスト付きで解説！

企業研究ノートは企業選びと選考対策に有効！ 就活は情報戦で情報を収集するだけでなく、いかに活かせるかが重要です。記事では企業研究ノートの作り方、必須の情報16項目から情報収集の方法まで、キャリアコンサルタントのアドバイスも交えて解説しています。企業研究ノートで情報を整理し、企業研究を効率的に進めましょう。

記事を読む

人柄がわかるエピソードを加える

面接官は採用面接の際、その人のスキルや能力を見ているのではなく、その人がどんな人柄か、性格が社風にマッチするかなどを見ています。そのため、スキルや能力をアピールするのではなく、人柄が伝わるエピソードを加えて、人間味をアピールしましょう。

ただ人柄を伝えるだけでなく、その企業がどのような人材を求めているのかを企業研究をおこなって知り、受付事務にはどのような人材が求められているのかを理解したうえで、人柄が伝わるエピソードを考えましょう。

まずは自分のどんな人柄を伝えたいのかを決め、その後それにマッチするエピソードがないかを、過去を思い出しながら書きましょう。

この流れで書こう！ 受付事務の志望動機の構成を紹介

受付事務の志望動機で面接官に好印象を与えるためには、志望動機の構成が重要です。構成がしっかり作られていないと、自分の伝えたいことが相手に伝わらず、せっかく作り込んでも魅力が半減してしまいます。

志望動機は企業が重視してみる項目の一つなので、ここが魅力的でなければ採用しようと思ってもらえません。

それでは魅力的な志望動機に見せるために、どのような構成で志望動機を書けば良いのでしょうか。

なぜ受付事務の仕事を志望するのか

まずは、なぜ受付事務の仕事を志望しているのか、その理由を端的に述べましょう。面接官は数多くの志望動機を見ます。そのため、一言でどのような理由で応募しているのかを知りたいと感じています。

結論から述べるということは、わかりやすい文章を書くうえでは必要不可欠です。自分の思いなどたくさん伝えたいことはあるかもしれませんが、まずは冒頭で端的に結論を述べるよう意識しましょう。

ただし、ありきたりな理由だと目を引かないため、簡潔ながらも面接官が興味を持って続きを読みたくなるように作り込みましょう。

どうしてその企業でなければならないのか

続いて、数ある受付事務の仕事のなかで、どうしてその企業に応募したのかを記載しましょう。この部分は応募先の企業が最も聞きたい部分です。ここをしっかり書けていれば、面接官に好印象を与えられます。

しっかり企業研究をおこなっているということをアピールするためにも、その企業が用いているキーワードやミッションビジョンなどを志望動機のなかに入れるとベターです。

どの企業でも実現できることではなく、その企業でないと実現できないことをここでしっかり伝えましょう。

自分は企業にどう貢献できるのか

最後に、自分を採用することによる企業のメリットを伝えましょう。ここでは自分の強みに言及しながら、企業が求めている人材とマッチしていることを伝えましょう。

ここにプラスで、今後のキャリアビジョンも伝えられるとベターです。キャリアビジョンを語れると、将来この会社でどのように活躍してくれるのかイメージしてもらえ、採用してからのイメージを持ってもらえます。

また先のことも見越して動ける能力があるのだというアピールにもなるため、自分の人生をどうしたいのか、将来的にどうなりたいのかを明確にし、その企業でどのような働き方をしたいのか、どんな業務に取り組みたいのかを伝えましょう。

【テーマ別】受付事務に就職できた志望動機例5つを紹介！

受付事務の志望動機は、どうして受付事務でなければならないのか、その企業でなければならないのか、という部分を的確に伝えることが重要です。

自己分析や企業研究をおこなうことで、どうしてその企業でなければならないかという理由は見つかります。

しかし、いきなり自分で志望動機を考えるとなると、どのように書けば良いかイメージが湧かないかもしれません。

そこで、受付事務の志望動機の例をテーマ別に紹介します。例を参考にして、自分ならどのような経験を活かして志望動機を作れそうか考えてみてください。

アルバイトの経験をテーマにした例

大学時代、多くの学生がアルバイトに取り組んだことがあるのではないでしょうか。まずはアルバイトの経験をテーマにした例を紹介します。

部活動の経験をテーマにした例

中学校や高校で部活動を一生懸命がんばったという経験がある人は、部活動の経験を志望動機に活かせます。続いて部活動の経験を活かした例文を紹介します。

学業の経験をテーマにした例

学生時代、学業や研究活動に力を注いだ学生は多いのではないでしょうか。続いて学業の経験をテーマにした例文を紹介します。

趣味をテーマにした例

就活では自分の趣味も志望動機に活かせます。志望動機をテーマにした例文を紹介します。

身近な人の役に立ったことをテーマにした例

学生時代にがんばったことが思いつかないという場合も、身近なところに志望動機のネタはあります。最後に身近な人の役に立った経験をテーマにした例文を紹介します。

【業種別】受付事務の志望動機例5つを紹介！

一言に受付事務といっても、企業の受付事務から百貨店、病院など受付事務の求人はさまざまな企業でおこなわれています。

業種ごとに業務内容が異なるため、受付事務の志望動機もそれに合わせて変えなければなりません。

受付事務の志望動機の例を業種別で5つ紹介していきます。

百貨店の受付事務の志望動機

百貨店の受付事務は、インフォメーションセンターに立ち、顧客の買いもののサポートをすることがメインの業務となります。

百貨店の受付事務の志望動機例を紹介します。

オフィスビルの受付事務の志望動機

オフィスビルでは来客対応をおこなう機会が多く、社外の人と多く接点を持つことになります。オフィスビルの受付事務の志望動機例を紹介します。

病院・クリニックの受付事務の志望動機

病院・クリニックでは、患者さんが安心して治療を受けられるようにサポートする業務をおこないます。病院やクリニックの受付事務の志望動機の例を紹介します。

エステサロンの受付事務の志望動機

エステサロンは顧客に癒しを提供する場です。受付事務は癒しを提供するためのそのため空間づくりという役割もになっています。

エステサロンの志望動機の例を紹介します。

ディーラーの受付事務の志望動機

ディーラーの受付事務は、高額なものを販売するため洗練されたビジネスマナーや上質な接客が求められます。最後にディーラーの受付事務の志望動機を紹介します。

受付事務の受かる志望動機は自己分析と企業研究が大切！

この記事では、受かる受付事務の志望動機の書き方や押さえるべきポイントについて解説してきました。

受付事務は複数の業界で募集があるため、まずは自分がどの業界で受付事務をしたいかを明確にし、その業務内容を知ることが大切です。

そのうえで自己分析と企業分析をおこない、自分の就活の軸や強みを明確にして、どうして受付事務でなければならないのか、どうしてその企業でなければならないのかを明確にしましょう。

受付事務の志望動機の例文もシーン別に紹介してきたので、例文も参考にしながらあなたにしかかけない魅力的な志望動機を作りましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

＞ メッセージを読む