面接を間近に控えていても、トラブルや予定の変更などにより、やむを得ず辞退を検討しなければならないこともあるでしょう。そのような状況において、どのようにして辞退を伝えれば良いのかと悩む人は多いです。

面接を辞退する際にも、ただ「辞退します」と伝えるだけでは不十分です。3つのマナーを守ったうえで、丁寧に辞退の意思を伝えることで今後の選考へのリスクを最小限におさえることができます。

記事では、日々多くの学生から就活の悩み相談を受けているキャリアアドバイザーの田邊さん、永田さん、横山さんと、面接を辞退する際のマナーや、実際にメールや電話で辞退を伝える方法を解説します。

また、面接官の経験がある高尾さんからは、面接辞退をする学生への印象を企業側の視点から聞いてみました。面接を辞退する際も、自分が不利にならないよう、丁寧な対応を心掛けましょう。

面接を辞退したいときはマナーに留意し速やかに連絡しよう

面接の辞退をすることに罪悪感があったり、本当に辞退して良いのか悩み、なかなか連絡できない人もいるのではないでしょうか。しかし、実際には遅くなればなるほど企業側に迷惑がかかります。辞退すると決めたら、速やかに連絡をしましょう。

記事では、まず面接の辞退をするときに守るべき3つのマナーを解説します。そのうえで、連絡をするときのメールのテンプレート8選を紹介するので、自分に合うものをコピー、編集して使用してください。

また、そもそも辞退をするべきなのか決断できない人は、面接を辞退するリスクの解説からよく考えてみましょう。実際に、面接を辞退したひとの体験談も紹介するため、決断する際の判断材料にしてみてください。

さらに、連絡後の企業からの返信で、対応に迷うことがあると思います。その際の対応方法を悩み別に説明するので、返信を受け取ったときに参考にしてください。

最後に、面接の辞退をする前にそもそも考えなければならないことや、心構えなどの注意事項を解説するので、参考にしつつ速やかに連絡しましょう。

面接の辞退をするときの3つのマナー

まずは、面接の辞退をするときに守らなければならない、3つのマナーを把握しておきましょう。

企業側は、面接官を設定したり、質問事項を用意したり、応募書類を読み込んだりと、面接前に相当な労力をかけています。そのため、面接の辞退をするならば失礼のないようにすることが大切です。

ここからは、失礼のないように守るべき3つのマナーを解説します。これから社会人になる人として、マナーを守ることは基本中の基本なので、しっかり心得ましょう。

①できる限り早く連絡する

辞退することを決めたら、できるだけ早く連絡することが不可欠です。企業は面接に向けて準備をしており、遅ければ遅くなるほど無駄な労力をかけてしまいます。また、連絡する精神的ハードルも上がりやすくなることがあります。

辞退をすることをしっかりと決めたらすぐに連絡を入れましょう。

連絡は企業の営業時間内におこなうことがマナーです。営業時間を過ぎている場合は、翌日に連絡しましょう。

②無断での辞退は避ける

連絡するのが面倒であったり、忙しかったり、気が引けたりすることで、辞退の連絡を入れずにすっぽかそうと考える人もいるかもしれませんが、当然やってはいけないことです。

連絡をしなければ、面接の時間まで人事や面接官は待機しています。忙しい中あなたのために時間を空けているので、無断で辞退することは失礼極まりないことです。

記事で紹介するメールテンプレートを用いれば簡単に連絡できるので、活用し、無断での辞退は避けましょう。

面接をばっくれたときの影響や、その後の対処法などはこちらの記事で解説しているので、併せて確認してくださいね。

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③基本的にはメールでおこなう

辞退の連絡は、基本的にはメールで問題ありません。電話だと相手の時間を奪ってしまうことになり、特に忙しいときは迷惑になることがあります。メールであれば相手の都合に合わせて読んでもらえます。

電話でも追って連絡すると丁寧な印象になる

面接を辞退するときにはメールでの連絡で問題はありませんが、これまで企業のOB・OGに面倒を見てもらったなど、関係性が深い場合は「メールのみで辞退するのは無礼なのでは」と気になる人もいるかもしれません。

追って電話でも連絡すると、より丁寧な印象にはなります。電話をする場合は、営業時間中かつ、忙しくなりがちな営業時間の開始時刻や終了ぎりぎりの時間にはならないよう気を付けましょう。

電話するときの伝え方の例は記事の後半で載せているので、参考にしてください。

前日夕方までに返信がなければ電話で連絡する

メールをして返信がない場合は、企業が読んでいない可能性があります。もし前日夕方までに返信がなければ、電話で連絡しましょう。

その際、「先ほどメールをお送りした件で、念のためご連絡させていただきました」とメールを送ったことも伝えてから辞退の旨を言うと良いです。

「メールは読まれましたか」などと企業側を責めるような口調は避けましょう。あくまで念のため連絡したというニュアンスを伝えれば失礼な印象にはなりません。

前日夕方または当日に辞退を決めた場合は電話で連絡する

面接の辞退を決めたタイミングが前日の夕方や当日など、面接日の直前である場合は、メールを読まれないこともあるため、電話で連絡しましょう。

その場合は「直前のご連絡となり恐縮ですが」などと枕詞を添えることで丁寧な印象になります。

こちらのQ＆Aでは面接に寝坊してしまったときの対処法をキャリアコンサルタントが回答しています。

理由別！ 面接の辞退をメールで伝える例8選

面接の辞退のマナーがわかったら、次は面接の辞退をする際に使えるフォーマット8選を確認しましょう。メールの例は状況別に分かれているので、自分に合うものを探してみてください。どのようにまとめたら良いかわからないという人もイメージが付きやすいでしょう。

ただ、基本的には面接辞退の理由は正確に伝えなくても問題はありません。明言を控えたい場合は、一番最初の「一身上の都合」のテンプレートを使用してくださいね。

また、メールに書くべき内容は上のイラストにまとめているので、以下の例いずれにも該当しない場合は、画像を参考に自分で作成してみましょう。

一身上の都合

他社から内定を得た

複数の企業と日程が被った

家庭の事情

ケガ・病気

社風とのミスマッチを感じた

スキル不足を感じた

強みとのミスマッチを感じた

面接の辞退を電話で伝える例

辞退のタイミングによっては、メールでの連絡が適切でない場合もあります。面接直前に辞退を伝える際や、メールしたにもかかわらず企業から返信がない場合は、電話で面接辞退の旨を伝えましょう。

ただし、電話はメールと異なり、相手の都合にかかわらず時間を奪ってしまう面があります。忙しい中連絡することを謝罪したうえで伝えましょう。

伝える内容は基本的にはメールと同じです。以下は家庭の事情で辞退する例ですが、メール例文を参考に自分の状況に合わせて伝えましょう。

就活生が面接を辞退すべきか考えがちな瞬間とは

ここまで、面接を辞退する際に使える例文を紹介してきました。しかし、そもそも辞退するべきか悩んでいるという人もいるでしょう。実際、周りの就活生たちは、どんな状況で辞退を考え、最終的にどう判断をしたのか気になりませんか。

ここからは、キャリアコンサルタントとして数々の就活相談に対応してきた高尾さんに、学生から寄せられた「辞退すべきかどうか」という相談内容について、具体的な事例をもとに解説してもらいます。面接辞退を判断する際の参考にしてみてください。

見落としてない？ 面接を辞退するリスク

高尾さんの体験談からもわかるように、面接を辞退することにはリスクやデメリットもあります。

それらを把握しないまま辞退をしてしまうと、皆さん自身が不利になることもあるのです。また、その場では問題がないように見えても、あとになって周囲に迷惑をかけてしまう可能性も否定できません。

だからこそ、面接を辞退するリスクを理解して、後悔のない選択にしましょう。

①選考には戻れない

一度面接を辞退すると、再び選考を受けるのは難しくなる場合がほとんどです。面接を受けているのはあなただけではなく、ほかにも採用候補となる人が複数います。

そのため、何らかの理由で選考に戻りたいと思っても、一度辞退を申し出た人に対して再度面接の機会を与えることはほぼないといえます。採用されるチャンスがある企業の数を、自ら減らしかねない点は、あらかじめ意識しておきましょう。

②社会人としての信用が失われる場合がある

面接を辞退したことで、社会人のマナーが備わっていないと判断され、実際に働きだしてから苦労をする可能性もあります。基本的には、一度取り付けた約束をキャンセルするということはマナー違反です。

就活の場合、1つ面接をおこなうために、面接官の時間を確保する、ほかの応募者を絞り込みする、採用費用をかけるなど、多くのコストがかかっています。キャンセルは、こうした努力を蔑ろにする行為といっても過言ではありません。

たとえ他社で働いたとしても、取引先企業として出会う可能性や、転職先として検討をする場合など、面接を辞退した企業とかかわる可能性があるかもしれません。その際に、辞退をしたという事実が悪影響を与える確率もゼロではないでしょう。

③大学や後輩に迷惑がかかる可能性がある

就活では、履歴書を使用するケースが大半で、そこには出身大学が書かれています。また、企業によっては、大学ごとに採用実績を管理しているケースもあり、その際もし誰か1人が辞退をしてしまうと、その履歴が企業に残ってしまう可能性があります。

そうすると、企業側が同じ大学からの選考受け入れや内定をためらうケースがあります。なぜなら、過去に辞退した学生の印象が強く残ってしまうと、「この大学の学生なら、また辞退されるかも」といった不信感につながることがあるからです。

特に、大学からの推薦でその企業への面接を受ける予定がある場合は、辞退すると翌年以降その採用枠がなくなる可能性もあります。

そのため、辞退を決断する際には、周囲への影響も踏まえて慎重に判断することが大切だと覚えておきましょう。

④関連企業での選考通過が難しくなるケースもある

大手企業などで、関連企業がある場合、選考の状況や結果が共有される場合があります。つまり、面接辞退をしたという履歴も共有されるケースも考えられるということです。その場合、「うちの企業でも辞退されるかも」と選考通過が難しくなる可能性も否定できません。

1つの企業を辞退することで、ほかの選考にも影響が及ぶこともあるため、同業他社などで複数の選考を進めている場合は注意が必要です。

なかには「圧迫面接を受けたけど、辞退することで何かいわれそう」と辞退を躊躇している人もいるでしょう。しかし、明確な理由があるのであれば、リスクを考慮する必要はありまません。

下記の就活QAでは、キャリアコンサルタントが圧迫面接を辞退する妥当性を教えてくれます。

キャリアアドバイザーが語る！ 実際にあった面接を辞退したことによる弊害

面接を辞退するリスクを解説してきましたが、実際に影響が及ぶことはあるの？ と気になる人もいるでしょう。そこで、キャリアコンサルタントの高尾さんに、面接の辞退によって就活がスムーズに進まなくなってしまった例を聞いてみました。

あらためて、こうしたリスクも踏まえたうえで、冷静に判断するようにしましょう。

悩み別！ 面接辞退後の対応方法

さらに、面接辞退の連絡をした後に、企業から来る返信で悩むこともあります。ここからは、悩み別に対応方法を解説します。

返信が来た際に悩むことがあれば、こちらを参考に対応を進めましょう。

①辞退の理由を聞かれたらどうする？ 

面接を辞退する理由を「一身上の都合」などと伝えた場合、企業からの返信で、辞退の理由を聞かれることはあります。その場合は、嘘をついたりごまかしたりはせず、正直に伝えましょう。

ただ、企業への失礼にならないよう心掛けましょう。たとえば「もっと自分に合う企業があるのではと思いました」などと伝えると、「自分にとって役不足」というニュアンスにとらえられかねないので、注意しましょう。

記事のこちらで紹介しているメールの例文を参考に辞退の理由を伝えてくださいね。

②メールへの返信が来たら再返信するべき？ 

辞退のメールを送った後、企業から承諾の旨返信が来たら、再返信する必要はありません。ただ、「辞退される理由を教えてください」「日程の再調整も可能ですがいかがですか」などとやりとりが続くようであれば、それに答える形で返信しましょう。

メールを返信するときには、タイトルに「Re:」がついたままでかまいません。日程を再調整する場合は、直近数日を候補に出して調整しましょう。以下のメール例文を参考にしてください。

提示する日程は、業務時間外や昼休憩の時間を避けましょう。

面接を辞退するときの注意点

メールの返信でも内容を誤ると、思わぬトラブルにつながることがあります。それ以外にも、面接の辞退をする際についやりがちな失敗があるため、注意が必要です。

ここからは、面接を辞退する際の注意点を解説します。2つのことを注意しなければ、辞退したことを後悔したり、今後支障を感じたりすることがあるので、踏まえたうえで辞退の連絡をしましょう。

①本当に辞退して良いのか吟味する

基本的には、面接の辞退をした後に再受検するのは難しいです。そのため、そもそも辞退をして良いのか、よく考える必要があります。

家庭の事情、体調不良などであれば、時期を調整してもらえることもあります。通年採用していたり、秋採用、冬採用をしている企業では、長期間待ってもらえる可能性もあります。辞退に迷うようであれば、事情を伝え、日程を調整してもらえないか交渉してみましょう。

また、ほかの企業を優先したいと考えても、改めて検討すると、辞退しようとしている会社の方が自分にマッチしていることもあります。

以下の記事では、自分に合った仕事を見つける方法を解説しています。記載の内容に沿って、辞退しようとしている会社と自分のマッチ度を測り再検討することがおすすめです。

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志望度が高い企業の内定がないなら辞退しない方がベター

企業と合わないと感じても、その企業よりも良い企業が今後現れるとは限りません。志望度が高い企業の内定を持っていないならば、辞退をするのは避けるべきです。

内定を得たなかではその会社が最も自分に合っていたということもあるので、辞退は慎重におこなう必要があります。

「内定がとれない……」と悩んでいる場合は、こちらの記事で対策をチェックしてくださいね。

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②今後関係を持つ可能性を踏まえて丁寧に連絡する

入社しなかったとしても、社会人になってから取引先になるなど、関係を持つ可能性があります。不躾に面接を辞退するとネガティブな印象が残り、仮に取引先になった場合、信頼関係を構築しにくくなるかもしれません。

辞退の連絡はできるだけ早めに、かつ丁寧な言葉遣いでおこない、悪い印象を残さないようにしましょう。

面接の辞退を決めたら3つのマナーを遵守！ 丁寧に素早く連絡しよう

面接の辞退が決まっていても、連絡することに気が進まず、なかなか連絡ができないという気持ちもよくわかります。しかし、連絡が遅くなればなるほど、プレッシャーも大きくなるでしょう。だからこそ、辞退を決めたら迅速に連絡をすることが必要です。

辞退の連絡をする際は、この記事で紹介した3つのマナーを守っていれば、失礼な印象になることはありません。だからこそ、連絡を後回しにせず、丁寧に連絡をしましょう。

きちんと連絡をすることで、次の選考やステップに進みやすいです。次の一歩を気持ち良く踏み出すためにも、適切な手順で面接辞退をおこないましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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