仕事が終わらない! 今すぐやれる4つの行動と磨くべき力とは

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この記事にコメントしたアドバイザー

  • 小西 一禎

    オフィスKK代表 保有資格:キャリアコンサルタント(登録番号 17052511)/ケアストレスカウンセラー(登録番号 JC-150081)/産業カウンセラー(登録会員番号 16020290)/GCS認定コーチ(認定番号2102KJ2850)/保育士(登録番号 東京都-127428) SNS:X(旧Twitter)/ブログ  

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  • 平井 厚子

    Officeまいとれいや代表 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号18050998)/2級キャリアコンサルティング技能士(第13S17405190号)/産業カウンセラー(第S0801178号)/教員免許 SNS:X(旧Twitter)/Instagram

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  • 岩﨑 千夏

    HR&Sパートナーズ代表/人事採用コンサルタント 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント SNS:X(旧Twitter)/ブログ

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「仕事が終わらなくて定時に帰れず残業してしまう……」「仕事を終わらせられない自分が嫌になって辛い……」など、仕事を効率的に進められないことで体力的にも精神的にも大変な思いをしてしまっていませんか。

仕事は長い人生の中で多くの時間を占めるため、仕事が終わらず辛い状態を放置していると、体調に悪影響を及ぼしたりプライベートでも心身ともに有意義な時間を過ごすことができなくなってしまう可能性もあります。

この記事では就活・仕事のプロであるキャリアアドバイザーの小西さん、平井さん、岩﨑さんとともに、仕事が終わらないときのおもな原因から仕事を効率的に進めるために欠かせないポイントやアクションについて解説していきます。

ここでのアドバイスを参考に、効率的に仕事を終わらせて充実した社会人生活を送ってくださいね。

小西 一禎

プロフィール

仕事が終わらない状況を打破できなければ、人生から彩りや豊かさが失われてしまいかねません。

最悪の場合、仕事ばかりの人生になってしまう恐れがあります。仕事が終わらないときは原因究明を放置せず、可及的かつ速やかに対処した方が良いでしょう。

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仕事が終わらないのはなぜ? 解決には「現状把握力」が重要

仕事が終わらない原因はさまざまありますが、解決するためには自分が陥っている状態を正確に理解する「現状把握力」がとても大切です。

「現状把握力」を養うためにも、仕事が終わらないという問題について理解する必要があるため、まずは考えられる原因を6つに分けて解説していきます。どんな原因によって仕事が終わらないのかを判断し、自分自身の業務中の姿を客観的にイメージしていきましょう。

「現状把握力」は目の前の問題の原因を突き止めるときにも大切な力ですが、普段の仕事をより効率的にできるようになるためにも必要な力となります。そこで次は、「現状把握力」を鍛えるための3つの方法と仕事ができる人の行動について詳しく解説していくのでぜひチェックしてみてください。

最後には、日々の仕事にすぐに取り入れられる簡単なアクションを4つに分けて解説するため、参考にして業務効率アップを目指しましょう。

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いくつ当てはまる? 仕事が終わらないときに考えられる6つの原因

皆さんは普段、自分がどのように仕事をしているか客観的に考えてみたことはあるでしょうか。仕事を終わらせることに必死で原因に気付けないままでは「仕事が終わらない」という負のループから抜け出せなくなってしまいます。

まずは仕事が終わらない人にありがちな原因を下記の6つに分けて解説します。改めて自分を見つめ直して当てはまる原因を洗い出してみましょう。

①業務の役割や全体像がつかめていない

仕事が終わらないと感じている人の中には、この仕事は会社全体の業務の中の何のためにやっているものなのかが曖昧なまま仕事をしている人も多いのではないでしょうか。

自分の仕事の役割や全体像を理解せずに仕事をしていると、「何のため・誰のために働いてるんだろう」という疑問が生まれてしまいます。仕事に疑問を抱えた状態ではモチベーションが保てず、仕事に取り組んでも早く終わらせることは難しくなるのです。

また、任された仕事の役割や全体像を理解できていないことで、会社や上司が求めるクオリティや業務内容にミスマッチが生じるというリスクもあります。

仕事をする側と仕事を任せる側で認識の度合いが違うことが仕事のミスにつながり、やり直しなどで余計に時間を費やして仕事が終わらないという状況を作り出してしまうのです

②スケジュール管理ができていない

自分が一日に終わらせたい業務に対し、各業務に必要な時間を明確に把握できていないことも、仕事が終わらない原因の一つです。

急に入った仕事や慣れない仕事で時間を取られる場合などを除いて、スケジュールをしっかり管理できていないと、今やっている仕事があとどのくらいで終わるのかが不明瞭になるためダラダラ仕事の時間が伸びてしまいます

モチベーションという観点で見ても、終わりの見えない仕事では気持ちも上がらず、本来なら出せるはずの仕事のパフォーマンスも下がってしまっているかもしれません。

平井 厚子

プロフィール

スケジュール管理ができていないときに起こりうるのは納期遅れです。

いつまでに何をやるかを決めて、今日は何時から何時まではこれをやるというところまで落とし込むのが、スケジュール管理です。これができないと、仕事が終わらないだけでなく約束した仕事の納期を守れないでしょう。

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③周りの人とうまくコミュニケーションが取れていない

企業などの組織で働いている場合、自分の仕事の量や内容は自分自身で判断するのではなく、会社や上司からの采配によって決まります。

そのため、任された仕事が終わらないということは、あなた自身の考える仕事のキャパシティと会社があなたに求めている仕事のキャパシティが合っていない可能性が考えられるでしょう。

この認識のズレはコミュニケーションが不十分なことが原因です。上司や同僚と業務についての話し合いや報告を適切にできなければ、あなたがどんな仕事をしていてどのくらいのことができるのかが見えづらくなり、間違った評価につながります

自分の状況や仕事の進捗がきちんと周囲に伝わらないままでは、仕事が終わらず辛い気持ちや大変さを理解してもらえず、仕事の手助けなど誰かを頼ることも難しくなってしまうでしょう。

相手からどう思われるか怖くて本音が言えないときはどうすればいいですか?

岩﨑 千夏

プロフィール

相手の立場に配慮して話の切り出し方に気を付けよう

仕事上での関係性は、お互いプロとプロです。最大の成果を生み出すために言わなければならないこともあるでしょう。とはいっても、個性があるので、本音を言える人も言えない人もいますよね。

いきなり否定的な言葉やネガティブな言葉は誰でも聞きたくないものなので、まずは肯定的な言葉を述べたうえで話すことで相手も受け入れやすくなるでしょう。

直接伝えられないときには、メッセージや電話でも良いかもしれません。この場合でも、まずは感謝の気持ちや相手の立場を考慮したうえで話を切り出すことがポイントです。

④責任感が強く1人で抱え込んでしまう

責任感が強いというのは、一見ポジティブな側面として受け取ることができますが、責任感が強すぎることが仕事が終わらない状況を作ってしまうこともあります

責任感が強すぎる人は、任された仕事をすべてやりきろうとしてしまうため、「仕事が終わるまで帰らない」という選択を自ら取ってしまっている可能性があります。

また、自分がかかわった仕事の結果においても必要以上に責任を感じてしまうため、会社全体で利益が出せていないときなどに、1人で必要以上に多くの仕事を抱え込んでしまっているかもしれません。

小西 一禎

プロフィール

最初から最後まで、自己完結させることが美学だと思っている人は確かにいます。責任感が強いとも言えますが、「人を信じられず任せようとしない」「チームプレーが不得手」とも言い換えられるでしょう。

1人で抱え込みすぎた仕事について、評価された時は自分だけが評価されますが、失敗した場合でも自分だけが責任を背負い込むことになります。

仕事が終わらないことに責任を感じ「仕事が辛い」と悩んでしまう人も多いのではないでしょうか。下記では「仕事が辛い」気持ちを楽にする対処法についてキャリアコンサルタントが解説しているため、ぜひ参考にしてみてくださいね。
仕事が辛いときに自分を責めないで! 心が楽になる10の対処法

自己分析をするなら自己分析ツールが一番おすすめ!

自分の弱みはわかっていても、強みは思いつかないものですよね。「それ、強みって言えないよ」と思われたくない人も多いはず。

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⑤完璧を求めるあまり業務スピードが遅い

完璧主義な人の中には、何かに取りかかる前の準備に時間をかけていたり、何かを成し遂げるために何度も試行錯誤した経験もあるのではないでしょうか。

仕事の完成度を高めるうえでは、完璧主義はとても大きな強みになりえますが、仕事のスピード、つまりは「仕事を終わらせる」という点においては短所になってしまう可能性があります

仕事の完成形を意識しているのは良いことですが、完璧を求めすぎると取りかかる準備に時間がかかったり、仕事を途中で何度もやり直したりすることもあるでしょう。しかし、一つの仕事に費やす時間が多ければ、それだけ仕事を終わらせることも難しくなります。

このように完璧主義すぎる仕事の進め方は、仕事が終わらない原因になるだけでなく、気付かないうちに精神面や体力面でもかなりの負担をかけてしまっているかもしれません。

完璧主義過ぎる考え方を変えるにはどうしたらいいですか?

平井 厚子

プロフィール

「こうあるべき」という規範意識を緩めてみよう

「べき」を緩めることをおすすめします。完璧主義の人は規範意識が強く、「こうあるべき」「〇〇でなければならない」「普通は〇〇じゃないか」という考えが強い傾向があります。

これを少し緩めてみましょう。「こうあるに越したことはないな」「〇〇でなければならないと思ってきたけど、△△でもまあまあの結果は得られるんだな」「普通の基準は人によって違うのかもしれない」のように見方を変えてみると、自分の気持ちも楽になるはずです。

⑥仕事をする環境が整っていない

集中して仕事を進められるかどうかは、仕事の内容やその人の健康状態などももちろん影響を与えていますが、仕事をする環境がとても大切です。

職場の自分のデスクや在宅中の仕事部屋が散らかっていたり、仕事で使うPCやネット環境が整備されてなかったりなど集中力が途切れてしまう環境で仕事をしてしまうと、仕事が終わらない原因の一つになりえます

また、一緒に働く人とコミュニケーションが円滑に取れないことも、仕事が終わらない状況を作ってしまいます。

企業で働く以上、自分一人でできる仕事は少なく、チームの人と協力したり上司からの指示を受けながら進めていくものも多くあります。報告や確認・指示などのフローが整っていないと一つの仕事の完了に時間がかかったり、正しい指示が受け取れず仕事の質が下がったりしてしまうのです。

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自分のせいだけではない? そもそも仕事量が多いときの対処法

ここまでは仕事が終わらない人に当てはまる原因を解説してきましたが、仕事が終わらないのは単純に個人のせいだけではない場合もあります。

前述の通り、仕事の内容や量は、会社が社員の評価をもとに人員を配置しながら決めています。

そのため、自分の実力が正しく評価されなければそもそもの仕事量は増え、仕事が終わらないことにつながりかねません。また、例外としてブラック企業で意図的に限界以上の仕事内容を求められる場合も、仕事が終わらない原因になりえます。

次は、自分ではどうしようもできないところで「仕事が終わらない」状況になってしまったときはどうすればいいのか解説していきます。自分が置かれている環境を改めて見直すきっかけとして参考にしてみてくださいね。

会社側に原因がある場合の具体的なケースにはどんなものがありますか?

岩﨑 千夏

プロフィール

個人の目標や役割の線引きが曖昧な場合が考えられる

与えられた目標が高すぎる場合、個々の役割が不明確な場合が考えられるかと思います。そもそも目標値が高く設定され、頑張って行動をして時間を投資しても目標が達成されなければ仕事は終わりとはみなされません。

社会人の仕事評価は頑張り度ではなく成果で計られることが多いため、客観的に見て達成したと思われるまでは行動し続ける必要があります。

また、チーム単位での目標で個々の線引きが曖昧な場合は、いわゆる仕事ができる人・速い人に業務が集中してしまうこともあります。経験を積むことはできますが、偏りが大きい場合は上司への相談も検討しましょう。

1人で抱え込まず周囲に相談してみる

自分では変えることが難しい状況だからこそ、1人で抱え込んでしまうのは危険です。仕事が終わらない人は、目の前の自分の仕事をこなすことに精一杯になっているため、周囲に目を向ける余裕がなくなってしまっている可能性があります。

しかし、自分がおこなっているその「仕事」は、内容は違えど同僚や上司も経験していることです。特に上司や先輩などは同じポジションや仕事を経験したことがある場合も多く、同じような悩みや辛さにぶつかったこともあるはずです。

仕事が終わらない辛さやそれを解決できない悩みを声に出してみることで、理解や共感を得られることもあるため、悩み続ける前に上司や先輩、同僚などに相談してみましょう。場合によっては仕事に協力してもらえたり仕事内容を見直してもらえたりと状況が良い方向に動くかもしれません。

仕事が終わらない状況は心身ともに消耗させるため、周囲の人へも余裕を持って接することができず、悪循環に陥ってしまいます。下記では仕事がうまくいかない時の対処法を解説しているため、参考にして余裕を取り戻しましょう。
仕事がうまくいかないあなたに|状況別の対策と心を休めるコツを解説

転職や異動を検討してみる

企業からの評価ミスは仕事量のキャパオーバーだけでなく、割り振る仕事内容によっては配属のミスマッチにもつながります。

どんな仕事でも常に得意なことばかりできるわけではないですが、自分の適性に合っていない仕事を多く受け持ってしまっているのであれば、部署や配置の変更を希望して適性を見直してもらうことがおすすめです。

しかし、この異動や配置換えなどの方法は自分一人では決められないことなので、必ず上司に現状を伝えて理解を得なければなりません。職場内で相談することが難しい場合には、職場の外に目を向け転職を検討してみましょう。

もし本格的に転職するつもりがなくても、転職エージェントなどに相談することで、第三者から見た自分の適性がわかったり、キャリアプランなども提案してもらえたりします。

転職活動は一人でもできますが、アドバイザーに相談することで転職先の内情も知ることができるため、仕事が終わらない現状を解決するための職場環境選びにはとても有効です

アドバイザーコメント

会社への相談や転職を検討する場合は事実を集めておこう

先日、上司と二人で担当していた業務を、上司の退職により一人でせざるを得なくなった人の相談を受けました。後任補充の採用は出しているものの決まらないそうで、その人もあと半年以内に上司の後任が決まらなければ転職を考えるとのことでした。

私が提案したのは、事実を集めておくことです。それにはまず自分の仕事の計画を立て、実績を記録することが必要となります。ルーティンでどんな仕事を担当したのか、作業見積時間と実績時間を記録しましょう。突発で入った仕事と、その影響で後回しになったことなども記録しておくことがポイントです。

感覚的な「困った」ではなく影響の度合いを伝えられることが大切

デジタルツールを使ってもいいですが、その都度手帳などにメモする方が、負担感も少なく時間もかからないでしょう。データを残すことが目的なので、エクセルなどに綺麗にまとめる必要もありません。

事実を把握できたら、会社に相談してみましょう。この時に事実データがものを言います。感覚的に「困った」と言うのではなく、実際にこれだけ影響が出ていると説明できることがポイントなのです。

仕事が終わらないことに悩む人の中には、今の仕事が自分に合っていないと考えている人もいるのではないでしょうか。下記では自分に合った仕事を探す際の後悔しない見つけ方のポイントを解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見! 後悔しない方法を解説

仕事を終えるためには「現状把握力」が必須! 3つの方法で鍛えよう

「現状把握力」を鍛えるための3つのステップ

仕事が終わらない原因を解決するためには「現状把握力」が重要であると説明しましたが、仕事上での「現状把握力」は、自分の仕事への理解だけでなく、周囲のことを客観的に観察して次にどんなアクションをすべきかを判断できる力のことです。

ここからはどうやって問題を解決して仕事が終わらせられるか、そのために必須の「現状把握力」を鍛える3つのポイントを説明していきます。参考にして、仕事が終わらない原因の解決策を見つけていきましょう。

①自分の特性と最終的に求められていることを理解する

仕事が終わらない原因がどこにあるのかを判断するためには、まず自分のことを客観的に理解しておく必要があります

たとえば、プレゼン資料作成の仕事を任されていたとします。ここでの最終的に求められていることは資料を作成することではなく、プレゼンの成功です。

目の前の仕事に対して、少し先の最終的に求められることが理解できれば、自分がその仕事で何をすべきか、自分の得意・不得意な部分も見えてきます。

一つの仕事の中で自分の得意や苦手がわかっていれば、苦手な部分では周囲に協力やアドバイスを仰いだり、得意な部分で時間を短縮してほかのことに当てたりする余裕ができるのです。

現状把握力の基本は、自分の現状を客観的に見る余裕を作ることから始まります。自分の目の前の仕事から少しずつ余裕を作っていって、現状把握をおこなう視野を広げていきましょう。

②周囲の人を観察して仕事仲間の特性も理解する

自分にとってどんな仕事が得意でどこに時間がかかるのかわかった場合、時間がかかる部分は周囲の協力を得ながら仕事を進めていく必要があります。

しかし、協力やアドバイスを求めた相手の適性が理解できていないと、自分と同じ部分が苦手な人に協力をお願いしてしまうことや、その人の仕事量を把握していないことで相手に負担をかけてしまう可能性もあります。

周囲の人の仕事ぶりを観察し、自分自身の特性と同じように仕事仲間の特性も把握しましょう。ただ観察するのではなく日常的にコミュニケーションを取ることで、相手にも自分の特性や仕事上の悩みも理解してもらえる可能性もあります。

お互いの長所や苦手を知っておくことで大変な仕事でも協力し合って効率よく終わらせられるので、仕事が終わらないときほど目の前のことだけに目を向けるのではなく、周囲に目を向ける意識を持ちましょう

他の人の特性を分析するときのポイントを教えてください。

小西 一禎

プロフィール

周囲の人の観察だけでなく一歩踏み込んだ対応をしてみよう

職場には、いろいろな人がいると思います。頼り、頼られ、アドバイスをもらい、評価をされたりすることでしょう。そうした周囲の人たちの特性は、観察するだけでもある程度は把握できますが、さらに知るためには、一歩踏み込んだ姿勢や対応が必要です。

可能ならば、職場以外(ランチや飲み会)でコミュニケーションを図ることによって、意外な一面などを知ることにもなるはずです。

人を知るには、自分をまず知ることも大事です。自分を軸に据えたうえで、自分の特性と周りの人が持つ特性を相対化するのも一つの手でしょう。

また、相手を知るには、自分自身を相手に開示することも大切です。心を閉ざしているような人には、なかなか相手は心を開こうとしませんよね。自分の心の内や考えをオープンにして相手からもより良い歩み寄りが得られるように意識してみましょう。

③少し先の状況を予想して何をすべきか考える

自分と周囲の状況を常に客観的に見ることができる「現状把握力」は、継続することでより仕事を効率よく進められます。今の自分や周りの状況が見えてきた後は、少し先の未来に自分や周囲の状況がどうなっているべきか予測してみましょう。

たとえば、一日の仕事を始める前にその日自分がやる仕事だけではなく、周囲の人の仕事やスケジュールを確認するだけでも、少し先の状況を把握することができます。

仕事を始める前に上長のスケジュールを確認しておくことで、その上長の確認が必要な仕事をいつまでにやった方が良いのかが見えてきます。数ある仕事の中でどこから手を着けるべきなのかが明確になると、仕事のスタートや次のアクションを進めるまでがスムーズになるでしょう

「仕事が終わる」だけじゃない! できる人がやっている4つのこと

高い現状把握力は、ただ仕事が終わらせられるだけでなくより高いパフォーマンスを目指すことにつながるので、仕事ができる人は共通して持ち合わせています。

では「仕事ができる人」は、現状把握のほかにどんなアクションをおこなっているのでしょうか。仕事ができる人がやっている4つのことを解説するので、参考にして、さらなるスキルアップのきっかけを見つけてみましょう。

岩﨑 千夏

プロフィール

私が考える仕事ができる人の特徴は、「優先順位付けができる」「周囲への配慮ができる人」ですね。仕事は一人で完結するものではなく、一人一人が会社の事業の何かしらの役割を担い、チームで完成するものです。

自分の都合だけでなくいかに周りのことを考え「顧客満足」に結び付けるか、俯瞰して自分の仕事を見られる力はとても大切だと考えます。

①仕事の優先順位を付ける

仕事ができる人は、現状把握力の中でも少し先のことを予測するだけでなく、さらに先のことまで仮説を立て、自分のすべき仕事に優先順位をつけて仕事を進めています。

仕事上で最終的に求められる状態や自分の特性などを把握しているからこそ、自分と周囲の人の両方にとって効率的な仕事の順番をすぐに判断でき、それぞれの仕事への取り掛かりも早くなるのです。

また、その仕事が会社や部署などの大枠で見たとき、どのくらい重要でいつまでに終わらせなければならないかが明確になることで、良い意味で「余分に仕事を頑張らない」ことができます。

どの仕事からおこなえば良いかわからず手当たり次第に仕事をしていると、今日終わらせなくても良い段階まで仕事を進めてしまい、仕事が終わらない原因になりますが、仕事の優先順位を決めることで、次の日に持ち越せる仕事までする必要がなくなるでしょう

②報連相を客観的で正直におこなう

常に自分や周囲の状況が客観的に見えている「仕事ができる人」は、報連相も相手に伝わりやすいように客観的で、かつ事実を正直に述べているという共通点があります。

相手に伝えたいことを自分の中で整理し、誰が聞いてもわかるように説明する力は、コミュニケーションを円滑にし、発言に説得力を持たせられます。これにより自分の意見を聞き入れてもらいやすくなったり、周囲の人との信頼関係を高めることができるのです。

また、報連相を正直におこなうことはとても大切で、ミスをしてしまったことや仕事上で行き詰まっていることでも後回しにせずにそのときに正直に報告することで、周囲の人に自分の状況を理解してもらえるため、仕事上での心身の負担の軽減につながります

仕事仲間とのコミュニケーションでもある報連相で、いかに相手の立場で考えているかが仕事ができる人の行動パターンの一つといえます。

相手の立場に立って考える力を養う方法についてもっと知りたいという人は以下の記事もおすすめです。相手の立場に立って考えられる力の鍛え方や、その力が活かせる仕事などについてキャリアコンサルタントが解説しています。
例文5選! 相手の立場に立って考える力を魅力的に伝える3ステップ

③適度に人に仕事を任せる

仕事ができる人は頑張りすぎないことが上手な人が多い傾向にあります。一つの仕事の中でも「自分が最後まで責任を持つ部分」と「周りに相談したり任せたりできる部分」を線引きできているため、余分に仕事を受け持つことがなく、適度に周囲に仕事を任せられます。

ただ、これは仕事が終わらないのであればほかの人に全部任せれば良いというわけではなく、任された仕事の中で行き詰まった際に「わからないままやり続ける」「相談せずに最後まで一人で仕事を抱え込む」という状況をなくせる方法です。

一人でたくさんの仕事を抱え込まず、周囲の人と協力し合えることで、自分では気付けないミスを防いだり、物理的な業務量が分散されることにより普段の勤務状態にも余裕が生まれたりします。

自分の仕事の量が多くて大変だなと感じたり、わからない部分があって進められない仕事があったりする場合は、まずは周囲にその状況を素直に話して手助けやアドバイスを仰ぎましょう

入社したての新人なのですが、周りの人に仕事を任せても良いのですか?

平井 厚子

プロフィール

自分の仕事を「見える化」して仕事の進め方の指示をもらおう

新人の場合は自分で優先順位を決められるだけの経験がない場合、仕事自体を任せるのではなく仕事の進め方を上司や先輩に相談して決めていくことになります。

その場合、上司や先輩が判断できるように、自分の仕事を「見える化」できていることが、望ましいです。

今どんな仕事を抱えているか、それぞれをどんな段取りでやろうとしているか、時間の見積もりはどれくらいか、その見積もりだと何が終わらないと思うのか。

手帳でもアプリ、紙やポストイットなどなんでもいいので、自分のやりやすい方法で見える化してみましょう。新人のうちにこのスキルがつくと、この先とても役に立ちます。

④1日の振り返りをおこなう

常に少し先を読んで仕事を進められる人は、過去の経験も無駄にしていません。過去に起こった出来事を振り返り、そこから得た課題や気付きは少し先を予測するための材料になります。

これまでの経験から次を仮説し、そこからアクションを起こした結果をもとにしてまた次の仮説を立てていく、というサイクルが仕事上の課題解決に対して共通するポイントといえます。

企業の中には社員に日報の提出を求めているところも多く存在しています。仕事ができる人の多くは、その日報などでその日あった出来事や自分の課題などを書き出し、今後の業務に活かせることがないかを考えます

先のことを考えたり、常に自分の課題を見つけそれをブラッシュアップしようとする人こそ、仕事において成長スピードも業務スピードも早い「仕事ができる人」といえるでしょう。

岩﨑 千夏

プロフィール

日報では、毎日繰り返す仕事をただ報告するのではなく、日々改善していくことが求められます。何をしたかだけではなく、工夫や気付きなども記すことで、翌日の仕事がスピードアップしたりミスを減らすことにつながるでしょう。

また、日報は業務内容の報告だけでなく質問や感謝を伝える手段にもなるので、成長のためのコミュニケーションの場としても活用できます。

今日からできる! 仕事効率化のためのアクション4選

ここまでは仕事ができる人が習慣的にできていることを解説してきましたが、普段から仕事が終わらずに忙しい人が、いきなり仕事ができる人と同じことを習慣にすることは難しく、自分自身で現状を改善していくには毎日の積み重ねが大切です。

そこで、今仕事が終わらずに悩んでいる人でもすぐに取り入れられるアクションを4つに絞って解説していきます。ぜひ参考にして、「仕事ができる」ステップを狙うための仕事効率化を目指しましょう。

当日の業務を書き出して確認する

仕事を終わらせるため最初にすべきことは仕事の量を把握することです。現状把握力を鍛えるために仕事で求められていることを深掘りしようにも、全体でどのくらい仕事があるのかがわかっていなければ意味がありません。

まずは仕事を始める前にその日のすべての仕事を書き出してみましょう。数が多くなくても目に見える形にして確認することで、1日の終わりが明確になります。

一つの仕事の規模が大きい場合は、必要な作業ごとに書き出すことがポイントです。そうすることで業務を開始した後でも、書き出した一つひとつの仕事が目盛りのような役割をはたすため、全体のどこまで終わっているのかがわかり、報告やスケジュール管理がしやすくなりますよ。

業務の全体像や仕事の規模が見えることで、どのぐらい仕事があるかわからないときよりも仕事が終わるときの達成感が大きく、モチベーションアップにもつながるでしょう

仕事を全部書き出すことに時間がかかって逆に仕事が終わらないのではと思ってしまうのですがどうすればいいですか?

小西 一禎

プロフィール

本末転倒にならないような工夫をすることが大切

一言で言えば、本末転倒です。目的と手段をはき違えないようにしましょう。目的は仕事を終えることであって、そのための手段が仕事を全部書き出すことですよね。

仮にすべてを書き出すのであれば、付箋などに箇条書きで極めてシンプルに記すことをお勧めします。1行でも良いので、できるだけ簡潔にやるべきことを項目として書きましょう。

時間を要するという懸念を抱いているのであれば、簡単な項目だけを書き、その仕事ができたら、赤ペンなどで文字上に罫線を引くなど工夫してみましょう。そうすれば、達成度合いも明確になるし、他にやるべきこともよくわかります。

オープンクエスチョンを活用する

オープンクエスチョンは、周囲の人と仕事をしている環境で必要不可欠であるコミュニケーションの質を高めるためにとても有効な手段です。

クローズドクエスチョン

YesかNoで答えられ、回答範囲の狭さから答えをもらうスピードも早く、事実確認に有効な質問方法

オープンクエスチョン

相手の意見や会話を具体的に引き出す、回答自由度の高い質問方法

たとえば、自分がやっている仕事についてアドバイスをもらいたいとき、「これで大丈夫ですか?」と質問したとします。この質問では大丈夫か大丈夫ではないかの2択、つまりYesかNoかで会話が完結し、欲しいアドバイスをもらえないかもしれません。

逆に「ここの部分で悩んでいるのですが、どうすればもっと良くなるでしょうか?」という質問をすることで、どこについて聞きたいのかの詳細も伝わりやすく、深掘りされたアドバイスをもらうことができます。

しかし、ただ「どうしたらいいですか?」と聞くだけの質問はオープンクエスチョンではありますが、抽象的過ぎて思うような回答が得られない可能性が高いです。逆に相手から詳細を聞き返されてそれに答える、といった会話の手間を増やしてしまうことになるため注意しましょう。

相手にどう答えてほしいのかを意識して、質問は具体的に述べるよう意識しましょう。周囲とのコミュニケーションを有意義なものにすることで、自分自身が仕事を進めるうえでも効率をアップさせることができます。

報連相は数値や客観性を意識する

組織の中で仕事をするうえで必要不可欠である報告・連絡・相談、いわゆる「報連相」は相手にその内容が正しく伝わってこそ意味があります。そのため、どうやって伝えたら相手に自分の伝えたい内容が正しく伝わるのかを意識する癖をつけましょう。

たとえば、上長に現在の仕事の進捗を聞かれたとき、「あとちょっとで終わると思います」という報告と「今8割できているのであと1時間ほどで完了見込みです」という答え方とではどちらがわかりやすいでしょうか。もちろん後者のような報告が望ましいといえます。

「あとちょっとで終わる」という自分しかわからないような主観的で抽象的な表現ではなく、今どのくらいできていて、あとどのくらいで終わるのかを割合や目安の数字を示すことで、簡潔かつ具体的に伝えることができ、誰が聞いてもわかりやすい報連相ができます

報連相の質を高めるポイントを教えてください。

岩﨑 千夏

プロフィール

伝えるべき事実と主観的な感情が混同しないように注意しよう

事実と感情を切り分けることが大切です。特に失敗や言いにくい内容は抽象的な言葉や自分を庇う主観的要素が含まれてしまうので、事実がどこにあるのかが聞き手もわかりにくくなります。

報連相を受けた側が判断しやすいよう、事実と主観的な内容は混同させないようにしましょう。事実を端的に伝えるポイントとして数字を活用することも有効です。

また、伝える順番についても、良いことは早く報告したいものですが、悪い内容こそ早めの報連相が必要です。

デスク周りや資料を整理整頓する

仕事をする環境はその人のモチベーションや集中力を大きく左右するため、普段自分が仕事をしている場所で集中ができていないと感じている人は、デスク周りを片付けるところから始めてみましょう。

デスク周りのゴミや資料、パソコン内のファイルなどを整理することは、仕事をする環境がすっきりして集中できるだけでなく、不要なものや必要な資料などが明確になるため、仕事の全体像がつかみやすく一つひとつの仕事をスムーズに進められます

在宅ワークの場合は、可能であれば仕事をする場所と休憩や普段の生活を送る場所をはっきり分けてみることもおすすめです。仕事とプライベートのメリハリを付けることで、いつまでもダラダラと仕事を続けてしまうことを防げますよ。

平井 厚子

プロフィール

メールやチャットの着信通知のポップアップも、人によっては集中力が切れる理由になります。一日のうち「集中タイム」を自分で決めて、その時間は着信通知を切るなどして仕事に集中するようにしてみると良いでしょう。

「仕事が終わらない」を脱するコツをつかんで更なるレベルアップを目指そう

「仕事が終わらない」という状況はその人の精神や健康に悪影響を及ぼすだけでなく、仕事が終わらないことへの悩みや劣等感が仕事そのもののパフォーマンスを下げてしまう原因にもなります。

自分だけでの解決が難しい場合は、解決に時間がかかる場合もありますが、少しのアクションや日々の意識を変えることで改善できることも多くあります。

その改善策の中でも「現状把握力」を磨くことは、ただ仕事を終わらせるだけでなく、効率的に仕事ができるようになるためにも大切なのです。

仕事が終わらないという負のループを脱するために大切な現状把握力とそのほかのポイントをおさえ、効率良く仕事を終えてさらなるレベルアップを目指してくださいね。

アドバイザーコメント

仕事を特別なことだと考え過ぎないことが大切

仕事が終わらないと、いつまでも会社に残るなりして、目の前の仕事に取り組むことになります。自分の時間はどんどん減り、他のことを考える余裕もなくなり、心身ともに疲れ果て、孤独な気持ちになることもあるでしょう。

「仕事が終わらない」と思い悩むような人は、ともすれば、仕事を特別なことと考え過ぎているのかもしれません。例として、夏休みの宿題を挙げましょう。夏休みの宿題は永遠に終わらないでしょうか。そんなことはないはずです。

2学期の始業式までには、終わらせていたのではないでしょうか。終わらせられなかった場合、始業式には中途半端な形でも提出せざるを得ません。なぜ内容が中途半端でも宿題が終わるのか、それは2学期の始業式という締め切りがあるからです。

仕事は際限なくできるものだからこそ自分で区切りを決めて取り組もう

宿題と仕事が異なるものであることはもちろんですが、仕事はやろうと思えば、どこまでもできてしまいます。いわば、際限がなくやってもきりがないことなのです。

心の中で、「ここまでの仕事は、この日、この時間までに絶対終わらせる」などと自分としての締め切りを無理矢理にでも設定し、強い気持ちを持って仕事に取り組むことが必要でしょう。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了
全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-220824001-02942)
国家資格キャリアコンサルタント

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