Q

就活で履歴書をメールで提出するように言われました。

エントリーした企業から連絡があり、履歴書をメールで送るように指示されました。メールで提出する場合、履歴書はパソコンで作成した方が良いですよね。証明写真もデータ化できるのでしょうか。

また、メールで送るときの文面もどうするべきか迷っています。本文に書くべきことや適切な件名の例を教えてください。

そのほか、就活生が履歴書をメールで送るときの注意点はありますか。

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質問日 :

※質問は、エントリーフォームからの内容、または弊社が就活相談を実施する過程の中で寄せられた内容を公開しています

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ベストアンサー

キャリアコンサルタント/キャリアコンサルティング技能士

瀧本博史

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メールの件名は明確に・本文は丁寧に作成しよう

まず履歴書の提出については、パソコンで作成したものを送ることが一般的です。

証明写真もデジタル化して、履歴書に貼り付けることが可能です。写真は鮮明で就活生らしいさわやかな印象のものを選び、高解像度でスキャンしましょう。

次にメールの文面についてですが、以下に一例を示します。

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件名:〇〇大学〇〇〇〇(自分の名前)履歴書ご提出の件

株式会社〇〇(提出先企業名)
採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

エントリーに際し、履歴書をメールにて提出いたします。

何か不足点や確認事項がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇〇〇(自分の名前)
携帯電話:080−XXXX−XXXX
メールアドレス:◯◯◯◯@☓☓☓☓☓☓.☓☓.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

メールの件名には自分の名前を明記し、どのような目的でメールを送っているのかを明確に伝えることが重要です。本文は丁寧な言葉遣いを意識して作成しましょう。

履歴書のファイル名やファイル形式にも注意しよう

そして、履歴書をメールで送る際の注意点ですが、以下の点を心掛けてください。

まずファイル名は自分の名前と「履歴書」を含めると良いです。たとえば、「港太郎_履歴書.pdf」のようにします。

ファイル形式はPDF形式が一般的です。これによりレイアウトが崩れることなく、どのデバイスからでも同じように閲覧できます。

パスワードについては基本的に設定する必要はありません。ただし、個人情報を保護するためにパスワードを設定する場合は、そのパスワードを別途連絡する必要があります。

一つずつ丁寧に進めていけば問題ありません。頑張ってください。

履歴書をPDF化する方法は、こちらの記事で詳しく解説しているので、参考にしマナーを守って対応しましょう。

キャリアコンサルタント/合同会社渡部俊和事務所代表

渡部 俊和

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履歴書はクラウドサービスやファイル転送サービスで送る方が安全

証明写真は写真店で撮ればデータをもらえるはずです。メールで提出と指定されたら、そのデータを書類に貼るか添付するだけで大丈夫かと思います。メールの件名は件名を見るだけで内容がわかるようにします。

たとえば「応募書類送付の件(〇〇〇〇(名前))」などとしておけば良いと思います。本文も特別なことを書く必要はなく、テンプレートのアレンジで問題ありません。

メール本文は簡潔な内容を心掛けよう

郵送文書と違って時候のあいさつも必要ありません。以下の5つの構成で、丁寧な言葉かつシンプルに書きましょう。

①宛先
②選考でお世話になっていることのお礼と自分の名前
③指定のあった書類をお送りするという用件
④「今後ともよろしくお願いいたします」という締めの言葉
⑤文末の署名

ファイル名も、「履歴書〇〇〇〇(名前)」というようにわかりやすくシンプルにします。

パスワードについては、パスワード付きzipファイルを推奨している古い記事もありますが、実は技術的にはあまり意味はなく、むしろ危険といわれています。政府でも2020年に全面禁止されているので、クラウドサービスやファイル転送サービスを使いましょう。

履歴書をパソコンで作成する方法はこちらの記事で解説しているので、まずはこれをチェックして履歴書を作成してくださいね。

履歴書をメールで送るときのマナーや注意点は、こちらの記事で解説しています。マナー違反の行動でマイナス評価をされないように、ぜひチェックしてください。

証明写真をデータ化する方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。メールで履歴書を送信する時のマナーも詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。

履歴書を書く時間がない時は、「履歴書完全マニュアル」を活用しよう!

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