残業規制があるにもかかわらず仕事が終わらないというのは、業務の進め方に関して問題がある可能性があります。

その仕事の進め方を改善するには、まず「業務の見える化」と「優先順位付け」の2つを徹底することが必要不可欠です。

それに加えて、たとえば1日の業務開始時に、その日にやるべきことのリスト、いわゆるTo-Doリストを作成し、それを1つずつ確実に消化していくというのも効果的な方法です。

業務が見える化できたら！ 作業時間の確保で生産性アップを図ろう

タスクが完了するごとにリストから消していくことで、達成感が得られ、気持ちも徐々に軽くなり、「自分ならできる」という自己効力感も高まっていくため、仕事に対するモチベーションの維持にもつながります。

また、集中力を維持して効率的に作業を進めるためには、たとえば「午前10時から30分間はメールチェックの時間」「午後2時から1時間は企画書作成に集中する時間」といったように、特定の業務に取り組む時間をあらかじめブロックして、ほかの予定を入れないようにするのも有効な手段です。

自分自身の作業時間をしっかりと確保し、外的要因に邪魔されずに集中できる環境を作り出すことが、生産性向上において非常に重要になります。

残業が制限されるなかで業務量が減らないというのは、非常に苦しい状況ですよね。仕事の効率化を図るには、以下のような工夫をおすすめします。

まず、あなたの業務を棚卸ししてみましょう。それぞれのタスクが細分化できたら、その一つひとつにどれくらいの時間がかかっているかを把握します。

その際、単に実績時間を記録するだけでなく、「本来どれくらいの時間で終えるべきなのか」という見積もり時間も意識してみましょう。

そこから、それぞれのタスクに優先順位をつけてみてください。

たとえば、「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「どちらでもない」というように、緊急度と重要度で4つのグループに分けて優先順位を明確化する方法があります。

そして、その優先順位について上司と共有し、認識に相違がないかを確認してみましょう。

具体的な改善案とセットにした相談で助け合いの体制強化につながる！

その後、チーム内で業務分担を見直したり、助け合える体制に調整してもらえないかを確認することも重要です。

同僚やチーム内で業務負担を共有・調整して、仕事を一人で抱え込まないようにしましょう。それと同時に、現在の業務プロセスのなかで、さらに業務効率化できる部分はないか、あるいは何か自動化できる作業はないかなども検討してみてくださいね。

上司に相談する際は、単に「仕事が終わりません」と訴えるのでは不十分です。

「現状はこのようになっています。つきましては、このように業務改善を進めたいと考えていますが、〇〇についてご支援いただけないでしょうか」といった、具体的な改善案を示して支援を依頼することで、上司も状況を理解しやすい上、前向きに検討してもらいやすくなる傾向があります。