件名では、「何の用件」で「誰から」のメールかが一目でわかるようにするのが重要です。

たとえば、「【交通費申請】〇月〇日 最終面接（〇〇大学 氏名）」のように設定しましょう。

企業にもよりますが、上記のように隅かっこ（【】）を使用し、相手にしてほしいアクションを書く場合も多いです。

文字数は20字前後にしておきましょう。件名が長く、メールアプリ上で見づらいといった事態を防げます。

本文の情報は箇条書きで見やすくしよう

本文では、冒頭に、宛名、あいさつ、名前を記します。「先日は面接の機会をいただきありがとうございます」といった一言が添えてあると丁寧です。

そのあとで、申請に必要な情報を記載します。対象の訪問日、経路、金額、振込先口座情報などです。これらの情報は文章で書くのではなく、箇条書きにしましょう。相手が確認しやすく親切です。

交通費申請メールの件名は「目的＋氏名＋選考日」で一目で用件が伝わる型が最適です。

たとえば、「交通費申請の件（6/12 一次面接・〇〇大学 山田花子）」と記載しましょう。こう書いておけば、「目的別」「選考者別」「日付別」など、担当者が検索・仕分けしやすいです。

本文は結論から書きましょう。たとえば、「6月12日の一次面接に関する交通費の精算について、下記の通り申請します」などです。

必要事項を漏れなく記載しよう！ 企業のルールの確認も大切

その後、続けて申請の必要事項を記します。以下の項目を、わかりやすく書きましょう。

①氏名、大学・学部・学年

②面接日時・会場

③区間と交通手段

④金額および領収書の有無

⑤振込先情報（指示がある場合）

⑥領収書などの添付状況

⑦不備時の連絡先

もし、企業からフォームやテンプレの指定があれば必ず従いましょう。金額についても、IC実費か領収書金額かといったルールがある場合があります。

もし端数や経路に迷いがあれば、申請前に「御社規定では最安経路での申請でよろしいでしょうか」など一言確認を入れると丁寧です。

件名・本文ともに数字と固有名詞を入れることが大切です。後に続くやり取りが一往復で完結する設計を心掛けましょう。