就職活動をしていて、「成績証明書を用意できますか？」と聞かれて戸惑った人も多いでしょう。いきなり知らない書類を求められると「成績証明書とは一体何？」「何を見るために必要なの？」と混乱してしまいますよね。

成績証明書の就活での役割や重要度を把握しておかなければ、必要な時に準備できなかったり、面接で成績にかかわる思わぬ質問をされて焦ったりと、良くない結果につながりかねません。

そこで今回は、キャリアコンサルタントの佐藤さん、吉田さん、瀧本さんの解説を交えつつ、初めて成績証明書を知る学生にもわかりやすく、成績証明書の企業が見るポイントや提出方法のマナーなど、気になる情報を解説します。正しく理解することで、ほかの学生よりも良い印象を得ることができ、一歩リードできるので、ぜひ参考にしてください。

成績証明書は自己アピールの重要材料！ 早めの準備と丁寧な対応が鍵

成績証明書は聞きなれない書類かもしれませんが、重要な役割を持っている提出書類の一つです。学校が正式に発行する書類なので、提出方法だけでなく、取得方法も理解しておく必要があります。

申請から取得まで時間がかかるため、併せていつ頃に要求される可能性があるかも知っておくと安心です。

この記事では、まず就活で成績証明書が必要になるタイミングを紹介します。必要になったときに用意しておらず焦る、ということのないようにしっかり確認しておきましょう。

また、成績証明書を用意するときに、重要性を理解しているのといないのとでは用意する気持ちも変わってきます。そこで記事では、実際に採用担当者が何を目的として見ているのかを解説します。面接で深掘りされる可能性があることも推察できるので、チェックしてください。

提出方法ごとのルールや取得方法の注意点も解説するので、最後まで読んで面接官からの好印象を獲得しましょう。

そもそも成績証明書とは？ いつ必要になる？

あまり聞き慣れない書類である成績証明書とは、そもそもどんな書類なのかを知らない就活生は意外に多いです。わからない書類を求められると、ただでさえ面接も不安なのに、さらに不安が募りますよね。

そこでまずは、成績証明書には書かれている内容や、求められやすいタイミングについて解説します。

成績証明書に書かれていること

成績証明書とは、大学などの学校での成績を証明する「成績表」のことです。学校によってフォーマットの違いはありますが、成績証明書にはおもに以下の内容が記載されています。

備考欄に記載されるのは、学校が成績を付けている基準が客観的にわかるような説明など、学校外部の人がスムーズに確認できるような情報です。評価については4段階で示されていることが多く、成績優秀者もわかります。

末尾には学校名と学園責任者の氏名と捺印があるため、社外の人が見ても正式な書類であることが理解できるでしょう。

提出を求められやすいタイミング

成績証明書の提出を求められるのは、選考が進んだ途中の二次選考か、最終選考前が多いです。企業によって求めるタイミングは異なります。ごくたまに、内定承諾後の確認として提出を求められることもあるかもしれません。

求められるタイミングはある程度しか予測ができないものの、成績証明書を発行するときはなるべく提出を求められてから学校に依頼しましょう。

成績証明書に記載されるのは、申請時点より1つ前の期の成績です。たとえば、4年生の前期に依頼すれば、3年生の後期までの記載しかありません。掲載内容が求める時期によって違うため、あらかじめ用意しておくことは難しいでしょう。

成績と就活の関係が気になる人は、こちらの記事も確認しておきましょう。企業が見ているポイントや選考でのアピール方法を解説しています。

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意外な目的も！ 企業が成績証明書を求める4つの理由

ただいわれたから成績証明書を提出するのではなく、目的意識を持って用意できると丁寧に対応しようと心掛け、マナーを徹底できます。そこで用意する前に、企業がなぜそれを必要とするのかを理解しておきましょう。

何を目的としているのかを知ることで、準備する心持ちも変わってきますよ。

ここからは、企業が成績証明書を求めるおもな4つの理由を解説するので、意図まで把握したうえで用意できるようにしましょう。

①履修内容が知りたい

成績証明書に記載されている履修内容を確認することで、学生は何に興味を持ってきたのか、どのような姿勢で授業に取り組んでいたのかがわかります。

成績証明書には、科目名と各成績が詳細に記載されています。企業の求める知識と違う内容の履修内容であれば、なぜ志望したのかを事前に確認することで入社後の技術や知識不足による退職も防げるでしょう。

もし履修内容からは知識不足と見えても、強い熱意や要領の良さがあれば、教育によって立派な戦力となるかもしれません。「成績が全体的に優秀なら要領は良いかも」といった予測もできます。そういった事前の見極めは、採用担当にとって重要です。

また反対に、企業で必要な知識と同様の学習内容の場合、初期研修をある程度省略して現場になるべく配属を早めるなど、個人に合わせた教育環境も設定しやすくなります。

②卒業できるかを確認したい

成績証明書には、卒業見込みまでの必要な単位の取得状況も記載されています。

企業にとって卒業できないかもしれない人に内定を出すのは、高いリスクがともないます。企業側は高い採用コストを掛けて選考をしているため、もしも卒業できないことを理由に辞退された場合には、そのコストが無駄になるかもしれないのです。正社員の採用コストは、令和33年度厚生労働省委託調査の結果によると、1人あたり平均で30万円以上、掲載媒体によっては約85万円近くも必要です。

面接段階で成績証明書を確認することで、内定を伝えた後の単位不足による内定辞退は防げます。また内定を出すとしても、事前に卒業時期が予測できるので、受け入れ側も合わせた対処が可能です。

③提出書類に嘘がないかを確認したい

ESや履歴書は、希望者が自由に記載できる書類です。そのため、もしも虚偽の内容を書いていても企業側は気付けません。そのまま採用して後で嘘が発覚してしまうと、内容によっては大問題に発展します。企業にとっても大打撃です。

身近な例を挙げると、嘘をつく友達を信用はできないでしょう。一度嘘をついたらまたするのではないかと疑心暗鬼になりますよね。企業も同じです。

そのようなリスクを避けるため、学校の証明する正しい記載が確認できる成績証明書を見ることで、提出書類に嘘の内容が書かれていないかを確認しています。

もし提出書類に嘘を書いてしまった心当たりがあれば、すぐに対処しましょう。こちらの記事で具体的なリスクや対処法を解説しています。

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④学習内容から人柄や優先順位などを知りたい

成績証明書からは、見方を変えるとあなたの人柄や優先順位なども見えます。たとえば、成績証明書のなかに極端に悪い成績と良い成績が混ざっていたとしましょう。

するとその学生は、やることによってやる気が変わる傾向があるのかもしれません。自分の楽しいと思える科目ではモチベーション高く参加でき、つまらないと思っている科目では手を抜くタイプというように想像できます。

あるいは、取り組むときに優先順位を付けるタイプとも考えられます。デザイン系や体育系の科目では成績が良く、理数系科目では成績が悪いなら、身体を動かすのは好きな一方、考えるのは得意ではなく、優先順位を付けて苦手なことは避けやすい可能性があります。

そういった思考の予想を通じて、実際に職場に入ったときの業務内容とマッチングしているかや、採用した後のかかわり方を採用側が考えられるようにもなるのです。

就活のプロが解説！ 成績証明書は就活でどれくらい重要視される？

成績証明書の見られるタイミングや見ている理由はわかったものの、実際の選考過程でどれくらい重要視されるのかも気になる人は多いでしょう。

そこで、就活のプロであるキャリアコンサルタントの瀧本さんに、選考における成績証明書の重要度や企業が見ているポイントについて聞きました。

早めに準備しよう！ 成績証明書を取得する方法や費用

成績証明書を取得する方法は、いくつかあります。申請する学校ごとに異なるため、詳しくは発行を依頼する前に学生課の窓口などで確認しましょう。

おもな方法は、以下の3つです。

上記方法に加えて、昨今ではコンビニエンスストアでの発行が可能な学校もあります。特に知名度の高い国立大学は対応しているケースが多いようです。

発行依頼時には、通学中の学生であれば学生証、卒業後であれば免許証や保険証などの本人確認書類を用意しましょう。

成績証明書を発行する手数料は無料のこともありますが、200〜1,000円程度が予想されます。ほとんどの学校は、金額が一律ではなく、いくつかの発行方法と支払い方法のなかから選択します。それに合わせた発行手数料を振り込みなどで支払うのが一般的です。

方法によって発行期間も違うので、早さを取るか金額を取るかなど、状況に応じて選びましょう。

ライバルに差をつける！ 成績証明書の提出方法と方法別のマナー

成績証明書の重要さは理解できたものの、どのように提出すれば良いのかわからないという人も多いかもしれません。

せっかく面接で良い印象でアピールできても、提出方法で失礼なことがあれば台なしですよね。

そこでここからは、提出方法別の手順と提出時のマナーを解説します。細かい注意点まで押さえて、周囲と差をつけましょう。

手渡し：面接時に封筒に入れて渡す

二次面接や最終選考の際に持参するように指示を受けた場合、基本的には手渡しでの提出となります。手渡しで提出するときに気を付けるべきマナーは、「書類が折れ曲がらないように配慮すること」と、「渡すときの向き」です。

書類が折れ曲がらないように、必ず清潔なクリアファイルを用意しましょう。100円均一でも売っているので、使い古しはくれぐれも使わないようにしてください。

内容が大事ですが、汚れが付いたりカバンのなかでくしゃくしゃになっていたりすると、面接官の印象を損ねるかもしれません。

また、提出するときはクリアファイルから出し、面接官に両手で渡しましょう。複数人いる場合、中央の面接官に渡せば問題はありません。

これから二次面接や最終面接に進む人は、以下の記事もおすすめです。それぞれの企業の評価ポイントや通過のコツを解説しています。

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郵送：送付状と表書きにも手を抜かない

昨今では、オンライン面接も主流となりつつあります。遠方の会社を希望しているなど、さまざまなケースで提出が郵送となる可能性は高いでしょう。

郵送で送るときは手渡しよりも工数が増えるので、手抜きしたくなるかもしれません。しかし、郵送のマナーは社会人になっても必要な部分です。

さらに郵送の場合は面接官以外の社員が受け取る可能性も高く、マナーを守って提出しなければ社内全体での印象が下がりかねません。

送付状と封筒の書き方をそれぞれ説明するので、しっかりマスターしましょう。

送付状の書き方

郵送で成績証明書を送るときに、書類1枚だけを入れて送ってはいけません。送付状と呼ばれる紙を入れる必要があります。

送付状がないからといって不採用に直結することは基本的にはありませんが、送付状を正しく添付することで面接官へのプラスのアピールにもなります。送付状には、書類内容と送り主をシンプルに伝える役割があるからです。

面接官が多くの応募書類を受け取るなか、送付状をきちんと入れておくことでマナーをきちんと守れる良い印象が残ります。

送付状には、以下の内容を記載しましょう。

封筒の書き方

書類送付するための封筒も用意しましょう。封筒のサイズは、送付状と成績証明書を折らずに入れたクリアファイルが入る大きさです。一般的には成績証明書の大きさはA4なので、A4であれば「角方A4号」を選ぶとちょうど良いです。

封筒の色は、正式書類を送付するときは白色を利用します。茶色の封筒は事務用や通常用のため、かしこまったやり取りでは利用しないのがマナーです。

封筒の表書きには、会社の住所、企業名、わかるなら担当者名まで書きます。擦って消えるタイプのペンや水性ペンではなく、油性ペンで書きましょう。

左下には赤い四角で囲って成績証明書在中と忘れずに書いてください。裏面に自分の住所と名前も忘れないようにしましょう。

メール：企業とやり取りしているアドレスから時間帯に注意して送る

近年では効率的に選考を進めるために、メールでの提出を指定する企業もあります。

メールで提出する場合は、特別な指示がない限り、データ編集ができないPDFに変換してから添付することが基本です。PDF化は、自宅やコンビニのスキャナを利用しましょう。PDFのファイル名は「成績証明書 氏名.pdf」とし、誰が見てもわかりやすいようにするのが理想的です。

メールを送付する際は、これまでに企業とやり取りをしていればそのアドレスを使用します。今回初めてメールを送付する場合、プライベートでのアドレスは使わず、就活用のメールアドレスを作成して送るようにしましょう。

たとえば間に合わないからと慌ててプライベートで使用しているメールアドレスから送ってしまうと、企業は誰から送られたのかがすぐに判別できないかもしれません。

情報保護の観点からも、企業が見知らぬアドレスからのメールは迷惑メールフォルダに振り分ける可能性もあります。確実に成績証明書を届けるためにも、メールアドレスにも注意しましょう。

メールを作成するときは、下記の見本を参考にしてください。

また、送り先企業の就業時間を基本として、時間帯は早朝や深夜は避けましょう。就業時間外のメールは、緊急性がない限りマナー違反ととらえる採用担当者もいます。

ただし、どうしても送らないといけない場合は「夜分遅くに失礼いたします。」のような、お詫びの文章を入れるようにしてください。

知らないと危険！ 成績証明書を取得・提出するときの注意点

提出時のマナーが理解できたら、併せて提出時に絶対に把握しておきたい注意点も確認しておきましょう。成績証明書は正式書類であるため、気を付けたい細かな点がいくつかあります。

注意点を知らずに用意してしまうと、提出が間に合わなかったり再提出が必要になったりといった事態になりかねません。

ここでは特に気を付けたい3つの事項について説明するので、熟読してトラブルを防止しましょう。

取得にかかる期間から逆算して早めに用意する

成績証明書の取得は、その場ですぐにできることはあまりありません。方法や時期によっては遅くてもその日のうちに完了できることもありますが、就活解禁以降など取得希望者の多い時期になると、3日〜1週間程度は見積もっておく必要があります。

ありがちなのは「学校にはいつでも行くから先延ばしで良いや」と考えて企業から依頼された段階ですぐに対応せず、提出日直前になって申請するも、間に合わなくなってしまうケースです。

そうならないためにも、以下3つは守りましょう。

やむを得ず間に合わないならまだしも、自分の油断で遅れてしまうのは企業からの印象も良くないでしょう。できる限り早めに行動することが大切です。

「厳封」は絶対に開封しない

学校から成績証明書を受け取る際、封筒に入っているケースがあります。封筒に「厳封」の文字があった場合には、絶対に開封してはいけません。もしくは「開封無効」「開封厳禁」も同様の意味です。

厳封とは、その書類を発行した機関によって封筒が閉じられているという意味です。成績証明書は学校の発行した正式な書類であり、書類は取得者によって改ざんされていないことを証明する必要があります。その証明となるのが厳封印です。

万が一開封してしまった場合は企業の担当者に相談し、どのように対応すれば良いのかを確認しましょう。封筒を細工してごまかしたり、そのまま提出したりすると常識を疑われる可能性があるため、自己の判断のみで動くのは危険です。

原本提出が基本なので多めに取得申請しておく

成績証明書を提出するのは、原本での提出が基本です。成績証明書は正式書類であるため、原本での提出が求められます。

しかし、就活では複数社にエントリーすることは多いうえ、成績証明書を企業から求められるのは珍しいことではないため、ほとんどの学生は1枚では足りないでしょう。また、万が一汚れや紛失が起きてしまった場合にも、予備があると安心です。

そのため、1回取得申請をするときに複数枚を依頼しておくのも一つの手です。4年制大学であれば就職活動が活発になる4年前期など、複数選考を進める予定の多い時期に検討してみてください。

ただし成績証明書は、期が変われば内容が異なるため、使用できなくなります。まとめて申請するとしても少量に留めましょう。

成績証明書についてのよくある疑問にキャリアコンサルタントが回答！

成績証明書を企業が見ている理由や提出のマナーは理解できたものの、「成績証明書自体の内容が悪くて落とされたらどうしよう……」「提出が間に合わなかったらどうすれば」などと悩んでいる人もまだいるかもしれません。

こういった学生が悩みがちな疑問について、採用側の状況も把握しているプロのキャリアコンサルタントに質問してみました。ぜひ、悩みを解消する参考にしてください。

成績が悪い・落とした単位がある場合は評価に響く？

成績証明書は、学校が作成する書類のため、嘘をつくことはできません。今までの学生生活を振り返ってみて「あの教科は評価が悪いかも」「1年生のときに落とした単位があった！」と、これまでの評価が悪い可能性に思い当たる人もいるでしょう。

せっかく順調に選考を進んできたにもかかわらず、「学校の成績自体が悪いせいで落ちるのではないか」とハラハラしている人もいるのではないでしょうか。

実際のところ、成績が悪いことは企業からの評価に響くのかを、キャリアコンサルタントの佐藤さんに聞きました。

卒業の見込みがない状態でどのように就活を進めるべきか気になる人は、以下の記事を参考にしてみてくださいね。

提出が間に合わない場合はどうすべき？

予期せぬ事態に遭遇し、書類の作成依頼が遅くなってしまうことがあるかもしれません。また、学校によっては窓口の対応が混み合っていて、想定の日数よりも発行に時間がかかることも予想されます。

そのようなことが実際に起きたとき、どのように対処すれば良いか、具体的な方法やアドバイスについてキャリアコンサルタントの吉田さんに聞きました。

いつ時点の成績証明書が必要？

成績証明書を用意するときに、「4年生の成績が悪いから3年生までの成績証明書を提出したい」と考えてしまうことがあるかもしれません。企業から見られる書類のため、悪い部分は隠したいと思う人もいるでしょう。あるいは「以前に発行したものが残っていて、そのまま使って良いのか」と考える人もいるかもしれません。

また、大学院生が就職活動をしている場合、提出するのは大学院の証明書だけなのか、大学と大学院両方を提出するべきなのかを迷うこともあると思います。

いつ時点の成績証明書を提出するのかの疑問について、キャリアコンサルタントの佐藤さんにまとめて聞きました。

就活の成績証明書は企業へのアピールの大事な一歩と思って用意しよう！

企業は成績証明書から、学生が卒業できるかだけではなく、人柄やこれまでの学習経験などさまざまな要素を読み取っていることは理解できたでしょうか。提出が求められるタイミングは選考がある程度進んだ後なので、時期に差し掛かったら事前に学校への申請方法を調べておくと安心ですね。

成績証明書の準備には、基本的に期間がかかります。求められた時点ですぐに動き、発行方法や必要な金額を調べるようにしてください。窓口での発行以外の場合、金額の振り込みが遅れないように注意しましょう。

成績証明書の内容は、企業にとっては大事な情報です。アピール方法の一つととらえ、ぜひこの記事を参考にマナーを守って丁寧に提出しましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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