この記事のまとめ
- 総務事務の志望動機を作成するには仕事の役割理解が大事
- 4つのポイントを盛り込んで差別化した志望動機を作成しよう
- 理由別の総務事務の志望動機例文5選とNGパターンを紹介
- 志望動機作成ツール
たった3分で選考通過率の高い志望動機が完成！
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総務事務の志望動機を作成する時、「何を書けば良いかわからない」「事務職に興味があるだけではだめなのかな？」と悩んでいる人もいるでしょう。
総務事務の志望動機は、会社での役割を把握してポイントを押さえることでスムーズに作成できます。理解を深め、企業に刺さる志望動機を作成して内定へ近付きましょう。
この記事では、キャリアアドバイザーの谷所さん、遠藤さん、平井さんとともに、総務事務の業務内容や仕事のやりがいについて解説します。また例文を交えて志望動機に盛り込むべきポイントも解説するので、総務事務の志望動機で悩んでいる人はぜひ参考にしてください。
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総務事務の志望動機を書くには社内での役割の理解が重要！
総務事務は、ただ「事務職に興味がある」とアピールした志望動機では選考突破は難しい職種です。総務事務への熱意を伝えるためにも、あなたがなぜ総務事務を志望したのか、入社後にどのように活躍していきたいかを適切に志望動機に盛り込む必要があります。
記事ではまず、総務事務の具体的な仕事内容を紹介します。一般事務との違いから、総務事務ならではのやりがい、また社内での役割を理解しましょう。
その後、志望動機のポイントや例文、注意点を解説します。これらの要素を参考に、企業側に興味を持ってもらえる志望動機を作成して選考突破を狙いましょう。
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一般事務との違いって何？ まずは総務事務の具体的な仕事内容を知ろう
一般事務との違いって何？ 総務事務の具体的な仕事内容
- 会社の窓口業務：電話対応や来客対応
- 事務系の業務：書類作成や備品管理
- その他の業務：株主総会の運営
総務事務と言っても、一般事務との違いがよくわからない人も多いのではないでしょうか。
総務事務の志望動機を作成するには、具体的な仕事内容の理解が重要です。理解が足りないと一般事務との違いがわからず、採用担当者の心に刺さる志望動機が作れない可能性があるためです。
ここでは、総務事務のおもな3つの仕事内容を紹介します。会社の規模によってはそれぞれの業務を別の部署がおこなうこともありますが、志望動機作成に取り掛かる前の土台となるため、ぜひ理解しておきましょう。
一般事務との違いを考えるには、会社における総務部の位置付けをまず理解しましょう。総務事務としてではなく、会社の総務部員として担当する事務仕事とは何かということです。
総務部員は社内外の多くの人とかかわります。特に社外からは会社の顔として、真っ先に見える部門です。ほかの事務職と仕事の内容が違うというよりも、持つ意味が変わると捉えましょう。
会社の窓口業務：電話対応や来客対応
会社の公式ホームページ（HP）に載っている番号やアドレスは、総務宛てにつながることが多いため、会社の窓口としての電話受付・メール対応は総務事務の業務の一つです。
電話受付では、ほかの部署への取り次ぎも必要なので、社内全体の把握が重要です。もし担当者が不在の場合は、相手からの要件を聞いて伝える必要があるため、正確な情報伝達力も重要になります。
また会社に来客があったときには社内の案内も担当する場合が多いので、飲み物の準備や会議室の用意などもあるでしょう。
このように、総務事務は会社の窓口となることが多いため、会社の第一印象を決める役割だといえます。
一般事務の仕事内容も見比べたいという人は以下の記事もおすすめです。
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事務系の業務：書類作成や備品管理
総務事務では、おもに下記のような事務作業を担当します。
総務事務の事務作業の例
- 書類の作成、管理
- 備品管理
- 福利厚生に関する業務
- 社内報などの広報業務
書類作成では、会議の資料や議事録の作成をおこないます。作成だけでなく、書類を整理して内容や日付ごとに分け、必要時に取り出せるように保管することも仕事の一つです。
また、備品管理も総務事務の仕事として忘れてはいけません。会社にはパソコンやコピー機、文房具を含む消耗品など数多くの備品が存在するので、それらの在庫状況を管理し、不足する前に発注する必要があるのです。
ほかにも、新入社員や中途社員の健康保険の手続きなど、人事や労務と連携を取りながら進める業務もあります。企業の規模によってはそれぞれの業務を他部署が担当することもありますが、総務事務は会社全体の事務作業を担う可能性があると覚えておきましょう。
その他の業務：株主総会の運営
一般的な事務作業のほかにも、下記のような業務を担当する場合もあります。
総務事務のその他の業務
- 株主総会やイベントの運営
- 建物の管理
- 冠婚葬祭の対応
こういった業務は一般事務では対応する場面が少なく、総務事務ならではの仕事といえるでしょう。
たとえばイベント運営では、会場の手配や関係者への通知、必要書類の用意など、作業は多岐にわたります。各予算の設定をしたり、総務部と連絡を取ったりしながら進める必要もあるでしょう。
ほかにも、オフィスや建物の管理を任されたり、冠婚葬祭や社内でトラブルが起きたときに中心となって動いたりと、何かあれば社員から真っ先に連絡が来るのが総務事務であり、臨機応変な対応が必要な仕事といえます。
- 実際の業務では何の仕事の割合が多いのでしょうか？
同じ総務事務でも業務内容やその割合は企業により異なる
企業によって総務部の業務の割合はさまざまです。あえて言えば、窓口受付はタッチパネルや電話などで省力化を図っている企業が増えているので、今は少ないかもしれません。
また職種によって、どんな業務を担うかも異なります。
正社員の中でも総合職・事務職と分かれている企業では、たとえば株主総会の運営は総合職、役員秘書は総合職と事務職、受付は派遣社員がおこなうといったイメージです。
そもそも総合職と一般職の違いが明確にわからないという人は、以下の記事も併せて読んでおきましょう。
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志望動機に取り入れよう！ 総務事務ならではの3つのやりがい
採用担当者は志望動機で「なぜ総務事務なのか」「仕事内容を理解しているか」を確認したいと考えています。総務事務ならではのやりがいを具体的に挙げて、あなたが意欲的だと示し、ほかの応募者との差別化につなげましょう。
また、やりがいと感じる要素を明確にすれば、総務事務の仕事内容の理解度や仕事を通じた目標達成の意志や意欲も伝わります。
ここからは総務事務ならではのやりがいを紹介するので、把握して志望動機に取り入れ、採用担当者に仕事に対する熱量やモチベーションを伝えましょう。
①会社全体を支えて貢献できる
総務事務は、従業員が快適に働ける環境を整えることに加えて、社内行事の企画や福利厚生の管理など、幅広い業務を担当します。
このような業務すべてが、社員一人ひとりの働きやすさに貢献しています。直接売り上げにかかわる業務をすることはありませんが、オフィスや現場の改善に努めれば作業効率が上がり、結果的に売り上げにもつながるでしょう。
そのため、総務事務は会社の基盤を固め、組織全体のパフォーマンス向上にかかわっているといえます。自分の行動が会社全体にポジティブな影響を与えていると実感できるのは、総務事務の大きな魅力の一つです。
組織に貢献できるということにやりがいを感じる人は、以下の記事もおすすめです。人の役に立つ仕事を知ることで、職種の選択肢が広がるかもしれませんよ。
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②業務内容の豊富さから幅広いスキルが身に付く
前述のとおり、総務事務の仕事は事務作業だけでなく、電話対応やイベント運営、備品管理まで含まれます。そのため、より幅広いスキルが身に付けられます。
学生の中にはパソコンが得意という人もいるかもしれませんが、各ツールの細かい操作や実務での活用方法まで把握している人は少ないでしょう。しかし、総務事務なら日々の事務作業の中で、ExcelやWord、その他のツールを使って、実務で活きるパソコンスキルが身に付けられるのです。
また、社内外問わず人とのかかわりがあるので、コミュニケーション能力も養われます。トラブルの対応も重要な仕事なので、臨機応変に立ちまわれる問題解決力も身に付くでしょう。
このように、今まで持っていたスキルをよりレベルアップさせられるというのも、総務事務のやりがいといえます。
総務事務は社内外の連絡や取り次ぎなどの仕事があるので、コミュニケーション能力が身に付くのが特徴です。
また社内規定の策定、備品管理、会社行事の運営などではパソコンを使う仕事が多いので、ビジネスで活用できるパソコンスキルも身に付くでしょう。
③社内外の人とつながって人脈を広げられる
仕事内容からわかるとおり、総務事務の仕事は多岐にわたり、業務の中でさまざまな部門や業者と知り合います。
たとえば、営業や特定の部署では業務にかかわる人としか接する機会がないかもしれませんが、総務事務は社内外問わず接することになるので、自然と人脈が広がるでしょう。特にイベントの企画や株主総会にかかわる中では、通常は交流のない部門とも連携して業務を進めることになります。
このように本来ならかかわることのない人たちとも、総務事務なら領域問わず接することになるので人脈が広がっていくのです。
また、人脈が広がることであなたが困っているときにも周りが手を差し伸べてくれ、お互いに助け合えるような環境にもなるでしょう。
そもそも新卒で総務事務になれる？ キャリアコンサルタントがよくある疑問に回答！
仕事内容ややりがいは理解できても、そもそも新卒から総務事務になれるのかと疑問に思う人もいるでしょう。
ここでは、企業での採用面接や担当に携わったキャリアコンサルタントの平井さんに総務事務に関して気になる疑問に回答してもらいます。新卒から総務事務になるためのポイントやプロの視点からの意見で疑問を解消しましょう。
アドバイザーコメント
平井 厚子
プロフィールを見る事務作業をする能力以上の付加価値がないとやはり新卒では難しい
総務事務とは「総務部が担当する事務」ということです。事務職の中でもなぜ総務部を志望するのかを説明できなければ、新卒・既卒を問わず、採用されるのは厳しいと思います。
なぜこの点をしつこく伝えるかというと、たとえば総務事務の業務として挙げられる内容に「文書の分類・整理・保管」があります。
これをただ事務作業として処理するだけなら、言葉は悪いですが、派遣社員やアルバイトでも良く、正社員である必要はなくなります。
事務職以前に総務部の一員であると捉えてどう貢献できるか考えよう
しかし総務部の担当する事務作業と捉えるなら、一つひとつの文書や作業は総務部の提供する価値、たとえば「社内のサービススタッフである」だとか「経営層のサポート役である」といったことと結び付いて、意味付けされるわけです。
自身のキャリアを総務事務ではなく「総務パーソン」として捉え、総務部の役割の中で自分がどう貢献できるのかを明確に伝えて、より大きな可能性を目指してほしいと思います。
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持っていればアピールしよう！ 総務事務に求められる4つのスキル
持っていればアピールしよう！ 総務事務に求められる4つのスキル
- 基本的な事務処理能力
- マルチタスクがこなせるスケジュール管理能力
- 相手に寄り添えるコミュニケーション能力
- トラブルにも動じない臨機応変な対応力
総務事務は、事務作業だけではなくイベント運営や社内外の人とのかかわりが発生するため、パソコンスキルはもちろんのこと、スケジュール管理やコミュニケーションスキルなど、さまざまなスキルが必要になるでしょう。
ここでは、総務事務が持っているとアピールに使える4つのスキルをキャリアコンサルタントと一緒に解説していきます。業務内容の理解もより深まるためチェックしておきましょう。
そもそも事務職に採用されやすい人の共通点について気になる人は、こちらのQ&Aコンテンツもおすすめです。
基本的な事務処理能力
会社の業務を幅広く担当する総務事務ですが、メイン業務は事務作業です。そのため、基本的な事務処理能力を持っていれば積極的にアピールしましょう。
基本的な事務処理能力には以下が挙げられます。
基本的な事務処理能力の例
- パソコンスキル（タイピングやExcelの操作など）
- メールや書類の作成スキル
- データ処理スキル
- 電話応対スキル
たとえば、学生時代に論文やレポートで身に付けたPCスキルや知識があれば、アピール材料となります。文書の作成やデータ入力、ファイリングなどは総務事務の基礎となる業務のため、積極的に志望動機に盛り込みましょう。
- どの程度のパソコンスキルがあれば志望動機でアピールしても良いのでしょうか？
ツールの基本操作ができるかが基準！ MOSも能力の目安になる
WordやExcel、PowerPointの基本操作ができれば、「基本的なパソコンスキルがある」といえます。
さらに高度な関数を扱える、グラフ機能を活用したデータ分析ができる、ほかに使えるソフトがあるといった場合は、ぜひ伝えましょう。
書類上にも書けるアピール材料として、MOS（Microsoft Office Specialist）という資格もあります。実際に試験を受けた人は、合格レベルを記載すれば客観的な評価基準に基づくスキルを示すことができますよ。
マルチタスクをこなせるスケジュール管理能力
総務事務は業務が多岐にわたり、複数業務を同時に進めなければいけない状態が頻繁に発生するため、マルチタスクをこなせるスケジュール管理能力が必要です。
具体的には、会議の準備やイベントの企画、社内外の人への対応など、さまざまな業務が重なります。そういったイレギュラーな業務もこなす中で、定常業務も進めなければならないのです。
そのため、どの業務を先に片付けるのか、優先順位を決めながら作業をする必要があります。スケジュール管理能力がないと、提出書類の見落としや重要業務を忘れるなど、仕事を円滑に進められなくなるでしょう。
業務の多い総務事務だからこそ、スケジュール管理能力は業務を把握して効率的に進めるためにも必須といえます。
相手に寄り添えるコミュニケーション能力
仕事の中でさまざまな人たちとのやり取りが発生する総務事務にとって、相手に寄り添えるコミュニケーション能力はなくてはならないスキルです。
相談を受けたときやもし何か問題が起きたときでも、丁寧に接するだけでなく相手に寄り添うことができれば、悩みの背景が理解できていち早く問題解決につながる場合もあります。相手の立場や感情を深く理解し信頼関係を築くことで、より効果的なサポートができるようになるのです。
また、総務事務のやりがいの一つに人脈を広げられるという点がありますが、人脈を広げるにはコミュニケーション能力が欠かせません。
もし、学生時代にサークルやボランティアで多くの人とかかわって得たコミュニケーションスキルがあれば大きな強みなので、総務事務の志望動機としてアピールすると良いですよ。
- 事務職でコミュニケーション能力をアピールするのは普通すぎますか？
ほかの能力と掛け合わせてアピールすることで差別化しよう
周りとエピソードが被ってしまうと不安な人は、「コミュニケーション能力×〇〇のスキル」と、ほかの能力と掛け合わせてアピールしましょう。
この場合、コミュニケーション能力は、もう一方のスキルを発揮するための手段になります。たとえば問題解決スキルと掛け合わせることで、以下のようにアピールできますよ。
①問題が発生した
②事実関係を確認するために関係者全員にヒアリングした
（←この手段がコミュニケーション能力になる）
③その結果原因が特定できて問題が解決した
このように掛け合わせることで、コミュニケーション能力を具体的に発揮できる場面までイメージさせることができますよ。
コミュニケーション能力のアピールで周りに差を付けたい人は、以下の記事で言い換え表現も確認しておきましょう。
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コミュニケーション能力は12個の言い換えで勝負しよう！ 例文つき
コミュニケーション能力は幅広い業界や職種で評価されやすい力の1つです。しかし、魅力的にアピールするためにはコミュニケーション能力の言い換えが必須。この記事ではコミュニケーション能力の言い換え12種類をもとにアピールのコツをキャリアコンサルタントとともに解説します。例文を参考に人事に響く自己PRを作成しましょう。
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トラブルにも動じない臨機応変な対応力
総務事務の仕事の中では、予期せぬトラブルに直面する場面が多々あるため、トラブルにも動じない臨機応変な対応力が大切です。
たとえば、設備の故障や会議の急なスケジュール変更、社員からの問い合わせに緊急で回答しなければならない場面など、そのほかにもさまざまな状況が想定されます。
このようなトラブルが起きた際に、柔軟な思考と冷静な判断力で対応できることは大きな強みです。しかし最初から対応力を持っている人は少ないため、学生時代のサークルやアルバイトなどの経験から、何かトラブルに対応した経験がないか思い返してみましょう。
問題解決へと導いた経験があれば、あなたが入社後も適切な対応ができる人材だと伝わるように、志望動機でもアピールしてみてください。
臨機応変な対応力をアピールする方法は、以下の記事で詳しく紹介しています。
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例文8選｜「臨機応変に対応する力」の自己PRを作る4ステップ
臨機応変に対応する力は、仕事において大変評価される強みです。そのため、自己PRでその良さをしっかり伝えましょう。記事では、キャリアコンサルタントが臨機応変の自己PRの作り方、伝え方を解説します。
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順番に当てはめよう！ 総務事務の志望動機に盛り込みたい4つのポイント
総務事務の志望動機に盛り込みたい4つのポイント
- なぜ総務事務なのか
- なぜ志望する企業の総務事務なのか
- 今までの経験から活かせるスキルや強み
- 入社後の意気込み
ここまで総務事務のやりがいや必要なスキルを解説しましたが、実際に志望動機に盛り込むにはどのような流れにすれば良いかわからない人もいるでしょう。
これから紹介する4つのポイントを当てはめればスムーズな流れになるため、ポイントを盛り込んで企業側が興味を引くような志望動機に仕上げてください。
志望動機の基本的な構成についてはこちらの記事でも詳しく解説しているので、併せて確認しましょう。
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志望動機はこの構成で決まり！ 盛り込む6要素と伝える順番を解説
志望動機の構成は採用担当者に伝わりやすい型が決まっています。この記事では志望動機を聞く企業の意図を把握してから、志望動機を構成する要素と順番を解説していきます。キャリアコンサルタントによる解説と業界別の例文もあるので、参考にしながら自分の志望動機の構成を整えていきましょう。
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「この職種に就きたい！」と思っていても、なぜそうなのか学生時代に培ったスキル・経験を踏まえて伝えるのに苦戦する学生は多いです。
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①なぜ総務事務なのか
志望動機でいきなりエピソードから話してしまうと、採用担当者も「何を伝えたいの？」と疑問に感じてしまうため、まずなぜ総務事務なのかを伝えることが重要です。
総務事務を志望した理由を伝える際は、「なんとなく興味がある」などの抽象的な内容ではなく、具体的に総務事務のどこに興味を持ったかを説明しましょう。
うまく言語化できないという人は、仕事内容ややりがい、社内での役割を事前に理解して総務事務についてを深堀りしましょう。たとえば「幅広い業務を経験したい」「会社の土台を支える役割に惹かれた」などが当てはまるかもしれません。
総務事務に対する情熱や関心が高いこと、そして何を成し遂げたいかを具体的に述べることで、選べる業種がほかにもあった中でなぜ総務事務を希望したのかが伝わりやすくなりますよ。
「なぜ総務事務なのか」を伝える例
・私は学生時代のボランティア活動から、人を支える役割をしたいと感じ、総務事務を志望しました。
・私が総務事務を志望した理由は、「縁の下の力持ち」として組織を土台から支えて、業務を通して会社の成長に貢献したいと考えたためです。
志望動機を述べる場面では、「なぜその企業／総務事務なのか」に最も面接官の関心があるため、まず端的にそれを伝えましょう。
そしてその後にきっかけとなるエピソードや活かせる自分の強みを述べることで、面接官が理解しやすくなりますよ。
なぜ総務事務をするようになったかというきっかけを知るためには、自己分析が必須です。以下の記事を参考にして、自分に合った自己分析できっかけを見つけましょう。
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自己分析マニュアル完全版｜今すぐできて内定につながる方法を解説
自己分析は就活の明暗を分ける重要なポイント。自己分析をするメリットや自己分析のやり方、注意点などをキャリアコンサルタントが解説します。自分に合った自己分析方法を見つけて選考や企業選びに活かしましょう。
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志望動機の書き出しにこだわって印象を残したい人は、以下の記事で差別化の方法を確認しましょう。
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例文8選｜志望動機の書き出しで本気度を見せ差別化する方法
志望動機の書き出しは、志望動機全体を印象付ける大事な部分です。書き出しのコツは「本気度」を伝えること。書き出しの基本的な考え方や高評価を得るコツ、やりがちな失敗についてキャリアコンサルタントとともに解説します。そのまま使える便利なフォーマットも紹介しているので、参考にしてください。
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②なぜ志望する企業の総務事務なのか
採用担当者は「なぜ自社の総務事務を志望するのか」を知りたがっているため、ただ総務事務になりたいことを志望動機に盛り込むだけでは、志望先への熱意を伝えることが難しくなります。
他社の総務事務ではなく志望先の企業でないといけない理由を伝えるためには、まず公式HPを見てみましょう。企業が掲げる文化や企業理念、価値観を見てどのように貢献できるかを考え、企業研究をしっかりとおこなってください。
また総務事務の求人情報の場合、どのような業務内容を担当するかが記載されている可能性があります。そういった内容を見て、その企業ならではの総務事務の魅力や、あなたが目指すキャリアパスを具体的に示せば志望動機の説得力を高められるでしょう。
「なぜ志望する企業の総務事務なのか」を伝える例文
企業理念に掲げている「社員の働きやすい環境作りの実現」を見て、総務事務として社員一人ひとりを支えたいと感じました。
その企業ならではの理由がない志望動機は、「本当に当社に入りたいのかな」「自社のことをきちんと理解してくれているのかな」といった疑問を感じてしまいます。
また「採用しても定着しないのでは」という印象を持たれる可能性も高いです。
志望先だけの価値を知るためには、企業分析が欠かせません。企業分析のやり方については、以下の記事で詳しく解説しています。
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③今までの経験から活かせるスキルや強み
入社後に企業の即戦力になるためにも、今までの経験から活かせるスキルや強みのアピールも重要です。
総務事務の仕事内容を調べたうえで、各業務に活かせそうな経験やスキルを考えてみましょう。たとえば、学生時代のアルバイト経験や部活動、学業などでは、コミュニケーション能力や問題解決力などいろいろなスキルが身に付いているはずです。
そういったあなたの強みを、どのように総務事務の仕事に役立てられるか具体的に述べてみてください。
「今までの経験から活かせるスキルや強み」を伝える例文
カフェでのアルバイトで培ったあらゆる人と丁寧に接するコミュニケーション能力で、社内外の人とのやり取りを円滑に進めます。またトラブルにも臨機応変に対応してきた問題解決スキルで、忙しい環境でも柔軟に業務を進められます。
強みやスキルを洗い出すにはマインドマップがおすすめです。こちらの記事ではマインドマップでの自己分析方法を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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④入社後の意気込み
最後には、入社後の意気込みを表現して、総務事務としてどのように仕事に取り組んで企業に貢献できるかを述べます。採用担当者にあなたを雇うメリットを伝えるためです。
ここでは、具体的な目標や目指す姿勢を示すようにしましょう。入社後、仕事に積極的に取り組む姿勢があることや企業でかなえたいビジョンについて説明できると良いですね。
「事務処理が得意なので効率的に業務をおこないます」「スケジュール管理が得意なのでタスクを一つひとつ片付けます」というように、先述したスキルや強みからつなげると実現可能性が伝わりやすくなります。
ただし「企業の発展に貢献したいです」など抽象的な意気込みでは伝わりにくいため、具体的な内容を述べて、採用担当者に対して熱意と今後のビジョンを伝えてください。
「入社後の意気込み」を伝える例文
・入社後は、持ち前のパソコンスキルを駆使して総務事務の日常業務を効率的に進めるだけでなく、働きやすい環境作りにも力を入れ、企業全体を支えられるような存在になりたいと考えています。
・「社員一人ひとりが働きやすい環境作り」という企業理念のもと、総務事務として現場改善をして作業効率を高め、売り上げにつなげたいと考えています。
アドバイザーコメント
遠藤 美穂子
プロフィールを見る「サポートしたいから」だけでは不十分！ 具体的な志望動機にしよう
総務事務の志望動機としてよく聞くのが、「自分はリーダーというよりはサポート役に向いている」というフレーズです。
たしかに総務事務は企業の中で社員のサポートという役割を担っているので、間違いではありません。しかしサポート役といえば、営業職も顧客の課題解決をサポートしていて、部署にかかわらず先輩や上司は後輩や部下をサポートしていますね。
したがって、消去法で総務事務を選んだ印象にならないよう、「総務事務として誰をどのようにサポートするのか」をしっかりイメージしたうえで考えることが大切です。
総務事務に活かせるような経験を盛り込むのが効果的
ここまで解説してきたように、総務事務が社内になくてはならない仕事であることを踏まえ、志望動機を練ってみましょう。
社員が業務に集中してパフォーマンスを上げられるように働く環境を整えたり、顧客と担当社員や役員をつなぐ窓口となったりする役割を任せられる、そんなイメージができるエピソードを伝えられると良いですね。
たとえば部活動やサークルでマネージャーをしていた、アルバイトで後輩指導や内部管理業務をしていた、ゼミ合宿の手配や運営をトラブルなく取り仕切ったなどの経験は、入社後に活躍してくれそうな印象につながります。
入社後にどのようなサポートがしたいのかを具体化するには、以下の記事もおすすめです。入社後にやりたいことを伝えるコツを解説しています。
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例文10選｜入社後にやりたいことの回答で押さえるべきコツは？
企業が入社後にやりたいことを質問するのは、就活生の希望を知りたい意向が強いためです。入社後にやりたいことを見つけるための方法やどうしても見つからなかったときの対処法をキャリアコンサルタントが解説します。
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理由別で紹介！ 総務事務の志望動機例文
理由別で紹介！ 総務事務の志望動機例文
ここからは、総務事務の志望動機の例文を理由別に紹介します。
すでに紹介した総務事務のやりがいや、志望動機のアピールポイントを盛り込んだ例文を紹介しているので、あなたが総務事務を志望する理由に一番近いものを参考にしてみてください。
例文①組織を支えるサポート業務を対応したい
サポート業務を対応したいという志望動機例文
私が総務事務を志望する理由は、組織の基盤を支える「縁の下の力持ち」として、業務を通じて会社の成長に貢献したいと考えたためです。
学生時代、ボランティアで地域施設のサポートをしてきました。施設での活動を通じて、障がいを持っている方や高齢者の日常生活をサポートする中で、「支える」という行動の大切さを肌で感じました。
そのことがきっかけで、サポート業務である事務職への就職を考えるようになり、特に会社全体を支えられる総務事務に就きたいと考えるようになりました。
さまざまな企業の中でも特に御社は、ホームページや社員の方々の話から、社員一人ひとりの働きがいや職場の良好な環境作りに力を入れていると感じました。
私も入社後は、そういった働きやすい環境を作るため、社内外問わず人とのやり取りを円滑に進め、チームや企業全体を底上げできるような存在になりたいと考えています。
※AI志望動機作成ツール
選考通過率の高い志望動機をつくりたい人は「AI志望動機作成ツール」を活用しましょう！
キャリアコンサルタントからの例文の評価とアドバイス
「縁の下の力持ち」として会社に貢献していきたい気持ちが、学生時代のボランティアのエピソードからも伝わってきます。
また応募企業を志望する理由もしっかり述べていて、入社意欲を感じる例文です。
最後の入社後についての部分で、具体的に何をするのか伝えるとさらに良くなりますね。
「縁の下の力持ち」に関連する例文をもっと見たいという人は、以下の記事も併せて確認してみましょう。
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縁の下の力持ちとは？ 魅力が伝わる自己PRのコツと例文15選
自己PRで「縁の下の力持ち」をアピールしたい就活生向けの記事です。キャリアコンサルタント監修による、アピール方法やプラスの印象を残すコツを解説します。縁の下の力持ちの自己PR例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
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例文②会社全体の幅広い業務を担当したい
幅広い業務を担当したいという志望動機例文
私が総務事務を志望する理由は、一般事務だけでなく企画の運営などの幅広い業務を担当したいと考えているからです。
私は学生時代、コンビニのアルバイトリーダーとして勤務してきました。お客様対応や発注管理、経理業務のパソコン入力、他店舗支援などを経験したことで、多方面でのスキルアップにつながりました。この経験を通じて、幅広い業務に対応する能力を身に付けられたと感じています。
そのため一般事務職での就職を希望していたのですが、御社の採用ホームページを拝見した際に、国内のみならず海外企業とのやり取りも多く、海外支社との会議や社内のさまざまなプロジェクトやイベントの計画にも関与できると知りました。
アルバイトの際もさまざまなスキルを身に付けられることが楽しかったので、自分のスキルを磨きつつ、働く社員の皆さんが最高のパフォーマンスを発揮できるようにサポートできる御社で働きたいと思うようになりました。
入社後は総務事務として、国内のみならず海外にかかわる業務を担当し、持ち前のスキルやコミュニケーションを駆使してチームワークを向上させていきます。
キャリアコンサルタントからの例文の評価とアドバイス
アルバイトのエピソードから、顧客対応以外にも幅広い業務に対応する力があることが伝わります。
企業にもよりますが、電話対応や企画運営、海外業務は総務事務に限った業務ではないため、実際にどのような業務に携われるか、企業研究・職種研究をしっかりおこないましょう。
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例文③学生時代の強みや経験を活かしたい
学生時代の強みや経験を活かしたいという志望動機例文
私は、学生時代に培った経験と強みを総務事務の仕事に活かしたいと考えています。
学生時代に磨いたパソコンスキルは私の強みの一つです。論文作成やサークルの発表では、資料作りのときにExcelやWordだけでなくさまざまなツールを使いました。この経験が総務事務の文書管理やデータ分析、プレゼン資料作成などの業務に役立つと感じています。
御社のインターンシップでは、プロジェクトやイベント運営に力を入れているとお聞きしました。そういった業務の中で、私のデータ作成能力やコミュニケーションスキルを活かして、スムーズに進行させるとともに、チームの一体感を高められるのではないかと考えています。
入社後は、これらのスキルを活かして、イベント管理をスムーズにおこなうとともに、総務事務の日常業務でも、効率的に仕事が進められるように取り組んでまいります。
※AI志望動機作成ツール
選考通過率の高い志望動機をつくりたい人は「AI志望動機作成ツール」を活用しましょう！
アドバイザーが解説！ 学生時代の強みをアピールする際の注意点
学生時代のことを志望動機でアピールする際は、根拠として使う強みや経験が、総務の仕事と照らし合わせて説得力があるかどうかを見られます。
例の場合、データ作成能力やコミュニケーションスキルがプロジェクトやイベント運営にどう活かせるか、もう一歩翻訳して説明したいところです。
例文④事務処理能力やコミュニケーションスキルを活かしたい
事務処理能力やコミュニケーション能力を活かしたい志望動機例文
私が総務事務職を志望する理由は、事務処理能力とコミュニケーションスキルを活かして御社に貢献したいためです。
私は学生時代、アパレルスタッフのアルバイトでお客様対応や発注管理、経理業務のパソコン入力などを経験したことで、多方面でのスキルアップにつながりました。
この経験を通じて、幅広い業務に対応する能力を身に付けられたと感じていて、これらのスキルを御社の総務事務の仕事に役立てたいと考えています。
加えて、スキル向上のほかにも、特に店舗の雰囲気作りに力を入れていたので、御社の経営理念である「社員一人ひとりの働きやすい環境作りの実現」を見て、自身の成長のほかにも、社員の成長と快適な職場環境を大切にしている点に魅力を感じました。
入社後は、スキルを活用して業務の効率化を図りながら、社内外でもコミュニケーションを深めて信頼関係を築きあげていき、職場のムードをより良くすることに貢献していきたいです。
キャリアコンサルタントからの例文の評価とアドバイス
総務事務として発揮できる能力について、アルバイト経験をもとに具体的に述べているため、活躍する姿がイメージできます。
「職場のムードをより良くする」とありますが、ムードは漠然としたイメージなので、「職場環境をより良くする」としても良いでしょう。
例文⑤社内や社外問わずさまざまな人を支えたい
社内や社外問わずさまざまな人を支えたいという志望動機例文
私が総務事務職に魅力を感じるのは、社内外のさまざまな人とかかわりながら支え合うことで、会社全体を成長させられると思うからです。
私は学生時代にボランティア活動をおこない、さまざまな人とかかわってきました。その中で初めて会った人たちが「ありがとう」と感謝を伝え合う関係になるのを見て、大きな感動を覚えました。
お互いを支え合うことで築かれた信頼関係の成果だと感じて、私も将来このような関係を築けるような仕事がしたいと思うようになりました。
御社のインターンシップに伺った時、昼休みに社内カフェで、他部署の方々が自然に仕事の情報交換をしている様子を目にしました。そういったコミュニケーションが、部署間の壁を取り除き、社内の協調性につながっているのだなとわかり、ここで働きたいと強く思ったことを覚えています。
入社後は、社内のイベント企画やプロジェクトに積極的にかかわり、社員同士の交流を深めることで信頼関係を構築し、御社のより働きやすい職場環境作りに貢献したいと考えています。
※AI志望動機作成ツール
選考通過率の高い志望動機をつくりたい人は「AI志望動機作成ツール」を活用しましょう！
キャリアコンサルタントからの例文の評価とアドバイス
インターンで社員同士の交流する様子を見たこと、それが総務による職場環境作りの仕掛けであることに魅力を感じたとわかります。
「社内外のさまざまな人」と述べているため、その社外の人とどうかかわるつもりかについても触れてあると、冒頭の文章とのつながりが良くなりますよ。
最後に見直し！ 総務事務の志望動機でよくある3つのNGパターン
最後に見直し！ 総務事務の志望動機でよくある3つのNGパターン
- NG例文①「楽しそう」や「興味がある」など具体性がない
- NG例文②希望する仕事内容を限定しすぎている
- NG例文③自分を採用するメリットが書かれていない
ここまでの内容を踏まえてポイントを押さえたつもりでも、具体性がなかったり独りよがりだったりする志望動機になっていては採用担当者には響きません。
大事なのは採用側の視点に立つことです。以下3つの例文を参考に自分の例文と見比べて、当てはまる部分がないかチェックしてみてください。
NG例文①「楽しそう」や「興味がある」など具体性がない
「楽しそう」や「興味がある」など具体性がないNG例文
私は、総務事務の日々の業務が多岐にわたり楽しそうだと感じ志望しました。
特に御社の幅広い事業内容に興味を持ち、その一員として働くことでさまざまな経験を積めると考えております。
大学時代は、サークル活動で人と接することが多かったため、そのコミュニケーションスキルを活かして御社で貢献できる人材になっていきます。
前述のように、志望動機は「楽しそう」や「興味がある」などの抽象的な表現では、採用担当者へ活躍するイメージが伝わりづらくなってしまいます。
ほとんどの人が総務事務に興味があるからこそ志望しているので、一歩踏み込んで「なぜ楽しそうだと感じたのか」を具体的に伝えるようにしてください。
NG例文②希望する仕事内容を限定しすぎている
仕事内容を限定しすぎているNG例文
私が総務事務を志望する理由は、文書管理とデータ入力を担当したいからです。
私は、学生時代に対応した論文作成やレポート作りでパソコンスキルが身に付きました。そのためExcelやWord、その他のツールを使って御社に役立つ人材になりたいと考えています。
基本的な事務処理はできるので、御社の総務事務ではスキルを活かし業務の効率化を図り、企業の売り上げに貢献していきます。
総務事務は基本的に、幅広い業務対応が必要です。何か特定のスキルがあるのは素晴らしいことですが、業務を限定しすぎると、採用担当者からしたら「仕事内容を理解していない」と受け取られるケースがあります。
事務処理が得意なことに加えて、ほかの業務も積極的に担当していきたいと前向きな意見を述べれば、仕事への熱意も伝えられるでしょう。
- 活かせるスキルを考えると、貢献できる業務が限定的になってしまいます……。
総務事務として貢献する意欲・今後得たいスキルを伝えれば問題ない
活かせるスキルとして何を伝えても、総務事務として幅広く業務に取り組んでいきたいとしっかり伝えれば、貢献できる業務が限定的になることはないでしょう。
むしろ活かせるスキルを示さないことで、総務事務に向いていないと判断される可能性があります。不安なら、今後身に付けていきたいスキルや知識について具体的に伝えても良いでしょう。
どういったキャリアを歩んでいきたいのか考えて、関連するスキルを高めていくと良いですね。
NG例文③自分を採用するメリットが書かれていない
自分を採用するメリットが書かれていないNG例文
総務事務の業務内容の豊富さから、幅広いスキルが身に付く点に惹かれ志望しました。
御社では、総務事務に人事や経理の内容も含まれると求人情報で拝見しました。パソコンスキルだけではなく、ビジネススキルや会社全体の把握もできて自身の成長につながると感じています。
入社後は、資格を取りスキルアップをしていきたいと考えています。
この例文では、総務事務の志望動機や企業への理解度は感じられても、あなたを採用することで企業側が得られるメリットの説明がありません。
ただ成長したい意欲を伝えるだけでは、企業側はあなたを雇った後にどのように貢献してくれるのかがわからず、選考突破は難しいでしょう。
日々の業務の中での成長はもちろんのこと、成長した結果、企業にどう役立っていけるのかを伝えましょう。
なぜ自分を採用するメリットを書かないといけないのかというと、一言でいってしまえば、あなたを成長させるために会社は給料を払うのではないからです。
給料は貢献に対して払われます。もちろん採用直後は学ぶことが中心にはなりますが、だからといってNG例のような志望動機では貢献への意欲が感じられないので注意しましょう。
会社に貢献できることをどのように伝えたら良いかわからない人は、以下の記事を参考にしてみましょう。
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総務事務の志望動機では業務内容と役割の理解をアピールして選考を突破しよう！
総務事務は、事務作業だけでなく会社全体を支える役割を担っています。一般事務と似ている部分もありますが、混在してしまうと業務内容を理解していないと受け取られ、選考突破は難しいでしょう。
そのため、まずは業務内容や会社での役割を理解して、やりがいやアピールポイントを見つけることが重要です。ただ「事務作業に携わりたい」ではなく、幅広い業務内容を担当する中で、企業にどのような利益を与えられるかを考えてみましょう。
総務事務の役割や責任を理解し、あなたの強みを盛り込んだ志望動機で選考突破を狙ってくださいね。
アドバイザーコメント
谷所 健一郎
プロフィールを見るまずは総務事務の業務内容や必要な能力を押さえることが大前提
総務事務の志望動機を作成するには、総務事務の仕事内容、やりがい、活かせる能力を整理しておく必要があります。この3つをおさらいしましょう。
まず総務事務の仕事は、電話対応などの会社の窓口業務、書類作成や備品管理などの事務業務、そのほか株主総会の運営などが一般的です。
やりがいとしては、会社全体を支えて貢献できることや幅広いスキルが身に付くこと、さらに社内外の人との人脈を広げられることがおもに挙げられます。
総務事務に活かせる能力は、パソコンを活用した事務処理能力、マルチタスクなスケジュール管理能力、コミュニケーション能力、臨機応変な対応力などがあります。
総務事務ならではの理由や貢献する意気込みもしっかり伝えよう
上記の内容を押さえたうえで、志望動機では、なぜ総務事務の仕事に就きたいのか、その中でなぜ応募企業なのか、総務事務として活かせるスキルや強みは何か、そして最後に入社後の意気込みを伝えましょう。
総務事務の仕事に就きたい理由については、これまでの経験などから自分だけのエピソードも加えることがポイントです。
総務事務は一般事務と違い、事務の仕事だけでなく、会社全体を支える役割を担っています。事務職ならば何でも良い、どの企業でも良いと受け取られないように、応募企業の特徴や総務事務として求められる役割をよく調べましょう。
総務事務として応募企業で活かせる能力を志望動機に盛り込み、総務事務の仕事がしたい意欲と入社後の意気込みを明確にアピールすることが大切です。
執筆・編集 PORTキャリア編集部
明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。
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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi
高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
3名のアドバイザーがこの記事にコメントしました
キャリア・デベロップメント・アドバイザー／キャリアドメイン代表
Kenichiro Yadokoro〇大学でキャリアデザイン講座を担当した経験を持つ。現在は転職希望者や大学生向けの個別支援、転職者向けのセミナー、採用担当者向けのセミナーのほか、書籍の執筆をおこなう
プロフィール詳細キャリアコンサルタント／2級キャリアコンサルティング技能士
Mihoko Endo〇メガバンクで法人営業や新人研修講師、採用面接に携わる。現在は「その人らしさを引き出すカウンセリング」をモットーに、大学での就活支援、社会人向けキャリア開発研修をおこなう
プロフィール詳細キャリアコンサルタント／産業カウンセラー
Atsuko Hirai〇ITメーカーで25年間人材育成に携わり、述べ1,000人と面談を実施。退職後は職業訓練校、就労支援施設などの勤務を経て、現在はフリーで就職・キャリア相談、研修講師などを務める
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