職種選びを考えるうえで、事務職に憧れを抱いている人は多いのではないでしょうか。しかし、いざ就活を始めてみると、募集が少ないことや事務職にはさまざまな種類があることを知り、事務職として就職するにはどのように就活を進めていけば良いかわからない人も多いことでしょう。

事務職として内定を獲得するためには、まず事務職の種類や求められるスキルに対する正しい理解が必須です。正しく理解を深めることで、その企業における事務職を志望する理由や自己PRを適切にアピールできるようになります。

この記事では、キャリアアドバイザーの鈴木さん、遠藤さん、横山さんのアドバイスを交えて、事務職の仕事内容や選考対策について解説します。事務職を志望している人はぜひ参考にしてくださいね。

事務職とは？ 特徴や適性、選考対策を徹底理解し就活に活かそう

皆さんは事務職と聞いて、どのようなイメージを思い浮かべますか？ 「パソコンに向かって黙々と資料作成をしている」「営業職のように人とかかわる機会やノルマが少なそう」といったイメージを持っている人が多いことでしょう。

しかし、これらは事務職のほんの一部の側面に過ぎません。就活で事務職を志望する人は、イメージだけではなく、事務職の特徴やそれに基づく適性をきちんと押さえることが大切です。

この記事では、事務職の仕事内容や種類、向いている人の特徴など事務職の職種理解に役立つ内容を徹底解説します。

事務職は具体的にどんな仕事をしているのか、自分に事務職は合っているのか知りたい人はぜひ参考にしてみてください。最後には、事務職就活を攻略する方法や事務職で活かせる強みをアピールした自己PRの例文17選も紹介していきます。

事務職の特徴

事務職にはさまざまな種類があり、仕事内容も多岐に渡りますが、集約すると「他の社員が働きやすい環境をサポートするバックオフィス」ということができます。営業職のように、会社の利益に直接貢献するわけではありませんが、どの企業にも必ず必要とされる大事な職種の一つです。

ここからは事務職を志望する人が気になる採用面において、どのような特徴があるのかを見ていきましょう。

正社員雇用が多いが派遣社員としての採用も増えている

事務職の採用は正社員雇用の方が多いものの、派遣社員の採用も増えているという現状があります。

なぜなら、企業にとって必要な職種ではあるものの、企業の業績に直接利益を生み出す存在ではないという特性上、派遣社員の雇用やアウトソーシングをすることで、コストカットを図りたいという意図があるからです。

応募倍率が高い

厚生労働省が発表する職業別一般職業紹介状況によると、事務職の有効求人倍率は0.42倍であり、職業全体の有効求人倍率が1.29倍であるのと比較すると、かなり低いことがわかるでしょう。

事務職の応募倍率が高くなる要因として以下のことが挙げられます。

事務職は応募倍率が高く人気な職種だからこそ、職種の理解に努め、適切な対策をおこなう必要があるのです。

ワークバランスバランスがとりやすく残業の少ない事務職は人気が高いです。残業が少なく楽な仕事を志望している人は以下の記事を参考にしてみてください。事務職以外の仕事も解説しています。
楽な仕事をしたい人必見！ おすすめの仕事20選を特徴ごとに紹介

事務職の仕事内容

まずは、事務職の仕事内容や具体的な業務を把握し、事務職として働くイメージをつかんでいきましょう。

この後にも解説しますが、事務職の中でもいくつかの種類が存在します。また、就職先の業界や企業規模、1人当たりの裁量、配属部署によって業務内容やその範囲は大きく異なります。この点を押さえたうえで、多くの事務職がおこなうことの多い仕事内容を把握していきましょう。

事務職は、決められた仕事以外にもバックオフィス関連の仕事を任されるなど業務範囲が幅広くなりやすいのも特徴の一つです。

書類作成・管理

会議資料・議事録、計画書などの社内文書や見積書・請求書、顧客への案内文書などの社外文書など社内外で使用する書類の作成業務をおこないます。

以下の通り、職種によりその書類内容は異なりますが、多くの事務職が書類作成をおこないます。

また、作成した書類の印刷・配布、管理も事務職の重要な仕事です。紙媒体の書類でもパソコン上のファイルでも、種類や日付などで適切に分類してファイリングをおこないます。社内で必要な人が必要な時に書類の確認およびアクセスできるように管理しておくことが求められます。

データ入力・管理

顧客情報や契約情報、売上・発送状況などの数字や文字データをパソコンの所定フォーマットやファイルに入力・保存、確認、管理をおこないます。企業のデータベースとなり個人情報を扱うデータ入力業務は正確性と適切な管理が重要です。

原本には手書きや画像・音声データなどさまざまなものがあり、それらを文字に起こす作業には時間を要することもあるのです。

また、データ入力のみならず、必要なデータの収集や集計・分析作業まで事務職が担うケースもあります。

顧客対応

来客やメール・電話での問い合わせに対して必要な顧客対応をおこないます。来客に対しては、受付や応接室への案内、お茶出し、見送りなどがあたります。

自分の担当する顧客でない場合でも笑顔で出迎え、名前の頂戴とアポイントの有無、担当者への引き継ぎなどを丁寧に素早くおこない、会社の顔としての立ち振る舞いが求められるのです。

電話対応でも来客対応同様、その企業の代表である意識を持つことが大切です。社内に担当者がいれば引き継ぎ、担当者が不在の場合は担当者に対して伝言メモを残します。

このような対応を適切に取れるよう、事務職にはビジネスマナーや礼儀正しさ、責任感なども求められるでしょう。

責任感がある人は事務職の就活で自己PRしてみましょう。責任感の自己PRのコツはこちらの記事で解説しています。
責任感の自己PRは要注意！ 失敗例と絶対響く6例文で徹底差別化

受発注の管理

見積依頼書にて顧客から注文・依頼のあった商品の在庫状況の確認、見積書の作成をおこないます。顧客から注文書を受け取ったら、発注書の作成・送付、発送の準備をおこなう部署があれば適切に社内伝達をおこないます。

このような受発注から商品発送に至るまでの顧客からの書類確認や必要書類の作成・送付、社内担当部署への引き継ぎなどの一連の事務作業を担います。

商品の製造・販売をおこなうメーカーやBtoB企業の事務職に多い仕事内容の一つです。

役立つ資格も紹介！ 部門別・事務職の種類

ここまで事務職全般がおこなうことの多い仕事内容を解説してきましたが、事務職にはさまざまな種類が存在します。その種類によって、業務内容が大きく異なるため、ここからは事務職の種類ごとに詳しく解説していきます。

民間企業と公務員の就活どちらも成功させる方法はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
公務員と民間企業の併願で共倒れ？ 状況別で両立のコツを解説

一般事務・OA事務

事務職の中で最も認知度の高い一般事務やOA事務は、社員が円滑に仕事ができるようなサポートを担います。具体的な業務内容は以下の通りです。

OA事務の「OA」とは、「Office Automation（オフィスオートメーション）」の略で、PCなどの機器を用いた仕事をおこなう事務職を指します。しかし、近年では多くの一般事務もPCを用いた業務をおこなうため、細分化・区別されていないことが多いです。

一般事務・OA事務を含め、この後に紹介するほかの事務職全般において持っていると役立つ資格を紹介します。

営業事務

営業事務は、顧客との商談を通じて契約を獲得する営業職の社員をサポートをすることが主な仕事となります。具体的な業務内容は以下の通りです。

営業部へと配属され、営業職と同じ目標に向かって仕事を進めていきます。一般的に事務職は、自分の業務による結果や評価が見えづらく、やりがいを感じづらいという人も多いです。

しかし、営業事務は、自身の作成した資料や丁寧な顧客対応が評価されて契約へとつながることや契約件数の拡大に寄与できるなど結果が返ってくるため、事務職の中でも働くモチベーションを感じやすい職種ともいえます。

経理事務

経理事務は、会社のお金の管理をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

経理事務の業務は大きく日次業務、月次業務、年次業務の3つに分けられます。決算処理をおこなう3〜6月、年末調整をおこなう12〜1月は経理事務職の繁忙期となり、日次業務、月次業務、年次業務の3つが重なるタイミングは特に忙しくなります。

経理事務は、会計・財務に関する専門的な知識やスキルが求められるため、資格を取得することで仕事をするうえでもキャリアアップを目指すうえでも役立ちます。経理事務におすすめの資格を以下に示します。

人事事務・労務事務

経理事務は会社のお金を管理する仕事であったのに対して、人事事務・労務事務は、会社の人を管理する仕事です。具体的な業務内容は以下の通りです。

厳密には、採用や教育、人事評価など求職者や従業員など直接人とかかわる業務を担うのが人事、給与・交通費計算や社会保険手続き、入退社手続きなどの事務処理業務を担うのが労務と区別されています。しかし、企業によっては、「人事事務」「人事アシスタント」「労務事務」を区別せずに、求人募集をしているケースもあります。

総務事務

総務事務は、社員が働きやすい環境を整える仕事を担います。具体的な業務内容は以下の通りです。

経理事務は「カネ」、人事・労務事務は「ヒト」の管理であったのに対し、総務事務は「モノ」の管理をおこなうと考えると良いでしょう。人員の少ない中小企業やベンチャー企業では、経理や人事関連、顧客対応、社内システム・コンプライアンス管理など多くの仕事を総務部が一手に担うケースもあります。

法務事務

企業活動では、日々さまざまな取引による契約が生じています。このような企業経営を健全におこなうには、法令の遵守が必要不可欠であり、その確認や管理をおこなうのが法務事務の仕事です。具体的な業務内容は以下の通りです。

法務事務は、法律・特許に関する専門的な知識やスキルが求められるため、転職市場においても未経験での求人が少ない傾向にあります。そのため、法学部の学生や法務に役立つ資格などの客観的スキルを有していることは一つのアピールになるでしょう。法務事務におすすめの資格を以下に示します。

弁護士とのやり取りをすることもあり、法律に関する専門知識を要します。さらに、特許やライセンスに関する仕事をおこなう特許事務が存在しない企業では法務事務が兼任することが多いです。

法律関係の仕事が気になる人は、以下の記事も参考にしてみてくださいね。
法律関係の仕事24選！ 仕事内容や必要な資格を徹底解説

貿易事務

貿易事務は、海外との取引のある総合・専門商社やメーカー、貿易会社、海運会社、通関業者、NVOCC・フォワーダーなどの企業で、輸出入の貿易に関する事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

事務職の特徴として、社員のサポート的な役割の要素が強い職種ですが、貿易事務においては、社内の貿易に関する主体的役割を担います。

扱う書類は英語によるものなので、目安としてTOEIC600点以上の英語力が必要です。また、貿易関連の専門的知識も必要になります。語学力を活かし、専門性の高い仕事をしたい事務職志望の人は、貿易事務を視野に入れてみると良いでしょう。

医療事務

医療事務は、病院やクリニックなどの医療機関で事務作業をおこない、医療現場をサポートします。具体的な業務内容は以下の通りです。

国家試験に合格しなければ就くことのできない医師や看護師とは異なり、医療事務は資格を必要とせず就くことができます。しかし、一般企業での事務職とは異なった医療知識や会計知識が必要です。

医療事務を志望している人は以下の記事をチェックしてみてください。志望動機の書き方のポイントをまとめています。
例文10選｜医療事務の志望動機は2つのポイントを整理して書こう！

公務員事務職

ここまでは、民間企業もしくは医療機関に就職して、事務職に就く働き方について見てきました。

一方、公務員として事務系職種に就くという働き方も事務職として働く一つの方法です。公務員の事務系職種は、大きく以下の3つが挙げられます。

ここからは、公務員の事務系職種を一つひとつ詳しく解説していきます。

行政事務

行政事務は、地方公務員として県庁や市役所、町村役場などの行政機関にて、行政運営の事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

これらに加えて役所には市民税課や政策推進課、広報課などさまざまな部署が存在し、それぞれの課によっておこなう業務が大きく異なります。

公務員という特性上、市民の安心・安全の確保、期待に応える社会貢献性の高い仕事です。そのため、民間企業ではなく公務員を志望した理由・その自治体を志望した理由について解決したい課題や成し遂げたいことを交えながら説明できるようにすることが大切です。

学校事務

学校事務は、国公立の学校や教育機関にて、学校運営の事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

大学事務の場合は、オープンキャンパスの企画・運営・実施や各学生の単位取得状況の確認、奨学金手続きなどの業務もあります。

警察事務

警察事務は、警察本部や警察署にて警察業務の事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

よく間違えられやすいですが、警察事務は警察官ではありません。そのため、現場に赴いて捜査をすることはほとんどなく、多くがデスクワークで事務面から警察業務のサポートをおこないます。

要注意！ 事務職に対する4つの誤解と現実

事務職は「体力的に楽そう」「事務職はどの会社も残業が少ない」といった業務上の働きやすさやワークライフバランスの整ったイメージを持っている人も多く、学生からも転職者からも多くの人気を誇る職種の一つです。

しかし、これら一般的なイメージとは異なった実態も存在します。イメージだけで就職を決めてしまうと、「こんなはずではなかった……」と後悔してしまうことも。

事務職に対して多くの人が持っている4つの誤解とそれに基づく実態を解説していきます。事務職を志望する人は、これらの現実を知り、納得して働くことができるかを判断するようにしましょう。

誤解①体力的に楽そう

デスクワークが中心の事務職は体力的に楽そうというイメージを持っている人が多いです。確かに、メールや書類の確認・作成、データ入力などの事務作業は、1日の大半は座って仕事を進めます。

立ち仕事である接客業や外回りの営業職、重い荷物を運ぶ物流や土木・建築業で働く人と比べて体力的負担は少ないといえるでしょう。

しかし、ずっと座りっぱなしだと、身体的・心理的負荷がかかり、健康被害に直面するという研究も多く報告されています。また、PCでの作業が多いことから腰痛や肩こり、足のむくみ、眼精疲労などの身体的負荷が掛かりやすいという側面もあるのです。

誤解②自分のペースで仕事が進められる

事務職は、営業職のように顧客に合わせた業務ではないため、やるべきことが定型化し、自分のペースで仕事が進められるというイメージを持っている人は多いです。

しかし、他の社員が円滑に仕事を進められるようにサポートするため、自分のペースで仕事を進められない事態が生じることもしばしばです。もちろんその日におこなう業務はある程度決まっていて、自分で計画を立てながら仕事を進めることになりますが、それはあくまで計画であって、その通りに進まないことはよくあるのです。

たとえば、事務作業をおこなっている途中に「至急、会議資料を1部コピーしてきてください」と頼まれたら、自分の今取り組んでいる作業を後回しにして優先的に会議資料のコピーを取りに行かなければなりません。

また、適宜周囲の状況を見て、必要であればいったん自分の仕事を中断して進捗の遅れている、サポートが必要な社員のフォローをおこなうこともあります。このように、周囲をサポートする役割を持つ事務職は、自分のペースで仕事を進めるのが困難なケースは日常茶飯事なのです。

誤解③仕事内容が固定化している

ルーティンワークの多い事務職は、仕事内容が固定化していて同じことを淡々と繰り返せば良く、業務内容が楽そうと事務職を志望する学生からの声をよく聞きます。

事務職の仕事はルーティンワークの業務が基本である一方で、イレギュラーな事態やその場の状況に合わせた業務をおこなうケースも多くあります。

中小企業やベンチャー企業など1人の裁量が大きい企業で働く事務職は、日々さまざまな業務をおこない、業務内容が固定化していないケースも多いです。また、時期によっても、忙しさややるべき業務が異なることがあります。

誤解④事務職はどの会社も残業が少ない

事務職は残業が少なく働きやすそうというイメージを持つ人は多いでしょう。実際、dodaの、社会人15,000人を対象にした94職種別の残業時間ランキングによると、平均残業時間の最も少ない職種は、「秘書／受付」で10時間でした。

また、上位10位のうち6つを事務・アシスタント職が占めていることから、相対的に見て事務職は残業が少ない傾向にあることがわかります。

ただ、この残業の少なさがどの企業にも当てはまると考えるのは注意が必要です。事務職の人数が少なく仕事の幅が広い企業では、1人当たりの負担が大きく、残業時間が多いケースもあります。

また、会社の繁忙期には通常の事務業務以外の仕事も並行しておこなうため、残業時間が増えてしまうことは否めません。自分の選考を受ける企業の社員数に占める事務職の割合や公表している残業時間を、就職四季報などで事前に確認しておきましょう。

残業時間が少ないなど、労働環境が良い企業はホワイト企業といわれます。そのほかホワイト企業の特徴や例はこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
ホワイト企業とは？ 入社後に絶対後悔しない企業選びの方法を徹底解説

適性をチェックしよう！ 事務職に向いている人の9の特徴

ここからは、事務職に向いている人の特徴を9つ紹介していきます。自分に合った適性のある仕事を選択することで、仕事での成果を発揮しやすく、会社から良い評価を得ることができます。

ここで解説する9つの特徴をすべて持っていなくても構いません。1つでも当てはまるものがあれば、それについて深掘りし、事務職としてどう自分の強みを活かせるのかを考える手掛かりにしていきましょう。

①計画性のある人

限られた業務時間の中で、多くの事務作業をこなしていかなくてはなりません。さらに、計画通りに進まない事態に直面しても素早く対応し、その後の仕事で遅れを取り戻せるような適切な計画をおこなうことも重要です。

そのため、期限までに決められたことを終わらせる予定を上手に組み立てられる計画性のある人は事務職に向いています。

計画性がないと、やるべきことがどんどん後ろ倒しとなってしまい、期日までに書類作成などが間に合わずに周囲に迷惑を掛けてしまうということにもつながってしまうのです。

事務職の選考では計画性の自己PRも有効です。詳しいやり方はこちらの記事で解説しています。
例文10選｜企業に刺さる「計画性」の自己PRは3ステップで完成！

②丁寧でスピーディーに仕事ができる人

毎日、多くの書類作成やデータ入力などをおこなう事務職は、丁寧でかつスピーディーに仕事をこなせる人が求められます。とくに、社外へ公開する書類などにミスがあると、大きな失態へとつながるため、ミスなく作業をおこなうことが大前提となります。

ミスをなくすためには、自分のおこなった作業に対して確認をおこなう時間を確保したいものです。そのためには、一つひとつの作業をスピーディーにおこなう必要があります。

さらに、事務職は自分のおこなう決められた業務のみならず、周囲のサポートまで担います。自分のおこなう仕事をスピーディーにこなして時間的余裕を捻出し、周囲のフォローへと入れるようにすることも求められるのです。

③地道な作業に対して向上心をもって取り組める人

事務職の仕事の基本はルーティンワークとなります。時には柔軟な対応が求められることもありますが、それは常日頃のルーティンワークによる基礎・土台がきちんと固まっているからこそ、対応することができるのです。

ルーティンワークである事務作業には、ひたすら間違いなくデータを入力していくといった地道な作業も多くあります。そのような仕事に対して向上心を持って取り組める人は活躍することができるでしょう。

たとえば、「いつもおこなっている書類作成に40分かかるところを30分に削減できるようにしてみよう」といったように、その仕事に対して、どれだけ前向きにより良い仕事へとできるかを考え実行できる人は仕事に価値を見い出すことができます。

毎日働くうえで、仕事に対するモチベーションを上げることができ、さらに会社からの評価を上げることもできます。

④臨機応変な対応ができる人

繰り返しになりますが、事務職は周囲の社員をサポートする役割を担っています。そのため、進捗が遅れている社員や急ぎの要求が生じるといったイレギュラーな場面において、即座に臨機応変な対応を取れる人は事務職として活躍することができるでしょう。

社会人になると、自分で考えてその場の状況に合わせた対応を取ることが必要です。これは、事務職でも例外なく求められるのです。

臨機応変な対応力がある人は、事務職の選考でアピールしましょう。こちらの記事で臨機応変な対応力のアピール方法を詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
例文8選｜臨機応変に対応する力の自己PRで印象に残す4ステップ

⑤相手の求めることを先回りして行動できる人

社員をサポートするにあたって、頼まれたことを着実にこなすことは大切です。しかし、より周囲から頼りにされ、会社から評価される事務職となるには、相手の求めることを先回りして行動できる人が求められます。

頼み事をする人は、部署内の業務を円滑に進めるため、誰かに助けを求めることが大切なのは頭の中ではわかっていることでしょう。しかし、いざ頼もうとすると申し訳ないという思いからなかなか頼れないという人も多いのです。自分のことはすべて自分で終わらせなけばならないといったプライドを持っている人もいます。

そのため、自分からさっと相手の求めることを先回りして行動できる人は、相手から「自分が頼む前からいつも助けを差し伸べてくれる」と感謝してもらい、信頼関係を構築することができます。

⑥サポートすることにやりがいを感じる人

職種上の役割特性から、サポートすることにやりがいを感じる人は事務職に就くことで大きなやりがいを持って取り組むことができるでしょう。

これまでに、「ある人の理想や夢を叶えるための下支えができてうれしかった」「自分が目立った表舞台に立つより陰で支えることが好き」といった経験が複数ある人は、サポートすることにやりがいを感じるタイプの可能性が高いです。また、自然といつも誰かのために行動することが多いという人も、事務職でその強みを活かすことができるでしょう。

一度、「どんなことにやりがいを感じるのか」「チームではどんな役割を担うことが多いのか」ということを振り返ってみましょう。

⑦長期的な信頼関係を構築するのが得意な人

事務職は、社内の人とかかわることが多い職種の一つです。そのため、長期的な信頼関係を構築するのが得意な人は、社内の人と信頼関係を構築し続けていくことができるでしょう。

社外の人とも、継続的な顧客になってもらうには、長期的に信頼関係を構築することが大切です。人見知りで話すのが苦手だから事務職を志望するという人もいますが、事務職においても長期的な信頼関係を構築するためのコミュニケーション力は必須となります。以下のような行動が取れる人は長期的な信頼関係を構築するのが得意である可能性が高いです。

しかし、この長期的な信頼関係は、一朝一夕に身につけられるわけではなく、社会人になった後も磨き続けている人はたくさんいます。そのため、今この特徴がなくても事務職を諦める必要はありませんよ。

⑧感情やストレスコントロールが上手くできる人

他の社員をサポートする事務職は、自分の仕事をしている最中に、急を要する仕事や雑務を頼まれることがあります。

また、事務職は一般職や派遣社員が多いため、総合職である正社員から理不尽な態度や無理な要求をされる場合もあることは否めません。また、さまざまな立場の人からの依頼で板挟みになり、ストレスを抱えやすくもあります。

このような状況に立たされても冷静に感情を抑え、ストレスコントロールが上手くできる人は仕事へ前向きに取り組めることでしょう。

企業選びをする際は、このような職種や雇用形態などによって差別的な雰囲気が社内に広がっていないかを見ることも大切です。会社説明会などではこの点に気づきにくいですが、長期インターンに参加すると社内の雰囲気を把握しやすいですよ。

長期インターンを含めた、インターンに関するすべての情報はこちらの記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
インターンは就活に不可欠？ 8のメリットと選び方を詳細解説

⑨幅広い視野を持って気配りができる人

事務職は、自分の仕事を確実にこなすだけに留まらず、気配りやフォローを自分からおこなうことで、部署内全体が円滑に回るように支える役割を持ちます。自分の仕事に追われていてはこの役割を全うすることはできません。そのため、幅広い視野を持って行動できる人が事務職に向いているといえます。

黙々と自分の作業に集中する事務職よりも、幅広い視野を持って他の社員を支える事務職の方が多くの価値を提供でき、事務職としてのキャリアアップをしやすくなります。

入社後苦労する？ 事務職に向いていない人の9の特徴

ここまで事務職に向いている人の特徴を解説してきました。ここからは、事務職に向いていない人の特徴を9つ解説していきます。

このあとに解説する「整理整頓が苦手な人」といった特徴に関しては、自分の努力次第で直すことができるため、ここで取りあげる特徴に当てはまるからといって事務職を諦める必要はありません。一方、「スピード感を持ってキャリアアップしたい」という価値観を強く持っている人は、自分の考えや価値観を変えることは難しく、ミスマッチにつながってしまう可能性が高くなります。

この後に解説する事務職に向いていない人の特徴が自分に当てはまった場合は、「その特徴は自分で直せることなのか」「自分の持つ価値観においてどれほど重要度が高いものなのか」といった多角的な視点から考えてみましょう。

①細かいことを気にしない人

事務職がおこなう業務において、ミスを限りなく削減し、正確に仕事を進めていくことが大前提です。「一文字間違えているけれど、まぁいいか」と済ませてはなりません。

細かいことでも誤りや見にくい点があれば、素早く修正する必要があります。細かいことを気にしない人はそもそもミスに気づかないことも多いでしょう。

しかし、小さな誤りが企業全体に悪影響を与える大きな失態へとつながりかねません。社外へ公開する文書や、1つずれてしまうとすべて誤るデータ入力、法律・医療にかかわる業務などは、特に細かい点まで配慮する必要があります。

②整理整頓が苦手な人

社内のあらゆる書類や文書、データなどは、膨大な量となります。それらを適切に管理する事務職にとって、整理整頓が苦手な人は向いていないでしょう。

「○○の資料を出して」と言われ、探すのに時間がかかってしまっていては仕事ができない人と思われても仕方がありません。必要なときに、必要な人が、必要なものをすぐに取り出せるような整理整頓をしておくことが大切です。

また、自分のデスクなど身の回りが整理整頓されていないと、事務処理の生産性が落ちてしまうため、整理整頓が苦手な人は業務においても支障を来たすことが簡単に想像できますね。

③飽きっぽい性格の人

時には柔軟な対応が求められることもある事務職ですが、基本はルーティンワークが中心となります。

「会議資料を30部コピーしてホチキス止めをする」といったこともよくある業務で、ひたすら必要枚数の資料をホチキス止めするといった単純作業に飽きてしまう人は、途中で集中力が切れて、作業スピードが落ちてしまうでしょう。

目の前のことに対して、集中して黙々と取り組める人でないと、事務職として活躍するのは難しいでしょう。

飽きずに一つの物事をコツコツと継続できる人は、事務職の選考でぜひアピールしてみましょう。こちらの記事では、継続力の自己PRのコツを解説しているので、参考にしてください。
例文13選｜「継続力」を魅せる自己PRの鉄則を職種・業界別に解説

④表舞台に立った仕事がしたい人

企業経営に関する業務には、大きくフロントオフィスとバックオフィスとに区分することができます。

バックオフィスは、直接利益を生まないものの、企業経営を健全に存続させるための下支えをおこなう業務を指し、事務職もこれに含まれます。バックオフィスは、どの企業にも共通して必要な業務であり、一般事務のほかに経理や総務、人事、法務などが挙げられます。

表舞台に立った仕事がしたい人は、顧客と直接かかわるフロントオフィス業務である営業職などの方が向いている可能性が高いでしょう。

「営業職にも向いてないのでは」「営業職の適性をチェックしたい」と考える人は、こちらの記事で向いているかを確認できるのでぜひ読んでください。
営業に向いてない人の16の特徴｜不向きな人におすすめの道も解説

⑤デスクワークが苦手な人

事務職の仕事はデスクワークが中心です。しかし、デスクワークに苦手を感じる人も多く、それは以下のようにさまざまな要因があります。

デスクワークが苦手な人は、事務職として働くのは日々の業務に苦痛を感じてしまうため、事務職には向いていないでしょう。

しかし近年は、働き方・生産性改善、社員の健康を配慮し、スタンディングデスクを用いて作業をおこなえる社内環境の整備やテレワークの導入を進めている企業も多いです。そのため、デスクワークの苦手を克服しつつ、働きやすい環境が整っている企業へ入社するという選択肢も視野に入れてみると良いでしょう。

⑥自分の仕事だけに集中して仕事がしたい人

事務職は、他の社員の状況を見ながら先手先手を考えながら仕事を進めていくマルチタスクな仕事の代表例です。そのため、自分の仕事だけに集中して進めていきたい人には事務職は合わないでしょう。

自分の仕事だけに集中して進めていきたい人は、エンジニアやデザイナー、ライターなどのクリエイティブ性の高い職種や研究職、職人仕事をおこなう専門性の高いスペシャリスト系の職種が向いている可能性が高いです。

⑦スピード感を持ってキャリアアップしたい人

土日休みで定時に退社しやすい事務職は、働きやすい人気の職種です。

しかし、営業職のように直接利益に影響を与える職種ではないという特性や正社員以外の雇用形態・アウトソーシング化されていることなどの理由から他職種に比べてキャリアアップしづらいという特徴があります。

そのため、スピード感を持ってキャリアアップしたい人には物足りなさを感じてしまうことでしょう。

ただ、事務職ではキャリアアップできないというわけではありません。事務職としてキャリアアップするには以下のような方法があるので、自分のキャリアプランを考える職種選びの参考にしてみてくださいね。

⑧数値化された評価を得たい人

事務職は、社内環境を整えるためのサポート的な役割を担うという特性上、数値化された評価を得ることは難しく、多くの場合定性的な評価となります。

営業職であれば、「今月の新規顧客を10件獲得する」という目標に対して目標を達成することができれば、社内からの評価が上がり、インセンティブとして給与に反映される企業もあります。

このような数値化された定量的な評価を得たい人は、事務職として働くことで評価に対して不満を感じ、やる気を喪失してしまうことがあるでしょう。

⑨高収入を求めている人

dodaが公表している平均年収ランキング（職種・職業別）【最新版】によると、事務／アシスタント系職種の平均年収は336万円（男性：394万円、女性：321万円）であり、11の職種分類のうち、販売／サービス系の次に低い水準となっています。なお、こちらはdodaに登録している20～65歳の社会人が対象のデータです。

事務職は、残業が少なく残業代が出ないことも平均年収が低くなる原因の一つです。残業がないことよりもプレッシャーや数字を求められる仕事、専門性の高い仕事でバリバリ働き、高収入を目指していきたいという人には事務職は向いていないでしょう。

事務職に向いていないとわかった人は、こちらの記事で自分に本当に合う仕事を探してみましょう。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見！ 後悔しない方法を解説

今から意識しておこう！ 事務職に必要なスキル

事務職として働くには、必要となるスキルがあります。それらを今から意識しておくことで、働くうえで自分のスキルをどう発揮・伸ばしていくべきなのかを考えやすくなります。すると、事務職としてのキャリアプランのイメージも湧き、選考で適切にアピールしやすくなりますよ。

パソコン・Officeソフト活用力

事務職の業務では、ほとんどの作業においてパソコンを用います。多くの会社で使用されているのがマイクロソフト社の提供するOfficeソフトです。事務職での業務は以下のソフトウェアを使用することになります。

さらに、その企業独自のソフトウェアなどが導入されている場合は、マニュアルを参考にしながら使いこなしていく必要があるので、一定程度のパソコンやITスキルが求められます。

ビジネスマナースキル

事務職は会社の顔として社外との対応をする機会が多く、身だしなみや服装を整え、丁寧な挨拶や適切な言葉遣い・名刺の渡し方、お茶の出し方などが当たり前のようにできる必要があります。

事務職の来客対応や電話対応が会社全体のイメージに影響を与えてしまうといっても過言ではありません。いかに顧客が自社に対して良い印象を持ってもらえるかが大切です。

また、社内においても守秘義務を徹底することや報告・連絡・相談をこまめにおこなうこともビジネススキルとして大切な要素です。

一筋縄ではいかない！ 人気の事務職就活を攻略する方法

前述しましたが、事務職は倍率が高く人気の職種の一つです。そのため、事務職としての内定を獲得するためには、攻略ポイントを押さえて就活を進めていくことが大切です。

他の職種とは異なるポイントも解説していくので、事務職を志望しているものの、どう就活を進めていけば良いかわからないという人はぜひ参考にしてみてくださいね。

求人の探し方を工夫する

事務職の募集は少ないうえに、応募者が多く、さらに新卒の求人では、営業職を始めとした総合職の募集が多いです。そのため、事務職の求人を探すことに苦労している人も多いでしょう。そこで以下のように求人の探し方を工夫してみましょう。

①求人サイトで絞り込み検索をする

求人サイトでは、業種や希望する働き方を絞って求人を検索することができます。また、事務職を「一般職」とするか「事務職」とするかは企業によって呼称が異なりますが、新卒の場合は、総合職と区別される「一般職」で探す方が求人を見つけやすいですよ。

②逆求人型サイトで事務職を募集している企業からオファーをもらう

プロフィールを登録しておくことで、自分に興味を持った企業から選考案内などのオファーを受け取れる逆求人型サイトを活用するのも、事務職の求人を獲得するのに有効です。プロフィールの希望職種には、「事務職」と設定しておきましょう。

③就活イベントに参加して事務職を募集している企業を見つける

合同企業説明会などの就活イベントに参加することで、事務職を募集している企業を見つけることができます。中小規模の選考直結型イベントが、選考に有利になりやすいので積極的に参加することがおすすめですよ。

④秋・冬採用も検討してみる

事務職は人気の職種なため、なかなか決まりづらいこともあるでしょう。そのような場合は、多くの学生がすでに内定を獲得し、就職先を決定している秋・冬採用の時期を狙って選考を受けるのも一つの方法です。

事務職の志望理由を明確にする

前述しましたが、新卒採用では営業職をはじめとした総合職の採用が多い傾向にあります。その中で、なぜ一般職である事務職を選択したのかという理由をきちんと明確にする必要があります。

一般職は総合職に比べて残業時間が少なく、転勤もないためワークライフバランスを重視したい人には合っていることでしょう。

しかし、「ワークライフバランスを重視したいから」という志望理由では、面接で良い評価を得ることはできません。なぜならこれは自分自身にベクトルが向いているからです。ワークライフバランスを重視することで、長く働くことができ、長く働くことができると企業にとってどんなメリットがあるのかということまで伝える必要があります。

また、事務職として求められる人柄や素質を自分が有していることを自己PRと合わせて伝えることで、活躍してくれそうな人材であると評価につながります。

事務職として成し遂げたいことを言語化する

企業は、事務職として働くのに活かせる自身の強みと、さらに事務職として成し遂げたいことを自分で明確に考えられている人を積極的に採用します。なぜなら、事務職に限ったことではありませんが、企業は適性のある人を採用し、長期的に活躍してくれる人を採用することで、会社の利益を拡大していきたいと考えているからです。

企業は採用に多くのコストを掛けているため、すぐに離職されてしまうことは避けたいものです。長期的に成し遂げたいことを明確に考えられている人であれば、その実現したい目標に向けて努力してくれるだろうという安心材料になります。

OB・OG訪問のやり方や情報を引き出す質問例はこちらの記事で詳しく解説しているので、参考にしてくださいね。
OB訪問・OG訪問は必要？ 就活を有利に進める手順を完全網羅

その企業でなければいけない理由を明確にする

事務職を志望する理由や事務職として成し遂げたいことを考えたら、その企業でなければいけない理由も明確にしましょう。事務職を採用している企業は他にもある中で、なぜ自社を志望しているのかという点は企業にとって知りたいポイントです。

事務職といっても、金融業界の事務職とIT業界の事務職では扱う内容は大きく異なり、企業規模によっても1人当たりの仕事の裁量が異なります。さらに、企業ごとに企業理念や社会的使命、社風の特徴、目指すべき方向性が存在します。

事務職を志望している前提があり、さらになぜその企業を志望しているのかという企業に惹かれた理由を言語化していきましょう。

企業への志望動機が思いつかないという人はこちらの記事を参考にしてみてください。3ステップで志望動機の作成をおこなっていきましょう。
「志望動機が書けない」から確実に卒業する3ステップ｜例文付き

事務職の志望動機に特化したこちらの記事もおすすめです。20個の例文も見ることができるので、事務職の志望動機のイメージが湧かないという人はぜひ参考にしてみてくださいね。
例文20選｜事務職の志望動機を職種別・業界別に徹底解説

そもそも本当に事務職が合っている？ 事務職以外の職種の適性も考えよう

ここまで事務職の具体的な仕事内容や種類、向いている人の特徴や向いていない人の特徴を解説してきました。仕事内容や向いている人の特徴を見て、「私は事務職に向いているかも」と早い段階から事務職のみに絞って就活を進めるのは危険です。

事務職以外の職種の適性も考えてみることをおすすめします。たとえば、「周囲への気配りをおこない誰かのサポートすることが得意」であるのならば、販売職や介護職なども向いている可能性があります。「作業の正確性」が強みであれば、生産ラインの点検をおこなう技術職やエンジニア職としての選択肢もありますよね。

このように、事務職以外の職種の適性も考え、そのうえで最も自分の強みが活かせる、働きたい環境に近い職種を選択していきましょう。

事務職の就活で使える自己PR例文17選！ 事務職で活かせる強みをアピールしよう

この記事では事務職の職種理解が深まるように具体的な仕事内容や向き不向きな特徴、事務職就活を上手く進めるコツを徹底解説してきました。

人気の事務職の選考を突破するには、就活での頻出質問を徹底的に対策することが大切です。頻出質問の中でも、自分の適性をアピールできる自己PRについての例文を紹介していきます。

「事務職の適性をアピールできる自己PRを作成したい」という人は、以下で紹介する17個の例文を参考にし、自身の自己PRの作成のイメージをつかみましょう。

自己PRの作り方、伝え方はこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。

面接
例文12選｜面接必勝の自己PRはエピソードが最重要！

エントリーシート（ES）
例文15選｜エントリーシートの自己PRで人事を惹き込むコツを解説

自己PR例文①柔軟な対応力

柔軟性の自己PRの作り方や伝え方のコツはこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
13例文｜柔軟性の自己PRで理解必須の注意点と伝え方のコツ

自己PR例文②正確性

自己PR例文③調整力

自己PR例文④スケジュール管理力

自己PR例文⑤業務改善力

自己PR例文⑥感情マネジメント力

自己PR例文⑦愛嬌がある

自己PR例文⑧責任感

責任感の自己PRの作り方・伝え方はこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
責任感の自己PRは要注意！ 失敗例と絶対響く6例文で徹底差別化

自己PR例文⑨礼儀正しさ

自己PR例文⑩コミュニケーション力

自己PR例文⑪周囲への気配り力

気配りの長所を伝える自己PRのコツはこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
自己PRの「気配り」は一工夫が必要！ 効果的にアピールする秘訣

自己PR例文⑫真面目

真面目さを長所とする自己PRの作り方、伝え方はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
12例文｜真面目さの自己PRでやりがちな3つの失敗パターンと対策

自己PR例文⑬目標達成力

自己PR例文⑭計画性

自己PR例文⑮継続力

継続力の自己PRの作り方、伝え方はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
例文13選｜「継続力」を魅せる自己PRの鉄則を職種・業界別に解説

自己PR例文⑯包容力

自己PR例文⑰事務処理能力

4つの誤解に要注意！ 事務職の実態をしっかり把握したうえで納得のいく就活を進めよう

事務職を志望し内定を獲得するには、まず事務職という職種についてきちんと理解をしたうえで自分との適性を考えることが大切です。

イメージが現実とは異なりミスマッチとなってしまうリスクを回避することができます。さらに、職種の中身まできちんと理解しておくことで、実態に即した志望動機や自己PRを伝えることができ、他の学生と差別化することができます。

人気な職種である事務職だからこそ、しっかりと職種理解に努めたうえで、適切なアピールをすることで選考を突破しましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
全国民営職業紹介事業協会　職業紹介責任者（001-220824001-02942）
国家資格キャリアコンサルタント

＞ メッセージを読む