事務職の4つの誤解に要注意! 仕事内容・適性・選考対策を徹底解説

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この記事にコメントしたアドバイザー

  • 鈴木 洵市

    ブルーバード合同会社代表取締役 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号21041822) SNS:Instagram/Facebook

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  • 遠藤 美穂子

    近代マネジメント所属 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号16130197)/2級キャリアコンサルティング技能士(第12S17401156号)

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  • 横山 慶一

    インテグラルキャリア研究所所長 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント/1級キャリアコンサルティング技能士 SNS:Twitter/LinkedIn

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この記事のまとめ

  • 事務職は誤解されがち! 正しい職種理解から始めよう
  • 事務職と一口に言っても仕事内容は幅広い
  • 人気の事務職は念入りな選考対策が求められる

職種選びを考えるうえで、事務職に憧れを抱いている人は多いのではないでしょうか。しかし、いざ就活を始めてみると、募集が少ないことや事務職にはさまざまな種類があることを知り、事務職として就職するにはどのように就活を進めていけば良いかわからない人も多いことでしょう。

事務職として内定を獲得するためには、まず事務職の種類や求められるスキルに対する正しい理解が必須です。正しく理解を深めることで、その企業における事務職を志望する理由や自己PRを適切にアピールできるようになります。

この記事では、キャリアアドバイザーの鈴木さん、遠藤さん、横山さんのアドバイスを交えて、事務職の仕事内容や選考対策について解説します。事務職を志望している人はぜひ参考にしてくださいね。

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目次

事務職とは? 特徴や適性、選考対策を徹底理解し就活に活かそう

皆さんは事務職と聞いて、どのようなイメージを思い浮かべますか? 「パソコンに向かって黙々と資料作成をしている」「営業職のように人とかかわる機会やノルマが少なそう」といったイメージを持っている人が多いことでしょう。

しかし、これらは事務職のほんの一部の側面に過ぎません。就活で事務職を志望する人は、イメージだけではなく、事務職の特徴やそれに基づく適性をきちんと押さえることが大切です。

この記事では、事務職の仕事内容や種類、向いている人の特徴など事務職の職種理解に役立つ内容を徹底解説します。

事務職は具体的にどんな仕事をしているのか、自分に事務職は合っているのか知りたい人はぜひ参考にしてみてください。最後には、事務職就活を攻略する方法や事務職で活かせる強みをアピールした自己PRの例文17選も紹介していきます。

事務職の特徴

事務職にはさまざまな種類があり、仕事内容も多岐に渡りますが、集約すると「他の社員が働きやすい環境をサポートするバックオフィス」ということができます。営業職のように、会社の利益に直接貢献するわけではありませんが、どの企業にも必ず必要とされる大事な職種の一つです。

ここからは事務職を志望する人が気になる採用面において、どのような特徴があるのかを見ていきましょう。

正社員雇用が多いが派遣社員としての採用も増えている

事務職の採用は正社員雇用の方が多いものの、派遣社員の採用も増えているという現状があります

なぜなら、企業にとって必要な職種ではあるものの、企業の業績に直接利益を生み出す存在ではないという特性上、派遣社員の雇用やアウトソーシングをすることで、コストカットを図りたいという意図があるからです。

事務職志望です。新卒で派遣社員としてキャリアを積むのはもったいないのでしょうか。

遠藤 美穂子

プロフィール

派遣社員と正社員の違いを理解したうえで判断しよう

派遣社員は企業に即戦力として派遣され、契約時に決められた業務のみをおこないます。業務内容や勤務時間が決まっているというメリットもありますが、契約期間満了時には別の企業へ移らなければなりません。

一方で新卒正社員は研修やOJTを経て、さまざまな知識や経験を積みながら戦力となることが期待されています。残業や転勤などもあるかもしれませんが、頑張ればその企業でいくらでも活躍するチャンスがあります。

どちらを選ぶかはあなた自身です。

応募倍率が高い

厚生労働省が発表する職業別一般職業紹介状況によると、事務職の有効求人倍率は0.33倍であり、職業全体の有効求人倍率が1.04倍であるのと比較すると、かなり低いことがわかるでしょう

有効求人倍率とは

仕事を探している有効求職者数に対して企業が働き手を求める有効求人数がどのくらいあるかを表す比率で、「有効求人数÷有効休職数」で算出する。

有効求人数が100、有効求人者数が100の場合は、有効求人倍率は1.0倍となり、仕事を探す人と働き手を探す企業の数が同じで均衡の取れた状態にある。

有効求人倍率を見る際は、1倍を基準として、その年・月の全体有効求人倍率を見たうえで、高低を判断する必要がある。

事務職の応募倍率が高くなる要因として以下のことが挙げられます。

事務職の応募倍率が高くなる要因

  • 元々求人数が少ない
  • ワークライフバランスが保ちやすく志望する人が多い
  • 退職者が少ない

事務職は応募倍率が高く人気な職種だからこそ、職種の理解に努め、適切な対策をおこなう必要があるのです。

鈴木 洵市

プロフィール

事務職の応募倍率については非常に高いラインをたどっています。これは事務職の人気が高いことと、仕事の内容がDX化されるにつれて、1企業当たりの事務職の必要人員の絶対数が少なくなっているからです。

就活で後悔したくない人は、適職診断からはじめよう

新卒の就活では、選べる職業が膨大にあります。そのため簡単に就職先を決めると入社前とのギャップから早期退職につながる恐れがあります。

これから就活をはじめる人は、まず「適職診断」を活用しましょう。適職診断では、簡単な質問に答えるだけであなたの強みと弱みとぴったりの職業がわかります。

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事務職の仕事内容

事務職の仕事内容

  • 書類作成・管理
  • データ入力・管理
  • 顧客対応
  • 受発注の管理

まずは、事務職の仕事内容や具体的な業務を把握し、事務職として働くイメージをつかんでいきましょう。

この後にも解説しますが、事務職の中でもいくつかの種類が存在します。また、就職先の業界や企業規模、1人当たりの裁量、配属部署によって業務内容やその範囲は大きく異なります。この点を押さえたうえで、多くの事務職がおこなうことの多い仕事内容を把握していきましょう。

事務職は、決められた仕事以外にもバックオフィス関連の仕事を任されるなど業務範囲が幅広くなりやすいのも特徴の一つです。

書類作成・管理

会議資料・議事録、計画書などの社内文書や見積書・請求書、顧客への案内文書などの社外文書など社内外で使用する書類の作成業務をおこないます。

以下の通り、職種によりその書類内容は異なりますが、多くの事務職が書類作成をおこないます。

職種ごとの作成する書類の例

  • 営業事務:見積書、請求書、納品書
  • 法務事務:見積書、請求書、納品書
  • 経理事務:請求書、伝票整理
  • 人事事務・労務事務:給与明細書、入社・退社手続き書類

また、作成した書類の印刷・配布、管理も事務職の重要な仕事です。紙媒体の書類でもパソコン上のファイルでも、種類や日付などで適切に分類してファイリングをおこないます。社内で必要な人が必要な時に書類の確認およびアクセスできるように管理しておくことが求められます。

データ入力・管理

顧客情報や契約情報、売上・発送状況などの数字や文字データをパソコンの所定フォーマットやファイルに入力・保存、確認、管理をおこないます。企業のデータベースとなり個人情報を扱うデータ入力業務は正確性と適切な管理が重要です

原本には手書きや画像・音声データなどさまざまなものがあり、それらを文字に起こす作業には時間を要することもあるのです。

また、データ入力のみならず、必要なデータの収集や集計・分析作業まで事務職が担うケースもあります。

顧客対応

来客やメール・電話での問い合わせに対して必要な顧客対応をおこないます。来客に対しては、受付や応接室への案内、お茶出し、見送りなどがあたります。

自分の担当する顧客でない場合でも笑顔で出迎え、名前の頂戴とアポイントの有無、担当者への引き継ぎなどを丁寧に素早くおこない、会社の顔としての立ち振る舞いが求められるのです。

電話対応でも来客対応同様、その企業の代表である意識を持つことが大切です。社内に担当者がいれば引き継ぎ、担当者が不在の場合は担当者に対して伝言メモを残します。

このような対応を適切に取れるよう、事務職にはビジネスマナーや礼儀正しさ、責任感なども求められるでしょう

責任感がある人は事務職の就活で自己PRしてみましょう。責任感の自己PRのコツはこちらの記事で解説しています。
責任感の自己PRは要注意! 失敗例と絶対響く6例文で徹底差別化

受発注の管理

見積依頼書にて顧客から注文・依頼のあった商品の在庫状況の確認、見積書の作成をおこないます。顧客から注文書を受け取ったら、発注書の作成・送付、発送の準備をおこなう部署があれば適切に社内伝達をおこないます。

このような受発注から商品発送に至るまでの顧客からの書類確認や必要書類の作成・送付、社内担当部署への引き継ぎなどの一連の事務作業を担います。

商品の製造・販売をおこなうメーカーやBtoB企業の事務職に多い仕事内容の一つです

遠藤 美穂子

プロフィール

これまではコピーや来客対応などが事務職の仕事とされることもありましたが、最近はペーパーレス化でファイリングやコピーの仕事が減ったり、コーヒーメーカーを置いたりペットボトルの水を配ることで職種・性別関係なく誰でもお茶出しをするルールにしたりする企業が増えています。

その分事務職にも主体的に仕事を生み出すことが期待されているのです。

役立つ資格も紹介! 部門別・事務職の種類

ここまで事務職全般がおこなうことの多い仕事内容を解説してきましたが、事務職にはさまざまな種類が存在します。その種類によって、業務内容が大きく異なるため、ここからは事務職の種類ごとに詳しく解説していきます。

民間企業と公務員の就活どちらも成功させる方法はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
公務員と民間企業の併願で共倒れ? 状況別で両立のコツを解説

一般事務・OA事務

事務職の中で最も認知度の高い一般事務やOA事務は、社員が円滑に仕事ができるようなサポートを担います。具体的な業務内容は以下の通りです。

一般事務・OA事務の具体的な業務内容

  • 書類作成・管理
  • データ入力・管理h
  • 顧客対応
  • 受発注の管理
  • 伝票処理など

OA事務の「OA」とは、「Office Automation(オフィスオートメーション)」の略で、PCなどの機器を用いた仕事をおこなう事務職を指します。しかし、近年では多くの一般事務もPCを用いた業務をおこなうため、細分化・区別されていないことが多いです

一般事務・OA事務を含め、この後に紹介するほかの事務職全般において持っていると役立つ資格を紹介します。

営業事務

営業事務は、顧客との商談を通じて契約を獲得する営業職の社員をサポートをすることが主な仕事となります。具体的な業務内容は以下の通りです。

営業事務の具体的な業務内容

  • 見積書や発注書、請求書など顧客への書類作成・管理
  • 顧客情報管理
  • 受発注におけるデータ入力
  • 納期調整
  • 取引先へのサンプル品発送
  • 在庫管理・棚卸補助
  • 会議・プレゼンテーション資料の作成
  • 来客、電話・メール対応
  • クレーム対応など

営業部へと配属され、営業職と同じ目標に向かって仕事を進めていきます。一般的に事務職は、自分の業務による結果や評価が見えづらく、やりがいを感じづらいという人も多いです。

しかし、営業事務は、自身の作成した資料や丁寧な顧客対応が評価されて契約へとつながることや契約件数の拡大に寄与できるなど結果が返ってくるため、事務職の中でも働くモチベーションを感じやすい職種ともいえます

事務職は求人が少なく、応募できてもなかなか通過できません。営業職として採用してもらった後に営業事務へのキャリアチェンジはできますか?

鈴木 洵市

プロフィール

営業の経験を活かすことで営業事務への道が開ける

事務職としての新卒採用は狭き門のため、入社してからのキャリアチェンジを目指すことは非常に良い方法だと思います。特に、営業から営業事務へのキャリアチェンジについては道筋が立てやすいです。

営業職を経験すれば、営業という仕事の流れや成約されるまでの必要な要素を知ることができます。営業事務は成約に持っていくための資料などを準備する重要な仕事です。

仕事の一環でこの重要性を知っていることで、営業事務としてのキャリアを歩みやすい環境を作ることにつながると思います。

経理事務

経理事務は、会社のお金の管理をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

経理事務の具体的な業務内容

  • 現金・物品の出納管理
  • 売掛金・買掛金処理
  • 社員の給与計算・支払い
  • 伝票起票
  • 経理システムへのデータ入力
  • 仕訳入力
  • 社会保険料の納付
  • 経費処理
  • 月次・年次決算など

経理事務の業務は大きく日次業務、月次業務、年次業務の3つに分けられます。決算処理をおこなう3〜6月、年末調整をおこなう12〜1月は経理事務職の繁忙期となり、日次業務、月次業務、年次業務の3つが重なるタイミングは特に忙しくなります。

経理事務は、会計・財務に関する専門的な知識やスキルが求められるため、資格を取得することで仕事をするうえでもキャリアアップを目指すうえでも役立ちます。経理事務におすすめの資格を以下に示します。

人事事務・労務事務

経理事務は会社のお金を管理する仕事であったのに対して、人事事務・労務事務は、会社の人を管理する仕事です。具体的な業務内容は以下の通りです。

人事事務・労務事務の具体的な業務内容

  • 適切な人材配置・調整
  • 入社・退職手続き
  • 社員の給与計算・支払い
  • 社員情報の管理
  • 社員教育のための研修・プログラム実施、運営など

厳密には、採用や教育、人事評価など求職者や従業員など直接人とかかわる業務を担うのが人事、給与・交通費計算や社会保険手続き、入退社手続きなどの事務処理業務を担うのが労務と区別されています。しかし、企業によっては、「人事事務」「人事アシスタント」「労務事務」を区別せずに、求人募集をしているケースもあります。

総務事務

総務事務は、社員が働きやすい環境を整える仕事を担います。具体的な業務内容は以下の通りです。

総務事務の具体的な業務内容

  • 備品の管理・発注
  • オフィス・設備の保全・管理
  • 社内規定の作成・更新
  • 社内文書作成
  • 役員会や株主総会の運営・議事録作成
  • 社内イベントの企画・運営など

経理事務は「カネ」、人事・労務事務は「ヒト」の管理であったのに対し、総務事務は「モノ」の管理をおこなうと考えると良いでしょう。人員の少ない中小企業やベンチャー企業では、経理や人事関連、顧客対応、社内システム・コンプライアンス管理など多くの仕事を総務部が一手に担うケースもあります。

法務事務

企業活動では、日々さまざまな取引による契約が生じています。このような企業経営を健全におこなうには、法令の遵守が必要不可欠であり、その確認や管理をおこなうのが法務事務の仕事です。具体的な業務内容は以下の通りです。

法務事務の具体的な業務内容

  • 取引契約書の確認
  • 顧問弁護士とのやりとり
  • 公式文書の管理・更新
  • 関連法改正時の業務見直し
  • 法的関連の社内マニュアル作成、社員への伝達
  • 法的トラブル発生時の対処など

法務事務は、法律・特許に関する専門的な知識やスキルが求められるため、転職市場においても未経験での求人が少ない傾向にあります。そのため、法学部の学生や法務に役立つ資格などの客観的スキルを有していることは一つのアピールになるでしょう。法務事務におすすめの資格を以下に示します。

弁護士とのやり取りをすることもあり、法律に関する専門知識を要します。さらに、特許やライセンスに関する仕事をおこなう特許事務が存在しない企業では法務事務が兼任することが多いです。

貿易事務

貿易事務は、海外との取引のある総合・専門商社やメーカー、貿易会社、海運会社、通関業者、NVOCC・フォワーダーなどの企業で、輸出入の貿易に関する事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

貿易事務の具体的な業務内容

  • 出荷依頼・輸送手段の確保
  • 通関手配
  • 海外の輸出企業やメーカーなどへの発注
  • 貿易に関する書類の作成・確認業務
  • 貨物の搬出入管理・在庫確認

事務職の特徴として、社員のサポート的な役割の要素が強い職種ですが、貿易事務においては、社内の貿易に関する主体的役割を担います

扱う書類は英語によるものなので、目安としてTOEIC600点以上の英語力が必要です。また、貿易関連の専門的知識も必要になります。語学力を活かし、専門性の高い仕事をしたい事務職志望の人は、貿易事務を視野に入れてみると良いでしょう。

横山 慶一

プロフィール

貿易事務は、通常会話レベルでの英語に加え、専門用語(英語)が理解できていなくてはなりません。特に海外との交渉では、柔軟で迅速な対応が求められることが多く、専門用語の内容まである程度理解しておく必要があります。

その他、文化や商習慣の違う顧客に対して柔軟な対応ができるようなコミュニケーションスキルも求められますよ。

医療事務

医療事務は、病院やクリニックなどの医療機関で事務作業をおこない、医療現場をサポートします。具体的な業務内容は以下の通りです。

医療事務の具体的な業務内容

  • 来院者の受付・会計
  • 医療スタッフの手間を削減するクラーク業務
  • 診療費用の請求をおこなうレセプト作成業務

クラーク業務

カルテや検査機器・データの準備など医師や看護師が診療に集中できるような環境を整える「外来クラーク」と、入院患者の入退院手続きや食事伝票の管理などの「病棟クラーク」の2つに分けられる

レセプト業務

被保険者である患者に代わって、健康保険の保険者である組合健保や協会けんぽ、市区町村などに診療にかかった費用を請求するために必要な「レセプト」という書類を作成する業務。

この業務が適切におこなわれることで、患者は3割の負担で済み、病院は残りの7割を収入としてきちんと確保できる

国家試験に合格しなければ就くことのできない医師や看護師とは異なり、医療事務は資格を必要とせず就くことができます。しかし、一般企業での事務職とは異なった医療知識や会計知識が必要です

医療事務という職種について知り、興味があるものの医療の専門学校に行っておらず、今は特に資格も持っていません。この状況から医療事務になるためにはどのようなステップを踏めば良いでしょうか?

遠藤 美穂子

プロフィール

医療事務に関連する試験をチェックしてみよう

医療事務の仕事に就くために特に資格は必要ありませんが、知識を持っているということの証明になるので、公益財団法人 日本医療保険事務協会が主催の診療報酬請求事務能力認定試験に合格しておくと良いでしょう。

また、一般財団法人 日本医療教育財団が主催の医療事務技能審査試験(メディカルクラーク®)もチェックしてください。通信講座などを利用すると効率良く勉強できますよ。

自己PRが思いつかない人は、ツールを使うのが一番オススメ

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 (リーダーシップが強みの場合) 
私はリーダーシップを発揮できる人材です。 学生時代にサークル長として運営に携わった際に、リーダーシップを養うことができました。 サークル長を務めていたフットサルサークルでは、練習場所や時間が取れないことや、連携が取りきれていないことが問題でした。そこで、大学側に掛け合い週に二回の練習場所を確保し、時間を決め活動するようにメンバーに声かけを行いました。さらに、週末明けに今週の活動の詳細をメンバーにメールで配信することで連携強化に努めた結果、サークル加入率を前年度の3倍まで伸ばすことができました。 問題にしっかりと焦点を当て、迅速に対応していき、周りを良い意味で巻き込んでいくリーダーシップを御社でも活かしてきたいと考えております。

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公務員事務職

ここまでは、民間企業もしくは医療機関に就職して、事務職に就く働き方について見てきました。

一方、公務員として事務系職種に就くという働き方も事務職として働く一つの方法です。公務員の事務系職種は、大きく以下の3つが挙げられます。

公務員の主な事務系職種

  • 行政事務
  • 学校事務
  • 警察事務

ここからは、公務員の事務系職種を一つひとつ詳しく解説していきます。

行政事務

行政事務は、地方公務員として県庁や市役所、町村役場などの行政機関にて、行政運営の事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

行政事務の具体的な業務内容

  • 行政施策・都市計画の企画・立案
  • 予算計画・管理
  • 住民窓口
  • 国や他市町村との連絡・調整など

これらに加えて役所には市民税課や政策推進課、広報課などさまざまな部署が存在し、それぞれの課によっておこなう業務が大きく異なります。

公務員という特性上、市民の安心・安全の確保、期待に応える社会貢献性の高い仕事です。そのため、民間企業ではなく公務員を志望した理由・その自治体を志望した理由について解決したい課題や成し遂げたいことを交えながら説明できるようにすることが大切です

学校事務

学校事務は、国公立の学校や教育機関にて、学校運営の事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

学校事務の具体的な業務内容

  • 学校施設の管理
  • 備品や教材の管理・受発注
  • 教職員の給与・経費精算
  • 来訪者への受付対応
  • 学生の在籍状況管理やサポートなど

大学事務の場合は、オープンキャンパスの企画・運営・実施や各学生の単位取得状況の確認、奨学金手続きなどの業務もあります

警察事務

警察事務は、警察本部や警察署にて警察業務の事務作業をおこないます。具体的な業務内容は以下の通りです。

警察事務の具体的な業務内容

  • 署内の施設管理
  • 備品の管理・受発注
  • 予算管理
  • 情報、システム管理
  • 広報業務
  • 犯罪や交通事故の統計・分析など

よく間違えられやすいですが、警察事務は警察官ではありません。そのため、現場に赴いて捜査をすることはほとんどなく、多くがデスクワークで事務面から警察業務のサポートをおこないます

事務職の種類はたくさんあるようですが、新卒におすすめの事務職はありますか?

横山 慶一

プロフィール

やりたいことや興味があることに関連する事務の仕事から探してみよう

事務職は非常にたくさんの分類があり、経理事務などのプロフェッショナルとして経験を積むこともできます。

また、やりたいことが既に見つかっていて、将来はそれをやってみたいということがあればキャリアパスとして事務職を選択することもありです。

たとえば弁護士になりたい場合、弁護士事務所の仕事をやりながら、司法試験にチャレンジする方法もあります。

アドバイザーコメント

民間の事務職は総合職のサポートがメイン

「事務職」にもいろいろな種類があるので迷いますよね。まずは仕事内容や働き方、企業や役所内での役割を確認しましょう。

民間企業の事務職の職務内容は企業によって幅がありますが、多くの場合、以前は一般職と呼ばれていたこともある職種で、総合職のサポート業務を担うことが多いです。メーカーの場合、技術職に対しての事務職という意味で事務系総合職の募集しかないこともあります。

公務員の事務職の仕事はサポート業務とは限らない

公務員の事務職は、国家公務員の場合、総合職・専門職に対して一般職という名称で採用試験があります。

地方公務員の場合は心理職・福祉職・技術職に対して行政職があり、地方上級公務員試験を受検します。地方公務員の行政職は民間企業で言う総合職のイメージで、サポート相手は地域住民ということになります。

外部との交渉などの業務や、異動して幅広い業務を経験していくのではなく、バックオフィス的なサポート業務を一つの分野でおこなっていくことをイメージしているのであれば、民間企業の事務職をじっくり研究してみることをおすすめします。

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要注意! 事務職に対する4つの誤解と現実

事務職に対する4つの誤解

  • 体力的に楽そう
  • 自分のペースで仕事が進められる
  • 仕事内容が固定化している
  • 事務職はどの会社も残業が少ない

事務職は「体力的に楽そう」「事務職はどの会社も残業が少ない」といった業務上の働きやすさやワークライフバランスの整ったイメージを持っている人も多く、学生からも転職者からも多くの人気を誇る職種の一つです。

しかし、これら一般的なイメージとは異なった実態も存在します。イメージだけで就職を決めてしまうと、「こんなはずではなかった……」と後悔してしまうことも。

事務職に対して多くの人が持っている4つの誤解とそれに基づく実態を解説していきます。事務職を志望する人は、これらの現実を知り、納得して働くことができるかを判断するようにしましょう。

誤解①体力的に楽そう

デスクワークが中心の事務職は体力的に楽そうというイメージを持っている人が多いです。確かに、メールや書類の確認・作成、データ入力などの事務作業は、1日の大半は座って仕事を進めます。

立ち仕事である接客業や外回りの営業職、重い荷物を運ぶ物流や土木・建築業で働く人と比べて体力的負担は少ないといえるでしょう。

しかし、ずっと座りっぱなしだと、身体的・心理的負荷がかかり、健康被害に直面するという研究も多く報告されています。また、PCでの作業が多いことから腰痛や肩こり、足のむくみ、眼精疲労などの身体的負荷が掛かりやすいという側面もあるのです

誤解②自分のペースで仕事が進められる

事務職は、営業職のように顧客に合わせた業務ではないため、やるべきことが定型化し、自分のペースで仕事が進められるというイメージを持っている人は多いです。

しかし、他の社員が円滑に仕事を進められるようにサポートするため、自分のペースで仕事を進められない事態が生じることもしばしばです。もちろんその日におこなう業務はある程度決まっていて、自分で計画を立てながら仕事を進めることになりますが、それはあくまで計画であって、その通りに進まないことはよくあるのです。

たとえば、事務作業をおこなっている途中に「至急、会議資料を1部コピーしてきてください」と頼まれたら、自分の今取り組んでいる作業を後回しにして優先的に会議資料のコピーを取りに行かなければなりません。

また、適宜周囲の状況を見て、必要であればいったん自分の仕事を中断して進捗の遅れている、サポートが必要な社員のフォローをおこなうこともあります。このように、周囲をサポートする役割を持つ事務職は、自分のペースで仕事を進めるのが困難なケースは日常茶飯事なのです

誤解③仕事内容が固定化している

ルーティンワークの多い事務職は、仕事内容が固定化していて同じことを淡々と繰り返せば良く、業務内容が楽そうと事務職を志望する学生からの声をよく聞きます。

事務職の仕事はルーティンワークの業務が基本である一方で、イレギュラーな事態やその場の状況に合わせた業務をおこなうケースも多くあります。

中小企業やベンチャー企業など1人の裁量が大きい企業で働く事務職は、日々さまざまな業務をおこない、業務内容が固定化していないケースも多いです。また、時期によっても、忙しさややるべき業務が異なることがあります。

鈴木 洵市

プロフィール

事務職の仕事が固定化されている、ということはありません。特にインターネットの普及で情報が多くある中、どのような職種においても、仕事の内容は今まで以上に社会に適応していかなければなりません。

誤解④事務職はどの会社も残業が少ない

事務職は残業が少なく働きやすそうというイメージを持つ人は多いでしょう。実際、dodaの、社会人15,000人を対象にした90職種別の残業時間ランキングによると、平均残業時間の最も少ない職種は、「秘書/受付」「医療事務アシスタント」の2つで10.5時間でした。

また、4位の「金融業界の代理店営業」を除いた7位までの職種はすべて事務・アシスタント職が占めていることから、相対的に見て事務職は残業が少ない傾向にあることがわかります。

ただ、この残業の少なさがどの企業にも当てはまると考えるのは注意が必要です。事務職の人数が少なく仕事の幅が広い企業では、1人当たりの負担が大きく、残業時間が多いケースもあります。

また、会社の繁忙期には通常の事務業務以外の仕事も並行しておこなうため、残業時間が増えてしまうことは否めません。自分の選考を受ける企業の社員数に占める事務職の割合や公表している残業時間を、就職四季報などで事前に確認しておきましょう

残業時間が少ないなど、労働環境が良い企業はホワイト企業といわれます。そのほかホワイト企業の特徴や例はこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
ホワイト企業とは? 入社後に絶対後悔しない企業選びの方法を徹底解説

アドバイザーコメント

事務職という大枠で判断せず企業ごとに情報を確認しよう

事務職という言葉は非常に幅広く、また曖昧に使われているため、学生によって捉え方が異なっているようです。

一般的には書類作成やファイリングなどのほか、データ入力が一般的な事務のイメージですが、来客応対などの対人業務を含むものも事務職といわれることがあります。

事務職がすべて定型業務とは限らない

さらに、労務・法務事務、医療事務など専門的な知識を必要とする事務職もあり、こちらは与えられた事務作業をするだけに留まらず、幅広い仕事をしなくてはなりません。

事務職はこのように幅が広いため、「残業が多い」と嘆く人や「事務は簡単」だといったさまざまな誤解を産んでいます。事務職を職種として一括りにするのではなく、各会社の業務の内容をしっかりと確認したうえで、マッチングをおこなってください。

適性をチェックしよう! 事務職に向いている人の9の特徴

事務職に向いている人の9の特徴

  • 計画性のある人
  • 丁寧でスピーディーに仕事ができる人
  • 地道な作業に対して向上心をもって取り組める人
  • 臨機応変な対応ができる人
  • 相手の求めることを先回りして行動できる人
  • サポートすることにやりがいを感じる人
  • 長期的な信頼関係を構築するのが得意な人
  • 感情やストレスコントロールが上手くできる人
  • 幅広い視野を持って気配りができる人

ここからは、事務職に向いている人の特徴を9つ紹介していきます。自分に合った適性のある仕事を選択することで、仕事での成果を発揮しやすく、会社から良い評価を得ることができます。

ここで解説する9つの特徴をすべて持っていなくても構いません。1つでも当てはまるものがあれば、それについて深掘りし、事務職としてどう自分の強みを活かせるのかを考える手掛かりにしていきましょう。

①計画性のある人

限られた業務時間の中で、多くの事務作業をこなしていかなくてはなりません。さらに、計画通りに進まない事態に直面しても素早く対応し、その後の仕事で遅れを取り戻せるような適切な計画をおこなうことも重要です

そのため、期限までに決められたことを終わらせる予定を上手に組み立てられる計画性のある人は事務職に向いています。

計画性がないと、やるべきことがどんどん後ろ倒しとなってしまい、期日までに書類作成などが間に合わずに周囲に迷惑を掛けてしまうということにもつながってしまうのです。

遠藤 美穂子

プロフィール

計画性はどのような仕事でも大切ですが、たとえば受付業務や秘書業務では、顧客や社内の事情によって臨機応変な対応が求められ、予定通りに物事が進まないことがあります。

そうしたときは、予定の順番を入れ替えて対応するなどの柔軟性も必要になります。

事務職の選考では計画性の自己PRも有効です。詳しいやり方はこちらの記事で解説しています。
例文10選|企業に刺さる「計画性」の自己PRは3ステップで完成!

②丁寧でスピーディーに仕事ができる人

毎日、多くの書類作成やデータ入力などをおこなう事務職は、丁寧でかつスピーディーに仕事をこなせる人が求められます。とくに、社外へ公開する書類などにミスがあると、大きな失態へとつながるため、ミスなく作業をおこなうことが大前提となります。

ミスをなくすためには、自分のおこなった作業に対して確認をおこなう時間を確保したいものです。そのためには、一つひとつの作業をスピーディーにおこなう必要があります。

さらに、事務職は自分のおこなう決められた業務のみならず、周囲のサポートまで担います。自分のおこなう仕事をスピーディーにこなして時間的余裕を捻出し、周囲のフォローへと入れるようにすることも求められるのです

③地道な作業に対して向上心をもって取り組める人

事務職の仕事の基本はルーティンワークとなります。時には柔軟な対応が求められることもありますが、それは常日頃のルーティンワークによる基礎・土台がきちんと固まっているからこそ、対応することができるのです。

ルーティンワークである事務作業には、ひたすら間違いなくデータを入力していくといった地道な作業も多くあります。そのような仕事に対して向上心を持って取り組める人は活躍することができるでしょう。

たとえば、「いつもおこなっている書類作成に40分かかるところを30分に削減できるようにしてみよう」といったように、その仕事に対して、どれだけ前向きにより良い仕事へとできるかを考え実行できる人は仕事に価値を見い出すことができます

毎日働くうえで、仕事に対するモチベーションを上げることができ、さらに会社からの評価を上げることもできます。

④臨機応変な対応ができる人

繰り返しになりますが、事務職は周囲の社員をサポートする役割を担っています。そのため、進捗が遅れている社員や急ぎの要求が生じるといったイレギュラーな場面において、即座に臨機応変な対応を取れる人は事務職として活躍することができるでしょう。

社会人になると、自分で考えてその場の状況に合わせた対応を取ることが必要です。これは、事務職でも例外なく求められるのです。

横山 慶一

プロフィール

事務職の中には、臨機応変な対応よりも厳格さが要求される場合があります。たとえば、品質管理や会計業務のようにスピードよりも客観性、正確性が必須になる仕事です。

適性検査などではこの領域(=コンベンショナルといわれます)が高い人はあまり多くありませんが、事務職では高く評価されます。

臨機応変な対応力がある人は、事務職の選考でアピールしましょう。こちらの記事で臨機応変な対応力のアピール方法を詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
例文8選|臨機応変に対応する力の自己PRで印象に残す4ステップ

⑤相手の求めることを先回りして行動できる人

社員をサポートするにあたって、頼まれたことを着実にこなすことは大切です。しかし、より周囲から頼りにされ、会社から評価される事務職となるには、相手の求めることを先回りして行動できる人が求められます。

頼み事をする人は、部署内の業務を円滑に進めるため、誰かに助けを求めることが大切なのは頭の中ではわかっていることでしょう。しかし、いざ頼もうとすると申し訳ないという思いからなかなか頼れないという人も多いのです。自分のことはすべて自分で終わらせなけばならないといったプライドを持っている人もいます。

そのため、自分からさっと相手の求めることを先回りして行動できる人は、相手から「自分が頼む前からいつも助けを差し伸べてくれる」と感謝してもらい、信頼関係を構築することができます

⑥サポートすることにやりがいを感じる人

職種上の役割特性から、サポートすることにやりがいを感じる人は事務職に就くことで大きなやりがいを持って取り組むことができるでしょう。

これまでに、「ある人の理想や夢を叶えるための下支えができてうれしかった」「自分が目立った表舞台に立つより陰で支えることが好き」といった経験が複数ある人は、サポートすることにやりがいを感じるタイプの可能性が高いです。また、自然といつも誰かのために行動することが多いという人も、事務職でその強みを活かすことができるでしょう。

一度、「どんなことにやりがいを感じるのか」「チームではどんな役割を担うことが多いのか」ということを振り返ってみましょう

⑦長期的な信頼関係を構築するのが得意な人

事務職は、社内の人とかかわることが多い職種の一つです。そのため、長期的な信頼関係を構築するのが得意な人は、社内の人と信頼関係を構築し続けていくことができるでしょう。

社外の人とも、継続的な顧客になってもらうには、長期的に信頼関係を構築することが大切です。人見知りで話すのが苦手だから事務職を志望するという人もいますが、事務職においても長期的な信頼関係を構築するためのコミュニケーション力は必須となります。以下のような行動が取れる人は長期的な信頼関係を構築するのが得意である可能性が高いです。

長期的な信頼関係を構築するのが得意な人の特徴

  • 適切なタイミングで報告・連絡・相談ができる
  • 相手の立場に立った言動をとる
  • 相手に対する理解と適度な自己開示をする

しかし、この長期的な信頼関係は、一朝一夕に身につけられるわけではなく、社会人になった後も磨き続けている人はたくさんいます。そのため、今この特徴がなくても事務職を諦める必要はありませんよ。

⑧感情やストレスコントロールが上手くできる人

他の社員をサポートする事務職は、自分の仕事をしている最中に、急を要する仕事や雑務を頼まれることがあります。

また、事務職は一般職や派遣社員が多いため、総合職である正社員から理不尽な態度や無理な要求をされる場合もあることは否めません。また、さまざまな立場の人からの依頼で板挟みになり、ストレスを抱えやすくもあります。

このような状況に立たされても冷静に感情を抑え、ストレスコントロールが上手くできる人は仕事へ前向きに取り組めることでしょう。

企業選びをする際は、このような職種や雇用形態などによって差別的な雰囲気が社内に広がっていないかを見ることも大切です。会社説明会などではこの点に気づきにくいですが、長期インターンに参加すると社内の雰囲気を把握しやすいですよ。

長期インターンを含めた、インターンに関するすべての情報はこちらの記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
インターンは就活に不可欠? 8のメリットと選び方を詳細解説

⑨幅広い視野を持って気配りができる人

事務職は、自分の仕事を確実にこなすだけに留まらず、気配りやフォローを自分からおこなうことで、部署内全体が円滑に回るように支える役割を持ちます。自分の仕事に追われていてはこの役割を全うすることはできません。そのため、幅広い視野を持って行動できる人が事務職に向いているといえます。

黙々と自分の作業に集中する事務職よりも、幅広い視野を持って他の社員を支える事務職の方が多くの価値を提供でき、事務職としてのキャリアアップをしやすくなります

アドバイザーコメント

事務職は常に他人視点に立った行動が求められる

決められた仕事を着実にこなすだけでなく、プラスアルファのことができる人を企業は求めています。事務職は他の社員に加え、その先にいる顧客のことも支えています。支えている相手の気持ちになって考えてみましょう。

もし営業担当者だったら、担当する取引のことを理解していて、必要な書類を前もって用意してくれる、受発注業務をミスなくきっちりおこなってくれる、自分が出張している時に問い合わせが来たら自分に代わって顧客とやりとりしてくれる、社内にいるもう一人の担当者のような人であれば心強いですね。

もし顧客だったら、いつ訪問しても気持ちよく取り次いでくれる、担当者が不在でもきちんと用件を聞いて、できる範囲で対応してくれる、そういった人が社内にいてくれればより一層取引先企業に対する信頼感が増します。

事務職は企業のとって必要不可欠な存在

事務職は売上や契約件数といった数値目標は持たない代わりに、事務ミスゼロや業務改善提案件数など別の目標を持ちます。これは売上に直接貢献していないように見えますが、事務職がいないと仕事は回りません。

誇りを持って日々の仕事に取り組むと同時に、何かもっとできることはないかと仕事の幅を広げる意識を持つことが大切です。

入社後苦労する? 事務職に向いていない人の9の特徴

事務職に向いていない人の9の特徴

  • 細かいことを気にしない人
  • 整理整頓が苦手な人
  • 飽きっぽい性格の人
  • 表舞台に立った仕事がしたい人
  • デスクワークが苦手な人
  • 自分の仕事だけに集中して仕事がしたい人
  • スピード感を持ってキャリアアップしたい人
  • 数値化された評価を得たい人
  • 高収入を求めている人

ここまで事務職に向いている人の特徴を解説してきました。ここからは、事務職に向いていない人の特徴を9つ解説していきます。

このあとに解説する「整理整頓が苦手な人」といった特徴に関しては、自分の努力次第で直すことができるため、ここで取りあげる特徴に当てはまるからといって事務職を諦める必要はありません。一方、「スピード感を持ってキャリアアップしたい」という価値観を強く持っている人は、自分の考えや価値観を変えることは難しく、ミスマッチにつながってしまう可能性が高くなります。

この後に解説する事務職に向いていない人の特徴が自分に当てはまった場合は、「その特徴は自分で直せることなのか」「自分の持つ価値観においてどれほど重要度が高いものなのか」といった多角的な視点から考えてみましょう。

①細かいことを気にしない人

事務職がおこなう業務において、ミスを限りなく削減し、正確に仕事を進めていくことが大前提です。「一文字間違えているけれど、まぁいいか」と済ませてはなりません。

細かいことでも誤りや見にくい点があれば、素早く修正する必要があります。細かいことを気にしない人はそもそもミスに気づかないことも多いでしょう。

しかし、小さな誤りが企業全体に悪影響を与える大きな失態へとつながりかねません。社外へ公開する文書や、1つずれてしまうとすべて誤るデータ入力、法律・医療にかかわる業務などは、特に細かい点まで配慮する必要があります。

鈴木 洵市

プロフィール

例外のケースとして考えられるのは、事務職の中でもチェック機能が備わっているような企画系の事務職です。

間違いや漏れがないことを確認するために設けられたチェック機能がある企業であれば、細かいことを気にしない人も合っているといえます。

②整理整頓が苦手な人

社内のあらゆる書類や文書、データなどは、膨大な量となります。それらを適切に管理する事務職にとって、整理整頓が苦手な人は向いていないでしょう。

「○○の資料を出して」と言われ、探すのに時間がかかってしまっていては仕事ができない人と思われても仕方がありません。必要なときに、必要な人が、必要なものをすぐに取り出せるような整理整頓をしておくことが大切です

また、自分のデスクなど身の回りが整理整頓されていないと、事務処理の生産性が落ちてしまうため、整理整頓が苦手な人は業務においても支障を来たすことが簡単に想像できますね。

③飽きっぽい性格の人

時には柔軟な対応が求められることもある事務職ですが、基本はルーティンワークが中心となります。

「会議資料を30部コピーしてホチキス止めをする」といったこともよくある業務で、ひたすら必要枚数の資料をホチキス止めするといった単純作業に飽きてしまう人は、途中で集中力が切れて、作業スピードが落ちてしまうでしょう。

目の前のことに対して、集中して黙々と取り組める人でないと、事務職として活躍するのは難しいでしょう

飽きずに一つの物事をコツコツと継続できる人は、事務職の選考でぜひアピールしてみましょう。こちらの記事では、継続力の自己PRのコツを解説しているので、参考にしてください。
例文13選|「継続力」を魅せる自己PRの鉄則を職種・業界別に解説

④表舞台に立った仕事がしたい人

企業経営に関する業務には、大きくフロントオフィスとバックオフィスとに区分することができます。

バックオフィスは、直接利益を生まないものの、企業経営を健全に存続させるための下支えをおこなう業務を指し、事務職もこれに含まれます。バックオフィスは、どの企業にも共通して必要な業務であり、一般事務のほかに経理や総務、人事、法務などが挙げられます。

表舞台に立った仕事がしたい人は、顧客と直接かかわるフロントオフィス業務である営業職などの方が向いている可能性が高いでしょう。

遠藤 美穂子

プロフィール

事務職の中でも窓口業務だとすると、直接顧客と接する仕事で、一人ひとりが会社の顔として営業の最前線に立つことになります。

あなただからお願いする、と言ってもらえることや営業実績が評価されることもあり、表舞台に立つ仕事としてやりがいを感じられます。

「営業職にも向いてないのでは」「営業職の適性をチェックしたい」と考える人は、こちらの記事で向いているかを確認できるのでぜひ読んでください。
営業に向いてない人の16の特徴|不向きな人におすすめの道も解説

⑤デスクワークが苦手な人

事務職の仕事はデスクワークが中心です。しかし、デスクワークに苦手を感じる人も多く、それは以下のようにさまざまな要因があります。

デスクワークが苦手に感じる要因

  • PCを扱うのが不得意
  • じっとしていることが苦手で、常に体を動かしていたい
  • 同じ環境での作業は集中力が続かない
  • 同じことの繰り返しをおこなうより自身のクリエイティブ性を発揮したい

デスクワークが苦手な人は、事務職として働くのは日々の業務に苦痛を感じてしまうため、事務職には向いていないでしょう。

しかし近年は、働き方・生産性改善、社員の健康を配慮し、スタンディングデスクを用いて作業をおこなえる社内環境の整備やテレワークの導入を進めている企業も多いです。そのため、デスクワークの苦手を克服しつつ、働きやすい環境が整っている企業へ入社するという選択肢も視野に入れてみると良いでしょう

⑥自分の仕事だけに集中して仕事がしたい人

事務職は、他の社員の状況を見ながら先手先手を考えながら仕事を進めていくマルチタスクな仕事の代表例です。そのため、自分の仕事だけに集中して進めていきたい人には事務職は合わないでしょう。

自分の仕事だけに集中して進めていきたい人は、エンジニアやデザイナー、ライターなどのクリエイティブ性の高い職種や研究職、職人仕事をおこなう専門性の高いスペシャリスト系の職種が向いている可能性が高いです。

鈴木 洵市

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自分の仕事だけに集中したい人は、人事系の事務職も向いています。

法律や企業の規則から物事を見る、専門性が高い事務職も良いです。集中して知識を積み重ねることができるためです。

⑦スピード感を持ってキャリアアップしたい人

土日休みで定時に退社しやすい事務職は、働きやすい人気の職種です。

しかし、営業職のように直接利益に影響を与える職種ではないという特性や正社員以外の雇用形態・アウトソーシング化されていることなどの理由から他職種に比べてキャリアアップしづらいという特徴があります。

そのため、スピード感を持ってキャリアアップしたい人には物足りなさを感じてしまうことでしょう

ただ、事務職ではキャリアアップできないというわけではありません。事務職としてキャリアアップするには以下のような方法があるので、自分のキャリアプランを考える職種選びの参考にしてみてくださいね。

事務職のキャリアアップ方法

  • 専門性の高い事務職としての経験を積みつつ、資格取得に励みキャリアの幅を広げる
  • 会社から評価されるような事務職を目指し、マネジメントまでおこなう事務職へと成長する
  • 事務職で培ったホスピタリティや業務における正確性を活かして他職種にキャリアチェンジする

横山 慶一

プロフィール

事務職でのキャリアアップの事例としては、経験を活かして資格を取得するケースや、パラリーガルのような職種に就くことだと思います。

また、事務の仕事は目に見えるゴールがないので、経験を積み多くの人から信頼される、評価される人材になることがキャリアアップなのかもしれません。

パラリーガルとは

弁護士の指示や監督のもとで、弁護士の業務をサポートするために、法律に関する事務をおこなう専門アシスタント

⑧数値化された評価を得たい人

事務職は、社内環境を整えるためのサポート的な役割を担うという特性上、数値化された評価を得ることは難しく、多くの場合定性的な評価となります

営業職であれば、「今月の新規顧客を10件獲得する」という目標に対して目標を達成することができれば、社内からの評価が上がり、インセンティブとして給与に反映される企業もあります。

このような数値化された定量的な評価を得たい人は、事務職として働くことで評価に対して不満を感じ、やる気を喪失してしまうことがあるでしょう。

⑨高収入を求めている人

dodaが公表している平均年収ランキング(165職種別の平均年収/生涯賃金)【最新版】によると、事務/アシスタント系職種の平均年収は324万円(男性:353万円、女性:295万円)であり、11の職種分類のうち、販売/サービス系の次に低い水準となっています。なお、こちらはdodaに登録している20~65歳の社会人が対象のデータです。

事務職は、残業が少なく残業代が出ないことも平均年収が低くなる原因の一つです。残業がないことよりもプレッシャーや数字を求められる仕事、専門性の高い仕事でバリバリ働き、高収入を目指していきたいという人には事務職は向いていないでしょう。

アドバイザーコメント

働くうえで特に厳しいのは整理整頓ができない人

事務職はたくさんの資料やデータを扱う仕事です。

整理整頓が苦手な人は、以前に保管した資料の場所やパソコン内のフォルダの管理ができていないことが多いので、業務時間が資料を探し出すことに費やされてしまいます。

また、どこにその情報があるか知っているのは、本人のみになりやすいため、整理整頓ができていないと全体の仕事に悪影響を及ぼしかねません。

自分の中で仕事のルールを作って守れる人は事務職に向いている

整理整頓が苦手な人は、相手の時間を奪うこともあります。自分で整理整頓が苦手であると自覚している場合、どの程度のレベルで整理整頓ができないかを知っておくと良いです。

逆に、整理整頓が得意な人だけが事務職に向いているわけではありません。仕事のスキームを計画的に進めることができれば、作成した資料の保管場所やデータの保管先に迷うことがありません。ルールを作って守れるレベルであれば問題ないです。

事務職に向いていないとわかった人は、こちらの記事で自分に本当に合う仕事を探してみましょう。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見! 後悔しない方法を解説

今から意識しておこう! 事務職に必要なスキル

事務職として働くには、必要となるスキルがあります。それらを今から意識しておくことで、働くうえで自分のスキルをどう発揮・伸ばしていくべきなのかを考えやすくなります。すると、事務職としてのキャリアプランのイメージも湧き、選考で適切にアピールしやすくなりますよ。

パソコン・Officeソフト活用力

事務職の業務では、ほとんどの作業においてパソコンを用います。多くの会社で使用されているのがマイクロソフト社の提供するOfficeソフトです。事務職での業務は以下のソフトウェアを使用することになります。

多くの事務職が使用するOfficeソフト

  • 文書作成のためのWord
  • 数値管理のためのExcel
  • メールや仕事管理のためOutlook
  • プレゼンテーション・会議など資料作成のためのPowerPoint

さらに、その企業独自のソフトウェアなどが導入されている場合は、マニュアルを参考にしながら使いこなしていく必要があるので、一定程度のパソコンやITスキルが求められます

Officeソフトの使い方はなんとなくわかりますが、普段から使ったりはしていません。その場合も問題ないのでしょうか。

横山 慶一

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使いこなすスキルよりも伝わりやすさを追求するのが大切

Officeソフトは文書を作成する一つのツールにすぎません。問題は「何を書くのか」なので、日頃から文章力を高めてください。

加えて、どのようにデータをまとめると良いのか、どのように話すと相手に伝わるのかを勉強してください。そうするとツールの有用性がわかり、使えるようになります。

今ソフトが使えないと心配する必要はなく、目的を考えながら活用することで自然に使えるようになっていきます。

ビジネスマナースキル

事務職は会社の顔として社外との対応をする機会が多く、身だしなみや服装を整え、丁寧な挨拶や適切な言葉遣い・名刺の渡し方、お茶の出し方などが当たり前のようにできる必要があります。

事務職の来客対応や電話対応が会社全体のイメージに影響を与えてしまうといっても過言ではありません。いかに顧客が自社に対して良い印象を持ってもらえるかが大切です。

また、社内においても守秘義務を徹底することや報告・連絡・相談をこまめにおこなうこともビジネススキルとして大切な要素です

一筋縄ではいかない! 人気の事務職就活を攻略する方法

人気の事務職就活を攻略する方法

  • 求人の探し方を工夫する
  • 事務職の志望理由を明確にする
  • 事務職として成し遂げたいことを言語化する
  • その企業でなければいけない理由を明確にする

前述しましたが、事務職は倍率が高く人気の職種の一つです。そのため、事務職としての内定を獲得するためには、攻略ポイントを押さえて就活を進めていくことが大切です。

他の職種とは異なるポイントも解説していくので、事務職を志望しているものの、どう就活を進めていけば良いかわからないという人はぜひ参考にしてみてくださいね。

求人の探し方を工夫する

事務職の募集は少ないうえに、応募者が多く、さらに新卒の求人では、営業職を始めとした総合職の募集が多いです。そのため、事務職の求人を探すことに苦労している人も多いでしょう。そこで以下のように求人の探し方を工夫してみましょう。

①求人サイトで絞り込み検索をする

求人サイトでは、業種や希望する働き方を絞って求人を検索することができます。また、事務職を「一般職」とするか「事務職」とするかは企業によって呼称が異なりますが、新卒の場合は、総合職と区別される「一般職」で探す方が求人を見つけやすいですよ

②逆求人型サイトで事務職を募集している企業からオファーをもらう

プロフィールを登録しておくことで、自分に興味を持った企業から選考案内などのオファーを受け取れる逆求人型サイトを活用するのも、事務職の求人を獲得するのに有効です。プロフィールの希望職種には、「事務職」と設定しておきましょう

学生におすすめの逆求人型サイト

③就活イベントに参加して事務職を募集している企業を見つける

合同企業説明会などの就活イベントに参加することで、事務職を募集している企業を見つけることができます。中小規模の選考直結型イベントが、選考に有利になりやすいので積極的に参加することがおすすめですよ

④秋・冬採用も検討してみる

事務職は人気の職種なため、なかなか決まりづらいこともあるでしょう。そのような場合は、多くの学生がすでに内定を獲得し、就職先を決定している秋・冬採用の時期を狙って選考を受けるのも一つの方法です

秋・冬採用とは

9月〜11月末、12月~3月末の期間におこなわれる採用活動

事務職の志望理由を明確にする

前述しましたが、新卒採用では営業職をはじめとした総合職の採用が多い傾向にあります。その中で、なぜ一般職である事務職を選択したのかという理由をきちんと明確にする必要があります。

一般職は総合職に比べて残業時間が少なく、転勤もないためワークライフバランスを重視したい人には合っていることでしょう。

しかし、「ワークライフバランスを重視したいから」という志望理由では、面接で良い評価を得ることはできません。なぜならこれは自分自身にベクトルが向いているからです。ワークライフバランスを重視することで、長く働くことができ、長く働くことができると企業にとってどんなメリットがあるのかということまで伝える必要があります

また、事務職として求められる人柄や素質を自分が有していることを自己PRと合わせて伝えることで、活躍してくれそうな人材であると評価につながります。

遠藤 美穂子

プロフィール

総合職との違いを、ワークライフバランスなどの労働条件に置かずに、業務内容に置くと良いです。間接部門で社員の役に立ちたい、営業部門で後方から営業担当者と顧客を支えたいというように、何で貢献するかということを伝えてみてください。

事務職として成し遂げたいことを言語化する

企業は、事務職として働くのに活かせる自身の強みと、さらに事務職として成し遂げたいことを自分で明確に考えられている人を積極的に採用します。なぜなら、事務職に限ったことではありませんが、企業は適性のある人を採用し、長期的に活躍してくれる人を採用することで、会社の利益を拡大していきたいと考えているからです

企業は採用に多くのコストを掛けているため、すぐに離職されてしまうことは避けたいものです。長期的に成し遂げたいことを明確に考えられている人であれば、その実現したい目標に向けて努力してくれるだろうという安心材料になります。

事務職のキャリアプランは描きにくいです……。どう考えれば良いのでしょう? どんなキャリアプランが一般的ですか?

鈴木 洵市

プロフィール

個人のライフプランから考えてみよう

個人のライフプランを決めると、自身の将来設計をすることができます。そこに合わせた自分のキャリアプランを考えることで、非常に考えやすくなります。

また、ロールモデルになるような人を見つけることも良い方法です。一般的なキャリアプランがどのようなものかということについては、自身が入社したい企業などで内容が異なります。

入社したいと思う企業のOB・OG訪問をすると、その企業の中での事務職のキャリアプランが見えてくるでしょう。

OB・OG訪問のやり方や情報を引き出す質問例はこちらの記事で詳しく解説しているので、参考にしてくださいね。
OB訪問・OG訪問は必要? 就活を有利に進める手順を完全網羅

その企業でなければいけない理由を明確にする

事務職を志望する理由や事務職として成し遂げたいことを考えたら、その企業でなければいけない理由も明確にしましょう。事務職を採用している企業は他にもある中で、なぜ自社を志望しているのかという点は企業にとって知りたいポイントです

事務職といっても、金融業界の事務職とIT業界の事務職では扱う内容は大きく異なり、企業規模によっても1人当たりの仕事の裁量が異なります。さらに、企業ごとに企業理念や社会的使命、社風の特徴、目指すべき方向性が存在します。

事務職を志望している前提があり、さらになぜその企業を志望しているのかという企業に惹かれた理由を言語化していきましょう。

企業への志望動機が思いつかないという人はこちらの記事を参考にしてみてください。3ステップで志望動機の作成をおこなっていきましょう。
「志望動機が書けない」から確実に卒業する3ステップ|例文付き

事務職の志望動機に特化したこちらの記事もおすすめです。20個の例文も見ることができるので、事務職の志望動機のイメージが湧かないという人はぜひ参考にしてみてくださいね。
例文20選|事務職の志望動機を職種別・業界別に徹底解説

事務職ってどこの企業も似たり寄ったりで、その企業ならではの志望動機を考えるのが難しいのですが、コツはありますか?

遠藤 美穂子

プロフィール

商品やサービスに注目して同業他社と比較してみよう

事務職としての業務は他の企業も似ているかもしれませんが、企業ごとに提供している商品やサービスは異なります。

同じチームの一員として商品やサービスを顧客に届けるという気持ちを持つと、なぜその会社に入社したいかが見えてきませんか。そのチームの中での役割分担で、自分は事務を担当すると考えてみると整理しやすくなりますよ。

アドバイザーコメント

なぜ事務職なのか? なぜその企業なのか? を明らかにしよう

事務職の選考を通過するうえで重要なポイントとしては、なぜ自分が事務職を志望するのか。そして就職を希望する企業の事務職になぜ入社したいのかを明確にしておくことです。

事務職は就職倍率が非常に高い職種であり、入社するには狭き門となっています。

自分がなぜ志望企業の事務職に就きたいのかが明確になっていないと、他の就活生との差別化がまったく図れずに就職することが困難になってしまいます。志望企業の分析をすることや、インターンシップへの参加、OB・OG訪問などの経験が重要になります。

本当に適性があるのかをじっくり考えることが重要

また、当たり前のようですが、自己分析と業界・企業分析を徹底しておこなうことが重要です。

社会人になると、ほとんどの時間を働く時間に費やします。一番長く費やす仕事の時間が自分に合わないものだと、非常に苦しい時間を過ごすことになってしまいます。

己を知り、自分に合う環境を知る。そこから見出された選択肢の中から就職活動を適切に実施していくことがおすすめです。

そもそも本当に事務職が合っている? 事務職以外の職種の適性も考えよう

ここまで事務職の具体的な仕事内容や種類、向いている人の特徴や向いていない人の特徴を解説してきました。仕事内容や向いている人の特徴を見て、「私は事務職に向いているかも」と早い段階から事務職のみに絞って就活を進めるのは危険です。

事務職以外の職種の適性も考えてみることをおすすめします。たとえば、「周囲への気配りをおこない誰かのサポートすることが得意」であるのならば、販売職や介護職なども向いている可能性があります。「作業の正確性」が強みであれば、生産ラインの点検をおこなう技術職やエンジニア職としての選択肢もありますよね。

このように、事務職以外の職種の適性も考え、そのうえで最も自分の強みが活かせる、働きたい環境に近い職種を選択していきましょう。

事務職の就活で使える自己PR例文17選! 事務職で活かせる強みをアピールしよう

この記事では事務職の職種理解が深まるように具体的な仕事内容や向き不向きな特徴、事務職就活を上手く進めるコツを徹底解説してきました。

人気の事務職の選考を突破するには、就活での頻出質問を徹底的に対策することが大切です。頻出質問の中でも、自分の適性をアピールできる自己PRについての例文を紹介していきます。

「事務職の適性をアピールできる自己PRを作成したい」という人は、以下で紹介する17個の例文を参考にし、自身の自己PRの作成のイメージをつかみましょう。

自己PRの作り方、伝え方はこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。

面接
例文12選|面接必勝の自己PRはエピソードが最重要!

エントリーシート(ES)
例文15選|エントリーシートの自己PRで人事を惹き込むコツを解説

自己PR例文①柔軟な対応力

自己PR例文①柔軟な対応力

私の強みはその場の状況に応じた柔軟な対応力があることです。

私は現在大学で吹奏楽部に所属をしています。ある演奏会の当日、運搬係のミスで普段私の使用しているものとは別の楽器が積まれていることに気づきました。すでに、演奏会場には到着していてその時点から大学へ取りに行くのは間に合わない状況でした。

そこで、吹き慣れない楽器でもいつもと変わらない演奏ができるような調整をおこないました。どれくらいの息の圧力で吹けば音が割れずに大きな音が出せるか、どのような口の形にすると良い音色が出るかを演奏前に何度も確認と調整を繰り返したのです。

その結果、1時間という限られた音出し・リハーサル時間だったものの、支障をきたさない演奏を披露することができました。

仕事を進めるうえで突発的な業務が発生しても、冷静に解決策を考え対応して業務に支障が出ないよう、心掛けてまいります。

横山 慶一

プロフィール

今は予測不能な事態が起こり得る、VUCAの時代と言われています。そんな中、このケースは、柔軟な対応力のアピールには少し弱いかもしれません。もし楽器そのものがなかったらどのように対応しましょう?

このような状況にならないために次回以降の対策を提案できれば、さらに良い事例になると思います。

柔軟性の自己PRの作り方や伝え方のコツはこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
13例文|柔軟性の自己PRで理解必須の注意点と伝え方のコツ

自己PR例文②正確性

自己PR例文②正確性

私の強みはミスを限りなく削減できる、正確性があることです。

ゼミ活動において、グループ内でアンケート調査をおこない、その結果を資料にまとめて発表をおこないました。前期の講義では紙媒体のアンケート結果をエクセル上にデータ入力・管理し、後期の講義ではプレゼンテーションの資料作成を担当しました。

どちらの担当においても、漏れや変換ミス、誤字・脱字が一切なく、期限より早く自分の担当を終わらせてグループ内の進捗が遅れている作業のフォローをおこないました。教授やグループ内のメンバーからは頼りになる存在として一目置いていると言ってもらうことができました。

この強みを活かし、資料作成をはじめミスのない業務ができる事務職員になれるよう、精進してまいります。

鈴木 洵市

プロフィール

自分の特徴である正確という強みを、事例を交えて上手く伝えています。また、周りからの評価も記載していることで信頼感が高いです。

自己PR例文③調整力

自己PR例文③調整力

私の強みはその場の状況に応じた調整力があることです。

私の所属する軽音楽サークルで、メンバーで話し合いを進め、夏祭りライブの開催をすることに決めました。ライブまでは1ヶ月を切っており、その期間内で各個人の練習はもちろん、宣伝・告知、選曲、会場運営者とのやりとり、チケット・パンフレットの作成を進める必要がありました。

そこで、私は一人ひとりの得意分野を加味して、役割分担の提案と進捗状況の共有がいつでもできる連絡グループの作成という働きかけを率先しておこないました。結果、期限内にやるべきことをすべて完了させ、想定以上の観客を楽しませることができました。

入社後は自身の仕事をこなしていきながら、さらに部署内の適切な調整が取れる存在になれるようなキャリアアップをしていきたいです。

遠藤 美穂子

プロフィール

調整力というと、異なる意見のバランスを取ったり、何かを押して何かを引いたりするというイメージがあります。

このエピソードにある連絡グループの作成によって、どのように調整をおこなったのか説明すると説得力が生まれると思います。

自己PR例文④スケジュール管理力

自己PR例文④スケジュール管理力

私の強みは適切に優先順位を組み立てて物事を進めるスケジュール管理力があることです。

私は現在、大学の授業以外に、2社の長期インターンと週3日のアルバイト、学生団体の活動をおこなっています。これだけさまざまな活動をしていると、予定が重なることがあり、スケジュールの管理が必要不可欠です。

小さい頃から予定を組み立てて多忙な日々を送ることを好んできたため、スケジュール管理能力が高いと自負しています。具体的には、自分が今やるべきタスクや予定、アポイントメントをすべて書き出し、重要度と緊急度の観点から適切な優先順位を決めるようにしています。

御社で事務職として働くことになった際は、営業職の方がスケジュールに手間を掛けないようなサポートを心掛けてまいります。

横山 慶一

プロフィール

事務職は調整能力も要求されます。その一つがスケジュールです。調整会議などで、工程スケジュールを頭の中で描きながら、話を進めることができる事務員は優秀なので、とてもよいPR例だと思います。

自己PR例文⑤業務改善力

自己PR例文⑤業務改善力

私は現状に満足しない業務改善力があることです。

半年前から不動産営業のアシスタントインターンに取り組んでいます。他のインターン生も30人程度参加していますが、人によって業務遂行力に差があることに課題を感じていました。そこで、社員さんに自分が先導を切ってインターン生の育成に携わりたいと提案したところ、許可をもらうことができました。

具体的には、業務スピードを上げられるようなマニュアル作成やインターン生同士でお互いの仕事をフィードバックし合う時間の確保を設けました。結果、インターン生全員の業務効率が上がり、社員さんにも褒めていただきました。

この強みを活かし、常に課題点を見つけサポートの向上に尽力してまいります。

鈴木 洵市

プロフィール

インターンに参加することで、業務スピードが課題であるという問題点を発見するばかりでなく、その課題を改善することができた事例としてわかりやすい内容です。一点加えるなら、業務改善を数値化することで客観性を持たせるとより良いでしょう。

自己PR例文⑥感情マネジメント力

自己PR例文⑥感情マネジメント力

私は、自分の感情を理解し、適切な行動へと導くマネジメントができることです。

大学で専攻している心理学でストレス・感情マネジメントの方法として、エクスプレッシブライティングについて学びました。これは、自分の感じていることを紙に思うがまま書き出すという方法で認知行動療法でも用いられています。

感情が不安定な際にこの方法を自分でも実践してみたところ、頭の中で考えていた思考を整理することを実感しました。さらに、客観的な視点で原因であるストレッサーが明確になり、感情をコントロールできるようになったのです。

現在はこの方法を習慣化しているため、感情マネジメントに大きな自信があります。

多くのマルチタスクをおこなう事務職は、時には感情が不安定になる時もあるかと思いますが、適切にマネジメントすることで常に高いパフォーマンスを発揮できるようにします。

遠藤 美穂子

プロフィール

感情マネジメントはリーダーにも求められるスキルです。自分が不安定になった時にストレスに対応するだけでなく、他者の感情も理解・コントロールして、円滑なチーム運営や高いパフォーマンス発揮に貢献できると伝えてみるとより良いと思います。

自己PRが思いつかない人は、ツールを使うのが一番オススメ

自己PRのネタを決めても、それを裏付けるエピソードに悩む学生は多いです。しかし、特別なエピソードがなくても受かる自己PRを作ることはできます。

そこで紹介したいのが「自己PR作成ツール」です。ツールを使えば、簡単な質問に答えるだけで誰であっても、あなたの強みが完璧に伝わる自己PRが完成します。

ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

 実際にツールで作成した自己PR例文 
 (リーダーシップが強みの場合) 
私はリーダーシップを発揮できる人材です。 学生時代にサークル長として運営に携わった際に、リーダーシップを養うことができました。 サークル長を務めていたフットサルサークルでは、練習場所や時間が取れないことや、連携が取りきれていないことが問題でした。そこで、大学側に掛け合い週に二回の練習場所を確保し、時間を決め活動するようにメンバーに声かけを行いました。さらに、週末明けに今週の活動の詳細をメンバーにメールで配信することで連携強化に努めた結果、サークル加入率を前年度の3倍まで伸ばすことができました。 問題にしっかりと焦点を当て、迅速に対応していき、周りを良い意味で巻き込んでいくリーダーシップを御社でも活かしてきたいと考えております。

合わせて活用したい!
志望動機作成ツール
たった3分で志望動機が完成!スマホで簡単に作れるお役立ちツールです。

自己PR例文⑦愛嬌がある

自己PR例文⑦愛嬌がある

私の強みは誰とでも打ち解けられる愛嬌があることです。

私は2週間に1回ボランティア活動に取り組んでいます。毎回、年齢や性別、属性の異なる人と活動に取り組み、誰とでもすぐに打ち解け、円滑に進めることができます。周囲の友人や親戚からも「愛嬌がある」とよく言われます。

①人とコミュニケーションを取るのが好きなこと②常に挨拶と笑顔で自分から話し掛けること③相手に合った話題を見つけて話をすることが「愛嬌のある自分」を形づくっている要因であると考えます。

この強みを活かして部署内における信頼構築を図り、社員の方が安心して業務を進められる環境づくりに配慮します。

横山 慶一

プロフィール

「愛嬌がある」というのは、あなたが心を開くのが得意だということですね。これは大きな強みだと思います。話しかけにくい事務の人は私も苦手です。とても良い強みだと感じました。

自己PR例文⑧責任感

自己PR例文⑧責任感

私の強みは、常に相手の期待を想定以上に上回るよう、物事を成し遂げる責任感があることです。

私は大学で美術を専攻しているため、町内会のクリスマスイベントにて会長からクリスマスカードとイベントに使用する装飾物の作成を依頼されました。会長からは「1週間しか時間がないけれど、とにかく自由に作成してもらいたい」と言われました。

そこで、私は何度もイベント会場に行き、装飾のデザイン考案やカードの書き直しをおこない当日を迎えました。小さな子どもからお年寄りまでもが喜ぶ姿を見て私自身大きな感動とまた同じような経験がしたいと思うようになりました。会長からは感謝の言葉をもらい、今後も装飾物の作成をはじめ、企画の運営に携わってほしいという依頼を受けました。

このように任された仕事を確実に取り組むことはもちろん、常に相手の期待を上回る仕事を担うことで、「あなたにお願いしたい」と言われるような事務職を目指してまいります。

鈴木 洵市

プロフィール

町内会でのクリスマスイベントでの企画運営の事例を挙げて、責任感があるという自己PRに上手くつなげることができています。また相手の期待以上を求めるというストイックさも感じ取れます。

責任感の自己PRの作り方・伝え方はこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
責任感の自己PRは要注意! 失敗例と絶対響く6例文で徹底差別化

自己PR例文⑨礼儀正しさ

自己PR例文⑨礼儀正しさ

私は、相手に心地良いひとときを提供するのに欠かせない礼儀正しさを持ち合わせています。

私は大学1年の頃、秘書検定2級に合格し、検定試験を通じて礼儀正しさについて深く学びました。この学びを結婚式場のアルバイトでも常に意識して取り組みました。

今では、自然と礼儀正しい立ち振る舞いや言葉遣い、相手の要望に耳を傾けられることが自分の強みとなり、一生に一度の結婚という場において参加者全員が幸せなひとときを過ごせるように取り組んでいます。

この強みを活かした丁寧な顧客対応をおこない、顧客からの信頼獲得および長期的な取引に結びつけられるように心掛けてまいります。

遠藤 美穂子

プロフィール

資格の勉強を通じて学んだことを仕事に活かしたこと、そしていつも顧客のことを考えて働いている様子が伝わってきます。型通りのマナーだけではなく、丁寧な顧客対応の心がけ、思いやりも含めての礼儀正しさをぜひアピールしてください。

自己PR例文⑩コミュニケーション力

自己PR例文⑩コミュニケーション力

私の強みは人と綿密なコミュニケーションを取ることで信頼関係を構築していくことです。

大学1年生の頃から障がい者自立支援施設でボランティアをしています。3つのクラスに分かれていて、毎回同じクラスの障がい者を担当しており、お互いの性格を理解しているものの、障がい者は日々の感情変化の起伏が激しいため綿密なコミュニケーションを必要とします。

この経験を通じて、障がい者にかかわらず、どんなに親しい仲間や家族であっても綿密なやりとりをすることで、ミスコミュニケーションを生じさせないことの大切さを常に感じながら人とのやりとりをおこなっています。

入社後には、部署を問わず日頃から丁寧なコミュニケーションを取ることで、他部署との連携をスムーズにできるようにします。

横山 慶一

プロフィール

コミュニケーションが難しい人に対して、忍耐強く丁寧に関係構築を取ったのだと思います。事務職でもいろいろな立場の人たちと話す機会がありますが、場合によっては対立することもあります。この事例のような経験がきっと活きると思います。

自己PR例文⑪周囲への気配り力

自己PR例文⑪周囲への気配り力

私の強みは周囲の状況に配慮した気配り力があることです。

昨年、アルバイト先のアパレル店に新任の社員さんが着任しました。その方は新しい職場に慣れることと同時に売上計画や書類管理、他店舗・本社との連携業務に追われていました。

その状況を見た私は、「売場のメンテナンスや接客対応はアルバイトに任せてください」と声を掛け、社員さんがバック業務に十分な時間を確保できるような環境づくりを提案しました。

また、不慣れな電話対応をしている社員さんを見て、電話の内容から必要な書類をサッと提示し、「あの時は本当にありがとう」と感謝の言葉をもらいました。

このように、相手が求めていることを主体的に確認・フォローすることで、配属部署の社員が業務を円滑に進められるようアシストします。

鈴木 洵市

プロフィール

周囲への気配り力がある点を具体的な事例をもとに組み立てられていて、非常にわかりやすいです。また、入社後も主体的に周囲への気配りをしていくという締めくくりになっていて、入社後のイメージが湧きます。

気配りの長所を伝える自己PRのコツはこちらの記事で詳しく解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
自己PRの「気配り」は一工夫が必要! 効果的にアピールする秘訣

自己PRが思いつかない人は、ツールを使うのが一番オススメ

自己PRのネタを決めても、それを裏付けるエピソードに悩む学生は多いです。しかし、特別なエピソードがなくても受かる自己PRを作ることはできます。

そこで紹介したいのが「自己PR作成ツール」です。ツールを使えば、簡単な質問に答えるだけで誰であっても、あなたの強みが完璧に伝わる自己PRが完成します。

ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

 実際にツールで作成した自己PR例文 
 (リーダーシップが強みの場合) 
私はリーダーシップを発揮できる人材です。 学生時代にサークル長として運営に携わった際に、リーダーシップを養うことができました。 サークル長を務めていたフットサルサークルでは、練習場所や時間が取れないことや、連携が取りきれていないことが問題でした。そこで、大学側に掛け合い週に二回の練習場所を確保し、時間を決め活動するようにメンバーに声かけを行いました。さらに、週末明けに今週の活動の詳細をメンバーにメールで配信することで連携強化に努めた結果、サークル加入率を前年度の3倍まで伸ばすことができました。 問題にしっかりと焦点を当て、迅速に対応していき、周りを良い意味で巻き込んでいくリーダーシップを御社でも活かしてきたいと考えております。

合わせて活用したい!
志望動機作成ツール
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自己PR例文⑫真面目

自己PR例文⑫真面目

私は、地道な作業にコツコツと取り組み、他者からのアドバイスを素直に受け取る真面目な人間です。

私の学部では冬に国家試験があるため、4年生の夏までに卒業論文を終了させる必要があります。夏までに余裕を持ってかつ大学での学びの集大成として完成度の高いものに仕上げたいと考えていました。

そこで、2年生の夏から卒業論文で取り組みたいテーマ探しに取り組み、教授に何度もアドバイスを求めてコツコツと進めました。その後も疑問点を教授に質問し、ゼミ生からもらった意見を真摯に受け止め、毎日論文講読・執筆、修正の繰り返しをおこないました。その結果、自分にとって満足する卒業論文を完成させ、学会発表の代表にも選出してもらいました。

働くうえでも、目の前の仕事に対してコツコツと取り組んで着実に仕事を進め、他者からのアドバイスも素直に受け取めることでスピード感のある成長をしてまいります。

遠藤 美穂子

プロフィール

あなた自身の真面目さはどういうタイプかがわかりやすく説明されていて、エピソードの内容とよく合っています。背景には計画性や粘り強さがうかがえます。

締めの「スピード感ある成長」がやや唐突なので、高いパフォーマンスを発揮するという表現などを検討してみてください。

真面目さを長所とする自己PRの作り方、伝え方はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
12例文|真面目さの自己PRでやりがちな3つの失敗パターンと対策

自己PR例文⑬目標達成力

自己PR例文⑬目標達成力

私は的確な目標を立てて確実に達成する目標達成力に自信を持っています。

いつも目標を立てる時は、現状の自分を分析して将来どうなりたいのかということを最初に設定しています。昨年の初めには「海外の人とスムーズに話せるようになる」という将来なりたいゴールをまず設定しました。

当時は「相手の話していることは聞き取れるものの文章を組み立てることができない」という自分の現状を理解していました。そこで、「10秒以内に文章構築ができるようになる」と目標設定し、「毎日1つの文法を学び、それに関する例文作成を最低10個おこなう」という行動計画を立て、ゴールへと導くことができました。

このように将来なりたい姿とゴールを達成する目標、そのための行動計画を立てることで、事務職として日々目標達成に取り組んでステップアップしていきます。

横山 慶一

プロフィール

目標やゴールを自ら設定し、それを達成する自信があることはとても良いと思います。事務職としての適性をPRするには、妥当性や客観性を考えていたことを示せれば、より印象的になります。

自己PR例文⑭計画性

自己PR例文⑭計画性

私の強みはコツコツと物事を進めていく計画性があることです。

私の学部ではレポート提出の科目が多く、1ヶ月に10本以上のレポート提出を課されることもあります。そのような状況に直面しても、適切な計画を立てることで、余裕を持って完成度の高いレポートを仕上げることができています。

具体的には、過去の経験から各作業にかかる時間設定と何かしらのアクシデントが発生した場合のリスクの想定、一つひとつのタスクの間にゆとりの時間を考慮するようにしています。このような計画を立てるうえでの工夫をおこなうことで、仮に必要以上の時間がかかったとしても対処可能にしているのです。

さまざまな業務のマルチタスクや急な作業の対応が求められる事務職において、限られた時間内で仕事が終えられるよう励んでまいります。

鈴木 洵市

プロフィール

学校での事例をもとに計画性があるという自己PRを組み立てられていて、具体的にどのように計画を立ててきたかを説明することで、内容が伝わりやすい自己PRになっています。事務職に必要な能力が備わっている人物という印象を受けます。

自己PR例文⑮継続力

自己PR例文⑮継続力

私の強みは1つのことを追求し続ける継続力があることです。

私は中学校1年生から現在に至るまで9年間ダンスを継続してきました。ひとことにダンスといってもさまざまなジャンルとそれぞれの特徴は大きく異なるため、今でもダンスの楽しさとより上手く踊るための練習方法などを追求しています。

これまでにダンス大会の表現力部門にて金賞を受賞した経験もあります。私は、ある分野における知見を深めることが自身のモチベーションにつながっていると感じています。

経理事務として働くなかで、資格取得をはじめ、会計や法律に関する知識を磨き、難しい仕事もできる経理事務に慣れるよう、長期的に専門性を追求し続けてまいります。

遠藤 美穂子

プロフィール

一番アピールしたいのは継続力でしょうか。ダンスを9年間続けてきたこと自体は継続的なことですが、エピソードからは知見を深めることがモチベーションになっていて、物事を追求する力があるということが読み取れます。

継続力の自己PRの作り方、伝え方はこちらの記事で解説しているので、併せてチェックしてくださいね。
例文13選|「継続力」を魅せる自己PRの鉄則を職種・業界別に解説

自己PR例文⑯包容力

自己PR例文⑯包容力

私の強みは相手に安心感を与える包容力があることです。

現在、サッカー部のマネージャーを務めています。私は、誰かの夢や目標を下支えできることに強いやりがいを感じ、常に選手の力が最大化できるように自分は何ができるのかということを考えています。

大学で専攻している栄養学の知識を活かし、寒い季節には身体の芯から温めることができる生姜蜂蜜ホットドリンクや集中力を高めつつ十分な栄養補給ができるフルーツジュースなどそのときどきに合わせた飲み物を選手につくっています。

このほかにも一人ひとりの選手と向き合うことを大切にし、マネージャーという立場である私だからこそ本音を話せるという雰囲気づくりをおこない、葛藤を抱える選手のメンタルサポートを担っています。

この強みを活かすことで、入社後には誰もがいつでも頼みやすい事務職となり、部署内全体の生産性向上に寄与します。

横山 慶一

プロフィール

相手に配慮するサポーターとしての役割をしっかりと認識していることが伝わります。事務職もどちらかというと裏方として仕事を支えるという意味で通じるものがあります。とても整合性の取れた良いPR文だと思います。

自己PR例文⑰事務処理能力

自己PR例文⑰事務処理能力

私の強みは作業効率の高い事務処理能力があることです。

私は、大学図書館の本の貸出・返却対応、整理、受付業務のアルバイトを1年間しています。蔵書数100万冊を超える書籍や論文、雑誌などの管理をおこなうのに、はじめは苦労しました。

そこで、本の管理はすべてパソコンでおこなうため、MOSの資格取得やブラインドタッチ、ショートカットキーを覚え、作業の効率化に努めました。

また、本のメンテナンス業務では、一つひとつ丁寧に確認しつつ、修繕が必要な本とそうでないものに分け、必要なものを一気に修繕することで、はじめは3時間かかっていた作業を現在では1時間45分に時間を削減することができました。

このような業務の効率化に努め、部署内全体の生産性を高められる存在になってまいります。

鈴木 洵市

プロフィール

事務職で必要な事務処理能力を学生の時点から取り組み、自己研鑽に努めている人物であるという印象を受けます。また数値として効率化の効果も把握しており、事務職に向いているという印象を受けます。

4つの誤解に要注意! 事務職の実態をしっかり把握したうえで納得のいく就活を進めよう

事務職を志望し内定を獲得するには、まず事務職という職種についてきちんと理解をしたうえで自分との適性を考えることが大切です。

イメージが現実とは異なりミスマッチとなってしまうリスクを回避することができます。さらに、職種の中身まできちんと理解しておくことで、実態に即した志望動機や自己PRを伝えることができ、他の学生と差別化することができます。

人気な職種である事務職だからこそ、しっかりと職種理解に努めたうえで、適切なアピールをすることで選考を突破しましょう。

アドバイザーコメント

仕事内容をしっかりと理解したうえでチャレンジしよう

事務の仕事は、モノづくりのような輝かしい結果でないので、ゴールが見えにくく粛々と仕事を続ける地味な仕事と思われるかもしれません。しかし、堅実で秩序を好む慣習的な性格の人にとっては非常に向いている職種です。

DX化により単純作業は減っていきますが、経験がものを言う領域は必ず残ります。事務職を極めたい人は、取って代わることのできない人材になることを目指してほしいと思います。

事務職は知見が広がりやすく成長しやすい職種

一方で、事務職のキャリアアップのステップとして、たとえば弁護士を志す場合、弁護士事務所で事務をしながら司法試験の勉強をするというような経験はとても有意義です。事務職は多くの部門と関係する仕事なので、自分自身を大きく成長させることができる職種でもあります。

事務職については多くの誤解やギャップがありますが、興味のある領域の事務職についてしっかりと調べ、ぜひチャレンジしてください。

自己PRが思いつかない人は、ツールを使うのが一番オススメ

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自己PRのネタを決めても、それを裏付けるエピソードに悩む学生は多いです。しかし、特別なエピソードがなくても受かる自己PRを作ることはできます

そこで紹介したいのが「自己PR作成ツール」です。ツールを使えば、簡単な質問に答えるだけで裏付けるエピソードが思いつかなくてもあなたの強みが完璧に伝わる自己PRが完成します

ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了
全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-220824001-02942)

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