例文20選|事務職の志望動機を職種別・業界別に徹底解説

この記事にコメントしたアドバイザー

  • 柴田 登子

    libero firm代表 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号16034907)/2級キャリアコンサルティング技能士(第21S17401472号)/トーストマスターズインターナショナル日本語スピーチコンテスト全国1位(2013、2019年) SNS:Facebook

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  • 鈴木 洵市

    ブルーバード合同会社代表取締役 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号21041822) SNS:Instagram/Facebook

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  • 隈本 稔

    職りんく運営者 保有資格:国家資格キャリアコンサルタント(登録番号19041711)/性格応用心理士1級/キャリア・デベロップメント・アドバイザー SNS:Facebook

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この記事のまとめ

  • 事務職の志望動機は強みやスキルとのマッチ度を伝えることが不可欠
  • 部門別・業界別に事務職の仕事内容を理解してマッチ度を伝えると効果的
  • 事務職の志望動機の例文20選を紹介

事務職を受けるにあたり、志望動機に悩む人は多いのではないでしょうか。「事務職の志望動機の書き方がわからない」「どうしたら高評価を得られる志望動機を作れるのだろうか」などと疑問に思いますよね。

事務職は志望する人が多い人気の職種です。だからこそ、志望動機をしっかりと練らなければ差別化できず通過することは難しくなります。

記事では、キャリアアドバイザーの鈴木さん、柴田さん、隈本さんと勝てる事務職の志望動機の作り方や伝え方を解説していくので、しっかりチェックしてくださいね。

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目次

事務職の志望動機は強みやスキルとのマッチ度を伝えると効果的

事務職の志望動機をどう考えれば良いか検討もつかないという人も多いと思いますが、ポイントとしては強みやスキルとのマッチ度を伝えることが大切です。

記事では、まず事務職の仕事内容を解説します。一般的な事務、部門別、業界別の事務職それぞれに分けて詳しく説明するので、職務理解を深めましょう。

加えて、事務職でアピールになる強みや長所、資格を解説します。これらを志望動機に盛り込んで事務職とのマッチ度を伝えると、魅力的な志望動機になるので、自分に合うものや持っているものがないかチェックし盛り込みましょう。

さらに、部門別、業界別に志望動機の例文を解説するので自分が受ける選考のものやそれに近いものを探し、参考にしつつ志望動機を作成してみてくださいね。

そもそも基本的な志望動機の作り方がわからないという人は、こちらの記事をチェックしてくださいね。エントリーシート(ES)、面接それぞれの志望動機の伝え方を基本から解説しています。

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例文12選|受かる志望動機をエントリーシートに書く4つのステップ

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面接の志望動機の最適な長さは? 時間別の例文付きで解説

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事務職の志望動機を考える3ステップ

事務職の志望動機を考える3ステップ

  • 仕事内容を具体的に理解する
  • 仕事内容にマッチする強みやスキルを見つける
  • 企業でどう活躍できるかを考える

事務職の志望動機を考える際、何の準備もせずいきなり内容を考えようとするのは難しいです。そこで、3つのステップを踏むことによって、効率的かつ高評価を得られる内容を作成することができますよ。

ここからは、その3つの手順を解説するので、まずは事務職の志望動機を考えるために必要なことを把握しましょう。

①仕事内容を具体的に理解する

事務職の仕事内容は幅広く、また職種や業界ごとに異なることも多くあります。その分、仕事内容をしっかりと把握できていない学生は多いです。

しかし志望動機は「事務職の仕事をしたい理由」を伝えるものなので、当然仕事内容を理解していないと、説得力のある内容を作成することはできません

まずは自分が志望する事務職の仕事内容をしっかりと理解して、惹かれる部分を見つけ出しましょう。

②仕事内容にマッチする強みやスキルを見つける

たとえば「社内のサポート役として事務職の仕事をするにあたり、相手の立場に立ってコミュニケーションをする力を発揮したいと考えました」などと、事務職の仕事にマッチしている強みがあることを伝えると、適性をアピールできます

そこで、仕事内容を理解したうえで、それにマッチする強みやスキルを見つけていきましょう。

しかし、どんな強みやスキルをアピールすれば良いのか見当もつかないという人もいますよね。この記事の後半で、事務職に活かしやすい強みやスキルを解説しているので、参考にして自分に合うものを探してみましょう。

③企業でどう活躍できるかを考える

最後に、マッチする強みやスキルを活かして、企業でどう活躍できるのかを考えます。採用担当者が気になるのは「この人物は企業で活躍できる人材なのか」というところです。

たとえば「入社後は『人がしてほしいことを察する力』を活かしてサポートをおこない、あらゆる人の『痒いところに手が届く』存在として活躍したいです」などと伝えると、主体的に活躍する様子がイメージできますよね

企業で活躍できる人材ということを志望動機に盛り込み、採用したいと思ってもらえるような志望動機を作成しましょう。

アドバイザーコメント

事務職の志望動機は特に強みやスキルのアピールが大切

事務職の志望動機を考えるうえでは、特に「②仕事内容にマッチする強みやスキルを見つける」について、しっかりと準備する必要があります。

応募先の企業で活躍できるか否かについては、採用する企業側が採用面接を通して応募者の経験やスキル、性格について見極めたうえで判断することになります。

しっかり自己分析をしなければ企業に評価される志望動機は書けない

採用する企業側は、応募書類を通してあなたがどのような人かイメージしている状態です。そのため、応募書類での志望動機はもちろん、面接の際には自分がどういうスキルや強みがあるかをしっかり伝えることができなければ、企業側も採否の判断ができません。

事務職の志望動機を考える際には、その企業で求められている事務職の求人内容を確認し、求められているスキルを習得していることはもちろん、企業の社風などにマッチする人柄であるかも掘り下げることが重要です。

まずは事務職の仕事内容をチェックしよう

事務職の仕事内容は多種多様です。事務職を志望する学生の中にはその仕事内容を深く理解していない人も多くいますが、説得力のある志望動機を作成するなら、職務理解が不可欠です。

柴田 登子

プロフィール

会社のイメージや規模でなんとなく志望してくる学生は、仕事についてから「こんなはずじゃなかった」と早期退職してしまう傾向があります。そのため、職務内容がどのようなものかを把握したうえで志望していることをアピールする必要があります。

ここでは、事務職の仕事内容を、一般的なもの、部門別、業界別に分けて解説するので、事務職への理解を深めてください。

一般的な事務職の仕事内容

一般的な事務職の仕事内容

  •  書類作成・整理
  • データ入力
  • 社内環境の整備
  • 来客対応・伝達業務
  • 小口金管理・伝票処理
  • 郵送物の管理・発送

まずは一般的な事務職の仕事内容を解説します。事務職にはさまざまな種類がありますが、どの職種や業界でも共通してここで解説する仕事内容はおこなう必要があると考えておきましょう

①書類作成・整理

議事録、会議の資料といった社内向けの資料や、見積書、請求書、企業に関する案内などの顧客向けの資料など、書類を作成する仕事があります。WordやPowerpointといったツールを使用して作成したり、手作業でまとめたりします。

また、作成した書類をフォルダで管理したり、バックアップを取ったり、印刷をして分類したりといった作業も発生します。

特に顧客向けの資料はミスが許されず、細かいところに目を向け責任感を持っておこなう必要があります

鈴木 洵市

プロフィール

書類作成・整理については、まずどのような経緯でその書類を用意する必要があるのかを理解することが必要です。そのうえで、ほかの社員に頼まれた書類を作成し、時系列で整理しておき、いつでも見返すことができるようにする必要があります。

②データ入力

データ入力は、手書きのデータや、録音した音声、アンケートなどで収集したデータを、フォーマットに入力する作業となります。場合によっては、データを収集する作業からおこなうこともあります。

事務職が入力したデータは、企業ホームページ(HP)など、インターネットで公表したり、顧客に送付したり、経営に活用したりするため、書類作成と同様ミスが許されません。また一度に入力するデータは膨大であることも多く、集中力が求められます。

柴田 登子

プロフィール

データ入力の仕事というと、タイプスピードの速さが求められると考えがちです。

しかし、実は入力だけではなく、入力した内容が正しいかどうかをチェックする能力も求められています。自分が作成したデータを元データと突き合わせ、間違いはないかを地道に確認して完成させるという、粘り強さを要する仕事です。

③社内環境の整備

備品の管理やトイレ掃除といった社内環境の整備も事務職の仕事です。備品の管理とは、たとえば備品が故障すれば業者を呼んだり、補充が必要であれば購入手続きをしたりすることです。

トイレ掃除などは業者がおこなうこともありますが、業者に頼まず事務職が担当することもあります。

社員全員が気持ちよく過ごせる環境づくりをする仕事といえます。細かいところに気づき、広い視野を持って先回りして行動する必要があります

④来客対応・伝達業務

来客がある場合、事務職が取り次ぎます。たとえば取引先が来た際には、社内の誰宛かを聞いて、その人に伝えます。

直接対応するのではなく、電話を受けることもあるので、その場合は相手の名前や所属や目的、電話番号を正確に引き継ぐことが必要です

⑤小口金管理・伝票処理

小口金と言い、備品の購入費や交通費など、日々の経費精算のために手元に置く少額の現金の管理や、取引の内容を明示する伝票の処理をおこなう仕事もあります。

経理部はお金の管理のとりまとめをおこないますが、部署ごとの細かいお金の動きを追うことはできません。そこで事務職が、日々の精算や個々の取引内容といった細かい部分の管理をおこないます。

小口金管理や伝票処理の一環で、先に解説したデータ入力や書類作成をおこなうこともあります。

こちらも1つのミスが大きな損害につながることもあるため、慎重かつ丁寧におこなう必要があります

鈴木 洵市

プロフィール

小口金管理や伝票処理をするうえでは、現金出納帳をつけることができるようになる必要があります。金融機関とやりとりすることもあります。

⑥郵送物の管理・発送

社外から郵送物が送られた際に、それを管理し担当者に渡したり、または企業から社外に郵送するといった仕事もあります。

また、社内の部署間や、倉庫に荷物を送ることもあります。倉庫に送る場合は業者に連絡をして荷物を箱詰めし、決まった時間に取りに来てもらう作業も発生します。

郵送物を発送する時間は社内で決められています。ときに契約に必要な書類など、重要なものを郵送することとなるため、郵送漏れなどないようしっかりと時間を管理して手続きする必要があります

部門別の事務職の仕事内容

部門別の事務職の特徴

ここまでは事務職の一般的な仕事内容を解説しましたが、部門により仕事内容は異なります。

たとえば営業部の「営業事務」など部門ごとに採用しているのであれば、志望動機では、仕事内容を深く理解しているのか、その仕事に必要なスキルや強みがあるのかなどを見られることになります。

部門でわかれている事務職を志望するのであれば、しっかりと仕事内容を理解して志望動機に盛り込みましょう

①一般事務

一般事務とは、先に解説した以下の事務職の仕事をこなす職種です。「庶務」や「OA事務」などとも呼ばれることがあります。

一般事務の仕事内容

  • 書類作成・整理
  • データ入力
  • 社内環境の整備
  • 来客対応・伝達業務
  • 小口金管理・伝票処理
  • 郵送物の管理・発送

規模が小さい企業であれば、上記の仕事をさまざまな部署にまたがってこなす必要があるケースが多く、反対に規模が大きい企業であれば、配属された部署の事務仕事をおこなうことになります。

特別なスキルや資格は不要であり、かつ他の職種と比べてワークライフバランスを取りやすい企業も多く、学生からの人気が高い職種となっています

②営業事務

営業事務は、営業職のサポートをすることが仕事です。具体的には以下の仕事をおこないます。

営業事務の仕事内容

  • 見積書、契約書、発注書、申込書、納品書、受領書など、契約締結に必要な書類を用意し、顧客に送付したり計上手続きをおこなう
  • 営業職に電話を取り次ぐ
  • 電話やメールで顧客対応をおこなう
  • 営業部におけるデータ入力や備品管理といった事務作業をおこなう

事務職と営業職は対照的な印象を持っている人も多いかもしれませんが、営業事務は、「顧客への提案以外をおこなう営業職」と考えると良いかもしれません。直接商品の提案はおこなわないものの、営業職と同じスピード感で、契約締結にまつわる書類作成や、電話やメールでの顧客対応をおこないます

また、顧客の注文や社内事情に対応する臨機応変さ、マルチタスクに仕事する力も不可欠です。顧客に渡す書類を多く取り扱うので、正確に仕事をこなす力も必要です。

ほかの事務職は個人作業が多いですが、営業事務は営業職やバックオフィス部門との連携が欠かせず、チームワークが必要となります。また自分の仕事が顧客に評価され、結果契約につながることもあり、やりがいを感じやすいです。

柴田 登子

プロフィール

営業事務は自分が直接営業活動をするわけではありません。

しかし取引先や顧客とかかわることで、顧客などと信頼関係を作ることになり、間接的に営業成績に影響します。その結果が売上アップなど目に見える形で現れると、とてもやりがいを感じることができます。

③総務事務

企業には、営業部、商品開発部、広報部などさまざまな部署がありますが、どの部署が引き受けるべきか判断がつかない仕事もあります。そういった以下のような仕事をまとめて引き受けるのが総務の仕事です。

総務事務の仕事内容

  • 社内イベントの開催
  • 企業の備品の管理
  • 株主総会のサポート
  • オフィス施設の改善や移転業務
  • 一般的な事務作業

また、ベンチャー企業や中小企業など、社員数が少ない会社では、法務部、経理部、人事部といったバックオフィス系の仕事を一手に引き受けている部署でもあります。

全社員が働きやすいように環境を整えることが仕事で、会社全体を巻き込んだプロジェクトもできます。多くの人に影響力のある仕事をしたい、広い視野を持ってより良い環境を追求したいといった人が向いているといえます。

④経理事務

経理事務とは、お金の入出金を管理する仕事です。具体的には以下の仕事をおこないます。

経理事務の仕事内容

  • 毎日の交通費の精算や業務上の取引があった場合の伝票や請求書の作成、残高の確認
  • 毎月の売掛金や買掛金の管理、給与計算や月次単位での決算
  • 毎年の年末調整や決算業務、税務申告

基本的には残業時間の少ない事務職ですが、経理事務の場合、決算期などの繁忙期には業務量がかなり多くなることもあります。

経理事務は数字を扱うので、数字に苦手意識がない人が向いています。数字におかしいところがあると「変だな」という感覚を持てる人です。

また、計算ソフトの関数を使って数字を管理することもあるので、Excelなどの操作が得意な人にも合っています

鈴木 洵市

プロフィール

経理事務は、会社のお金に責任を持つ仕事です。会社全体のお金を管理することになるので、数字がピッタリ合うかどうかで成果がわかりやすいです。社内外で感謝されることもあります。

⑤法務事務

法務事務は、法律全般にかかわる仕事をおこないます。具体的には以下の内容です。

法務事務の仕事内容

  • 会社登記、商取引などの法的案件に関連する事務作業
  • 法的トラブルへの対応
  • 顧問弁護士とのやり取り
  • 公式文書の管理
  • 関連法改正時の資料など見直し
  • 社内マニュアルの作成

書類や契約内容などが法的に問題ないかをチェックする仕事であり、法務事務のみで解決できない場合は顧問弁護士に相談して判断します。

法律関係の知識が必要であり、常に関連法の勉強をしなければなりません。そのような日々の勉強を苦痛に思わない人が合っています。また論理の矛盾に気づけたり、難しい文章を読むことが得意な人も向いています。

法学部出身という応募条件がつくことはほとんどありませんが、有利になることもあります。

⑥受付事務

受付事務は、企業や商業施設、ホテルや百貨店などのフロントに立ち、来客の受付をする仕事です。具体的には以下の仕事をおこないます。

受付事務の仕事内容

  • 客が来たら社員に取り次ぐ
  • 電話を取り次ぐ
  • 顧客データの管理

多くの来客があるのであれば、業務の幅が広がり、難易度が高くなります。人々の異なるニーズに対応する臨機応変さや、多くの人を効率的にさばく対応力が求められます。

また、受付事務は企業の顔とも言える存在であり、身だしなみなどの外見から好印象を残せる力も問われます

受付事務は、その企業において「顔」になる重要な役割を担っています。礼儀作法などはもちろん、顧客の要望に対してその場ですぐに対応できることが求められます。

また、直接顧客の役に立てることを実感できるという点に、やりがいを感じられるかもしれません。

⑦秘書

秘書は上司のサポートをする仕事です。担当する上司は社長などの役職が高い人になることが多いです。具体的には以下の仕事をおこないます。

秘書の仕事内容

  • 上司の予定管理や調整
  • 上司宛の来客や電話やメールの対応
  • 会議資料などの作成
  • 上司が使う備品の管理
  • 会議室の予約
  • 航空券などの手配

基本的に担当上司のスケジュールに合わせて動くことになるため、常に忙しく残業時間が多い秘書もいます。上記の仕事以外にも、上司が仕事をしやすくなるサポート全般をおこなうため、業務範囲は幅広いです。

上司の指示を確実にミスなくこなせることを前提に、ときに先回りして動く必要があります。秘書が主役となり何かを先導することはなく、サポート役に徹し、物事の優先順位を決め効率的かつ正確に仕事を進められる人が合っています。

秘書検定を取得しなければならないと考えている人も多いかもしれませんが、秘書検定は採用時には必要ないとしているところが多いです。

業界別の事務職の仕事内容

業界別の事務職の特徴

事務職の仕事内容は、業界によっても異なります。業界に特化した事務職は専門知識を求められる場合もあり、そのケースでは強みに加え、しっかりとスキルもアピールすることが大切です。

ここでは業界別の事務職の仕事内容を解説します。求められる能力を理解して、どんなスキルをアピールすべきか考えてみましょう。

①貿易事務

貿易事務とはその名の通り、輸出入に関する事務手続きをおこないます。具体的には以下の仕事です。

貿易事務の仕事内容

  • 貿易に関する書類の作成
  • 通関の手配
  • 船や飛行機の手配
  • 倉庫の出入荷の手配
  • 在庫管理

商文化や言語の違いによる契約内容の誤認や、長距離での輸送中の事故など、貿易には多くのリスクがともないますが、それを軽減するために、貿易の内容を残す書類を作成するのが貿易事務の仕事の1つです。加えて、倉庫の出入荷や交通機関の手配など、貿易がスムーズにいくようにするための事務手続きをおこないます。

貿易事務になるために必要な資格はありません。ただ入社後は、特に貿易に関する書類作成において、商取引に関する知識、輸出入先の経済事情などの知識、業界や商品への専門知識、ビジネスレベルの英語力が必要になります。

貿易事務の選考を受ける場合以外にも、就活で英語力をアピールする方法はこちらで解説しているので参考にしてくださいね。
英語力は就活への影響大! 求められるケースとレベルを徹底解説

鈴木 洵市

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貿易事務については、商社業界などでは必須の職種になります。商社業界で働きたい人は、貿易事務で働くことも視野に入れておくと良いですね。

②特許事務

特許事務は主に特許事務所で働くことになり、特許に関する事務作業全般をおこないます。具体的には以下の仕事内容です。

特許事務の仕事内容

  • 特許申請書類の作成
  • 特許の出願
  • 知的財産やライセンスの契約・管理
  • 一般的な事務

特許とは、商品や技術などの発明者に与えられるアイディアの独占権のことをいいます。特許は弁理士という知的財産に関する専門家が申請することになりますが、その補助をするのが特許事務になります

また、ライセンス契約をおこなったり、その管理をすることもあります。たとえばあるブランドの商品を販売したいメーカーが販売する権利を得たり、反対に自社商品を販売してほしいメーカーに販売する権利を供与するときに交わされるのがライセンス契約です。

特許事務も必要な資格はありませんが、近年は海外企業とのやり取りが多いため、英語力が求められる傾向にあります。求められる英語力の幅は「苦手意識がない」といったものから「TOEIC700点以上」など企業によって幅広いです。

特許を得る前の、世に出ていない商品やアイディアに触れられるのが特許事務の面白さといえます。法律用語を含む難解な資料を読み、まとめることに苦手意識がない人に向いています。

③医療事務

医療事務は、医療機関で患者対応をおこなったり、関連書類の記入や管理をする仕事です。具体的には以下の仕事内容があります。

医療事務の仕事内容

  • 病院やクリニックなどの医療機関での受付や対応
  • 医療費の計算
  • 保険者への診療報酬の請求
  • 電話応対
  • カルテの記入や管理
  • 各種検査の準備

皆さんがイメージしやすいのは、病院での受付業務ではないでしょうか。加えて、直接治療はおこなわないものの、簡単な検査は医療事務が担当することもあります。

また、患者が保険証を提示すると、患者の保険組合が治療費の一部を負担することになります。そこで医療事務は、患者の保険組合に治療費を支払ってもらうための手続きに必要な、診療報酬明細書の記載や提出もおこないます。この記載内容にミスがあると請求できないため、責任重大な仕事です。

入社時に求められる資格はありませんが、入社後は、医療用語や医療機器などの専門知識を学ぶ必要があります。また、医者や看護師との連携が欠かせないため、チームプレーをする力も求められます。

④介護事務

介護事務は、介護施設で利用者が快適に過ごせるような環境づくりをしたり、社内の環境を整える仕事をおこないます。具体的には以下の仕事内容があります。

介護事務の仕事内容

  • 介護施設での受付
  • 医療機関や顧客関係者など外部からの電話対応
  • 介護給付費明細書の作成
  • ケアマネジャーと呼ばれる、介護保険に関するスペシャリストのサポート

介護事務が現場で介護をすることはなく、介護職のサポートや施設環境の整備といった仕事がメインとなります。

就業場所はデイサービスや介護付有料老人ホーム、特別養護老人ホーム、介護老人保健施設で働くことが一般的です。また、訪問介護をする場合は訪問看護ステーションなどに就職することになります。

また、介護施設の利用者は費用を一部負担し、そのほかは市町村が負担することになります。市町村の負担を介護費用といい、これを市町村に請求する「介護給付費明細書」の作成も必要です。費用が支払われるようにしっかりとミスなく書類を作成しなければなりません。

介護事務になるにあたり資格は必須ではありませんが、介護事務認定実務者(R)があると有利になることもあります。

柴田 登子

プロフィール

介護施設は市町村とのかかわりが多いため、介護事務は公的な申請書類を作成する仕事がメインとなります。

介護施設というと温かみのある雰囲気や人とのかかわりをイメージする人が多いと思いますが、事務はそれとはまったく違う、地道で正確さを求められる堅実な業務であると認識しておきましょう。

⑤学校事務

学校事務とは、小中学校、高校、大学、専門学校、予備校などの学校法人で事務仕事をおこなう職種です。具体的には以下の仕事をします。

学校事務の仕事内容

  • 学校施設や設備の管理
  • 教材の発注や管理
  • 学生や生徒、保護者の受付対応
  • 学校パンフレットの作成
  • オープンキャンパスの案内
  • 学生証などの証明書発行

小規模の学校法人では、1人が幅広く上記の仕事を担います。対して大学や中高一貫校といった大規模の学校法人では「教務課」「学生課」「人事課」「経理課」「総務課」といったように部署に分かれ、教務課は履修科目の相談やイベントの設置、学生課は奨学金やサークル活動の事務作業……といったように、それぞれの役割が分かれています。

学校事務は、ときにいじめや退学などのデリケートな相談対応をおこなうこともあります。そういったセンシティブな相談に訪れる保護者や学生・生徒に対して、親身になって対応する姿勢も求められます。留学や就活のサポートをおこなうこともあり、学生の挑戦を後押しする仕事とも言えます。

入社するための必須の資格などはありません。ただ、学生が使うサイトを設計する担当になれば、WEBマーケティングやWEBデザインの知識などが必要になることがあります。

鈴木 洵市

プロフィール

学校事務に関しては、事務職の中でも人気が高い傾向にあります。特にホワイトな傾向にあることが理由だと考えられます。

⑥ITサポート事務

ITサポート事務とは、ITエンジニアと事務を兼任する仕事です。具体的には以下の内容があります。

ITサポート事務の仕事内容

  • 書類作成やデータ入力、議事録作成など一般的な事務の仕事内容
  • Webアプリ開発・保守・運用
  • OA機器の管理

ITサポート事務は、システムの開発や保守、ハードウェアなどのIT資産の管理、ソフトウェアやライセンスの管理、ITシステムの入れ替えや導入などをおこないます。基本的には自社内ではなく、開発現場に出向して業務をおこないます。

ITエンジニアとの違いがわからないという人も多いと思いますが、ITエンジニアはプログラミングのスキルや、OSやサーバを扱うスキルなどが必要なのに対し、ITサポート事務はそういった専門的スキルは不要です

ITサポート事務は、ITへの興味や学ぶ意欲が重視される傾向にあります。また、顧客となる企業とコミュニケーションをし、正確に情報をくみ取る力も必要とされます。

事務職の仕事内容にマッチする強みや長所を考えよう

事務職の仕事内容にマッチする強みや長所

  • コミュニケーション能力
  • 協調性
  • 計画力
  • 緻密な作業も正確にこなす力
  • 臨機応変な対応力

事務職の仕事内容は多岐にわたり、かつさまざまな種類があるということが理解できたのではないかと思います。では、次のステップとしてそれらの仕事内容にマッチする強みを理解し、志望動機でのアピールにつなげましょう。

ここでは5つ解説するので、自分の強みにマッチしているものがないか探してみてくださいね。

①コミュニケーション能力

まず大切なのはコミュニケーション能力です。相手の気持ちを汲み取ることができたり、認識齟齬を生まない正確な言葉選びや、ニュアンスを伝えることができるコミュニケーションの力です。

特に、チームワークが必要な営業事務や医療事務、社内のリーダーシップを取ることがある総務事務、やり取りの正確性が求められる貿易事務や特許事務、法務事務ではコミュニケーション力がアピールになります

上記以外にも、一般的に事務職は社内の人が働きやすい環境をつくったり補助をしたりなどのサポート役に回ります。そこで社内の人と気持ちの良いコミュニケーションができる力は必須です。

相手の立場に立って気持ちを汲み取る、正確なコミュニケーションができる、微妙なニュアンスも含めて伝えられる、といった強みがアピールになります。

1人でコツコツと作業をしたいので事務職を受けようと思っています。コミュニケーション力があまり必要のない事務職はありますか?

顧客と直接話さない部署が狙い目

事務職の中でも、顧客対応がない職種を選ぶと良いです。

一般事務や経理事務、法務事務などは、ほとんどが決められた作業をおこないます。基本的に顧客とのやり取りはなく自部署の上司や関連部署と連絡を取るくらいです。

ただし、一般事務でも総務と兼任する場合は社外対応もあるので注意が必要です。

貿易事務も書類作業がメインであり、通関対応で電話連絡をする必要がある程度で、顧客とのかかわりはありません。

また、医療事務の中でも受付ではなくレセプト作成メインで対応するものは、コツコツ作業が多いです。学校事務も書類作成がほとんどですが、学生の相談対応をする場合もあります。こういった事務職を受けてみましょう。

②協調性

事務職はサポート役になることが多いですが、サポートというのは、協力して何かをおこなうことです。そのため、協調性を持って社内の人とかかわり、良い人間関係を築いたり、物事を円滑に進めることが大切です

たとえば営業事務であれば、営業職が不安を抱かないよう状況を適宜連携したり、忙しいときも明るく挨拶をしたり、営業職が忙しそうなときは自分ができることを精一杯フォローするなどです。

また、事務職同士助け合う協調性を持つことも重要です。たとえばデータ入力をする事務職と、小口金管理をする事務職が連携し、1つの業務を終えるといったこともあります。事務職の業務の幅は広いので、担当者が明確に分けられないこともあり、互いに協力できる協調性が重要になります。

他人とお互い気持ちよく協力できる協調性がある人はぜひアピールしましょう。

③計画力

事務職の仕事は多岐にわたり、それぞれに対応期限があります。さまざまな仕事を確実に終わらせられる、マルチタスクな計画力も事務職に必要な強みといえます

また、「毎日15時に必ず郵送手続きをしなければならない」など、あらかじめ予定が決まっていることも多いため、それを遂行したり、その合間を縫ってほかの業務を終わらせられる計画性も重要です。

勉強やアルバイトなど、計画を立てて確実に実行できる人は事務職でその強みを活かすことができます。

④緻密な作業も正確にこなす力

事務職の仕事は、細かいうえにミスが許されないものが多いです。特に書類作成や小口金管理といった仕事は、少しのミスが大きな誤りになり、企業の損失になることがあります

細かい部分まで目を通して、常に100%のものを出せるような緻密な作業を正確にこなす力は事務職で活かせる強みになります。

アルバイトなどで、ミスの少なさに定評があったりするのであれば、その力もアピールできますね。

⑤臨機応変な対応力

「事務職はルーティンワークをこなすことが多いのだろう」と考えている人は多いかもしれません。しかし、大きな変化が発生することもあり、それに対し臨機応変に対応する力も必要です。

たとえば秘書であれば、上司や上司の取引先の都合で変更が発生したり、営業事務では顧客や社内折衝の都合上柔軟なスケジュールで対応しなければならないことがあります。

変更が生じても、素早く計画を立てて実行する臨機応変な対応力があれば、事務職での強いアピールになります

アドバイザーコメント

臨機応変な対応力がある人は重宝される

事務職で必要とする強みの中でも特に重要なのは、臨機応変な対応力が求められるという点です。急な予定変更や、ミスがあった場合に早急に軌道修正を図ることが必要になります。

実際に私が営業をおこなっていたときに体験した事例を紹介します。

商品の価格改定で値上げのお願いに行っており、営業担当者として、すべての取引先に価格改定の見積もりを持参していました。

その時の見積もりの内容が、対象顧客には値上げ改定の文書を持参しておきながら、値上げをされていない見積もりを提出してしまったことがありました。

事務職の柔軟なサポートがあってこそ乗り越えられることも多い

営業は当然ながら顧客に謝罪に行きますが、裏では事務職が修正した見積もりの作成や謝罪の際に持参する手土産の準備などをします。

会社としてマイナスの出来事がおこった場合、チーム一丸となる中、事務職には臨機応変な対応ができる能力がある人がいると、安心した事業運営ができます。

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事務職の仕事内容にマッチする資格やスキルをアピールしよう

事務職の仕事内容にマッチする資格やスキル

  • PCスキル
  • 文書作成スキル
  • ビジネスマナー
  • 専門的な内容に合ったスキル

事務職では、資格やスキルを持ち合わせていればそれも立派なアピールになります。といっても難しいものではなく、基礎的なPCスキルやビジネスマナーなど、基本的なスキルで問題ありません。

ここで解説する、事務職に活かせるスキルや資格をチェックし、持っていればアピールしてみましょう。

資格の場合全体的に難易度はそこまで高くないので、書類選考の提出期限までに合否がわかるものであれば、今から取得しても良いですね。

柴田 登子

プロフィール

事務職の志望動機で資格のアピールをする学生に対して、企業は、「学生のときからキャリア形成について意識し、学校の勉強だけでない努力をしていた」と基本的には良いイメージを抱くと思います。

しかし、業務に関係のない、あまり難易度も高くない資格をたくさん挙げていては、逆にやりたいことが定まっていないのではないかという印象を持たれるので注意です。

①PCスキル

今やほとんどの事務作業はPC上でおこなわれているため、PCスキルは事務職に必須であり、アピールできると即戦力になることを伝えられます。PCスキルを証明するのであれば、以下の資格がおすすめです。

PCスキルを証明する資格

  • MOS
    Microsoft社のツールであるWord、Excel、PowerPointなどの利用スキルを証明する国際資格。海外の企業を受ける場合も良いアピールになる
  • 日商PC検定
    経済産業省が支援する、日本商工会議所および各地商工会議所実施の、会社で利用できるIT技能の検定試験後

見栄えが良くわかりやすい資料や書類を作成できたり、表計算ソフトを使いこなせたり、そもそもPCの使い方を理解しているということを証明して、事務職として基本となるPCスキルを持っていることをアピールしましょう。

柴田 登子

プロフィール

現代社会ではどのような業務をこなすにもPCは必須です。ちょっとした手配や物の購入もネットで済ませられるようになったからです。

そのため、新卒時にはキーボード入力など最低限のことができていないと実務に携われません。PCに関する資格を持っていれば、多少は扱いなれていることが示せます。

②文書作成スキル

契約書などの顧客に渡す文書や、議事録などの社内向けの文書など、ほとんどの事務職はビジネス文書を作成するスキルが求められます。

PCを普段から使っている学生はほとんどですが、ビジネスレベルの文書を作成できる人は少ないです。そこで、そのスキルがあることについて証明できると差別化することが可能です。

文書作成スキルを証明する資格

  • ビジネス文書検定
    さまざまな書式や体裁のビジネス文書の書き方や、目的に応じた適切な図表・グラフの作り方のスキル、ビジネスシーンにふさわしい言葉遣いができることを証明できる
  • Webライティング能力検定
    企業サイトやSNSにおけるWebライティングのスキルや、メール、SNSでの顧客とのコミュニケーションスキルを証明できる

③ビジネスマナー

事務職は、たとえば電話を受けたり、来客の対応をしたりなどの仕事がありますが、電話の相手や顧客からすれば「企業の顔」として印象を持つことになります。

そこで、事務職のビジネスマナーがなっていないと、企業全体の信頼を失うことにつながりかねません。そのためビジネスマナーをすでに習得していることもアピールすると効果的です。

ビジネスマナーを証明できる資格は以下の通りです。一般常識で解ける問題も多く対策しやすいので、時間に余裕があれば取得することをおすすめします。

ビジネスマナーを証明できる資格

  • 社会人常識マナー検定
    社会常識やビジネスマナー、コミュニケーション能力を測るための試験。仕事を処理するために必要な知識やマナー、社内外の人と良好な関係を築くために求められるコミュニケーション能力が測られる
  • 秘書検定
    「表情」「態度」「振る舞い」「言葉遣い」「話し方」により、社会人として、人から好印象をもたれる方法を、面接と筆記試験で測る試験
  • ビジネス実務マナー
    ビジネスパーソンとして判断や行動が適切にできるか、人間関係を築くうえでのやマナーや話し方を理解しているかを測る試験

ビジネスマナーは事務職には特に必須であり、入社研修ですぐに習得できるものではないため、入社前から意識して資格を取得していることは評価の対象になります。

もちろん事務職のスキルがあることが最重要ですが、マナー資格を取得していないほかの応募者より評価される傾向にありますよ。

④専門的な内容に合ったスキル

業界別の事務職を解説しましたが、いずれもその職務内容に合った資格やスキルを持っていると「熱意がある」「即戦力になる」との印象を残すことができます

以下の資格を持っているのであればぜひアピールしましょう。持っていないけれど時間に余裕があるという人はぜひ挑戦してくださいね。

ただ、事務職に資格取得を義務づけている企業は少ないので、余裕がないのであれば無理に取得する必要はありません

検定試験は、いずれも3級以上がアピールになりますよ。

事務職の専門的な知識をアピールできる資格

専門的な資格を取る時間がないのですが、専門資格を持っている人に負けないようにアピールするコツはありますか?

柴田 登子

プロフィール

資格取得のために努力していることを伝えよう

現段階でその資格にとても興味を持っていていろいろ調べたこと、関連する書籍をたくさん読んだことをアピールしてみましょう。

それらのリサーチにおいて「何について」「どのように」興味を持ったのかを合わせて伝えるようにしましょう。また、就職活動後や入社後にそれらの資格を取得する計画があれば、併せてそのプランを具体的に話しておくと良いですよ。

事務職以外の職種も受ける人は、就活で役立つ資格をチェックしましょう。この記事で、就活が有利になる資格をたくさん解説しているので、参考にしてくださいね。
就職に有利な資格33選|業界・状況別であなたに合った資格を解説

強みやスキルを活かして企業でどう活躍できるかを考えよう

事務職に必要なスキルや強みを理解できたら、それを活かして企業でどう活躍できるかを考えましょう。それを伝えることで、企業に貢献できる人材であるというアピールになります。

たとえば、コミュニケーション力に自信があるのであれば、コミュニケーション力が特に必要となる営業事務や貿易事務や医療事務などで、それぞれかかわる人とチームワークを発揮して活躍することを考えるイメージです。

強みやスキルを活かして企業で活躍できることを伝え、その企業で働いているイメージを持ってもらいましょう。

伝える順番が大切! 事務職の志望動機の構成

事務職の志望動機の構成

  • なぜ事務職を志望するのか
  • 事務職の志望理由に関連するエピソード
  • 事務職として企業にどう貢献するか

ここまで、志望動機に盛り込む内容を考えてきました。ここからは、それらをどういった順番で伝えるか、構成を練っていきましょう。

内容以上に、わかりやすい順番で伝えようと心掛けることが大切です。どんなに良い内容でも、整理されてない状態で話すと相手に伝わらず、評価の対象にすらならないことがあります。

ここでは、採用担当者に伝わりやすい構成を解説するので、ここまで考えた内容を組み立てていきましょう。

①なぜ事務職を志望するのか

PREP法

まず、なぜ事務職を志望するのか、結論を伝えましょう。結論から伝える方法はPREP法といい、ビジネス上のコミュニケーションの基本となっています。

PREP法

結論(Point)理由(Reason)具体例(Example)結論(Point)の頭文字をとったもので、話を展開するフレームワーク

「志望動機は何ですか?」と聞く採用担当者は、まず志望動機を聞きたいと考えています。そこでエピソードなどから話してしまうと、「つまり何を言いたいのだろう?」と採用担当者が疑問に思ってしまうため、まずは「私のサポートする力を活かせると考えたため、事務職を志望します」などと結論から話すようにしましょう

鈴木 洵市

プロフィール

結論から述べられていない志望動機については、この就活生は何を伝えたいのかわからないという印象を抱きます。話の展開がよくわからないと、一緒に仕事をするのも大変そうだなと感じます。

志望動機の書き出しは本気度を伝える重要な部分です。書き出しの考え方はこちらの記事で詳しく解説しているので参考にしてくださいね。
例文7選|本気度が伝わる志望動機の書き出しで差別化する方法

②事務職の志望理由に関連するエピソード

事務職を志望する理由を聞いた採用担当者は、その結論に至った理由が気になります。そこで、結論の次に、その結論を出す理由となるエピソードを伝えましょう。

たとえば結論で「私が事務職を志望する理由は、強みであるサポートする力を活かせると考えたためです」と伝えた場合、「どういう内容のサポートなのだろう」「誰をサポートしてきたのだろう」などと採用担当者は気になります。

そこで「サッカー部のマネージャーとして選手が活躍しやすいようにサポートをしてきて、表に立って活動する人を支えることに自信がある」といったエピソードがあれば、「プレイヤーが活躍しやすいようにサポートができるのだな」とわかります

③事務職として企業にどう貢献するか

企業は、「入社後活躍できそうだな」と考えられる学生を評価します。

たとえば、「サポート力を活かして企業の従業員が活躍しやすい環境づくりに貢献できると考えています」といったように伝えると、事務職として持っているビジョンがわかりますよね

志望動機の締めで、事務職として企業にどう貢献できるのかを伝えるようにしましょう。

志望動機の締めを工夫すると、企業に強い印象を残すことができます。締めの考え方はこちらの記事でチェックしてくださいね。
志望動機の締めくくり例文13選! そのまま使えるテンプレも紹介

事務職の志望動機を差別化する工夫

事務職は残業時間が少なかったり、仕事内容に精神的な負担が少なかったりといった働きやすさの点から、学生に人気の職業です。

そのため、事務職を受ける際はほかの学生と差別化することが大切です。ここからは、事務職の志望動機を差別化するためのコツを解説します。

事務職以外にも、働きやすいホワイト企業に就職したいという人は多いと思います。さまざまなホワイト企業と選考対策をこちらの記事で解説しているので、参考にしてくださいね。
ホワイト企業とは? 入社後に絶対後悔しない企業選びの方法を徹底解説

①その企業ならではの内容にする

事務職は、多くの企業で仕事内容が似ています。そのため、「事務職につきたい」という内容のみ伝えてしまうと、採用担当者から「ほかの企業から内定が出たらそちらに入社するのでは?」と思われてしまいます。

そこでその企業ならではの内容を含めることで、熱意を伝えることが大切です。

たとえば「中でも御社は企業理念として『日常に幸せを提供する』を掲げられており、人々の日常生活の支えになりたいという価値観に共通しているため志望します」などと伝えると企業とのマッチ度と「その企業に入社したい」という熱意が伝わりますね

柴田 登子

プロフィール

その企業の提供しているサービスや製品の良い点をいくつか挙げてみましょう。次に、ピックアップした内容がその会社の経営理念や経営戦略とどうマッチしているのかを考えてみます。

たとえば、「製品=再生可能な素材を原料に用いる×経営戦略=SDGsに積極的に取り組む」などと紐づけ、面接時にそこに言及できれば、深く企業研究をしたうえで応募したとアピールできます。

②長期のビジョンを見すえた内容にする

事務職は、営業職などと異なりわかりやすく成果が出ることは少ないです。大きな昇給や昇進などもほとんどありません。そのため、長期的なビジョンを描きにくいですが、だからこそ長期的な視野を持った内容にすると差別化しやすいです

たとえば「特許事務職として入社し、実践的な知識をつけて、将来的には弁理士になりたい」などと伝えると良いです。

とはいえ、事務職として入社するとずっと同じ仕事をすると聞いており事務職の長期的なビジョンを描きにくいです……。どのように考えれば良いですか?

管理職やほかの部署の仕事を兼任することも考えてみよう

事務職とはいえ、ずっと同じ仕事に従事するとは限らず、業種によっては最終的に管理的な役職に就くこともあり、総務や人事などの仕事を兼任する企業もあります。

逆に、同じ仕事を続ける事務職については、派遣社員を採用することも少なくありません。

自分が担当したい事務業務について明確にしたうえで、その中で5年後10年後などにどのような立場になっていたいかをまず考えてみましょう。

実際に入社して業務に携わることで見えてくることがほとんどなので、まずは理想像を考えるだけでも大丈夫です。

熱意がなくても3分あれば受かる志望動機を作れます

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ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

事務職の志望動機の例文20選

では、具体的に事務職の志望動機の例文を、部門別、業界別に分けて20個紹介します。実際にどのような内容で作成すれば良いのか参考にし、受ける企業に合わせて使い分けてくださいね。

部門別の事務職の志望動機の例文

部門別の事務職の志望動機の例文

  • 一般事務の志望動機の例文
  • 営業事務の志望動機の例文
  • 総務事務の志望動機の例文
  • 経理事務の志望動機の例文
  • 法務事務の志望動機の例文
  • 受付事務の志望動機の例文
  • 秘書の志望動機の例文

ここからは、記事で解説した部門別に志望動機の例文を解説します。これらの事務職は多くの企業に存在するため、それぞれの2例文ずつ紹介するので、より自分に合うものを探して参考にしてくださいね

一般事務の志望動機の例文

一般事務職の志望動機の例文①

私が一般事務を志望した理由は、自分自身の強みであるサポート力を活かせると思ったからです。

私は学生時代サッカー部のマネージャーをしており、試合や練習の、選手の怪我のサポートや、ユニフォームの洗濯などをおこなっていました。

そういった通常のマネージャー業務に加え、一人暮らしで日々の栄養が偏っている部員が多かったため、週3回部員全員分の弁当を作って持っていきました。

そういったこまめなケアをすることで、部員からは「いつも心の支えになっている」といった感謝の言葉をもらうことがあり、将来も人をサポートする仕事をしたいと考えました。

そこで、一般事務職ではさまざまな人を広くサポートできるという点で惹かれています。加えて御社は、温かい方が多い印象を受けています。OB・OG訪問では「疑問が解消するまでとことん話そう」と2時間くらいお話を聞いていただいた方も多く、そのような温かさにも強く惹かれ志望します。

※この例文は志望動機作成ツールで作成しました。
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鈴木 洵市

プロフィール

自分が就きたい仕事が一般事務であることが明確にわかる志望動機となっています。また実際に社員とのふれあいから、この会社に就職したい理由を明確に伝えられおり非常に良い内容ですね。

一般事務職の志望動機の例文②

私が一般事務職を志望する理由は、協調性という私の強みを活かしたいためです。

私は手話サークルに所属していましたが、メンバーが少なく、サークルの存続が危うくなっていました。そのため、特に今年は多くの新入生に加入してもらう必要がありました。

新入生の勧誘方法や勧誘会などは幹事長がメインで企画することになっていましたが、幹事長は留学を控えており忙しく、何か力になれることはないかと考えました。

そこで、ほかのサークルの勧誘方法を調査したうえで、パンフレットやチラシをさらに作成したり、SNSでの宣伝をおこなうなど、勧誘方法をいくつか企画し実行しました。

その結果、私たちの学年の2倍の数の新入生が入部してくれ、無事に活動を存続させることができました。幹事長からは「やることが多く手一杯になっていたところを助けてもらい本当に助かった」と感謝してもらいました。

このように、協調性を大切にし、困っている人の力になれる強みを活かせる仕事をしたいと考えたところ、さまざまな社員のサポートをする一般事務職に惹かれました。

中でも御社は「自ら考え実行する」を行動理念とされ、自ら考え協調性を発揮する私の強みを活かして貢献できるのではと考え志望します。

※この例文は志望動機作成ツールで作成しました。
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柴田 登子

プロフィール

誰かに仕事を進められない事情があるとき、いち早くその状況を察知し、自分の役割ではなくても率先してサポートしたことが結果につながったことを具体例とともに示してあります。

また、その行動が何かしら結果につながったことを幹事長の感謝の言葉で表しており、自画自賛ではなく客観的な評価を受けていることを伝えられていてとても良い内容ですね。

営業事務の志望動機の例文

営業事務の志望動機の例文①

私が営業事務を志望する理由は、明るくチームワークを築く力を活かせると考えたためです。

学生時代はラクロス部に所属していましたが、チームのムードメーカーとしてチームの雰囲気を良くすることに徹していました。

試合に連敗してチーム全体の士気が下がっていたときにも、明るく声かけをしたり「全国大会に出場しよう」と発破をかけて前向きに頑張る雰囲気作りをしました。

結果的には全国大会に出場することができたのですが、監督には「あの時雰囲気作りをしてくれていなければチームは続かなかったと思う」と言われ、将来もチームの雰囲気を明るくする力を活かしたいと考えました。

そこで、顧客や営業職とのチームワークが大切になる営業事務職に惹かれました。ラクロス部で発揮したムードを作る力を活かし御社に貢献したいです。

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チームワーク力を発揮したエピソードがしっかりと伝わります。ただ、営業事務のメイン業務は、営業のサポートです。チームワークはもちろん重要ですが、それ以上にサポートに必要な事務スキルと顧客対応力や気遣い力が重要です。

そのため、ムードを作る力よりも、サポートした経験などをアピールした方がより良いですね。

営業事務職の志望動機の例文②

私が営業事務職を志望する理由は、計画的に複数のことを進められる強みを活かせると考えたためです。

私は経済学部の「最も忙しい」と言われるゼミに所属しており、週4回19時までゼミ活動をしていました。就職のために、ビジネスの根幹である経済について深く学びたく、それをしっかりと学べるゼミに入っておりました。

ただゼミでは、実践的な知識を学ぶ機会は少なかったため、より実践的な知識も学ぼうとPC検定や秘書検定など13個の資格も取得しました。

資格試験の時期が重複していたりゼミの繁忙期と資格試験が重なっていたりと大変なことも多かったですが、結果的にすべて達成し自信につながりました。そこで将来も複数のことを計画的に進め達成できる強みを活かせる仕事をしたいと考えました。

営業事務職は顧客や社内事情を鑑みて複数のことを計画的に進める力が必要だと伺い、私の強みを活かせるのではと考えています。加えて御社は資格を取得して活躍されている営業事務職が多いとお聞きし、自己研鑽に励む方が多い社風と私の性格がマッチしているのではないかと考え志望します。

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鈴木 洵市

プロフィール

自分の強みについて触れられていて頑張り屋で優秀な人材であるイメージが持てます。ただ、自己主張が強い印象もあります。この内容に「周囲の人々に協力してもらった」という一文を入れると、事務職の志望動機としてさらに印象が良くなりますよ。

総務事務の志望動機の例文

総務事務の志望動機の例文①

私が総務事務を志望する理由は、何事も自分事としてとらえ、率先してできる強みを活かしたいと考えたためです。

私はバドミントンサークルに所属しており、合宿係を担っていましたが、自分の担当の仕事以外にも誰の担当でもない仕事に率先して着手していました。

たとえば部室の整理整頓や掃除、使いやすいロッカーの配置への変更、共有のバドミントンラケットの修理など、率先して気づきいち早く行動をして皆が使いやすい環境づくりをしていました。

そういった行動を見て、幹事長からは「目立たなくても周囲のために率先して行動できる信頼できる存在」と言われ、これが自身の強みだと認識しました。

将来もこの強みを活かした仕事に就きたいと考え、明確な担当者がいない中自ら進んで引き受ける必要のある総務事務の仕事がマッチしているのではないかと惹かれました。

加えて御社はデジタルトランスフォーメーションの一環でオフィス環境を多く変革させていると伺っており、総務事務が活躍できるフィールドが多いのではと感じ志望しています。

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総務事務は多種多様な業務をこなすので、率先して担当外の業務対応をした経験をアピールするのはプラスですね。ただ、総務職は社員とのかかわりも重要なので、どのように人のことを考えながらかかわっていたかも伝えられるとより良いですよ。

総務事務の志望動機の例文②

私が総務事務を志望する理由は、さまざまなバックオフィス業務を一度に経験でき、オールラウンダーとして御社に貢献できると考えたためです。

私は学生時代、個人経営のカフェのアルバイトをしていました。カフェは店長夫妻と私のみが店員であり、2人がいない場合は私が1人で接客や調理や掃除などすべての業務を1人でこなしていました。

1日100人と客足が比較的多いカフェでしたが、1人で店舗を回していたことで店長から信頼していただき「このままうちで働かないか」と声をかけていただきました。

この経験から、将来もオールラウンドにさまざまなことをおこなえる仕事をしたいと考え、法務、経理、財務といったさまざまな仕事にかかわれる総務事務に惹かれています。

特に御社は一人ひとりの裁量権が大きい社風と伺っており、より多くのことを任せていただけるのではないかと考え志望します。

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柴田 登子

プロフィール

オールラウンドに仕事をこなせるという強みをアピールできています。ただ、総務とカフェのアルバイトの「オールラウンド」の範囲は異なるため、「どのような業務も臨機応変にこなせる」「不測の事態にも対応できる」といった内容にするとより良いかもしれません。

経理事務の志望動機の例文

経理事務の志望動機の例文①

私が経理事務を志望する理由は、幼少期からのそろばんの計算を活かせると考えたためです。

私は数字が得意で、小学生の頃にそろばん5段を獲得し、市内大会で優勝した経験があります。またその経験を活かし、大学のバスケットボールサークルでは会計係を務めており、数字に苦手意識はありません。

特にバスケットボールサークルでは、練習やイベントなどが多く、部費の管理が複雑でしたが、誤差を出さずにしっかりと管理しました。

もちろん当然のことですが、例年ずれが生じることが多かったため、サークルのメンバーからは「1円の狂いも起こさない人」などと呼ばれ会計係の仕事に対する信頼を得ていました。

このように会計管理には自信があり、中でも御社は少数精鋭だと伺っているので、私の強みを活かして貢献したいと考えています。

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鈴木 洵市

プロフィール

会計管理の仕事について、自分の経験からしっかりと自己アピールできていますね。周囲からの評価も記載されており、大変良い内容となっております。特に少数精鋭の企業に対して正確性をアピールするには良い内容です。

経理事務の志望動機の例文②

私が経理事務を志望する理由は、会計情報を確実に分析する力を活かせると考えたためです。

私は会計ゼミに所属しており、財政上の企業の強みや課題を分析しておりました。ExcelのVLOOKUPなどの関数や、ピボットテーブルを使い、収集したい情報に合わせて駆使していました。合わせて日商簿記検定2級を取得しており、知識と実践的なスキルを駆使して分析しました。

教授からは「分析が正確かつ速い」と評価していただき、私の分析結果を信頼していただくことができたため、将来も企業の財務にかかわる仕事をしたいと考え、経理事務を志望させていただきました。

加えて御社は「挑戦をするためにリスクをとる」といった社風と伺っており、そのような社風であえて私の確実な分析力を活かして「支える」面で貢献したいと思います。

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経理職に関連した経験をアピールできていて良いですね。ただ、経理事務に求められるのは分析力よりも正確に計算する能力である傾向にあるため、その力をアピールするとなお良いです。

分析力は経営企画やマーケティング志望の場合用いるとより効果的ですよ。

法務事務の志望動機の例文

法務事務の志望動機の例文①

私が法務事務を志望する理由は、顧客の人生や社運を支えることができると考えたためです。

私は学生時代予備校のチューターアルバイトをしており、学生が第一志望の大学に合格するための支援をおこなっていました。

どんな学生にも寄り添って指導をし、実力の偏差値と志望校の差が20以上あった学生が合格した際は大変やりがいを感じました。

そして将来も人々を笑顔にできる仕事をしたいと考え、顧客の抱えるトラブルを解決し、顧客を笑顔にできる法律事務に魅力を感じました。

中でも御社は個人も企業の顧客も大切に寄り添う姿勢を大切にされていることに強く惹かれ志望しています。

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柴田 登子

プロフィール

顧客の人生や社風を支えたいという気持ちを具体的に伝えられています。

ただし、アルバイトのエピソードと法務事務とのつながりを意識して伝えるとなお良いです。また「人々を笑顔にできる仕事」というのも抽象的なので、具体的に何がしたいのかについて言及するとより良くなると思います。たとえば顧客の抱えるトラブルをどのような業務で解決していきたいのかを明確に示すと良いですね。

法律事務の志望動機の例文②

私が法律事務を志望する理由は、無駄なく正確にコミュニケーションをする力を活かせると考えたためです。

私は飲食店のアルバイトでアルバイトリーダーをしており、社員とアルバイトをつなぐ仕事をしていました。

来客が多く、特に昼時はわかりやすく速いコミュニケーションが必要となりますが、社員への相談やアルバイトの指示を齟齬がないようにすることにより、円滑に仕事を回していました。

店長からは「無駄のないコミュニケーションをしてくれるのでとても頼りがいがある」と声を掛けていただき、将来もこの力を活かせる仕事をしたいと考えました。

そこで、顧客のトラブルを解決するために、弁護士の指示を正確に理解し、かつ正しく状況を伝えるといった、特に正確なコミュニケーション力が求められる法律事務職に魅力を感じました。

その中でも御社は少数精鋭の社風となっており、より強みを成長させ、貢献させていただけるのではないかと考え志望します。

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鈴木 洵市

プロフィール

正確なコミュニケーションをすることができるという点が伝わりますね。どんな正確なコミュニケーションができるのかより具体的に書くとなお良いです。

受付事務の志望動機の例文

受付事務の志望動機の例文①

私が受付事務を志望する理由は、良い印象を残す力を活かせると考えたためです。

私は常に「人に見られていること」「コミュニケーションをする際は相手を不快な気持ちにさせないこと」を意識しています。

人に見られていることについては、身だしなみや姿勢などを徹底しています。コミュニケーションについては、相手が罪悪感を抱いたり不安な気持ちになったりせず、「また会いたい」と思われるように発言することを普段から心掛けています。

加えて子ども向けテーマパークでアルバイトをしていた際に、こどもによく話しかけられ、先輩から「あなたの笑顔が良いから子どもが声をかけやすいんだと思うよ」といっていただくことがありました。

このような人々に良い印象を残せる力を活かしたいと考え、受付事務を志望しました。その中でも御社は、人々に楽しい時間を提供する商業施設として、より私の明るい印象を残す力が活かせるのではないかと考え志望します。

※この例文は志望動機作成ツールで作成しました。
たった3分で受かる志望動機が完成する「志望動機作成ツール」

柴田 登子

プロフィール

受付事務への適性を示すため、好印象を残せることを伝えられています。

ただ、「また会いたい」と思われるように発言するという部分は、相手に対して楽しく・気持ちよく過ごしてほしいという思いやりよりも、自分の評価ありきと捉えられてしまうことがあるので、受付としてどのように顧客をもてなしたいかということを示すとより良いですね。

受付事務の志望動機の例文②

私が受付事務を志望する理由は、臨機応変な対応力を活かせると考えたためです。

私は学生時代イタリアンレストランでホールとして働いていました。顧客は小学生から高齢の方までさまざまで、いろいろな注文を受けることがありましたが、常に冷静に臨機応変に対応したことで、一度もトラブルを起こしたことはありません。

また、顧客から苦情をいただくこともありましたが、どんな顧客も15分以内に対応を完了させることができ、社員からは「印象が良いのに加えスマートな対応ができているね」と言われたこともあります。

このような臨機応変でスムーズな対応力を活かせる仕事をしたいと考え、受付事務の仕事をしたいと考えました。

御社はインフラ業界として堅実なブランドイメージがありますが、そのイメージに傷がつくことのないよう、スマートな対応力を活かして貢献したいです。

※この例文は志望動機作成ツールで作成しました。
たった3分で受かる志望動機が完成する「志望動機作成ツール」

受付事務に求められる臨機応変さについてアピールできているだけでなく、ブランドイメージを守る意識が伝えられているなど、良い志望動機かと思います。顧客から苦情をもらった際の対応などは質問されると思いますので、回答を準備しておきましょう。

秘書の志望動機の例文

秘書の志望動機の例文①

私が秘書を志望する理由は、相手の要望を先回りして察する力を活かしたいと考えたためです。

私は学生時代保育園のアルバイトをしていました。そこでは子どもたちの気持ちに寄り添いつつ、保護者や保育園側の事情も汲み取って行動する必要がありましたが、言われてから動くのでは遅く、たとえば先生たちの指示を聞いてから子どもたちのところに向かうと、子どもはもう違う場所にいるといったように、とにかくスピード感が求められました。

そのため、子どもたち、先生、保護者が何を求めているか、どうするべきかを常に考えて先回りして行動するように意識していました。その結果、先生からは「先生たちと同じくらい頑張ってくれている」といっていただき、遊戯会の会議などにも呼ばれることもあるなど信頼していただきました。

このような、さまざまな事情を鑑み先を読んで行動する力を活かしたいと考えたところ、さまざまな事情を鑑みつつ上司の働きやすい環境作りを先回りして作り出す秘書の仕事がぴったりなのではないかと考えました。

加えて御社は、同業他社よりも幅広くさまざまな事業を展開されており、広い視野でスピーディーに動ける私の強みを活かして貢献できるのではないかと感じ志望します。

※この例文は志望動機作成ツールで作成しました。
たった3分で受かる志望動機が完成する「志望動機作成ツール」

鈴木 洵市

プロフィール

相手のして欲しいことを察する力を具体的にアピールできています。

ただ、保育園で周囲の話を汲み取っていることと、子供の動きに合わせてスピード感を持って対応したことのエピソードが混ざっているという印象もあるので、後者に絞るとより良いですね。

秘書の志望動機の例文②

私が秘書を志望する理由は、幼い頃から御社の商品を愛用しており、トップに近い立場から御社に貢献して恩返しをしたいと思ったためです。

私は御社の〇〇のお菓子を子どものころから愛食しており、両親が共働きで1人で夜まで留守番をしているとき、いつも両親が買っておいてくれた〇〇を食べていました。プリントされた動物の柄が寂しさを紛らわせてくれる存在で、今も落ち込むことがあると〇〇を食べて元気をもらっています。

そんな幼少期から私を支えてくれた〇〇には思い入れが深く、将来何かしらの形で御社に貢献させていただきたいと考えていました。そこで、キーパーソンとなる方の傍で働き、経営を支えることが私にできる最も貢献度の高い仕事なのではないかと考え秘書を志望します。

秘書は社長のスケジュールに柔軟に対応し、忙しい時期は長時間の労働が必要と伺っていますが、ラグビー部で培った体力と御社への熱い思い入れがあり、どんな状況でもしっかりと業務をおこない貢献したいと思っています。

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柴田 登子

プロフィール

志望先企業に思い入れがあることは充分示せていますね。ただ、その会社でなぜ「トップに近い立場」から貢献したいと考えているのかが述べられるとなお良いです。

経営企画などの実際に経営を支える仕事ではなく、なぜサポート的要素の強い秘書なのか「私にできる最も貢献度の高い」理由を示すよう意識すると良いですよ。

業界別の事務職の志望動機の例文

業界別の事務職の志望動機の例文

  • 貿易事務の志望動機の例文
  • 特許事務の志望動機の例文
  • 医療事務の志望動機の例文
  • 介護事務の志望動機の例文
  • 学校事務の志望動機の例文
  • ITサポート事務の志望動機の例文

業界別の事務職は専門的な内容を取り扱うことも多いです。専門知識の習得を厭わないこと、すでに習得していることなどをアピールできると良いです。

加えて、その業界独自に必要な強みを活かすことを伝えられると、しっかりと業界研究できていることも伝わるので、熱意をアピールすることができますよ。 

貿易事務の志望動機の例文

貿易事務の志望動機の例文

私が貿易事務を志望する理由は、英語による交渉力を活かしたいと考えたためです。

私は学生時代1年間アメリカに留学していました。その際日本文化を伝えたいと考え、大学で「日米交流会」として成人の日に皆で着物を着て成人を祝う会を開催しました。

最初は大学側から「着物を着るだけのイベントに時間を割くことはできない」、学生からは「高いお金を支払って着物を着る必要がわからない」などと反対意見をもらうことが多かったです。

しかし、成人は新たな門出であり卒業以上に祝うべきイベントであること、着物を着ることで気持ち新たに成人を迎えられることを大学や学生に熱弁し、大学や学生の指示を得ることができ、無事日米交流会を開催することができました。

そして英語での交渉が成功したときには達成感を感じるとともに、留学で培った英語による交渉力を活かせる仕事をしたいと考えました。

そこで英語での商取引が必要で、リーダーシップを取りつつ大きな影響力のある貿易事務に強く惹かれました。

中でも御社は、特にさまざまな国と商取引をしており、多くの国に日本の良さを伝える手助けができることも魅力に感じ志望しています。

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貿易事務に必要な英語能力について語れている点が良いですね。ただし、貿易事務は各国の法律に従った対応力が求められることがメインなので、交渉力というよりルールに則る力などをアピールできるとより良いですね。

特許事務の志望動機の例文

特許事務の志望動機の例文

私が特許事務を志望する理由は、素晴らしい日本産業を海外に伝える手助けをしたいためです。

私は半年間中国に留学に行き、海外でも日本の商品が愛用されているということに気づき、さらに多くの国に日本の産業を伝えたいという気持ちになりました。たとえば化粧品や食料品は日本のものが販売されていることが多く、日本商品の素晴らしさを多くの国に伝えたいと考えました。

多くの業界は、かかわれる商品が一定限られている中で、特許事務であればほとんどすべての商品やサービスにかかわることができます。特に取り扱う商品にこだわりがなかったからこそ、広くかかわれる特許事務に惹かれました。

将来は弁理士になり、知的財産権の申請など、直接的に産業の発展にかかわりたいと考えています。今は弁理士試験に向けて勉強中ですが、併せて特許に関する知識と実務経験を積み、日本産業を世界に伝える一助になりたく特許事務を強く志望しました。

加えて御社は、海外特許の申請を広く取り扱っていることから、「日本産業の海外進出の手助けをしたい」という私の思いがかなえられると感じ、志望しています。

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柴田 登子

プロフィール

特許事務に興味を持ったきっかけから、業務内容に関する考察、そして弁理士資格取得への計画を具体的に述べることができており、職務内容を把握したうえでの志望であることがアピールできています。

その企業に対する具体的な志望理由をあげられていることも良いですね。

医療事務の志望動機の例文

医療事務の志望動機の例文

私が医療事務を志望する理由は、どんな変化も楽しみ、努力する強みを活かせると考えたためです。

事務職は変化がない仕事と思われることもあるかもしれませんが、医療事務は、対応する顧客の様子も、取り扱う機器も常に変化し、柔軟に対応する必要があると考えています。

私は学生時代のアルバイトで薬局に勤めていましたが、日々新商品が出たり場所の入れ替えがあったりと変化があったものの、毎回それを覚えたりと努力を欠かさず働いていました。また社員の方には私の働きぶりを信頼していただき、社員がいない時は店舗のリーダーを任されていました。

このように、変化を楽しみ努力する強みを活かして貢献させていただけるのではないかと思い、医療事務に惹かれています。

中でも御社は、医者や看護師の方との距離感が近く、チームワークが必須だとお聞きしています。変化に柔軟に対応するには、周囲を巻き込んで協力し合うことが必要だと考えており、そういった距離の近さにも大変魅力を感じ志望します。

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鈴木 洵市

プロフィール

自分の性格を織り交ぜた自己アピールになっており、医療事務に近い職種でのアルバイト経験も良く、また前向きな性格がアルバイト先でも評価されてきた点も伝わり、非常に良い印象を受ける志望動機です。

介護事務の志望動機の例文

介護事務の志望動機の例文

私が介護事務を志望する理由は、計画的に物事を遂行できる力を活かせると考えたためです。

私は学生時代物流会社のコールセンターでアルバイトしていました。苦情や商品の問い合わせなどさまざまな声に対応する必要があり、対応方法がマニュアル化されていないものもありました。

ですが「これは社員に聞く必要があるから15時に相談して1時間で解決しよう」「この問い合わせは15分以内に終わりそうだな」などと計画を立てて取り組み、適宜社員に連携しながら進めたことで、どんな問い合わせにもしっかりと対応することができました。

社員からは「〇〇さんはいつも的確に計画を立てて連携しつつ進めてくれるのでとても助かる」といってもらえました。

将来も、この計画を立てて物事に取り組む強みを活かしたいと考え、順序立てて仕事を進める力が求められる事務職に惹かれました。中でも介護事務は、介護士とのチームワークが必要で、アルバイトで培った社員との連携力が活かせるのではないかと感じました。

特に御社は、区内で最も利用者が多い介護施設となっています。つまりその分仕事をてきぱきと進めることが大切だと感じるため、私の計画力を活かして貢献できるのではないかと思い志望しています。

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事務職に求められる計画的にタスクを遂行する能力や、介護士などとの連携を意識している点をアピールできている点が良いかと思います。実際の業務では、計画通りにいかないことも少なくないため、臨機応変に対応できることも忘れずに伝えましょう。

学校事務の志望動機の例文

学校事務の志望動機の例文

私が御校の事務職を志望する理由は、進学または就職という人生の岐路を迎える高校生を支え、1人でも多くの人が幸せになれるような手伝いをしたいと考えたためです。

私は予備校で受付のアルバイトをしており、ときに「大学生のアドバイスを聞きたい」と高校生から相談を受けることもあり、講師とは別に生徒を支える重要な存在になっているのだと感じました。

毎週学習計画などの相談に乗っていた生徒から志望校に合格したと聞いた際はやりがいを感じ、将来も挑戦する若者を支える仕事をしたいと学校事務に惹かれました。

特に御校は、生徒が進学するにしても就職するにしても手厚いフォローをされており、多くの人が幸せになれる環境だと感じ、志望します。

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鈴木 洵市

プロフィール

自己アピールで自分がアルバイトをしていて触れ合った高校生との出会いで学校事務の志望動機になっており、内容がすんなりと腹落ちします。また、企業分析も徹底しており、良い内容です。

ITサポート事務の志望動機の例文

ITサポート事務の志望動機の例文

私がITサポート事務を志望する理由は、日々知識をアップデートできる強みを活かせると感じたためです。

私は法律サークルに所属し、新法について研究していましたが、新法の設立に加え法改正についても勉強する必要があり、常に知識をアップデートしなければなりませんでした。

そこで、テキストベースでの学習と、設立や改正のあった法律に関するニュースを併せて見るという方法を考え、知識の定着化を図りました。結果法律にどんな変化があってもアップデートをする方法が身につき、ゼミ活動をスムーズに進めることができました。

IT業界は常に変化があり、知識のアップデートが必要になると思います。そこで、どんな変化にも自分なりの方法でアップデートして学習し続けられる強みを活かして、さまざまな知識を吸収し、御社で活躍させていただきたいです。

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柴田 登子

プロフィール

知識のアップデートに関して、普段からどのような学習姿勢を取っているのかを具体的に述べることができています。何事も論理的・プログラミング的思考をする人が多いIT業界に対し、とてもマッチするのではないかと感じさせられます。

事務職以外にも受けたいけれど、志望動機の書き方がわからない……という人は、こちらの記事も併せてチェックしてくださいね。志望動機の書き方を基本から解説しています。
「志望動機が書けない」から確実に卒業する3ステップ|例文付き

事務職と営業職を並行して選考を受けている人は、以下の記事を参考にしましょう。営業職だからこそアピールすると良いポイントを解説しています。
例文18選|営業職の志望動機で採用担当者を惹きつけるコツ

事務職の志望動機はマッチ度と差別化を意識して選考を突破しよう

事務職の志望動機を考える際は、しっかりと業務理解をおこなったうえでマッチ度を示すことが大切です。「事務職=サポートをする仕事」と大まかに捉えている人も多いかもしれませんが、その中で具体的な仕事内容を理解していると、ほかの学生との差別化を図ることができます。

志望動機は企業への熱意を示すための大切な機会です。しっかりと本気度を伝えられるように内容を練って選考を突破しましょう。

アドバイザーコメント

事務職は職務理解を徹底したうえで志望動機を作ることが大切

​​​​事務職は、自社の社員や顧客をサポートする業務をおこなう人気の職業であり、求人倍率も高めです。そのため、志望動機でも他の応募者との差別化を意識する必要があります。

また事務職には、多くの人がイメージしている一般事務の他にも、経理事務や受付、貿易事務や医療福祉系、IT系の事務までさまざまな職種があります。

それぞれで求められるスキルや性格、将来的なキャリア構築にも違いがあるため、まずは仕事内容や期待される役割を理解することが重要です。

企業が求める人材であることを自己分析したうえでアピールしよう

企業によって各事務職に求められるスキルが異なることはほぼありませんが、自分の強みやスキルにマッチした事務職を選んだうえで、企業側が求める人材であることをアピールできなければ内定を取ることは難しくなります。

事務職の志望動機を考える際には、業界や職種による違いを正確に把握しておきましょう。

そして、その業務に従事するうえで求められるスキルがあることを、経験などを踏まえて必ず伝え、最終的にどう企業に貢献できるかを添えるようにしましょう。

熱意がなくても3分あれば受かる志望動機を作れます

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何社も選考に応募するとなると、正直、受かりたいけど熱意が低い企業もありますよね。実は、熱意がなくても受かる志望動機を作ることは可能です。

無料の「志望動機作成ツール」を活用しましょう。簡単な質問に答えるだけで、熱意がなくても、強みが伝わり採用したいと思わせる志望動機が完成します。

ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了

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