中途採用の選考を受けた企業から入社承諾書が届いたものの「入社承諾書にはどのような意味があるのだろうか」「提出の方法や時期がわからない」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

入社承諾書を適切なタイミングで提出することは、企業側の採用計画を円滑に進めるだけではなく、内定者として入社の意思を伝えることにもつながるため、企業側の印象を左右する重要な要素の一つといえます。

なお、入社承諾書を初めて提出する人にとって、書類の正しい記入や提出方法に不安を感じやすいものです。そのため、まずは入社承諾書の基本的な意味や役割を理解してから、自身の状況に合わせた適切な対応を考えることが大切です。

この記事では、キャリアアドバイザーの高尾さん、杉原さん、楳内さんのアドバイスを交えつつ、入社承諾書の意味や提出方法について詳しく解説します。転職活動中に入社承諾書の対応に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

入社承諾書が届いたら自身の状況に合わせて早めに対応しよう

入社承諾書を受け取ったら、転職活動の進捗状況に合わせて適切な対応をとる必要があります。なかには、できるだけ早めに入社してもらうことを目的に、「内定を承諾するまでの期間が短いほど良い」と考える採用担当者もいるため、自身の状況を踏まえた判断が重要です。

そこでこの記事では、入社承諾書の適切な取り扱い方法を解説します。まずは入社承諾書の基本的な役割を理解してから、自身がどのようなタイミングで提出すべきか考えましょう。

また、入社承諾書を提出する方法や、転職活動が続いている状況での取り扱い方法も解説します。正しい提出方法を理解し、転職活動から入社までの手続きをスムーズに進められるように準備しましょう。

そして記事の後半では、入社承諾書の提出から入社辞退まで、状況別での具体的な対応方法を解説します。他社の選考状況や条件面での調整など、自身の状況に合わせた対応を検討するための参考にしてください。

そもそも内定を承諾するか迷っている人は、こちらの記事をチェックしておきましょう。内定承諾先を決めるために必要な企業と自分の分析方法や、避けるべき失敗パターンについて解説しています。

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まずはここから！ 入社承諾書とは

入社承諾書は、内定者が入社の意思を企業に示すための書類です。これは企業が採用活動を進めるうえで採用枠の確保や新入社員の受け入れ態勢の準備をする判断材料となるため、多くの企業で入社前に提出を求められます。

内定者に入社の意思を確認することは、企業の採用計画において重要な要素です。企業はメールや電話などで内定を通知し、採用の意思を示しますが、内定者側の入社意思を正式に確認する必要があります。

そのため、入社承諾書を通じて内定者の意思を確認し、その後の採用手続きや配属先の調整、研修計画の策定などを進めていきます。

一般的な入社承諾書には、以下のような内容が記載されていて、すべてに同意したうえで提出を求められます。

企業によっては、上記以外の項目が記載されている可能性があるため、内容を事前に確認したうえで提出することが重要です。

同時に送付される関連書類との違い

入社承諾書と同時に送付される書類には、内定通知書や労働条件通知書、機密情報保持誓約書などがあります。書類ごとの役割を理解したうえで、同意・提出することがスムーズに入社手続きを進めるために大切です。それぞれの役割は以下のとおりです。

これらの書類は送付されるタイミングが企業によって異なります。なかには、そもそも提出を求められない書類もあるため、入社承諾書と同封されていなくても企業が送付を忘れているわけではないということを覚えておきましょう。

新卒・中途採用の入社承諾書の違い

新卒と中途採用では、入社承諾書の内容や提出時期に違いがあります。新卒の場合は、内定から入社までの期間が長いケースが多く、かつ確実に入社してもらうために入社承諾書の提出を求められるタイミングが比較的早いのが特徴です。また、卒業の見込みが通らなくなったら、内定を取り消しされる可能性があることへの同意が求められます。

一方で、中途採用の場合は、現職との引き継ぎ期間や入社時期の調整が必要なため、入社承諾書の提出時期は個別に設定されることが多いです。

また、中途採用の入社承諾書には、前職の退職に関する事項や、資格・スキルの保有状況を確認する欄が設けられていることがあります。これらは選考段階での発言や、提出した書類に虚偽がないことを確認する目的で設けられているのです。

このように、新卒と中途採用では入社承諾書の役割は同じでも、実務的な違いがあることを理解しておきましょう。

必ず理解しておこう！ 入社承諾書の前提情報

入社承諾書に関して、間違った認識を持っていると、その誤解が自身の転職活動や企業の採用手続きの妨げになる可能性があります。そのため、入社承諾書に同意・提出する前に、前提情報を理解しておくことが重要です。

ここでは、入社承諾書に関する前提情報について解説します。これらの情報を正しく理解することで、自身の状況に応じた適切な判断ができ、転職活動をスムーズに進めやすくなります。また、入社承諾書の取り扱いに不安を感じている人は、これらの情報を理解して、自身の意思に基づいた適切な行動を取れるようにしましょう。

入社承諾書を提出した後でも内定は辞退できる

入社承諾書に署名・捺印し、提出した後でも内定は辞退することは可能です。

内定が通知され、入社承諾書を提出した場合、内定者と企業が合意している状況となります。ただし、民法627条第1項には、「雇用の期間に定めがないときは、解約の申入れから2週間が経過すると雇用契約が終了する」と定められているため、入社日の14日前までに内定者が申し出れば、内定を辞退できるのです。

ただし、入社承諾書を提出した後に内定を辞退する場合、企業側に迷惑がかかってしまいます。内定先企業は入社承諾書を受け取り次第、入社後の研修や必要備品の準備などを進めるためです。そのため、入社承諾書は自身の転職活動の状況に応じて慎重に提出しましょう。

また、入社承諾書を提出した後に、内定を辞退しなければならない場合、できる限り早めに連絡することが内定先企業に少しでも迷惑をかけないために重要です。

入社承諾書の有無にかかわらず内定は取り消しされない

企業は求職者に内定を通知し、求職者が承諾した時点で、雇用する企業と求職者との間に労働契約が成立したことになります。つまり、入社承諾書提出後の内定取り消しとは、解雇と同じ扱いになるのです。

そのため、入社承諾書を提出していなかったとしても、内定が通知された後に入社する意思があることを伝えておけば、企業側に正当な理由がない限り、内定を取り消されることはありません。

一般的に何らかの契約を結ぶ場合、条件は当事者同士で自由に決められます。ただし、解雇は労働契約法16条で「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と定められています。

したがって、企業側に正当な理由がなく、一方的に内定を取り消した場合、違法となるのです。

入社承諾書に法的効力はない

入社承諾書は、法的効力はなく、求職者と企業間の約束やお互いの意思表示をする役割を果たすものです。

また法律で定められた書類ではないため、書式に決まりがなく、さまざまな内容が記載されることがあります。なかには、内定を辞退しづらくなるような文章が記述されていることもありますが、その事項を守れなかったとしても法的責任が生じることはありません。

ただし、悪意を持って故意に企業に大きな損害を与えるような方法で内定を辞退すると、例外的に損害賠償が発生する可能性があります。

たとえば、内定後におこなわれる研修にすべて参加しながら、入社日の直前に正当な理由なく内定辞退を申し出る場合、これの対象となります。この場合、求職者を採用する活動にかかった費用が請求される可能性があるのです。

そのため、入社承諾書を提出する際は、記載内容を確認し、入社の意思が固まってから提出することで、企業との信頼関係を損なわないようにしましょう。

入社承諾書を提出しない場合は内定がもらえない可能性がある

内定通知を受けて、入社承諾書を提出しない場合、内定がもらえない可能性があります。これは内定を通知された求職者が企業に入社の意思表示をしないと、労働契約が成立しないためです。

そのため、口頭やメールなどで入社したいという意思表示をまったくせず、入社承諾書を提出しなかった場合、事実上の内定辞退とみなされる可能性があります。

とはいえ、内定を承諾するか迷って入社承諾書を提出できない人もいると思います。入社承諾書を提出できない理由がある場合、メールや電話など何らかの形で入社の意思表示を採用担当者におこないましょう。

まず現時点で入社する意思があることを伝えておけば、その後どのような対応ができるのか、採用担当者と相談できるかもしれません。

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3ステップ！ 入社承諾書を受け取ってから提出するまでの流れ

入社承諾書を受け取ってから提出するまでの適切な手順を把握することは、転職活動をスムーズに進めるために重要です。書類の内容を正確に理解し、必要事項を漏れなく記入することで、企業との信頼関係を築きやすくなるからです。

ここでは、入社承諾書を受け取ってから提出するまでの流れを3ステップで解説します。提出までの流れを把握して、保証人の署名や押印など、時間がかかる手続きにも余裕をもって対応できるようにしましょう。

①書類が届いたら早めに内容を確認する

入社承諾書には、提出期限が定められていたり、ほかの人に直筆で署名してもらう必要がある保証人欄が設けられていたりするため、記載された内容を早めに確認することが大切です。

ここでは入社承諾書と関連書類が届いたら確認すべき内容について解説します。それぞれの記載内容を確認し、スムーズな入社手続きをおこなうために備えておきましょう。

提出期限

入社承諾書には、提出期限が設定されています。提出期限が設定される理由は、企業側が採用計画を円滑に進めるために、できるだけ早く内定者の入社意思を確認する必要があるからです。

入社承諾書の提出期限は企業によって異なりますが、内定通知から1週間〜2週間程度設けられていることが一般的です。

なお、入社承諾書が届いてから書面を確認するまでに期間が空き、期限間近に投函する場合、天候や配送におけるトラブルが生じて提出期限に間に合わなくなる可能性があります。そのため、入社承諾書は余裕をもって郵送するためにも、提出日の5日前までに提出すると安心です。

労働条件

入社承諾書と同時に郵送される労働条件通知書には、以下のような労働条件が記載されているため、選考時に提示されていた条件と一致しているか確認する必要があります。

上記を確認して、内定通知書の内容で求人票や面接時に話していた内容と相違がある場合、採用担当者に申し出る必要があります。

ただし、不特定多数の人に向けて提示されている求人票と、個人に提示される労働条件通知書に記載される労働条件は、異なる可能性があります。面接の結果や応募者の能力を考慮して、企業側が労働条件を変更することがあるからです。

この場合、採用担当者から労働条件について改めて説明があるケースが多いため、変更となった理由や新たな条件を確認したうえで合意しましょう。双方の合意が得られないと、労働契約は成立しないため、最初に提示された労働条件に必ずしも合意する必要はありません。

保証人欄の有無

入社承諾書には、保証人欄が設けられていることがあり、三親等以内の親族のなかで独立した生計を営む成人・社会人を選ぶ必要があります。企業側が保証人を求めるのは、入社する人物の身元を確認するためです。

入社承諾書の保証人欄は、保証人本人の直筆で署名してもらう必要があります。なお、先述のとおり、入社承諾書に法的な効力はないため、入社承諾書を提出した後に内定を辞退したり、入社後に業務上のミスをしたりすることで、保証人が不利益を被ることはありません。

入社承諾書の保証人を依頼する際は、このような保証人の役割や責任について説明したうえで承諾を得ましょう。

②必要な項目を記入する

入社承諾書の内容を確認したら、自身の署名をおこないます。書面の日付には実際に署名した日付を記入し、保証人欄の日付には、保証人が署名した日付を記載します。

次に捺印をします。ここでシャチハタを使うことは避けましょう。入社承諾書は法的効力がないとはいえ、正式な書類なので、印鑑の代用品であるシャチハタを使用することはふさわしくありません。そのため、朱肉を使用する印鑑を準備しておく必要があります。

③添え状とともに提出する

入社承諾書を企業に郵送する際は、添え状を付けます。ビジネス文書の送り方としてルールはありませんが、添え状とともに書類を送ることは一般的なビジネスマナーです。添え状は書類の受け手が、何が送付されたかわかるようにするため同封します。

そのため、入社承諾書を添え状とともに提出することで、ビジネスマナーを理解していることをアピールできます。また、添え状は採用担当者が書類を管理しやすいように、入社承諾書と同じサイズ紙で作成しましょう。

添え状の書き方

入社承諾書に同封する添え状には、以下の内容を含めます。

添え状は、誰が・何の書類を・何枚・どのような目的で送ったのか、ひと目で理解できるように作成しましょう。

また、本文では、同封した書類の説明だけではなく、内定をもらったことへの感謝の気持ちを伝える一文を添えることがおすすめです。なお、添え状は誤字脱字がないように注意し、余白のバランスも考慮しながら丁寧に作成しましょう。

封筒の書き方

入社承諾書を入れる封筒には、以下の内容を記載しましょう。

封筒のサイズは、入社承諾書や添え状などの大きさに合わせて選びましょう。たとえば、同封書類がA4サイズなら、角形2号の封筒を使うことで書類を折らずに同封できます。

また、封筒の色は白を用意しましょう。ビジネスシーンで契約書などの正式な書類を送る際は、清潔さやフォーマルな印象のある白い封筒を使用するのが一般的だからです。

なお、返信用封筒が入社承諾書とともに届いた場合は、その封筒を使って郵送しましょう。そこで、返信用封筒に宛名となる採用担当者の名前や部署名が「〇〇行」と記載されている場合、宛名の「行」を「御中」や「様」に書き換えて送ります。その際、「行」には二重線を引いて消すようにしましょう。

パターン別！ 入社承諾書の出し方

入社承諾書の提出方法は、企業によってさまざまです。郵送での提出を求める企業もあれば、メールでの提出を認める企業、直接持参を希望する企業もあります。提出方法によって必要な準備や注意点が異なるため、各提出方法の具体的な方法や注意点を把握しておくことが大切です。

ここでは、入社承諾書の3つの出し方について解説します。それぞれの方法における手順や注意点を理解することで、スムーズに提出できるようになります。なお、提出方法について企業から指定がない場合は、人事担当者に確認しましょう。

郵送で送る場合

入社承諾書は一般的に郵送で提出を求められることが多くなっています。先述の添え状の書き方や、封筒の書き方を参考にして、書類を作成しましょう。

郵送する際は、書類の紛失を防ぐために、配達記録や簡易書留など、追跡可能な方法を選ぶことがおすすめです。提出期限に間に合うよう余裕を持って投函し、万が一の遅延にも対応できるようにします。万が一、提出期限ギリギリで郵送することになってしまった場合は、速達で送りましょう。

書類を封入する際は、添え状が一番上になるように書類の順番を整え、しわや折り目がつかないよう注意します。提出後は追跡番号を控えておき、書類が確実に届いたことを確認しましょう。

メールで送る場合

入社承諾書をメールで提出する場合、一般的にPDFデータで送る必要があります。この場合、内定通知のメールに添付されたWord・Excelファイルをダウンロードし、その署名欄に自身の名前を記載して、PDFファイルに変換してからメールで送信しましょう。

なお、書類が郵送で送られて、提出をメールで求められる場合は、書類をスキャンしてPDF化し、メールで送付する必要があります。この際、PDFファイルの文字が鮮明に映っているか確認しましょう。

メール本文には添え状と同様の内容を記載し、件名には「入社承諾書の提出」と明記します。添付ファイル名は、採用担当者が一目で誰がどんな書類を送付したかを判断するためにも、「入社承諾書_氏名」など内容が分かりやすい名称をつけましょう。

送信前には必ず添付忘れがないか確認し、送信後は受信確認のメールが届くまで、正しく送信されているか見直すために添付データを保管しておきます。また、大容量のファイルになる場合は、企業が使用しているシステムによっては受け取れない可能性があるため、指定の方法があるか事前に確認しましょう。

内定先に出向いて記入・提出する場合

入社承諾書は、内定先に出向いて直接提出を求められることがあります。訪問時は内定先企業から指定がない限り、面接を受けた際と同じ服装で行きましょう。

提出の際は、書類の内容について説明を受けられる可能性もあるため、不明点や確認したい事項をメモにまとめておくことがおすすめです。また、事前にその場で記入をする案内がある場合は、印鑑や必要な個人情報を準備しておきます。提出後は、今後の流れや次回の連絡時期について確認を忘れないようにしましょう。

ケース別！ 入社承諾書を受け取ってから入社を保留・辞退する際の対応方法

入社承諾書を受け取ってから、「ほかの企業の選考が終わってから入社を決めたい」「入社を辞退したいけどどのように伝えればいいかわからない」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

内定承諾書を受け取ってからの対応は、内定先企業との信頼関係に影響を与える可能性があるため、適切な方法で進める必要があります。

ここでは内定承諾書を受け取った後の対応方法について、ケース別で解説します。それぞれの状況で必要な手順や注意点を理解して、適切な対応をおこないましょう。

条件面で再交渉したい場合

給与や勤務条件などの再交渉は、入社承諾書を受け取った段階でも可能です。ただし、内定通知後の条件交渉は慎重に進める必要があるため、適切な手順で対応しましょう。

まず、人事担当者にメールもしくは電話で面談の機会を希望します。その際は「条件面について確認させていただきたい点がある」と伝え、具体的な内容は面談の場で話し合うようにします。

面談時は、再交渉したい条件とその理由を明確に説明できるよう準備しましょう。市場価値や前職の給与・条件など、客観的なデータに基づいた説明ができると、より建設的な話し合いが可能です。

なお、条件面の再交渉は入社意欲の低さと誤解される可能性もあるため、企業への志望度が変わっていないことも同時に伝えることが重要です。

入社日の調整が必要な場合

現職での引き継ぎ期間や個人的な事情で入社日を調整する必要がある場合、できるだけ早い段階で採用担当者に相談しましょう。

その際は、具体的な希望入社日とその理由を明確に説明します。たとえば「現職での重要プロジェクトの引き継ぎに2ヵ月程度必要」など、できるだけ具体的な状況を伝えることで、採用担当者が入社日の調整を検討しやすくなります。

なお、企業側も入社日を変更するには一定の期間が必要です。また、内定先企業が配属予定の部署の繁忙期を避けて入社させたいと考えている可能性もあるため、早めに連絡するようにしましょう。

内定をもらった後に入社日を調整してもらう必要がある人は、こちらの記事をチェックしておきましょう。転職を待ってもらえる期間や、内定保留の適切な伝え方について解説しています。

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入社を辞退したい場合

入社承諾書を受け取った後に入社を辞退する場合、企業側の採用計画に大きな影響を与えるため、決断したらできるだけ早く連絡することが重要です。入社を辞退することを伝える場合、必ず電話で採用担当者に連絡しましょう。自身の言葉で辞退の理由を誠実に説明し、謝意を示すためです。

電話ではまず自身が内定者であることを名乗り、辞退の意思を明確に伝えましょう。辞退の理由については、第一志望の企業から内定を得たなど、明確な理由がある場合は率直に説明します。

ただし、条件面の比較によって内定を辞退する際は、採用担当者の気分を悪くしてしまう可能性があるため、説明を避ける必要があります。これは入社を辞退する際の対応の悪さが人事担当者間のネットワークで共有され、将来的なキャリアにも影響を及ぼす可能性があるためです。

電話の最後には、内定の機会を受け取ったことへの感謝を必ず伝え、丁寧に通話を終えましょう。

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就活のプロに聞く！ 入社承諾書を提出した後に入社を辞退するリスク

入社承諾書を提出した後に入社を辞退することは、企業との信頼関係にかかわる重要な問題です。「法的な拘束力がないから辞退しても問題ない」と安易に考えている人もいるかもしれませんが、採用計画への影響や業界内での評判など、考慮すべきリスクがあります。

ここではキャリアアドバイザーの楳内さんに、入社承諾書提出後の辞退がもたらすリスクについて詳しく聞きました。入社承諾書を提出することを迷っている人や、提出後の辞退を検討している人は、これらのリスクを理解したうえで、慎重に判断を進めましょう。

入社承諾書を提出する際の注意点

入社承諾書を提出する際、提出を急ぐあまり間違った記載をしてしまうと、やり直しが発生して本来の提出期限を過ぎてしまう可能性があります。この場合、採用担当者に迷惑がかかってしまうため、注意が必要です。

ここでは、入社承諾書を提出する際の注意点について解説します。これらの点にあらかじめ目を通して、入社承諾書をスムーズに提出できるようにしましょう。

確実に入社の意思は変わらないか確認する

入社承諾書を提出する前に、自身の最終的な入社意思を確認することが重要です。なぜなら、入社承諾書を提出した後に入社を辞退すると、企業の採用計画に大きな影響を与えるだけではなく、あなたの信用にもかかわる問題となり得るためです。

確認のポイントとしては、給与や勤務条件などの労働条件が自身の希望と合致しているか、キャリアプランとして本当にその企業で働きたいと考えているかなどがあります。また、他社の選考状況なども含めて総合的に判断しましょう。

特に第一志望ではない企業からの内定の場合は、より慎重な判断が必要です。一旦提出した入社承諾書を後から撤回することは、企業との関係性を大きく損なう可能性があるため、確実に入社する意思がある場合にのみ提出するようにしましょう。

提出期限に間に合わないときは延長を申し出る

入社承諾書の提出期限に間に合わない場合は、できるだけ早い段階で内定先企業に相談することが重要です。たとえば、保証人が遠方に住んでいて押印に時間がかかる場合や、必要書類の準備に想定以上の日数を要する場合などが考えられます。

期限延長を申し出る際は、人事担当者にメールまたは電話で連絡し、遅延の理由と必要な期間を具体的に説明しましょう。その際、「保証人が実家にいて、郵送での手続きに時間を要する」など、具体的な状況を説明することでより理解を得やすくなります。

期限延長の申し出をする際は、提出期限の直前ではなく、遅延が見込まれた時点で早めにおこなうようにしましょう。企業側も書類の受け取りスケジュールを調整する必要があるため、できるだけ早い段階で相談することで延長できるか検討してもらいやすくなります。

保証人が見つからない場合は企業側に事情を説明する

保証人が見つからない場合は、一人で抱え込まず早めに企業側に相談することが重要です。親族との関係が希薄であったり、保証人を依頼できる身近な人がいなかったりと、それぞれの事情があることを企業側も理解しているものです。

相談の際は、人事担当者にメールもしくは電話で状況を説明します。保証人を立てることが難しい具体的な理由を誠実に説明し、代替案について相談しましょう。たとえば、保証人なしで提出することが可能かを確認します。

多くの企業では保証人に関する相談を受けた経験があるため、柔軟な対応をしてくれる可能性が高いです。

誤って記入してしまったら正しい方法で修正する

入社承諾書に誤った記入をしてしまった場合は、正しい修正方法で対応することが重要です。修正箇所に二重線を引き、その上から訂正印を押印します。この際、修正テープや修正液は使用せず、必ず手書きでの修正をおこなうことがマナーです。

修正の際は、消す部分が読み取れる程度の二重線を引き、その上または横に正しい内容を記入します。訂正印は修正した部分の隣に押印し、複数の修正がある場合は、それぞれの箇所に訂正印が必要です。

万が一、修正が多くなってしまった場合は、新しい用紙を請求して書き直すことがおすすめです。

正しい方法で入社承諾書を提出してスムーズな転職を実現しよう

入社承諾書は、内定から入社までの重要な手続きの一つであり、その取り扱いは転職活動に影響します。そのため、提出の際は法的な意味や手続きの流れを正しく理解し、慎重に対応することが重要です。

特に入社承諾書の提出後は、企業側も採用計画を本格的に進めていくため、安易な辞退は避けるべきです。内容をしっかりと確認し、自身の意思や状況を見極めたうえで提出することで、円滑な入社につなげることができます。

また、保証人の確保や提出期限など、さまざまな課題が生じた場合も、早めに企業側に相談することで柔軟な対応を取ってもらえる可能性があります。入社承諾書の提出を通じて企業との信頼関係を築き、充実したキャリアをスタートさせましょう。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了

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