例文17選|事務職の自己PRで差別化するなら4要素を盛り込もう

3名のアドバイザーがこの記事にコメントしました

  • キャリアコンサルタント/2級キャリアコンサルティング技能士

    Masamitsu Uehara〇会社員時代は人事部として3000人以上の学生と面談を実施。大学でも多くの学生のキャリア支援をおこなう。独立後は、就活生からシニア層までさまざまなキャリア相談に携わる

    プロフィール詳細
  • キャリアコンサルタント/なべけんブログ運営者

    Ken Tanabe〇新卒で大手人材会社へ入社し、人材コーディネーターや採用、育成などを担当。その後独立し、現在はカウンセリングや個人メディアによる情報発信など幅広くキャリア支援に携わる

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  • キャリアコンサルタント/フィナンシャルプランナー

    Miyuki Oba〇大学などでカウンセリングや講義、企業や行政における新人研修・セミナーなどに多数登壇。ファイナンシャルプランナーおよび小論文講師としての知見も加味したアドバイスをおこなう

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この記事のまとめ

  • 事務職の内定をつかむなら自己PRの差別化が重要
  • 事務職に求められる人物像を押さえることが大前提
  • 自己PRでアピールすべき強みやスキルを明確にしよう

事務職はどの業界・企業にも存在する職種で、比較的身近な仕事として知られています。一方でどのような能力・人材を必要とされているのか不透明な部分もあり、自己PRに悩む人も多いのではないでしょうか。

この記事では、事務職の細かい仕事内容はもちろん、求められるスキルや強みとなる能力についても詳しく解説します。

事務職に求められる人物像をしっかりと理解したうえで、自分自身のスキルや能力と照らし合わせて、他の応募者と差別化できる自己PRにつなげましょう。

この記事では、キャリアアドバイザーの上原さん、田邉さん、大場さんのアドバイスを交えつつ解説します。事務職の就活を控えている人はぜひ参考にしてください。

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目次

事務職に求められる人物像を理解して自己PRにつなげよう

事務職は、多くの人になじみのある職種のため比較的倍率が高く、書類選考で差をつけることが重要です。しかし、事務職の自己PRは、他の就活生との差が付きにくいと言われています。なぜなら、事務職に求められる「正確さ」や「スピード感」など、同じような強みをアピールする就活生が多いからです。

記事では、まずは事務職の仕事内容を詳しく解説します。仕事内容をしっかり知ることで、アピールすべき強みやスキルが明確になるでしょう。その後で、事務職に求められる具体的なスキルを紹介します。

解説する内容を自己PRに反映させると、他の就活生との差別化ができるはずです。

また、記事の最後では、事務職の自己PRの例文も紹介しています。これから書類選考がある人は、ぜひ参考にしてください。

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 (リーダーシップが強みの場合) 
私はリーダーシップを発揮できる人材です。学生時代にサークル長として運営に携わった際に、リーダーシップを養うことができました。サークル長を務めていたフットボールサークルでは、練習場所や時間が取れないことや、連携を取り切れていないことが問題でした。そこで、大学生側に掛け合い週に2回の練習場所を確保し、時間を決め活動するようにメンバーに声掛けを行いました。さらに週末明けに今週の活動の詳細をメンバーに配信することで連携強化に努めた結果、サークル加入率を前年度の3倍まで伸ばすことができました。問題にしっかりと焦点を当て、迅速に対応していき、周りを良い意味で巻き込んでいくリーダーシップを御社でも活かしていきたいと考えております。

事務職の自己PR対策が重要な理由

多数の応募者の中から内定を勝ち取るには、事務職の仕事内容をしっかりと理解したうえで、自己PRの対策をすることが非常に重要になります。

なぜなら、仕事内容によって求められるスキルや強みは変わるからです。仕事内容や企業が求める人材を把握したうえで自己PRの対策をすると、採用担当者の目を惹くでしょう。

また、事務職は非常に希望者が多い職種です。倍率の高い事務職だからこそ、自己PRで差をつけることが重要です。

倍率が高く書類選考突破が難しいから

事務職は比較的プライベートを充実させやすく、未経験でも可能な場合が多いことから、非常に人気の職種です。一方で採用枠は少なく、就職先・転職先として競争率が非常に高い分野となります。

未経験でも可能という点から、「資格や専門知識がなくても採用されるのでは?」とイメージされやすいことも、応募者が集中する理由の一つかもしれません

特に応募人数が多い事務職の書類選考では、書類を最後まで読んでもらえないこともあります。したがって、まずは採用担当者の興味関心を惹く自己PRの作成が重要です。そのためには、志望する企業に合わせた自己PR対策が必須です。

事務職の自己PRは差別化が難しいから

事務職はどの業界・企業にも存在するため、「この企業だから働きたい」という気持ちが伝わりにくいことも事実です。

事務職の特徴を一部の側面しか理解していないと、PCスキルがあることや、一人で黙々と作業ができるということ以外に、自己アピールを見つけるのは難しいかもしれません。

事務職は、応募する企業によって仕事内容が多岐にわたります。そのため、企業が求める人材を踏まえたうえで自己PR対策をおこないましょう

上原 正光

プロフィール

事務職の仕事はサポート業務に該当する場合が多いため、人に接する機会が多く、人柄や親しみやすさなどが大切な要素になります。

また、ミスなく業務をやり遂げる力も大切です。適性検査だけでこれらの要素を判断することは難しく、面接で判断されるので、自己PRは重要です。

あらゆる企業に存在する事務職だからこそ、その企業ならではの志望動機を考えることも重要です。志望動機の考え方はこちらの記事で解説しています。
例文20選|事務職の志望動機を職種別・業界別に徹底解説

こちらのQ&Aでは新卒で事務職に就くときのやり方をキャリアコンサルタントが回答しています。併せて参考にしてみてください。

自己PRに悩んでいる人は、自己PR作成ツールを活用してください

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 (チームワーク力が強みの場合) 
私は異なるバックグラウンドを持つメンバーをまとめ、成果を上げるチームワーク力に自信があります。大学時代、地域の高齢者支援ボランティア活動に参加した際、異なる学部・年齢層のメンバーが集まる中で意見がまとまらず、作業が滞りました。私は全員が意見を出しやすい環境を作るため、まず少人数グループで意見を整理し、その後全体で共有する形式を導入。さらに、メンバーの得意分野に応じた役割分担を行いました。その結果、当初予定より1週間早くプロジェクトを完了し、地域からの感謝状もいただくことができました。異なる意見をまとめ、全員で成果を出すチームワークを、御社でも活かしたいと考えています。

まずは事務職の仕事内容を押さえて自己PRに活かそう!

事務職と一口に言っても、その業務内容は各企業・部署により、まったく異なります。

仕事内容が各部署で細かく分類され、情報入力など、一定の仕事内容に絞って業務を任されるケースがあります。また、規模が小さな企業では営業・人事・経理・総務など幅広い業務を任されるケースもあります。

まずは応募する企業の事務職はどのような業務内容であるかを把握し、業務内容と照らし合わせて自己PRに活かしていくことが重要です。

各部署の業務内容の特徴や違いは、こちらの記事で詳しく解説しています。
業務内容は事業内容や職務内容とは違う? 関係性や具体例を解説

事務職全般

オフィスワークの基本とも言われている、一般的な事務職の業務内容は以下のとおりです。

事務職の業務内容

  • 書類作成・管理
  • データの入力・管理
  • 顧客対応
  • 備品管理

いわゆる一般事務・OA事務とも呼ばれており、日・週・月・年単位で一定の決められたルーティンワークをこなすことを求められます。それぞれの仕事について詳しく解説します。

書類作成・管理

事務職が取り扱う書類は、見積書・請求書・会議資料・議事録・顧客への案内文書・クライアントに提出する資料などさまざまです。

パソコンで作成した資料の印刷や、種類や日付などに分けてファイリングして管理する業務も含まれます。

一つひとつの資料を正確に作成したり、他の社員が資料を確認しやすいよう、丁寧に管理することが求められます

資料作成・管理では、Excelなどのパソコンスキルが求められています。誰が見てもわかりやすい資料を作成したり、わかりやすく管理したりすることも大切ですが、パソコンを使いこなして限られた時間で求められる質の仕事をすることも必要です。

データ入力・管理

顧客データや売上データの入力も事務職に求められる業務です。ただデータを入力するだけでなく、データを収集する作業や集めたデータを分析する業務もあります

手書きメモや録音音声を文字に起こす仕事もデータ入力の一つです。膨大な量のデータを入力・集計・チェックする必要があることから、正確性とスピード力が求められます。

顧客対応

社内への電話や顧客からのメール対応も大切な業務の一つです。ただ担当者に取り次ぐだけでなく、必要があれば返信をすることもあります。電話ではメモの取り方を工夫するなどして、要件を正確に聞き取り、確実に引き継ぐことが求められます。

社内に来客があった場合に、応接室に通し、お茶を出すなどの来客対応が求められる場合もあります。身だしなみや立ち振る舞いに配慮するだけでなく、最低限のビジネスマナーを備えておく必要があります

人と話すことがあまり得意ではないので、来客や電話対応はなるべく避けたいです。こうした対応が少ない事務職はありますか?

大場 美由紀

プロフィール

人と話すことは避けられない! 考え方を変えてみよう

仕事はどんな仕事であれ、一人でおこなうわけではなく、チームワークです。人と話すことは避けては通れません。

仕事での会話は日常生活での会話とは異なります。これまで人と話すのが苦手でも、仕事で人と話すのは心構えからして別物であると考えてもよいでしょう。

また、事務職では特に来客や電話応対が必要になりますが、誰でも最初は苦手です。新入社員研修では、来客対応や電話応対などが研修プログラムに含まれていて、事務職でない人も、ビジネスマナーとして一緒に学びます。

最初から苦手だと思い込まずに、慣れだと思って身につくまで繰り返し練習し、現場では失敗を恐れずに積極的にチャレンジしていくと良いでしょう。

OA事務について詳しく知りたい人はこちらの記事を参考にしてみてください。ほかの事務との違いや向いている人の特徴をまとめています。

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OA事務は、ほかの事務職とは異なりPCスキルに特化した事務職です。この記事では、OA事務の仕事内容や年収についてキャリアコンサルタントと一緒に解説します。OA事務の魅力や注意点を理解して、志望するか検討しましょう。

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OA事務とほかの事務の違いはココ|年収や活躍できる人の特徴とは

テンプレを活用すれば受かる自己PR文が作れます

自己PRのネタを決めても、それを裏付けるエピソードに悩む学生は多いです。しかし、特別なエピソードがなくても受かる自己PRを作ることはできます。

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 (主体性が強みの場合) 
私は主体的に課題を見つけ、解決に導く力を持っています。大学時代、所属していたダンスサークルでは、イベントの参加者が年々減少していることが課題でした。私はその原因を分析し、SNSを活用した広報戦略を提案。具体的には、ターゲット層である高校生や新入生向けに、YouTubeやInstagramでの練習風景やイベントの魅力を発信しました。その結果、イベント参加者が前年の2倍に増加し、サークルの存続危機を乗り越えることができました。課題に気付き、主体的に行動する力を、御社の新規事業やマーケティング活動で活かしたいと考えています。


備品管理

社員が快適に業務をおこなえるように、各備品を管理するのも事務職の大切な仕事です。文房具などの在庫管理をはじめ、コピー機やパソコンなどのOA機器の管理なども担います

会社から発送する郵便物をまとめて定期的に発送したり、会社に届いた郵便物を部署ごとに仕分けして届けたりなど、大切な書類や期限がある郵便物の取り扱いもあるため、細心の注意が必要です。

総務事務

総務事務は、企業によって仕事内容に幅がありますが、従業員が安心して仕事を遂行するための環境を整える役割があります

施設の整備や備品管理、文書の管理などいわゆる雑用的な仕事だと思われがちですが、社内規定の策定や社員への周知、社内イベントの企画・運営、役員会や株主総会などの運営、関係各所の窓口業務などが含まれることもあり、多くの人とかかわりながら、会社全体をサポートする重要な仕事です。

企業によっては、総務が独立していないケース、人事・労務・法務業務を兼任するケースもあるので、それぞれの業務内容も理解しておくことが必要です。

総務事務に興味がる人は以下の記事を参考にしてみてください。仕事内容と志望動機の書き方を詳しく解説しています。
例文付き|総務事務の志望動機に大事な4要素と注意点を解説

人事事務・労務事務

人事事務は、社内の人材に関する幅広い領域を担当します。採用計画や部門構成などの人事企画に関する事務、社員の教育や評価に関する事務のほかにも、社員情報を管理して社員のプライバシーを取り扱うこともあります。

人事事務は人事アシスタントや労務事務と呼ばれることもあり、労務業務を兼任するケースがほとんどです

労務事務とは、 社員の入社・退職手続きや、給与計算・社会保険などの手続き、交通費の計算など、会社の規定などに基づいて正確に業務を遂行することが求められます。

法務事務

法務事務は会社の活動にかかわる全ての法律関係を把握し、また適切に対応する仕事で、企業の業種や規模などによって異なります。

不動産関係や会社登記などの法的案件を取り扱うほか、法的トラブルや労災の際の事務手続き、コンプライアンスに関する書類の作成や公式文書の管理・更新など、幅広い法律の知識が求められる場面もあります

営業事務

営業事務は、営業アシスタントとも呼ばれます。営業担当者のサポートをする社内業務と、顧客の対応をおこなう社外業務があります

顧客からのメール確認や営業担当者の予定チェック、営業担当者の指示に従い見積書や請求書の作成、データ入力、製品の受発注や在庫整理などをおこないます。

営業担当者が不在の場合は、顧客からの問い合わせやクレーム対応などの社外業務も担うことから、専門知識も必要になります。

上原 正光

プロフィール

営業事務は、営業担当者のバックオフィス的な役割を担います。営業担当者は外出していることが多いので、顧客の電話やメールでのさまざまな要件を適切に処理することが必要です。まさしく会社の顔として対応することが求められます。

営業事務については以下の記事を参考にしてみてください。向いている人や仕事内容など詳しくまとめています。
営業事務に向いてる人の特徴5選! 意外な魅力や日々の仕事も解説

経理事務

経理事務は、その日ごとの現金・預金の動きや残高の確認をおこなう日次業務、買掛金の支払いや売掛金の回収、月次決算や給与計算をおこなう月次業務、決算業務や税務申告、年末調整をおこなう年次業務があります。

会社のお金の管理や、入出金の流れを記録する仕事のため、経理事務のミスが会社の大きな損害になる可能性があります。そのため、正確性や簿記の知識が求められる仕事です。

貿易事務

貿易事務は名前の通り貿易、つまり海外から商品を輸入する際や国内から商品を輸出する際の手続きを担う仕事です

輸出に関しては、輸出通関手配、通関書類の作成、運送便の手配などの業務を担当します。一方、輸入に関しては、輸入通関手配、関税・消費税の支払い・商品の運送などの仕事があります。英文書類の作成や確認をすることから、語学はもちろん、貿易の専門知識も必要です。

他の事務職のように、他の社員をサポートするというよりは、現場の最前線で動く仕事が多いため、正確性とスピード力を備えた、即戦力になる人材を求められることが多い分野といえます。

医療事務

病院やクリニックなどの医療機関で受付・会計をおこなうだけでなく、患者と医療スタッフをつなぐクラーク業務や、健康保険組合などに診療費用の支払いを請求するレセプト業務なども重要な仕事です。

患者と接する機会も多いため、接客業のスキルが求められます。また、病名や処置内容、薬の整合性が取れているかのチェックなど、医療に関する知識も必要です。

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公務員

事務職系職種の公務員は、地方公務員と国家公務員がありますが、その多くが地方公務員です。ここでは地方公務員について説明します。公務員事務職は大きく分けて3つに分かれています。

公務員事務職の種類

  • 県庁・市役所・町村役場などで勤務する一般行政事務
  • 各市町村の公立小・中学校や都道府県立高等学校などで勤務する学校事務
  • 地方の警察署などで勤務する警察事務

上記の公務員事務職は、いずれも地方公務員試験を受験して合格しなければなりません。それぞれの仕事内容について詳しく解説します。

民間企業に比べると、紙で書類を作成したり管理したりすることが多い特徴があります。もちろんパソコンスキルも必要ですが、それだけでなく適切に整理整頓することが求められていますよ。

一般行政事務

一般行政事務は、都道府県や市町村の役所で行政事務をおこなう地方公務員のことです。主に、地域住民に行政サービスを提供する窓口の業務や、税金の徴収、役所内の財務・経理・庶務などの業務を担います。

最近では、まちづくり推進や国際交流、福祉サービスの充実、文化・スポーツの推進などの業務があり、配属先によって仕事内容がまったく異なることが特徴です

学校事務

学校事務は、それぞれの学校によって業務内容が異なります。たとえば、電話や来客対応、先生のサポートのほかに、学校事務職員が中心となっておこなう経理業務があります

学校関係者はもちろん、生徒や保護者と直接かかわることもあるため、コミュニケーション能力が必要になります。

警察事務

警察事務は、警察組織における事務作業を担当します。警察官の給与や人事、施設管理に関する事務が主な業務です。それ以外にも、免許証関連の事務、地域への広報活動に関する事務があります。

安全で安心な街づくりのために、行政面から支える役割を担っている警察事務。試験に合格後は、約1カ月間警察学校に入校し、その後それぞれの勤務先に配属されます。

事務職の仕事内容や選考対策への理解をさらに深めたい人は、こちらの記事もおすすめです。
事務職の4つの誤解に要注意! 仕事内容・適性・選考対策を徹底解説

数ある事務職の中から、自分に合った仕事を見つけるコツはありますか?

大場 美由紀

プロフィール

消去法で絞っていく方法がおすすめ

事務職も必要となる強みやスキルに特徴があるので、自分に合った事務職に就きたいものですね。

特別なスキルや資格があれば、それが活かせる事務職を考えれば良いわけですが、現時点では特に何もないというのであれば、消去法で絞っていく方法があります。

たとえば、簿記に興味がないなら、経理事務は候補から外れるでしょう。英語力に自信がないなら、貿易事務も外れるかもしれません。医療現場で働くことを考えていないのであれば、医療事務は外すことになります。

公務員試験を受験するつもりがないのなら、公務員事務職は対象外です。法律に興味がもてないなら、法律事務もないわけです。絞り込んだ中で、必要なスキルや強みから検討してみてください。

自分に合った仕事の選び方はこちらの記事でも詳しく解説しています。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見! 後悔しない方法を解説

事務職の自己PRでアピールすべき強みとは?

事務職の仕事内容が理解できれば、求められる能力やスキルが見えてきます。

一人黙々と作業するというイメージを払拭し、社内外のあらゆる人とのかかわりが必要な仕事であることを理解することが重要です。このようなイメージを持てば、他の就活生とは一味違う自己PRができるでしょう。

事務職をするうえで強みになる能力は以下のとおりです。

事務職をするうえで強みになる能力

  • コミュニケーション能力
  • 管理能力
  • スピード力と正確性 
  • 分野ごとの専門能力
  • 誠実さ
  • 柔軟性
  • 協調性
  • 責任感

それぞれの強みが事務職にとってどのように活かされるのか、詳しく解説していきます。

事務職に限らず、そもそも自己PRをどうやって書けばいいかわからない人は、こちらの記事を参考にしてください。履歴書の自己PRの書き方を解説しています。
新卒用履歴書の自己PRを書く極意|例文28選を強み・職種別で紹介

①コミュニケーション能力

事務職は、どの業種においても多くの部署とのかかわりがあり、社内外問わず人と接する機会が多いです。

電話や来客時の対応など、会社の顔として社外の人と接することもあれば、社員のサポート役として対応する場合もあります。

いずれも、あらゆる人と良好な人間関係を築きながら、それぞれの業務を正確に理解して遂行することが重要です。わからないことや疑問点をその都度確認するなどのコミュニケーション能力は、事務職をするうえでの大きな強みといえます。

アドバイザーコメント

スムーズな意思疎通ができるコミュニケーションが求められる

事務職は、他の社員の仕事をサポートすることを通して業務を支えます。

たとえば、営業事務は営業担当者とペアを組んでさまざまな業務に当たります。まず営業担当者との意思疎通がスムーズにできないといけません。営業担当者の意図するところを正確に把握したうえでさまざまな業務を手際よく間違えずに処理することが求められます。

そのためには良好なコミュニケーションが欠かせません。顧客との関係も重要です。見積書などさまざまな書類や納期照会などのやりとりが発生します。納期遅延の際には、顧客に連絡し謝罪し調整することが必要となるかもしれません。

人とのかかわりを意識したコミュニケーション能力が大切

相手とスムーズなやりとりができること。相手に好感を持ってもらえるようなやりとりができること。相手が怒っている場合にでも、それを受け止めることができる包容力のあるコミュニケーションができると素晴らしいです。

特に事務職の仕事は人と人のかかわりの中で生まれるので、良好なコミュニケーションが取れることが求められます。

コミュニケーション能力は幅広いからこそ、自己PRの際は言い換え表現を使うのがおすすめです。詳しい方法はこちらの記事で解説しています。
コミュニケーション能力は12個の言い換えで勝負しよう! 例文つき

自己PRで悩んだらまずは作成ツールを使ってみよう!

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②管理能力

事務職は、計画的に業務をおこなうことに加え、問い合わせなどの突発事案を臨機応変に対応する能力が求められます。

自分の業務だけでなく、他の社員の動きを把握しながら自身のルーティーンワークを確実にこなしていくことが重要です。企業にとって即戦力となるような管理能力の持ち主は、非常に大きな強みとなります。

自己PRで管理能力をアピールするためには、過去の経験で計画通りに物事を進めたことや、第三者からの指示ではなく自分で立てた目標を達成したことなどを伝えると効果的にアピールできますよ。

③スピード力と正確性

事務職に限らず、社会人として正確性を求められるのは当然のことです。そのため、正確性のみをアピールするのは注意が必要です。

正確性とは、任された仕事を最後までミスなく遂行する能力を言います。社内の書類やデータを取り扱うため、ゆっくり時間をかけて正確性を発揮することは強みとは言えません。

事務職の強みとして自己アピールする場合は、正確性そのものよりも、正確性を発揮するためのプロセスの工夫をしている点をアピールしましょう

また、正確さを求めるあまり時間がかかってしまうのでは企業の生産性は下がってしまいます。そのため、正確かつ、スピード感を持って業務をこなす力が求められます。

④分野ごとの専門能力

事務職は企業や業種によって仕事内容が多岐にわたり、中には専門知識を必要とする分野もあります。

それぞれの業務内容で求められる能力も異なることから、その企業で活かせるスキルや資格をいかに見極められるかが重要です

持っているスキルや資格を述べるだけでなく、企業でどのように活かしていけるか具体的にアピールし、他の応募者と差別化できる自己PRにしましょう。

⑤誠実さ

事務職は単純作業が多く、ルーティンワークに責任を持って実行できる人材が求められます。

日々の繰り返しだからと手を抜いてしまいミスをすると、社内全体に大きな影響を及ぼすこともあります

いかなる時も真面目に真心を持って業務に取り組める誠実さは、事務職を希望する人にとっての強みとなります。

大場 美由紀

プロフィール

事務職は華やかに評価されたり賞賛を受けたりするケースは多くありません。むしろ、表立った業務の下支えとなる縁の下の力持ちの存在です。どんなに雑用に見えるような仕事でも、責任を持ってきちんとこなすところに誠実さが必要となります。

⑥柔軟性

事務職はマニュアルや指示通り正確に業務をこなさなければならない一方で、突然の変更や未経験の自体に瞬時に反応して対応しなければならない場面もあります

あらゆる場面で自ら考えて行動できる柔軟性は、事務職をするうえでの強みとなります。その反面、自分の考えばかりに固執せず、あらゆる視点からものごとを見ることも大切です。先輩や後輩などの立場なく、他者の意見を取り入れられるということも、柔軟性の一つといえます。

柔軟性を自己PRでアピールすることも有効です。詳しい方法はこちらの記事を参考にしてください。
13例文|柔軟性の自己PRで理解必須の注意点と伝え方のコツ

⑦協調性

社内のあらゆる人とかかわったり、他部門と連携して会社のために動かなければならない事務職にとって、協調性は非常に重要です。協調性と言っても、誰とでも仲良くなれるということではありません。

異なる立場や意見の人と積極的にコミュニケーションを取ったり、社員と協力しながら、会社全体のことを考えて動ける協調性は、事務職にとって大きな強みとなります

自己PRで協調性をアピールするにはコツがあります。協調性の自己PRについてより詳しく知りたい人はこちらを確認してください。
例文17選|協調性の自己PRで確実に差別化する8つのコツ

⑧責任感

事務職と聞くと、与えられた仕事を地道にこなすイメージが強いのではないでしょうか。

しかし、企業は与えられた仕事を最後までしっかりおこなうといった、受動的責任感だけを持っていればいいというわけではありません。自ら目標を立て、目標達成に向けて行動・努力する能動的責任感も兼ね備えている人材を求めます。

トラブルや困難が発生した際に決して人任せにせず、最後までやり遂げる姿勢も責任感と言えます。

自己PRで責任感をアピールする方法はこちらの記事を参考にしてください。
責任感の自己PRは要注意! 失敗例と絶対響く6例文で徹底差別化

事務職に求められる能力を培うためにはどうしたら良いでしょうか?

上原 正光

プロフィール

日々の生活の中での適切な対応を心がけよう

事務職には実にさまざまな能力が必要ですが、これらの能力がはじめから備わっている人は少ないでしょう。

仕事をきちんと仕上げることを目指しながらも、万一うまくいかなかったときには、二度と同じ間違いはしないという強い意志を持って一つずつ改善していくことが大切です。間違えたときは謙虚に対応する姿勢も求められます。

そして、間違いは誰にでもあることなので、落ち込みすぎないことが最も大切です。日々の生活の中でごく普通に出くわすさまざまな局面で、きちんとした対応を心がけることでこういった力は培われます。

自己PRでは強みをアピールすることが重要です。しかし、自分の強みが思い浮かばない人は、こちらの記事を参考にしてください。
強み一覧付き|自分の強みが必ず見つかる方法9選とアピール方法

自己PRで悩んだらまずは作成ツールを使ってみよう!

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自己PRでアピール可能! 事務職で活用できるスキルや資格

事務職で活用できるスキルや資格

  • PCスキル
  • MOS
  • 簿記
  • TOEIC
  • 秘書技能検定
  • ファイナンシャルプランナー
  • ネットワークスペシャリスト
  • ITパスポート
  • 基本情報技術者
  • 応用情報技術者


事務職で働くうえで役に立つ資格はたくさんあります。また、資格取得のために努力したこと自体がアピールポイントにもなります。そのため、保有している資格を漏れなく記載しましょう。

今回は数ある資格の中でも、事務職の自己PRで特にアピールできるスキルや資格を10個挙げて、詳しく解説していきます。

こちらの記事では事務職に限らず、これからの時代に役立つ資格をまとめています。幅広い業界・職種で役立つ資格もまとめているので参考にしてみてください。

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これからの時代に役立つ資格23選! プロが注目する資格や選び方も

①PCスキル

事務職でよくおこなわれる書類作成やデータ入力、メール対応は全てパソコンでおこなわれます。そのため、基本的なWord・Excel操作は必須です。

経理・人事・総務なども取り扱う場合は、なじみのないソフトを使用することもあります。そのため、どんなソフトも抵抗なく使いこなせるPCスキルがあれば、事務職に必要な人材として重宝されます

PCスキルに自信がありません……。社会人になるまでに最低限どの程度はできるようになっておくべきでしょうか?

社会人になるまでに両手打ちはできるようになろう

学生によっては、パソコンを触る機会が少なくスキルに自信がない人も多いですよね。そのような学生は、手元を見てでも両手打ちができるように練習をしてみてください。

両手打ちができるようになれば、専用ソフトやExcelなどの使用方法は教えてもらえることがほとんどです。

仕事に大きな支障が出ないように、問題なく両手で文字入力ができるように対策をしてください。

②MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

MOSは、IT系スキルの中でも比較的取得しやすい資格で、WordやExcelなどのオフィスソフトの利用スキルを一定基準満たしていることを表します

スペシャリスト(一般)とエキスパート(上級)レベルがあり、それぞれの合格率は、スペシャリストが80%、エキスパートが60%程度です。

MOSは、知名度が高く国際的な資格です。パソコンスキルを客観的に証明できるMOSは、事務職において必須スキルともいえます。

MOSの基礎知識

主催団体:オデッセイコミュニケーションズ
資格種類:民間資格
試験形式:選択式
試験日:全国一斉試験は月1回、随時試験は試験会場ごとに毎日開催
受検費:項目ごとに設定(「Word 365&2019」の場合は10,780円)
目安勉強時間:約40~80時間
合格率:70%前後

③簿記

簿記は、会社の経営状態や財務状況に関するお金の流れを一定のルールに従って帳簿に記録する技術の資格です

簿記の種類は、日商簿記、主に経理専門学校学生が対象の全経簿記、主に全国の商業高校学生が対象の全商簿記の3種類。それぞれの難易度によって級が定められます。

日商簿記では、原価計算初級・簿記初級・3級・2級・1級の5種類があり、実務で通用するのは3級以上だといわれています。

日商簿記の基礎知識

主催団体:日本商工会議所
資格種類:民間資格
試験形式:記述式、CBT式
試験日:年3回
受検費:4,720円(2級の場合)
目安勉強時間:350時間~(2級の場合)
合格率:25%前後(2級の場合)

④TOEIC

TOEICは、一般社団法人国際ビジネスコミュニケーション協会が運営する、英語のコミュニケーション能力を評価する世界基準の試験です

英語スキルを判断・証明する基準となり、外資系企業であれば700点以上、履歴書に記載するのであれば600点以上が目安です。特に海外とのやり取りが多い貿易事務などでは非常に有利な資格になります。

TOEICの基礎知識

主催団体:一般財団法人国際ビジネスコミュニケーション協会
資格種類:民間資格
試験形式:マークシート式
試験日:月1回
受検費:7,810円
目安勉強時間:約300~400時間
600点以上の割合:50%前後

TOEICの就活への影響や得点の目安はこちらの記事で詳しく解説しています。
TOEICのスコアは就職活動に影響大! 目安の点数を大公開

⑤秘書技能検定

秘書技能検定は、実務技能検定協会が運営する、秘書業務に関する知識やスキルを証明する資格です。

資格試験の内容は、文書作成・スケジュール管理などのサポート業務に関する項目があります。そのため、事務職を目指す人には非常に有効な資格です。

3級・2級・準1級・1級の4種類があり、社会人として評価される目安は2級以上といわれています。

秘書検定の基礎知識

主催団体:実務技能検定協会
資格種類:民間資格
試験形式:マークシート式・記述式
試験日:3級・2級:年3回、準1級・1級:年2回
受検費:2級:4,900円、3級:3,600円、準1級:6,500円、1級:7,800円
目安勉強時間:約30時間前後
合格率:3級約71%、2級約55%、準1級約39%、1級約26%

秘書検定の詳細や就活への活かし方はこちらの記事で詳しく解説しています。
秘書検定は就職に活かせる! 取得メリットやアピール方法を徹底解説

秘書検定を取得している人は以下の記事を参考にしてみてください。履歴書への正しい書き方とアピール方法を解説しています。
秘書検定は何級から履歴書に書ける? 正しい書き方とアピールのコツ

⑥ファイナンシャルプランナー

ファイナンシャルプランナー(FP)は、人生のライフイベントに必要なお金の計画を立てることを目的に、プランニングをする資格です

事務職の中には、経理などお金を取り扱う業務もあるため、ファイナンシャルプランナーの資格を保有していることは大きな強みになります。3級・2級・1級の3種類がありますが、事務職として役立てるなら3級で充分といわれています。

FP技能検定の基礎知識

主催団体:日本FP協会もしくは一般社団法人金融財政事情研究会
資格種類:国家資格
試験形式:記述式、マークシート式(2級の場合)
試験日:年3回
受検費:8,700円(2級の場合)
目安勉強時間:約150~300時間(2級の場合)
合格率:25~35%前後(2級の場合)

⑦ネットワークスペシャリスト

ネットワークスペシャリストは、インフラ系エンジニアなどが保有するのも難しいと言われる資格です。

ネットワークスペシャリストを保有すると、情報システム基盤の企画や保守などの知識を得ることができます

ハイレベルな資格ではありますが、保有していると重宝されること間違いなしです。

ネットワークスペシャリストの基礎知識

主催団体:情報処理推進機構
資格種類:国家資格
試験形式:マークシート式・記述式
試験日:年1回
受検費:7,500円
目安勉強時間:約100時間
合格率:50%前後

⑧ITパスポート

ITパスポートは、ITに関する基礎知識を証明する国家資格です。12種類ある情報処理技術者試験の中では入門レベルの資格。

インターネットがあらゆる分野で浸透している現代において、ITに関する知識はどの業界でも必要になります

そのため、ITパスポートなどのITに関する資格は、エンジニア職だけでなく、事務職や営業職でも強みになる資格といえます。

ITパスポートの基礎知識

主催団体:IPA独立行政法人 情報処理推進機構
資格種類:国家資格
試験形式:マークシート式
試験日:年2回
受検費:7,500円
目安勉強時間:約100時間
合格率:50%前後

⑨基本情報技術者

基本情報技術者は、ITパスポートより一段階レベルの高いIT技術者向けの資格です。さまざまなソフトを使用する可能性のある事務職では、自己アピールにつながる有効な資格になるといえます。

データ管理や処理において、作業の効率化をはかる技術を取得している証明になるため、より高いレベルの仕事を任せられるという評価にもつながります。

基本情報技術者の基礎知識

主催団体:情報処理推進機構
資格種類:国家資格
試験形式:マークシート式
試験日:年2回
受検費:7,500円
目安勉強時間:約150~300時間
合格率:22~27%前後

⑩応用情報技術者

応用情報技術者は、IT業界の中でもレベルアップをしたい人が取得する資格です。他にもIT系の資格はありますが、その中でもレベルが高いのが特徴です。

この資格を保有していると、ITスキルが高いと評価され、信頼を得ることができます。また、評価が上がり、仕事のスキルアップも目指せるかもしれません。

応用情報技術者の基礎知識

主催団体:情報処理推進機構
資格種類:国家資格
試験形式:記述式、マークシート式
試験日:年2回
受検費:7,500円
目安勉強時間:約150~300時間
合格率:20%前後

他にも、就活時に取得しておくと有利になる資格があります。詳しく知りたい人は、こちらの記事もあわせて確認してください。
就職に有利な資格33選|業界・状況別であなたに合った資格を解説

事務職を目指すならどの資格が重要ですか?

上原 正光

プロフィール

自分の得意分野と目指す職種が交わる分野の資格

一口に事務職といっても、さまざまな仕事があります。そのため、どの資格を取ればすべての職種に有利で万全だと言うことはできません。

自分の得意分野と、目指す職種の交わる分野の資格を探してみることをおすすめします。ただし、資格がすべてではありません。特に求められていない場合には、資格がなくても問題ありません。あなた自身を素敵に磨く努力をしてみてください。あなたらしさが最大の魅力になります。

事務職の自己PRで重要な4つの要素

事務職の自己PRで重要な4つの要素

差別化が難しいとされる事務職の自己PRですが、以下の4つの要素を盛り込めば他の応募者と差をつけることができるはず。

自分の強みをしっかり伝えるためにも、4つの重要な要素に基づいた自己PRを用意しましょう。

①事務職に求められる自分の強みを明確にする

社風や募集している事務職の具体的な仕事内容を把握したうえで、事務職員として活かせる自分の長所や能力を明確にすることが重要です。

資格やこれまでの経験、身につけたスキルが大きな強みになることもあります。ここは誰にも負けないという自分の強みを一つ明確に伝えましょう。

「自己PRできるような強みがない」と悩んでいる人は、こちらの記事がおすすめです。
自己PRがない人必見! 就活必勝の題材の見つけ方を例文付きで解説

②強みを裏付ける具体的なエピソードを盛り込む

自分自身で分析している強みには根拠が必要です。具体的な数字や成果を盛り込むと、具体性が増します

周囲から評価された点などの客観的事実も、強みを裏付ける有効なポイントになります。これまでの経験を踏まえたうえで見出した強みを具体的に伝えることで、個性のある自己PRにつながるのです。

大場 美由紀

プロフィール

事務職の自己PRで有効なのは、サークルやゼミでのメンバー同士の調整役をおこなった経験などが考えられます。

メンバーのスケジュールや、意見の橋渡しなどの調整をおこなうことで、スムーズに物事が運んだ経験があればエピソードとして使えそうですね。

③事務職として強みをどう活かすかをアピールする

どれだけ有能でたくさんの資格を持っていても、それを活かせなければ意味がありません。企業は取得した資格やスキルをしっかりと活かすことができる人材を求めています

どのように自分の強みを活かして企業に貢献するか、明確なビジョンを伝えることは、入社後に働くイメージを想像させるのに非常に有効です。

④事務職に活かせる資格を記載する

強みやエピソードを裏付ける役割を持っているのが資格です。一見関係なさそうな資格が思わぬ形で強みになることもあるため、あらゆる視点を持って資格を記載しましょう

また資格取得に向けて学習し、努力したこと自体が自己PRにもつながります。そのため、試験勉強に関するエピソードを考えておきましょう。

アドバイザーコメント

コミュニケーション経験が差別化のポイントになる

事務職は、他の社員の仕事をサポートする業務です。また、電話やメールを通じて、社員だけでなく顧客との接点が多くあります。

そのため、人とのコミュニケーションが良好に取れること。人の話をよく聞けて間違いなく理解できること。対人好感度が高いこと。他人の役に立つことに価値観を持っていることなどが重要な要素だといえます。

また、他人と一緒にいると周囲を楽しく明るくすることができたり、場を盛り上げたりすることができると好印象をもたれやすいです。

仕事をミスなく仕上げる能力のアピールも有効

自己中心的でなく、他人との協調性は大きな要素となります。そして堅実な面も重要な要素です。いい加減で責任感に乏しかったり、すぐに途中で飽きてしまって投げ出してしまったりしては困ります。

仕事をミスなくテキパキと仕上げていく能力は必要になるでしょう。この両面をエピソードを通じてアピールできると周囲と差別化できます。長く続けている学び、習い事、スポーツ、趣味、アルバイトなどの経験も周囲と差別化できるポイントとなるでしょう。

事務職の自己PR作成5ステップ

事務職の自己PR作成5ステップ

  • 事務職を志望する理由となる経験を書き出す
  • 応募先企業に適した経験をピックアップする
  • 事務職で活かせる強みを見つける
  • 経験から得た強みを企業でどう活かすか具体的に書き出す
  • 強みを活かした事務職でのキャリアプランを明確化する

事務職の自己PRで重要なことは、企業の求める人材にマッチした強みを一つに絞ることです。

たくさんの強みを羅列するよりも、ここだけは自信を持てるという部分を掘り下げて伝えることで、他の応募者に紛れない自己PRになります。

自分の強みが、企業の求める人材にマッチするかも重要なポイントです。正しく強みを絞る方法を含め、他の応募者と差別化できる自己PR作成5ステップを詳しく解説します。

①事務職を志望する理由となる経験を書き出す

数ある職種の中から事務職を志望するきっかけとなった出来事や理由、経験などを書き出しましょう。

医療事務や貿易事務など、一般的な事務職とは異なる分野を希望する場合は、なぜその業界で事務職を志望したのか明確にすると、ヒントを見つけやすくなります

②応募先企業に適した経験をピックアップする

事務職を志望する理由となる経験の中から、応募先企業に適した経験をピックアップします。

企業は長く活躍してくれる人物を求めているため、経験やスキルだけでなく人柄や価値観が合っているかも重要視します

企業に適した強みを見つけるためにも、企業や仕事内容について事前にしっかりと把握して、自分の経験と照らし合わせることが大切です。

アドバイザーコメント

幅広いやり方で業界・企業研究を深めよう

まず基本的な業界研究や企業研究はしっかりおこないましょう。会社のHPや会社説明会、OB・OG訪問などによって企業に関する情報を得ます。事務職だから業界や企業によってそれほど仕事内容は変わらないと、安易に考えてはいけません。

BtoBの会社なのかBtoCの会社なのか、また会社の規模によっても、携わる業務の範囲が違ってきます。また、何を扱っている会社で、どんなことで利益をあげているのかもしっかり調べてください。

業界や企業によって仕事のスキルや求められる人材は変わってくる

たとえば、建設会社の事務と化粧品会社の事務では、自ずと取り扱うものや関連会社、顧客の対象は違ってきます。仕事のスキル以外に、求める人材も違ってきます。

あらゆる角度からの研究をしてほしいところです。会社の理念への共感や事業への愛着、貢献意欲は、まず企業研究によって積み上げていくのが大切です。
そのうえで、志望する事務職の具体的な仕事の範囲の情報を、OB・OGやリクルーターから入手したり、同業他社の情報から推測したり比較したりしてみてください。

③事務職で活かせる強みを見つける

応募先企業の事務職を志望するきっかけとなった理由や経験の中から、自分の強みを見つけて一つに絞ります。経験から見出した強みは、具体性や説得力があります。

強みの見つけ方は、応募先企業に適した経験をピックアップし、そこで感じたことや、心がけたことなどを深掘りしていきます。そこで見つけ出した価値観や考え方から、事務職で活かせる強みを見つけ出します。 

自分の強みが何なのかイメージがつかない人は、こちらの記事で強みを見つけましょう。
強み一覧付き|自分の強みが必ず見つかる方法9選とアピール方法

④経験から得た強みを企業でどう活かすか具体的に書き出す

強みは実際に活かせて初めて強みになります。自分の長所が応募企業にどのようにマッチするかを具体的に説明できることが大切です

強みを活かして活躍している姿を伝えることは、入社後に働くイメージをしてもらいやすくなり、採用するメリットを与えることにもつながります。

⑤強みを活かした事務職でのキャリアプランを明確化する

企業にとっても学生にとっても、会社と応募者のミスマッチを防ぐために、キャリアプランを明確にすることが重要です。

なぜなら、キャリアプランを実現できる企業でないと、就職後に後悔してしまう可能性があるからです。企業にとっても、求める人材像かどうかの判断基準になるため、就活時にキャリアプランを明確にしておくことをおすすめします。

キャリアプランが浮かばない人は、こちらの記事を参考にして長期的なキャリアを考えてみましょう。
キャリア形成とは? 4ステップでこの時代を生き抜く方法を考えよう

キャリアプランは面接の頻出質問でもあります。こちらの記事を参考にして、キャリアプランを聞かれても答えられるようにしておきましょう。
例文14選|面接で聞かれるキャリアプランを効果的に伝えるコツ4選

アドバイザーコメント

スキルの活かし方を理解してキャリアプランを描こう

学生の中には事務職の将来性がイメージできず、キャリアプランが想像できないと悩んでいる人もいるのではないでしょうか。たしかに、事務職は同じパソコン作業を繰り返すイメージで、キャリアにどのようなプラス影響があるかわかりづらいですよね。

事務職の管理職だけでなく他職種のキャリアにつながる可能性もある

このように悩んでいる学生は、事務職で得られるスキルがどのように役立つのかを想像すると、キャリアプランをイメージしやすくなりますよ。事務職で経験できることは、事務職の管理職として活躍できるだけでなく、他の職種でも活かすことができるのです。

たとえば、営業アシスタントとして営業のサポートをしている人は、クライアントや営業の立場になって考えるスキルが身につきます。このスキルは、マーケティングでも必要とされており、一見すると関係のない仕事でも役立てることができるのです。

このように事務職を通じて得られることに着目すると、今後に活かせるさまざまなキャリアを考えることができます。キャリアプランに悩む学生は、得られるスキル・求められるスキルに着目して考えましょう。

強み別! 事務職の自己PR例文17選

事務職の自己PRについて、それぞれの強みごとに例文を紹介します。強みを裏付ける具体的なエピソードももちろん大切ですが、強みそのものの表現方法を工夫すると個性のある自己PRにつながります。

企業が求めるスキルや強みを把握したうえで、自己PRを作成しましょう。

例文①計画力

計画力の例文

私の強みは、何事も計画性を持って行動し、その計画を最後まで確実に遂行して目標を達成することです。私は小学生の家庭教師のアルバイトをしていた経験があります。主に中学受験をする高学年の生徒を受け持ち、中学受験に向けてのサポートをしてきました。

出題範囲が広く、受験というプレッシャーもあったことから、初めはとても大変でした。しかし、必ず合格するという目標を生徒と共に掲げ、細かくカリキュラムを作成し、計画性を持って指導に当たることを心がけました。その結果出題範囲を網羅する効率的な学習と十分な復習期間を設けることができました。

そして、最終的には受け持った生徒全員が志望校に合格することができました。上記の経験のような計画性を活かし、一つひとつの業務を目標を持って計画的に遂行し、御社をサポートする存在として貢献したいと考えております。

計画力という言葉だけでは抽象的なので、自分の計画によって得られた成果を具体的に伝えることが大切です。また、慎重すぎて瞬発性に欠ける、融通が効きにくいといったマイナスイメージを持たれないよう注意しましょう。

大場 美由紀

プロフィール

計画性を発揮した経験が示されているのは良いと思います。「初めは大変でした」とありますが、どう大変だったのかを明らかにすると、いかに計画性をもって取り組むことが有効だったのかが伝わりやすくなりますよ。

例文②責任感

責任感の例文

私の強みは、リーダーシップを発揮できることです。高校の部活動で部長を経験した際、あらゆる困難を経験する中でリーダーシップを養うことができました。私が所属していたバレーボール部は、1年生から3年生までの人数が非常に多く、連携が取れていないことや、学年を超えての意思疎通がはかれていないことが問題でした。

そこで、顧問の先生に掛け合い、各学年にリーダーを定めることにしました。リーダーを中心にまずは学年ごとの統制をとり、そこから私が全体を取りまとめる形を定着させました。結果、部全体の連携がスムーズに取れるようになったと同時に、学年ごとに感じている不満や疑問を定期的に抽出することで、部全体のチームワークが非常に良くなり、県大会で優勝することができました。

この経験から培ったリーダーシップを活かし、事務職というサポートの面から、各部署の連携が取りやすい職場環境を保つ役割として御社に貢献していきたいと考えております。

仕事をするうえで一定の責任は当たり前に求められます。与えられた仕事を最後まで頑張ったというような当然の内容にならないよう注意しましょう。責任感をアピールするには、何らかのトラブルや困難を乗り越えたエピソードを盛り込むと有効です。

また、責任感の強さにフォーカスしすぎて、「完璧主義者で周囲の意見を受け入れない人」といったマイナスイメージを持たれ無いよう注意が必要です。そのため、周囲とのコミュニケーションや報告・連絡を大切にしていることなどを併せて伝えるようにしましょう。 

上原 正光

プロフィール

組織の体系を形作ることで、組織運営ができるようになったことがよくわかります。抽出した部員の意見をどのように扱うことで、チームワークが改善したのでしょうか。具体的に示すとよりわかりやすくなります。

例文③協調性

協調性の例文

私の強みは、広い視野を持って周囲を観察し、一人ひとりの意見をまとめることができる協調性です。私は大学時代、文化祭の実行委員を務めました。文化祭のテーマや内容をめぐって意見が分かれ、まとめるのが大変な経験をしました。

「それぞれのサークルの個性を出して、他の学校では味わえないような文化祭にしたい」という人や、「個性はそこそこにして、とにかく文化祭を盛り上げることに専念したい」という人に分かれました。

私は、それぞれの意見や思いを聞き、「来場した人に喜んでもらいたい」という共通の想いがあることに気が付きました。そこで、「文化祭を盛り上げるために、個性もしっかり出す。どちらも妥協はしない」という意見を出しました。すると全員が納得し、スムーズに進めることができました。

この経験を活かし、御社では各部署の架け橋として社内全体の意見を調整し、全員が納得して業務に取り組める環境づくりに貢献していきたいと考えております。

協調性と聞くと、周りの意見を聞くことができる、他人に合わせることができるというイメージがあるかもしれません。しかし、企業は立場の異なる人と協力しながら、異なる意見を調整し、成果につなげることができる力を求めます

周りに流されたり、自分の意見をアピールできないといったマイナスイメージを持たれないよう、自分の信念を持ったうえで、周りの意見を調整できる力があることをアピールしましょう。

過去のエピソードが詳しく書かれていて、協調性があることが伝わる例文ですね。さらに強みをアピールできるよう「どのように説得したのか」などを具体的に伝えると、具体的な姿がイメージできて、より協調性をアピールできますよ。

例文④スピード力と正確性

スピード力と正確性の例文

私の強みは、効率的かつ正確にものごとを遂行するための工夫を怠らないことです。

私は大学で情報システム科に所属しており、週に一つプログラミングの課題が出されていました。始めは提出期限に間に合わせることに必死で、それぞれの工程での確認不足からミスが発生し、提出期限ギリギリになることもありました。ミスが発生すると、その問題点を探す作業、ミスを修正する作業が加わり、結果的に非常に非効率的であることに気づきました。

それからは、いかにミスなく効率的に課題に取り組めるか研究しました。まずはそれぞれのプログラミングでどのような工程が必要なのか、その工程にはどれほどの時間を要するのか予め計算し、その時間内は一つのプロセスに集中することを心がけました。そして一つひとつのプロセスにおける確認作業を怠らないことを意識しました。

予め全体の予定を立てておくことで、焦らず確実に作業に取り組むことができ、結果、提出期限内にミスなく提出できるようになりました。私は、大学時代に培った情報技術と、効率的かつ正確な仕事で、御社に貢献したいと考えております。

仕事をするうえで正確性は当然求められることです。一方で人間はミスをする生き物だということも認識し、正確性を保つためにどんなことを意識しているかなどに重点をおいてアピールしましょう。

その際、いかに効率的にスピーディに業務を遂行できるかも重要視されます。そのため、日々多くの文書やデータを取り扱う事務職にとって、スピード力と正確性をセットで自己PRできることは非常に有効といえます。

大場 美由紀

プロフィール

強みをアピールする良いエピソードですね。提出期限内にミスなく提出できるようにするために、よく考え実行に移したことで問題解決できたことが、説得力を持って伝えられていて、共感できる内容となっています。

例文⑤問題解決能力

問題解決能力の例文

私は、あらゆる状況に応じて適切な手段を判断し、問題を解決できることが強みです。大学時代に大型量販店でお客様対応のアルバイトをしていた経験があります。商品の種類だけお客様の要望も異なり、毎日たくさんのお客様対応をしていました。

その中で、お客様は自分の求める商品がどこにあるかわからないという問題点が非常に多いことに気づきました。そこで、店長に掛け合い、店の導線をわかりやすく記したマップや案内を店内に設置することにしました。その結果、商品を探すお客様が減り、その分商品そのものの説明を詳しくできる環境が整い、月の売り上げが10%向上する実績にもつながりました。

この経験から培った問題解決能力を活かし、常に状況に応じた最適解を判断し、効率的に業務遂行できる職場環境を提供できる事務職員になりたいと考えております。

問題解決能力は、トラブルが起こった際にも臨機応変に対応できる力です。そのため、問題解決能力を持っている人は、企業に重宝される人材です。

一方で、一定の決められた業務をこなさなければならない事務職員として問題解決能力をアピールする場合は、日々のルーティーンワークを確実に遂行する中で活かせる能力(顧客の要望に合わせた対応など)に焦点を当ててアピールするといいでしょう

上原 正光

プロフィール

家電量販店での体験で、問題を解決し実績につなげられたことがよくわかります。「あらゆる状況に応じて」というからには、質問された際にさまざまな事例を挙げられるように準備しておきましょう。もしくは控えめな表現に変えておくことをおすすめします。

問題解決能力をアピールするコツは以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
自己PR例文付き|問題解決能力を鍛えるコツと就活でのアピール方法

例文⑥調整力

調整力の例文

私の強みは、異なる意見が発生した場合、双方が納得のいく方向へ導く調整力があることです。高校の野球部に所属していた際、チームの勝率が下がり、練習方法に関する意見の食い違いが出て、チームワークが乱れた時期がありました。

私は、まずチームとしての目標を立て直すことが大切だと考え、チームメイト一人ひとりの考えや思いを出し合う場を設けました。改めて冷静に話し合う中で、県大会で優勝したいという共通の目標と、その目標を達成するには、チーム全体の守備力を強めていくことが大切という課題を導き出すことができました。

その結果、同じ目標に向かって練習に取り組むことでチームのモチベーションも復活し、県大会で優勝することができました。私は、さまざまな部署とかかわる事務職員として、当時培った調整力を活かし、社内の架け橋になれるよう貢献していきたいと考えています。

調整力は立場の異なるあらゆる人と調整して合意形成する力であり、ビジネスで重要なスキルです。特に、社内外の人と連携を取りながら業務を遂行する事務職にとって、調整力は非常に大切になります。

一方で、波風を立てないような受動的な調整力ではなく、率先して行動することで問題解決へと導ける、主体的な調整力を求めています。何のために調整するのか、どのようにして異なる立場の人たちを納得させるかを具体的にアピールすることが大切です。

より調整力をアピールするために、どのような意見が具体的に出たのかを伝えることがおすすめです。この例文には「何をどのように調整したのか」が書かれていません。そのため、面接官によっては調整力があることをイメージできない可能性もあります。

例文⑦スケジュール管理能力

スケジュール管理能力の例文

私の強みは、スケジュール管理能力です。学生時代、ゼミのグループワークで30分間のプレゼンを競うコンテストに出場するという機会がありました。
伝えたい内容をパワーポイントで作成し、自分たちでパソコンを操作しながらプロジェクターに映し出してプレゼンをします。プレゼンは30分を過ぎると自動的に終了してしまいます。

練習ではパソコンがうまく反応しなかったり、口頭での説明に詰まったりと、なかなか30分以内に収めることができませんでした。そこで、プレゼン内容を4つに分け、一つのパートにつき7分以内で完結できるよう集中的に訓練しました。その結果、無事30分以内にプレゼンを終了させることができ、コンテストに入賞することができました。

私はこの経験から、決められた時間・期限までに目標を達成するためには、トラブル発生時の準備力、時間管理能力の大切さを学びました。この経験で培ったスケジュール管理能力を活かし、確実に期限を厳守して効率的に業務を遂行することで、御社に貢献したいと考えております。

スケジュール管理能力とは、決められた期限までに目標を達成するため、スケジュールや工程を管理し、遂行する力をいいます。つまり、計画性と時間管理能力を必要とします。

これら一つでも欠けると、トラブルが発生した際に期限までに目標を達成することができません。そのため、臨機応変に対応する力にも注目して自己アピールを作成しましょう

上原 正光

プロフィール

強みとしてスケジュール管理能力をアピールしているのは良いです。ただ、時間内におさめるための時間管理と、期限までに達成するためのスケジュール管理を同義で捉えている点を再考すると、よりすっきりとまとめられるでしょう。

例文⑧向上心

向上心の例文

私の強みは、現状に満足せず、さらに上を目指して努力する向上心です。学生時代、2年間アパレルの販売でアルバイトをしていた経験があります。その際、毎月の売上目標額が定められていました。

正社員とアルバイトでは目標額が異なり、私はアルバイトの目標額は達成していました。しかし、社員の方と同じ環境で働きたいという強い思いがあり、自分自身で社員の方と同じ目標額を掲げていました。始めの1年はなかなか達成できませんでしたが、短い勤務時間で社員の方に近づけるよう、徹底的に接客に力を入れました。

その結果、2年目にはほぼ毎月、社員と同じ売上目標を達成することができました。この向上心を活かし、社員が働きやすい環境作りを率先しておこなえる事務職員として、御社に貢献したいと考えております。

向上心とは現状に満足せず、より高いものを目指して努力する心です。向上心を自己アピールとして伝えるには、「がむしゃらに頑張った」という曖昧な表現ではなく、明確な目標とその結果を、客観的な情報に基づいて具体的に伝えることが大切です。

上原 正光

プロフィール

「社員が働きやすい環境作りをおこなう」とは、具体的にどのようなことをやりたいのでしょうか。ここを示せると、目指す仕事像がより明確になり、あなたが考えていることがわかりやすくなります。その仕事像と向上心がどうつながるのか知りたいところです。

例文⑨感情マネジメント力

感情マネジメント力の例文

私の強みは、どんな状況下でも感情を乱さず、冷静に対応策を考え行動できることです。大学3年生のときのゼミのプレゼンで、提出当日に一部のデータが消えてしまうというハプニングが起こりました。

他のチームメイトは動揺し、「プレゼンは不可能だ」と諦めていましたが、チームリーダーをしていた私は、打開策があるはずだと考えました。教授に1日だけ待ってもらうよう相談すると、理解を得ることができました。その結果、知り合いのエンジニアに協力してもらい、削除された原因を見つけ出して無事データを復元することができたのです。

データが消えたと報告を受けた時は非常に焦りましたが、他のチームメイトの動揺を少しでも緩和するため、冷静に対処することを心がけました。御社でも、常に冷静に業務を遂行できるよう貢献していきたいと考えています。

事務職は、自分の仕事をしている最中に、急に仕事を頼まれることがあります。また、事務員は常にオフィスで勤務するため、社内全体の空気を作ると言っても過言ではありません。どんな状況下でも一定の感情を保つことができる人は、企業にとっても貴重な人材になります

多くの人が感情が揺れてしまう状況でも、前向きに行動できることが伝わりますね。さらに入社後に活躍できることをアピールするためには、仕事でどのようなシーンで冷静に業務を遂行するのかを具体的に書くと良いですよ。

例文⑩コミュニケーション能力

コミュニケーション能力の例文

私の強みはコミュニケーション能力の高さです。大学1年生から、飲食店で接客の仕事をしていました。アルバイトをする中で、お客様をお待たせしたり、注文の品をお届けするのに時間がかかったりして、お客様からクレームを受けることもありました。

その際、まずはお客様の立場に立って謝罪し、迅速に対応することを心がけました。お待たせしてしまったお客様がお帰りの際も改めてお声がけし、気持ちよくお帰りになられるような接客をしました。その結果、お客様に名前を覚えてもらうことができ、「◯◯さんがいるから来たよ」という言葉をもらえるようにもなりました。

このような経験から、コミュニケーション能力を活かし、社員が気持ちよく仕事ができる職場環境作りに貢献したいと考えております。

事務職は同じ部署だけでなく他部署とも連携をとる必要があるため、コミュニケーション能力は非常に強みになります。コミュニケーション力といっても、活かし方はさまざま。そのため、具体的なエピソードや他者からの言葉など、客観的要素も踏まえてアピールしましょう

大場 美由紀

プロフィール

この例文は、コミュニケーション能力の高さを強みとするのは良いのですが、むしろ「相手の立場に立って考え行動する」という強みのエピソードとも考えられます。何が強みでそれが発揮されたエピソードとなっているか再考してみましょう。

例文⑪行動力

行動力の例文

私の強みは、自ら目標を掲げて努力する行動力の高さです。学生時代は、ITに強い人間になりたいとの思いから、IT関連の資格取得に尽力しました。

ITパスポートの資格取得を皮切りに徐々に難易度をあげていき、エンジニア向けの応用情報技術者の資格を取得することができました。試験勉強が大変だと感じることもありましたが、一歩先の仕事を任せてもらえる人材になりたいとの思いから努力しました。

このように、やりたいことに突き進む行動力を活かし、積極的に仕事に取り組みたいと考えています。

企業が評価する行動力とは、自ら目標を持って積極的に動ける能力です。目的がなく、なんとなく行動するのは、行動力がある人とは言えません。自分が立てた目標達成に向け、人一倍努力する前向きな姿勢がアピールできるようなエピソードを伝えましょう

上原 正光

プロフィール

資格取得を目標に頑張ることはすばらしいことです。ITに強い人間になって何を目指したいのでしょうか。何をしたいのでしょうか。自分のありたい姿を言語化してみてください。

行動力をアピールするコツは以下の記事でも解説しています。こちらも併せてチェックしてみてくださいね。
例文30選! 行動力の自己PRは6つのパターンで勝負しよう

例文⑫ホスピタリティ

ホスピタリティの例文

私は相手の立場を考え、相手にとって最善の方法を選択して行動することが得意です。大学1年生の頃から、地域密着型のカフェで接客の仕事をしています。そのカフェでは、店長を始め、スタッフがお客さまを第一に考える方ばかりです。

困っている高齢の方がいれば店の営業終了後に自宅に手伝いに行ったり、両親が出かけているため留守番をしなければならない小学生の面倒を、お店で見たりしていました。

私はこの経験から、人と人との温かいつながりを目の当たりにし、相手を思う行動が周りの人間をも幸せな気持ちにさせることを知りました。この経験で学んだことを活かし、御社ではホスピタリティを持ち、相手の立場を考えた仕事ができる人材として貢献したいと考えています。

ホスピタリティとは、思いやりや心からのおもてなしができる心です。対価を求めず、想定を超えるほど最高のサービスを提供できるホスピタリティがある人材は貴重な存在です。まずは基本的なマナーや社会人としての基礎力がある前提で、ホスピタリティをアピールできると良いでしょう

この例文は自分がどのようなホスピタリティを提供したのかが書かれていません。ホスピタリティがあることをアピールするために、自分のエピソードを具体的に伝えましょう。

「思いやり」を自己PRでアピールしたい人は以下の記事をチェックしてください。効果が上がる言い換えを例文つきでまとめています。
自己PRで「思いやり」はアリ? 効果アップの言い換えと例文5選

例文⑬事務スキル

事務スキルの例文

私は、アルバイトで事務職の仕事をしていた経験があります。電話対応や来客対応を始め、Wordを利用した資料作成や、Excelを活用した勤務表の作成などをおこないました。

業務を更に円滑に進めていくために、自身でマイクロソフトオフィススペシャリストの勉強し、資格を取得することができました。この経験とスキルを活かしながら、積極的に新しい仕事にも挑戦していき、1日も早く御社の即戦力として貢献していきたいと考えております。

新卒の就活生が企業の即戦力になるためには、まず企業の求める人材やスキルを確実に把握しておくことが重要です。企業の求める人材像に見合ったスキルと新しい環境への適応能力をアピールできれば、他の応募者と差別化できる自己PRができるはずです。

大場 美由紀

プロフィール

物事に意欲的に取り組む姿勢が伝わり、良い例文です。資格を取得したことで、アルバイトの事務職の中でどのように効力を発揮しているのかも具体的に示せると、身に付けたスキルとしての説得力が増すでしょう。

例文⑭主体性

主体性の例文

私は、やるべきことを効率的に遂行する方法を考え、成果につなげる主体性が強みです。塾でアルバイトをした際、生徒の成績を管理するという業務がありました。

各学年ごとのファイルに生徒一人ひとりの個人票が挟まっており、試験のたびに手書きで点数を書き込んでいました。私はパソコンが得意なので、成績管理をデータ化することを提案しました。塾長は日頃の業務が忙しく、成績表の管理に困っていたそうです。私はさっそく成績データの管理画面を立ち上げ、入力マニュアルを作成しました。

マニュアルを作成した結果、他のスタッフもスムーズかつ、効率的に成績管理ができるようになりました。また、他の業務も少しずつデジタル化に移行することに成功しました。私は自身のPCスキルと、自ら考え行動する主体性を活かし、御社でも貢献していきたいと考えております。

主体性とは、問題解決や現状をより良くするために自らで考え、判断し、責任を持って行動する能力のことです。ものごとの本質に目を向けて行動できる主体性と、与えられた仕事を積極的におこなう自主性を区別してアピールしましょう。

主体性に関するエピソードを伝える際は、周囲の理解や協力を得て行動したことを伝えるのがおすすめ。自己中心的で、周りに意見を押し付けるような協調性に欠ける人だと誤解されないよう注意が必要です

上原 正光

プロフィール

自分のスキルを使い、主体的に現状の改善を進めることができるのは素晴らしいことです。入社後には具体的にどのようなことに取り組んでみたいのかをわかる範囲で示せると、より明確にあなた自身を理解してもらえそうです。

例文⑮努力家

努力家の例文

私は、目標に向かって努力し続けることができます。高校時代、甲子園出場常連校の野球部に所属していました。当然部員は野球の技術、精神面でもレベルが高く、2年生に入った当初も補欠のままでした。

私の学年は、特にレベルの高いメンバーが揃っており、選抜メンバーに選ばれるのは非常に厳しい状況でした。しかし、私はどうしても試合に出場したかったため、監督やチームメイトに自ら足りない部分を聞いたり、バッティングの様子をビデオに撮影したりと、課題の明確化に努めました。

その結果、2つの大きな課題が見つかり、部活動終了後に毎日課題に向けた練習に取り組みました。具体的な数値目標を設定し、その目標を確実に達成するまで粘り強く練習した結果、3年の夏の甲子園でレギュラーを掴み取り、ベスト4進出に貢献することができたのです。

このように、目標を叶えるために努力し続けるという経験を活かし、いかなる場面でも自ら課題を見つけて努力していきたいと考えております。

努力することは、現状に満足せず、大きな目標に向かって自ら課題を見つけて努力する姿勢です。ただ努力したというだけでは誰でもアピールできるため、他の応募者と差別化できません。

自己PRとして努力家な一面をアピールする際には、結果や数字を伴う具体的なエピソードが必要不可欠になります

努力した内容が書かれていて、努力家が伝わる例文ですね。よりアピールするためには、定量的に書くことがおすすめですよ。たとえば、メンバーの数や選抜メンバーの数がわかると、努力が必要なことがより伝わりやすくなります。

例文⑯粘り強さ

粘り強さの例文

私の強みは、最後まで諦めない粘り強さです。大学3年生の頃、ITパスポート合格に向けて勉強に取り組みましたが、1度目はかなりの点数不足で不合格でした。

解答結果を確認して苦手部分を徹底的に精査し、毎日最低2時間は試験勉強に当てて2度目の受験に臨みましたが、結果は3点及ばす不合格でした。非常に悔しい思いをしましたが、3度目の受検で必ず合格したいという強い気持ちを持ち、さらに力を入れて試験勉強に取り組みました。その結果、合格ラインを裕に超えて合格することができました。

このように、最後まで絶対に諦めない粘り強さを活かし、あらゆるオフィスソフトを効率的に活用できるよう、試行錯誤していきたいと考えております。

企業が求める粘り強さは、問題を発見した際、何度も試行錯誤して解決に向けて努力し、最後まで諦めない強さです。社会人になり、上手くいかなくても継続していくことも粘り強さにつながります。

特に事務職では、日々地道な業務をコツコツ遂行しなければならないため、粘り強さは大きな強みになります

大場 美由紀

プロフィール

粘り強さを強みとしてアピールできていますね。3度目の受検に備えてどのような工夫を加えて試験に挑んだのかを具体的に述べると、失敗経験を活かしながら最後まで諦めない粘り強さがより説得力を増すでしょう。

粘り強く頑張れた経験から諦めない力を自己PRでアピールしたい人も多い思います。以下の記事では諦めない力の自己PRについて詳しくまとめているので参考にしてみてください。
諦めない力を自己PRにするには? 注意点と差別化の秘訣を解説

例文⑰PCスキル

PCスキルの例文

私の強みはPCスキルの高さです。どんな業種においてもPCスキルが重要だと思い、マイクロソフトオフィススペシャリストの資格を取得しました。

また、1年間事務職のアルバイトをした経験もあり、Wordでの文書作成や宛名ラベルの作成や、Excelを用いた見積書作成などの業務もしています。

事務職をするにあたって必要なPCスキルは身に付けてこられたと考えております。そのため、いただいた仕事だけでなく、さらに業務改善や他の方の仕事を手伝うなど、一歩先の仕事をしたいと考えております。

デジタル・ICT化が浸透している現代で、PCスキルはどの分野でも重要なスキルです。応募先でどの程度のPCスキルを必要としているかを把握したうえで、どんなスキルをどの程度使えるのかを具体的にアピールすることが大切です

上原 正光

プロフィール

PCスキルが高いと、どんな職場でも求められる人材を目指せます。

一方で、事務職では人との関係が重要です。人の話題が出てきていないので、アルバイトの際の対人関係がどうであったのか知りたくなります。

事務職の自己PRは4要素を盛り込んで他の就活生と差をつけよう!

事務職の自己PRは、他の職種と比較して差別化が難しいと思われがちですが、求められる人材、能力、仕事内容を事前に把握し、自分自身の強みとうまく掛け合わせれば、個性のある自己PRになります。

強みや具体的エピソード、企業での活かし方、資格の4要素をうまく盛り込んだ自己PRで、他の応募者と差をつけ、自信を持って就職活動に臨んでくださいね。

アドバイザーコメント

事務職に必要なスキルにとらわれすぎず等身大の自分をアピールしよう

学生によっては、ここまでに紹介されたような事務職に求められる強みやエピソードがないと悩んでいるかもしれません。たしかに、事務職に求められることは他の職種とは異なり、学生によってはハードルが高く感じますよね。

しかし、事務職に必要なスキルを意識しすぎて自分の本来の強みをアピールできなくならないように注意が必要です。もちろん、事務職に必要な強みを持つ学生に対して企業は魅力を感じますが、本来の強みをアピールできずに選考落ちになったらどうでしょうか。後悔してもしきれないですよね。そのため、企業に合わせすぎる必要はなく、自分が持ち合わせている強みを等身大としてアピールすることが大切ですよ。

事務職で活かせる強みを見つけて面接でアピールしよう

本文で紹介されているとおり、事務職の仕事は多岐にわたるため、必ず強みを活かすことができます。自分の過去の経験を詳しく振り返って、企業へ入社した後に活かせる強みを見つけて、面接でアピールをしましょう。そうすれば、企業はきちんと評価してくれますよ。

執筆・編集 PORTキャリア編集部

明日から使える就活ノウハウ情報をテーマに、履歴書・志望動機といった書類の作成方法や面接やグループワークなどの選考対策の方法など、多様な選択肢や答えを提示することで、一人ひとりの就活生の意思決定に役立つことを目指しています。 国家資格を保有するキャリアコンサルタントや、現役キャリアアドバイザーら専門家監修のもと、最高品質の記事を配信しています。

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記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO(非営利団体)での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan(キャリアカウンセラートレーニングプログラム)を修了

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