事務職に求められる人物像を理解して自己PRにつなげよう

事務職は、多くの人になじみのある職種のため比較的倍率が高く、書類選考で差をつけることが重要です。しかし、事務職の自己PRは、他の就活生との差が付きにくいと言われています。なぜなら、事務職に求められる「正確さ」や「スピード感」など、同じような強みをアピールする就活生が多いからです。

記事では、まずは事務職の仕事内容を詳しく解説します。仕事内容をしっかり知ることで、アピールすべき強みやスキルが明確になるでしょう。その後で、事務職に求められる具体的なスキルを紹介します。

解説する内容を自己PRに反映させると、他の就活生との差別化ができるはずです。

また、記事の最後では、事務職の自己PRの例文も紹介しています。これから書類選考がある人は、ぜひ参考にしてください。

事務職の自己PR対策が重要な理由

多数の応募者の中から内定を勝ち取るには、事務職の仕事内容をしっかりと理解したうえで、自己PRの対策をすることが非常に重要になります。

なぜなら、仕事内容によって求められるスキルや強みは変わるからです。仕事内容や企業が求める人材を把握したうえで自己PRの対策をすると、採用担当者の目を惹くでしょう。

また、事務職は非常に希望者が多い職種です。倍率の高い事務職だからこそ、自己PRで差をつけることが重要です。

倍率が高く書類選考突破が難しいから

事務職は比較的プライベートを充実させやすく、未経験でも可能な場合が多いことから、非常に人気の職種です。一方で採用枠は少なく、就職先・転職先として競争率が非常に高い分野となります。

未経験でも可能という点から、「資格や専門知識がなくても採用されるのでは？」とイメージされやすいことも、応募者が集中する理由の一つかもしれません。

特に応募人数が多い事務職の書類選考では、書類を最後まで読んでもらえないこともあります。したがって、まずは採用担当者の興味関心を惹く自己PRの作成が重要です。そのためには、志望する企業に合わせた自己PR対策が必須です。

事務職の自己PRは差別化が難しいから

事務職はどの業界・企業にも存在するため、「この企業だから働きたい」という気持ちが伝わりにくいことも事実です。

事務職の特徴を一部の側面しか理解していないと、PCスキルがあることや、一人で黙々と作業ができるということ以外に、自己アピールを見つけるのは難しいかもしれません。

事務職は、応募する企業によって仕事内容が多岐にわたります。そのため、企業が求める人材を踏まえたうえで自己PR対策をおこないましょう。

あらゆる企業に存在する事務職だからこそ、その企業ならではの志望動機を考えることも重要です。志望動機の考え方はこちらの記事で解説しています。
例文20選｜事務職の志望動機を職種別・業界別に徹底解説

まずは事務職の仕事内容を押さえて自己PRに活かそう！

事務職と一口に言っても、その業務内容は各企業・部署により、まったく異なります。

仕事内容が各部署で細かく分類され、情報入力など、一定の仕事内容に絞って業務を任されるケースがあります。また、規模が小さな企業では営業・人事・経理・総務など幅広い業務を任されるケースもあります。

まずは応募する企業の事務職はどのような業務内容であるかを把握し、業務内容と照らし合わせて自己PRに活かしていくことが重要です。

各部署の業務内容の特徴や違いは、こちらの記事で詳しく解説しています。
業務内容は事業内容や職務内容とは違う？ 関係性や具体例を解説

事務職全般

オフィスワークの基本とも言われている、一般的な事務職の業務内容は以下のとおりです。

いわゆる一般事務・OA事務とも呼ばれており、日・週・月・年単位で一定の決められたルーティンワークをこなすことを求められます。それぞれの仕事について詳しく解説します。

書類作成・管理

事務職が取り扱う書類は、見積書・請求書・会議資料・議事録・顧客への案内文書・クライアントに提出する資料などさまざまです。

パソコンで作成した資料の印刷や、種類や日付などに分けてファイリングして管理する業務も含まれます。

一つひとつの資料を正確に作成したり、他の社員が資料を確認しやすいよう、丁寧に管理することが求められます。

データ入力・管理

顧客データや売上データの入力も事務職に求められる業務です。ただデータを入力するだけでなく、データを収集する作業や集めたデータを分析する業務もあります。

手書きメモや録音音声を文字に起こす仕事もデータ入力の一つです。膨大な量のデータを入力・集計・チェックする必要があることから、正確性とスピード力が求められます。

顧客対応

社内への電話や顧客からのメール対応も大切な業務の一つです。ただ担当者に取り次ぐだけでなく、必要があれば返信をすることもあります。電話ではメモの取り方を工夫するなどして、要件を正確に聞き取り、確実に引き継ぐことが求められます。

社内に来客があった場合に、応接室に通し、お茶を出すなどの来客対応が求められる場合もあります。身だしなみや立ち振る舞いに配慮するだけでなく、最低限のビジネスマナーを備えておく必要があります。

備品管理

社員が快適に業務をおこなえるように、各備品を管理するのも事務職の大切な仕事です。文房具などの在庫管理をはじめ、コピー機やパソコンなどのOA機器の管理なども担います。

会社から発送する郵便物をまとめて定期的に発送したり、会社に届いた郵便物を部署ごとに仕分けして届けたりなど、大切な書類や期限がある郵便物の取り扱いもあるため、細心の注意が必要です。

総務事務

総務事務は、企業によって仕事内容に幅がありますが、従業員が安心して仕事を遂行するための環境を整える役割があります。

施設の整備や備品管理、文書の管理などいわゆる雑用的な仕事だと思われがちですが、社内規定の策定や社員への周知、社内イベントの企画・運営、役員会や株主総会などの運営、関係各所の窓口業務などが含まれることもあり、多くの人とかかわりながら、会社全体をサポートする重要な仕事です。

企業によっては、総務が独立していないケース、人事・労務・法務業務を兼任するケースもあるので、それぞれの業務内容も理解しておくことが必要です。

人事事務・労務事務

人事事務は、社内の人材に関する幅広い領域を担当します。採用計画や部門構成などの人事企画に関する事務、社員の教育や評価に関する事務のほかにも、社員情報を管理して社員のプライバシーを取り扱うこともあります。

人事事務は人事アシスタントや労務事務と呼ばれることもあり、労務業務を兼任するケースがほとんどです。

労務事務とは、 社員の入社・退職手続きや、給与計算・社会保険などの手続き、交通費の計算など、会社の規定などに基づいて正確に業務を遂行することが求められます。

法務事務

法務事務は会社の活動にかかわる全ての法律関係を把握し、また適切に対応する仕事で、企業の業種や規模などによって異なります。

不動産関係や会社登記などの法的案件を取り扱うほか、法的トラブルや労災の際の事務手続き、コンプライアンスに関する書類の作成や公式文書の管理・更新など、幅広い法律の知識が求められる場面もあります。

営業事務

営業事務は、営業アシスタントとも呼ばれます。営業担当者のサポートをする社内業務と、顧客の対応をおこなう社外業務があります。

顧客からのメール確認や営業担当者の予定チェック、営業担当者の指示に従い見積書や請求書の作成、データ入力、製品の受発注や在庫整理などをおこないます。

営業担当者が不在の場合は、顧客からの問い合わせやクレーム対応などの社外業務も担うことから、専門知識も必要になります。

経理事務

経理事務は、その日ごとの現金・預金の動きや残高の確認をおこなう日次業務、買掛金の支払いや売掛金の回収、月次決算や給与計算をおこなう月次業務、決算業務や税務申告、年末調整をおこなう年次業務があります。

会社のお金の管理や、入出金の流れを記録する仕事のため、経理事務のミスが会社の大きな損害になる可能性があります。そのため、正確性や簿記の知識が求められる仕事です。

貿易事務

貿易事務は名前の通り貿易、つまり海外から商品を輸入する際や国内から商品を輸出する際の手続きを担う仕事です。

輸出に関しては、輸出通関手配、通関書類の作成、運送便の手配などの業務を担当します。一方、輸入に関しては、輸入通関手配、関税・消費税の支払い・商品の運送などの仕事があります。英文書類の作成や確認をすることから、語学はもちろん、貿易の専門知識も必要です。

他の事務職のように、他の社員をサポートするというよりは、現場の最前線で動く仕事が多いため、正確性とスピード力を備えた、即戦力になる人材を求められることが多い分野といえます。

医療事務

病院やクリニックなどの医療機関で受付・会計をおこなうだけでなく、患者と医療スタッフをつなぐクラーク業務や、健康保険組合などに診療費用の支払いを請求するレセプト業務なども重要な仕事です。

患者と接する機会も多いため、接客業のスキルが求められます。また、病名や処置内容、薬の整合性が取れているかのチェックなど、医療に関する知識も必要です。

公務員

事務職系職種の公務員は、地方公務員と国家公務員がありますが、その多くが地方公務員です。ここでは地方公務員について説明します。公務員事務職は大きく分けて3つに分かれています。

上記の公務員事務職は、いずれも地方公務員試験を受験して合格しなければなりません。それぞれの仕事内容について詳しく解説します。

一般行政事務

一般行政事務は、都道府県や市町村の役所で行政事務をおこなう地方公務員のことです。主に、地域住民に行政サービスを提供する窓口の業務や、税金の徴収、役所内の財務・経理・庶務などの業務を担います。

最近では、まちづくり推進や国際交流、福祉サービスの充実、文化・スポーツの推進などの業務があり、配属先によって仕事内容がまったく異なることが特徴です。

学校事務

学校事務は、それぞれの学校によって業務内容が異なります。たとえば、電話や来客対応、先生のサポートのほかに、学校事務職員が中心となっておこなう経理業務があります。

学校関係者はもちろん、生徒や保護者と直接かかわることもあるため、コミュニケーション能力が必要になります。

警察事務

警察事務は、警察組織における事務作業を担当します。警察官の給与や人事、施設管理に関する事務が主な業務です。それ以外にも、免許証関連の事務、地域への広報活動に関する事務があります。

安全で安心な街づくりのために、行政面から支える役割を担っている警察事務。試験に合格後は、約1カ月間警察学校に入校し、その後それぞれの勤務先に配属されます。

事務職の仕事内容や選考対策への理解をさらに深めたい人は、こちらの記事もおすすめです。
事務職の4つの誤解に要注意！ 仕事内容・適性・選考対策を徹底解説

自分に合った仕事の選び方はこちらの記事でも詳しく解説しています。
自分に合った仕事を簡単4ステップで発見！ 後悔しない方法を解説

事務職の自己PRでアピールすべき強みとは？

事務職の仕事内容が理解できれば、求められる能力やスキルが見えてきます。

一人黙々と作業するというイメージを払拭し、社内外のあらゆる人とのかかわりが必要な仕事であることを理解することが重要です。このようなイメージを持てば、他の就活生とは一味違う自己PRができるでしょう。

事務職をするうえで強みになる能力は以下のとおりです。

それぞれの強みが事務職にとってどのように活かされるのか、詳しく解説していきます。

事務職に限らず、そもそも自己PRをどうやって書けばいいかわからない人は、こちらの記事を参考にしてください。履歴書の自己PRの書き方を解説しています。
新卒用履歴書の自己PRを書く極意｜例文28選を強み・職種別で紹介

①コミュニケーション能力

事務職は、どの業種においても多くの部署とのかかわりがあり、社内外問わず人と接する機会が多いです。

電話や来客時の対応など、会社の顔として社外の人と接することもあれば、社員のサポート役として対応する場合もあります。

いずれも、あらゆる人と良好な人間関係を築きながら、それぞれの業務を正確に理解して遂行することが重要です。わからないことや疑問点をその都度確認するなどのコミュニケーション能力は、事務職をするうえでの大きな強みといえます。

コミュニケーション能力は幅広いからこそ、自己PRの際は言い換え表現を使うのがおすすめです。詳しい方法はこちらの記事で解説しています。
コミュニケーション能力は12個の言い換えで勝負しよう！ 例文つき

②管理能力

事務職は、計画的に業務をおこなうことに加え、問い合わせなどの突発事案を臨機応変に対応する能力が求められます。

自分の業務だけでなく、他の社員の動きを把握しながら自身のルーティーンワークを確実にこなしていくことが重要です。企業にとって即戦力となるような管理能力の持ち主は、非常に大きな強みとなります。

③スピード力と正確性

事務職に限らず、社会人として正確性を求められるのは当然のことです。そのため、正確性のみをアピールするのは注意が必要です。

正確性とは、任された仕事を最後までミスなく遂行する能力を言います。社内の書類やデータを取り扱うため、ゆっくり時間をかけて正確性を発揮することは強みとは言えません。

事務職の強みとして自己アピールする場合は、正確性そのものよりも、正確性を発揮するためのプロセスの工夫をしている点をアピールしましょう。

また、正確さを求めるあまり時間がかかってしまうのでは企業の生産性は下がってしまいます。そのため、正確かつ、スピード感を持って業務をこなす力が求められます。

④分野ごとの専門能力

事務職は企業や業種によって仕事内容が多岐にわたり、中には専門知識を必要とする分野もあります。

それぞれの業務内容で求められる能力も異なることから、その企業で活かせるスキルや資格をいかに見極められるかが重要です。

持っているスキルや資格を述べるだけでなく、企業でどのように活かしていけるか具体的にアピールし、他の応募者と差別化できる自己PRにしましょう。

⑤誠実さ

事務職は単純作業が多く、ルーティンワークに責任を持って実行できる人材が求められます。

日々の繰り返しだからと手を抜いてしまいミスをすると、社内全体に大きな影響を及ぼすこともあります。

いかなる時も真面目に真心を持って業務に取り組める誠実さは、事務職を希望する人にとっての強みとなります。

⑥柔軟性

事務職はマニュアルや指示通り正確に業務をこなさなければならない一方で、突然の変更や未経験の自体に瞬時に反応して対応しなければならない場面もあります。

あらゆる場面で自ら考えて行動できる柔軟性は、事務職をするうえでの強みとなります。その反面、自分の考えばかりに固執せず、あらゆる視点からものごとを見ることも大切です。先輩や後輩などの立場なく、他者の意見を取り入れられるということも、柔軟性の一つといえます。

柔軟性を自己PRでアピールすることも有効です。詳しい方法はこちらの記事を参考にしてください。
13例文｜柔軟性の自己PRで理解必須の注意点と伝え方のコツ

⑦協調性

社内のあらゆる人とかかわったり、他部門と連携して会社のために動かなければならない事務職にとって、協調性は非常に重要です。協調性と言っても、誰とでも仲良くなれるということではありません。

異なる立場や意見の人と積極的にコミュニケーションを取ったり、社員と協力しながら、会社全体のことを考えて動ける協調性は、事務職にとって大きな強みとなります。

自己PRで協調性をアピールするにはコツがあります。協調性の自己PRについてより詳しく知りたい人はこちらを確認してください。
例文17選｜協調性の自己PRで確実に差別化する8つのコツ

⑧責任感

事務職と聞くと、与えられた仕事を地道にこなすイメージが強いのではないでしょうか。

しかし、企業は与えられた仕事を最後までしっかりおこなうといった、受動的責任感だけを持っていればいいというわけではありません。自ら目標を立て、目標達成に向けて行動・努力する能動的責任感も兼ね備えている人材を求めます。

トラブルや困難が発生した際に決して人任せにせず、最後までやり遂げる姿勢も責任感と言えます。

自己PRで責任感をアピールする方法はこちらの記事を参考にしてください。
責任感の自己PRは要注意！ 失敗例と絶対響く6例文で徹底差別化

自己PRでは強みをアピールすることが重要です。しかし、自分の強みが思い浮かばない人は、こちらの記事を参考にしてください。
強み一覧付き｜自分の強みが必ず見つかる方法9選とアピール方法

自己PRでアピール可能！ 事務職で活用できるスキルや資格

事務職で働くうえで役に立つ資格はたくさんあります。また、資格取得のために努力したこと自体がアピールポイントにもなります。そのため、保有している資格を漏れなく記載しましょう。

今回は数ある資格の中でも、事務職の自己PRで特にアピールできるスキルや資格を10個挙げて、詳しく解説していきます。

①PCスキル

事務職でよくおこなわれる書類作成やデータ入力、メール対応は全てパソコンでおこなわれます。そのため、基本的なWord・Excel操作は必須です。

経理・人事・総務なども取り扱う場合は、なじみのないソフトを使用することもあります。そのため、どんなソフトも抵抗なく使いこなせるPCスキルがあれば、事務職に必要な人材として重宝されます。

②MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）

MOSは、IT系スキルの中でも比較的取得しやすい資格で、WordやExcelなどのオフィスソフトの利用スキルを一定基準満たしていることを表します。

スペシャリスト（一般）とエキスパート（上級）レベルがあり、それぞれの合格率は、スペシャリストが80％、エキスパートが60％程度です。

MOSは、知名度が高く国際的な資格です。パソコンスキルを客観的に証明できるMOSは、事務職において必須スキルともいえます。

③簿記

簿記は、会社の経営状態や財務状況に関するお金の流れを一定のルールに従って帳簿に記録する技術の資格です。

簿記の種類は、日商簿記、主に経理専門学校学生が対象の全経簿記、主に全国の商業高校学生が対象の全商簿記の3種類。それぞれの難易度によって級が定められます。

日商簿記では、原価計算初級・簿記初級・3級・2級・1級の5種類があり、実務で通用するのは3級以上だといわれています。

④TOEIC

TOEICは、一般社団法人国際ビジネスコミュニケーション協会が運営する、英語のコミュニケーション能力を評価する世界基準の試験です。

英語スキルを判断・証明する基準となり、外資系企業であれば700点以上、履歴書に記載するのであれば600点以上が目安です。特に海外とのやり取りが多い貿易事務などでは非常に有利な資格になります。

TOEICの就活への影響や得点の目安はこちらの記事で詳しく解説しています。
TOEICのスコアは就職活動に影響大！ 目安の点数を大公開

⑤秘書技能検定

秘書技能検定は、実務技能検定協会が運営する、秘書業務に関する知識やスキルを証明する資格です。

資格試験の内容は、文書作成・スケジュール管理などのサポート業務に関する項目があります。そのため、事務職を目指す人には非常に有効な資格です。

3級・2級・準1級・1級の4種類があり、社会人として評価される目安は2級以上といわれています。

秘書検定の詳細や就活への活かし方はこちらの記事で詳しく解説しています。
秘書検定は就職に活かせる！ 取得メリットやアピール方法を徹底解説

⑥ファイナンシャルプランナー

ファイナンシャルプランナー（FP）は、人生のライフイベントに必要なお金の計画を立てることを目的に、プランニングをする資格です。

事務職の中には、経理などお金を取り扱う業務もあるため、ファイナンシャルプランナーの資格を保有していることは大きな強みになります。3級・2級・1級の3種類がありますが、事務職として役立てるなら3級で充分といわれています。

⑦ネットワークスペシャリスト

ネットワークスペシャリストは、インフラ系エンジニアなどが保有するのも難しいと言われる資格です。

ネットワークスペシャリストを保有すると、情報システム基盤の企画や保守などの知識を得ることができます。

ハイレベルな資格ではありますが、保有していると重宝されること間違いなしです。

⑧ITパスポート

ITパスポートは、ITに関する基礎知識を証明する国家資格です。12種類ある情報処理技術者試験の中では入門レベルの資格。

インターネットがあらゆる分野で浸透している現代において、ITに関する知識はどの業界でも必要になります。

そのため、ITパスポートなどのITに関する資格は、エンジニア職だけでなく、事務職や営業職でも強みになる資格といえます。

⑨基本情報技術者

基本情報技術者は、ITパスポートより一段階レベルの高いIT技術者向けの資格です。さまざまなソフトを使用する可能性のある事務職では、自己アピールにつながる有効な資格になるといえます。

データ管理や処理において、作業の効率化をはかる技術を取得している証明になるため、より高いレベルの仕事を任せられるという評価にもつながります。

⑩応用情報技術者

応用情報技術者は、IT業界の中でもレベルアップをしたい人が取得する資格です。他にもIT系の資格はありますが、その中でもレベルが高いのが特徴です。

この資格を保有していると、ITスキルが高いと評価され、信頼を得ることができます。また、評価が上がり、仕事のスキルアップも目指せるかもしれません。

他にも、就活時に取得しておくと有利になる資格があります。詳しく知りたい人は、こちらの記事もあわせて確認してください。
就職に有利な資格33選｜業界・状況別であなたに合った資格を解説

事務職の自己PRで重要な4つの要素

差別化が難しいとされる事務職の自己PRですが、以下の4つの要素を盛り込めば他の応募者と差をつけることができるはず。

自分の強みをしっかり伝えるためにも、4つの重要な要素に基づいた自己PRを用意しましょう。

①事務職に求められる自分の強みを明確にする

社風や募集している事務職の具体的な仕事内容を把握したうえで、事務職員として活かせる自分の長所や能力を明確にすることが重要です。

資格やこれまでの経験、身につけたスキルが大きな強みになることもあります。ここは誰にも負けないという自分の強みを一つ明確に伝えましょう。

「自己PRできるような強みがない」と悩んでいる人は、こちらの記事がおすすめです。
自己PRがない人必見！ 就活必勝の題材の見つけ方を例文付きで解説

②強みを裏付ける具体的なエピソードを盛り込む

自分自身で分析している強みには根拠が必要です。具体的な数字や成果を盛り込むと、具体性が増します。

周囲から評価された点などの客観的事実も、強みを裏付ける有効なポイントになります。これまでの経験を踏まえたうえで見出した強みを具体的に伝えることで、個性のある自己PRにつながるのです。

③事務職として強みをどう活かすかをアピールする

どれだけ有能でたくさんの資格を持っていても、それを活かせなければ意味がありません。企業は取得した資格やスキルをしっかりと活かすことができる人材を求めています。

どのように自分の強みを活かして企業に貢献するか、明確なビジョンを伝えることは、入社後に働くイメージを想像させるのに非常に有効です。

④事務職に活かせる資格を記載する

強みやエピソードを裏付ける役割を持っているのが資格です。一見関係なさそうな資格が思わぬ形で強みになることもあるため、あらゆる視点を持って資格を記載しましょう。

また資格取得に向けて学習し、努力したこと自体が自己PRにもつながります。そのため、試験勉強に関するエピソードを考えておきましょう。

事務職の自己PR作成5ステップ

事務職の自己PRで重要なことは、企業の求める人材にマッチした強みを一つに絞ることです。

たくさんの強みを羅列するよりも、ここだけは自信を持てるという部分を掘り下げて伝えることで、他の応募者に紛れない自己PRになります。

自分の強みが、企業の求める人材にマッチするかも重要なポイントです。正しく強みを絞る方法を含め、他の応募者と差別化できる自己PR作成5ステップを詳しく解説します。

①事務職を志望する理由となる経験を書き出す

数ある職種の中から事務職を志望するきっかけとなった出来事や理由、経験などを書き出しましょう。

医療事務や貿易事務など、一般的な事務職とは異なる分野を希望する場合は、なぜその業界で事務職を志望したのか明確にすると、ヒントを見つけやすくなります。

②応募先企業に適した経験をピックアップする

事務職を志望する理由となる経験の中から、応募先企業に適した経験をピックアップします。

企業は長く活躍してくれる人物を求めているため、経験やスキルだけでなく人柄や価値観が合っているかも重要視します。

企業に適した強みを見つけるためにも、企業や仕事内容について事前にしっかりと把握して、自分の経験と照らし合わせることが大切です。

③事務職で活かせる強みを見つける

応募先企業の事務職を志望するきっかけとなった理由や経験の中から、自分の強みを見つけて一つに絞ります。経験から見出した強みは、具体性や説得力があります。

強みの見つけ方は、応募先企業に適した経験をピックアップし、そこで感じたことや、心がけたことなどを深掘りしていきます。そこで見つけ出した価値観や考え方から、事務職で活かせる強みを見つけ出します。　

自分の強みが何なのかイメージがつかない人は、こちらの記事で強みを見つけましょう。
強み一覧付き｜自分の強みが必ず見つかる方法9選とアピール方法

④経験から得た強みを企業でどう活かすか具体的に書き出す

強みは実際に活かせて初めて強みになります。自分の長所が応募企業にどのようにマッチするかを具体的に説明できることが大切です。

強みを活かして活躍している姿を伝えることは、入社後に働くイメージをしてもらいやすくなり、採用するメリットを与えることにもつながります。

⑤強みを活かした事務職でのキャリアプランを明確化する

企業にとっても学生にとっても、会社と応募者のミスマッチを防ぐために、キャリアプランを明確にすることが重要です。

なぜなら、キャリアプランを実現できる企業でないと、就職後に後悔してしまう可能性があるからです。企業にとっても、求める人材像かどうかの判断基準になるため、就活時にキャリアプランを明確にしておくことをおすすめします。

キャリアプランが浮かばない人は、こちらの記事を参考にして長期的なキャリアを考えてみましょう。
キャリア形成とは？ 4ステップでこの時代を生き抜く方法を考えよう

キャリアプランは面接の頻出質問でもあります。こちらの記事を参考にして、キャリアプランを聞かれても答えられるようにしておきましょう。
例文14選｜面接で聞かれるキャリアプランを効果的に伝えるコツ4選

強み別！ 事務職の自己PR例文17選

事務職の自己PRについて、それぞれの強みごとに例文を紹介します。強みを裏付ける具体的なエピソードももちろん大切ですが、強みそのものの表現方法を工夫すると個性のある自己PRにつながります。

企業が求めるスキルや強みを把握したうえで、自己PRを作成しましょう。

例文①計画力

計画力という言葉だけでは抽象的なので、自分の計画によって得られた成果を具体的に伝えることが大切です。また、慎重すぎて瞬発性に欠ける、融通が効きにくいといったマイナスイメージを持たれないよう注意しましょう。

例文②責任感

仕事をするうえで一定の責任は当たり前に求められます。与えられた仕事を最後まで頑張ったというような当然の内容にならないよう注意しましょう。責任感をアピールするには、何らかのトラブルや困難を乗り越えたエピソードを盛り込むと有効です。

また、責任感の強さにフォーカスしすぎて、「完璧主義者で周囲の意見を受け入れない人」といったマイナスイメージを持たれ無いよう注意が必要です。そのため、周囲とのコミュニケーションや報告・連絡を大切にしていることなどを併せて伝えるようにしましょう。　

例文③協調性

協調性と聞くと、周りの意見を聞くことができる、他人に合わせることができるというイメージがあるかもしれません。しかし、企業は立場の異なる人と協力しながら、異なる意見を調整し、成果につなげることができる力を求めます。

周りに流されたり、自分の意見をアピールできないといったマイナスイメージを持たれないよう、自分の信念を持ったうえで、周りの意見を調整できる力があることをアピールしましょう。

例文④スピード力と正確性

仕事をするうえで正確性は当然求められることです。一方で人間はミスをする生き物だということも認識し、正確性を保つためにどんなことを意識しているかなどに重点をおいてアピールしましょう。

その際、いかに効率的にスピーディに業務を遂行できるかも重要視されます。そのため、日々多くの文書やデータを取り扱う事務職にとって、スピード力と正確性をセットで自己PRできることは非常に有効といえます。

例文⑤問題解決能力

問題解決能力は、トラブルが起こった際にも臨機応変に対応できる力です。そのため、問題解決能力を持っている人は、企業に重宝される人材です。

一方で、一定の決められた業務をこなさなければならない事務職員として問題解決能力をアピールする場合は、日々のルーティーンワークを確実に遂行する中で活かせる能力（顧客の要望に合わせた対応など）に焦点を当ててアピールするといいでしょう。

問題解決能力をアピールするコツは以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
自己PR例文付き｜問題解決能力を鍛えるコツと就活でのアピール方法

例文⑥調整力

調整力は立場の異なるあらゆる人と調整して合意形成する力であり、ビジネスで重要なスキルです。特に、社内外の人と連携を取りながら業務を遂行する事務職にとって、調整力は非常に大切になります。

一方で、波風を立てないような受動的な調整力ではなく、率先して行動することで問題解決へと導ける、主体的な調整力を求めています。何のために調整するのか、どのようにして異なる立場の人たちを納得させるかを具体的にアピールすることが大切です。

例文⑦スケジュール管理能力

スケジュール管理能力とは、決められた期限までに目標を達成するため、スケジュールや工程を管理し、遂行する力をいいます。つまり、計画性と時間管理能力を必要とします。

これら一つでも欠けると、トラブルが発生した際に期限までに目標を達成することができません。そのため、臨機応変に対応する力にも注目して自己アピールを作成しましょう。

例文⑧向上心

向上心とは現状に満足せず、より高いものを目指して努力する心です。向上心を自己アピールとして伝えるには、「がむしゃらに頑張った」という曖昧な表現ではなく、明確な目標とその結果を、客観的な情報に基づいて具体的に伝えることが大切です。

例文⑨感情マネジメント力

事務職は、自分の仕事をしている最中に、急に仕事を頼まれることがあります。また、事務員は常にオフィスで勤務するため、社内全体の空気を作ると言っても過言ではありません。どんな状況下でも一定の感情を保つことができる人は、企業にとっても貴重な人材になります。

例文⑩コミュニケーション能力

事務職は同じ部署だけでなく他部署とも連携をとる必要があるため、コミュニケーション能力は非常に強みになります。コミュニケーション力といっても、活かし方はさまざま。そのため、具体的なエピソードや他者からの言葉など、客観的要素も踏まえてアピールしましょう。

例文⑪行動力

企業が評価する行動力とは、自ら目標を持って積極的に動ける能力です。目的がなく、なんとなく行動するのは、行動力がある人とは言えません。自分が立てた目標達成に向け、人一倍努力する前向きな姿勢がアピールできるようなエピソードを伝えましょう。

行動力をアピールするコツは以下の記事でも解説しています。こちらも併せてチェックしてみてくださいね。
例文30選！ 行動力の自己PRは6つのパターンで勝負しよう

例文⑫ホスピタリティ

ホスピタリティとは、思いやりや心からのおもてなしができる心です。対価を求めず、想定を超えるほど最高のサービスを提供できるホスピタリティがある人材は貴重な存在です。まずは基本的なマナーや社会人としての基礎力がある前提で、ホスピタリティをアピールできると良いでしょう。

「思いやり」を自己PRでアピールしたい人は以下の記事をチェックしてください。効果が上がる言い換えを例文つきでまとめています。
自己PRで「思いやり」はアリ？ 効果アップの言い換えと例文5選

例文⑬事務スキル

新卒の就活生が企業の即戦力になるためには、まず企業の求める人材やスキルを確実に把握しておくことが重要です。企業の求める人材像に見合ったスキルと新しい環境への適応能力をアピールできれば、他の応募者と差別化できる自己PRができるはずです。

例文⑭主体性

主体性とは、問題解決や現状をより良くするために自らで考え、判断し、責任を持って行動する能力のことです。ものごとの本質に目を向けて行動できる主体性と、与えられた仕事を積極的におこなう自主性を区別してアピールしましょう。

主体性に関するエピソードを伝える際は、周囲の理解や協力を得て行動したことを伝えるのがおすすめ。自己中心的で、周りに意見を押し付けるような協調性に欠ける人だと誤解されないよう注意が必要です。

例文⑮努力家

努力することは、現状に満足せず、大きな目標に向かって自ら課題を見つけて努力する姿勢です。ただ努力したというだけでは誰でもアピールできるため、他の応募者と差別化できません。

自己PRとして努力家な一面をアピールする際には、結果や数字を伴う具体的なエピソードが必要不可欠になります。

例文⑯粘り強さ

企業が求める粘り強さは、問題を発見した際、何度も試行錯誤して解決に向けて努力し、最後まで諦めない強さです。社会人になり、上手くいかなくても継続していくことも粘り強さにつながります。

特に事務職では、日々地道な業務をコツコツ遂行しなければならないため、粘り強さは大きな強みになります。

粘り強く頑張れた経験から諦めない力を自己PRでアピールしたい人も多い思います。以下の記事では諦めない力の自己PRについて詳しくまとめているので参考にしてみてください。
諦めない力を自己PRにするには？ 注意点と差別化の秘訣を解説

例文⑰PCスキル

デジタル・ICT化が浸透している現代で、PCスキルはどの分野でも重要なスキルです。応募先でどの程度のPCスキルを必要としているかを把握したうえで、どんなスキルをどの程度使えるのかを具体的にアピールすることが大切です。

事務職の自己PRは4要素を盛り込んで他の就活生と差をつけよう！

事務職の自己PRは、他の職種と比較して差別化が難しいと思われがちですが、求められる人材、能力、仕事内容を事前に把握し、自分自身の強みとうまく掛け合わせれば、個性のある自己PRになります。

強みや具体的エピソード、企業での活かし方、資格の4要素をうまく盛り込んだ自己PRで、他の応募者と差をつけ、自信を持って就職活動に臨んでくださいね。

記事の編集責任者 熊野 公俊 Kumano Masatoshi

高校卒業後、航空自衛隊に入隊。4年間の在籍後、22歳で都内の大学に入学し、心理学・教育学を学ぶ。卒業後は人材サービスを展開するパソナで、人材派遣営業やグローバル人材の採用支援、女性活躍推進事業に従事。NPO（非営利団体）での勤務を経て、「PORTキャリア」を運営するポートに入社。キャリアアドバイザーとして年間400人と面談し、延べ2500人にも及ぶ学生を支援。2020年、厚生労働大臣認定のキャリアコンサルタント養成講習であるGCDF-Japan（キャリアカウンセラートレーニングプログラム）を修了
全国民営職業紹介事業協会　職業紹介責任者（001-220824001-02942）
国家資格キャリアコンサルタント

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